Más Información Sobre Software de creación de documentos
¿Qué es el software de creación de documentos?
Las herramientas de creación de documentos basadas en la nube pueden compartirse, visualizarse y ajustarse con cualquier persona con la que un usuario elija colaborar. Además, las herramientas incluyen configuraciones de privilegios de acceso para que solo los usuarios con permisos puedan ver ciertos documentos. Las herramientas basadas en la nube también proporcionan a los usuarios acceso a documentos en cualquier momento y lugar, siempre que tengan acceso a internet. En algunos casos, las herramientas de creación de documentos permiten ajustes sin conexión, aunque esos cambios no se guardarán hasta que se recupere el acceso a internet, lo cual es particularmente útil para los trabajadores que están viajando y no pueden acceder fácilmente a internet.
Además de sus beneficios de accesibilidad, el software de creación de documentos permite una mejor organización. En muchos casos, el software proporciona un repositorio para almacenar y gestionar todos los documentos creados. Dicho repositorio generalmente existe en una unidad que puede compartirse fácilmente con un equipo. Si todo un equipo tiene acceso a los documentos creados, pueden localizar más fácilmente proyectos específicos y colaborar mejor con los miembros del equipo.
Beneficios clave del software de creación de documentos
- Proporciona una solución de colaboración fácil
- Configura fácilmente los ajustes para formalizar estándares de formato consistentes y garantizar la privacidad
- Facilita el compartir y gestionar documentos almacenados
¿Por qué usar software de creación de documentos?
Para las empresas, el principal beneficio de una solución de creación de documentos es la colaboración en proyectos escritos o visuales. El software de creación de documentos puede simplificar significativamente los proyectos colaborativos, almacenando, organizando y permitiendo fácilmente ediciones a cualquier documentación relacionada con el proyecto. Ese beneficio puede sentirse tanto en situaciones donde múltiples miembros del equipo deben contribuir por igual a un proyecto como cuando un solo documento requiere una segunda revisión antes de su publicación.
Además, el software de creación de documentos proporciona una solución fluida para escritores. Tomemos, por ejemplo, a escritores freelance remotos o miembros del equipo: en lugar de enviar interminablemente piezas de contenido por correo electrónico de un lado a otro, pueden enviar fácilmente su contenido escrito en una unidad compartida de la empresa. Una vez que el contenido existe en la unidad, puede compartirse fácilmente con otros miembros del equipo y gerentes, integrándose sin problemas en los procesos y flujos de trabajo existentes.
¿Quién usa el software de creación de documentos?
El contenido escrito y visual está en todas partes, sin importar la industria, por lo que todas las empresas y freelancers tienen un caso de uso para el software de creación de documentos. Las herramientas de creación de documentos se ven más comúnmente en industrias que publican o comparten contenido, como marketing, medios y educación. Además, las empresas de servicios financieros, bufetes de abogados y otras entidades corporativas utilizan herramientas de creación de documentos para producir documentos. Por ejemplo, un originador de préstamos podría usar un generador de documentos para crear un contrato de préstamo de manera rápida y fácil. El aspecto colaborativo ayuda a conectar equipos en proyectos únicos, asiste con conversiones de archivos y proporciona una solución fácil de procesamiento de textos, por lo que el software es popular en todas las industrias.
Tipos de software de creación de documentos
Hay un par de herramientas de creación de documentos disponibles:
Procesador de texto — Cuando el objetivo es poner palabras en la página, un procesador de texto es tu tipo de herramienta de creación de documentos. Ya sea un informe, contrato o incluso notas de lluvia de ideas, los procesadores de texto proporcionan una variedad de recursos para facilitar el proceso de escritura. Por ejemplo, el conteo de palabras y páginas, que son características comunes de los procesadores de texto, ayudan al usuario a seguir los objetivos o parámetros de cualquier tarea que hayan establecido.
Creador/editor de PDF — Los editores de PDF ayudan a crear, editar y convertir PDFs. Los editores de PDF son útiles en situaciones donde el texto necesita ser redactado o cuando necesitas hacer que el texto de un documento sea buscable.
Características del software de creación de documentos
A pesar de su aparente simplicidad, el software de creación de documentos viene cargado de características para agilizar el proceso de escribir documentos. La mayoría de los productos en el espacio vendrán con las mismas características básicas, pero muchas soluciones basadas en la nube pueden proporcionar características colaborativas adicionales debido a su naturaleza sincronizable.
Procesador de texto — Todas las soluciones de creación de documentos sirven como un procesador de texto. El principal uso básico de una solución de creación de documentos es permitir a los usuarios ingresar, editar y dar formato al texto.
Revisión gramatical y ortográfica — La mayoría de las soluciones de creación de documentos proporcionan un corrector gramatical y ortográfico integrado. Las palabras que están mal escritas o usadas incorrectamente en términos de gramática se resaltan para que los usuarios puedan revisarlas y hacer cambios. Los correctores gramaticales y ortográficos también suelen proporcionar una corrección recomendada que ofrece la ortografía o uso correcto potencial de una palabra.
Modificadores de fuente — El software de creación de documentos puede proporcionar docenas de fuentes preinstaladas para que los usuarios elijan. Para soluciones locales, los usuarios también pueden descargar fuentes en línea y usarlas dentro del software después de la instalación. Los usuarios también tienen la capacidad de poner en negrita, cursiva y subrayar texto, y algunas opciones también permiten a los usuarios cambiar el color del texto y resaltar secciones.
Guardar y almacenar — Los usuarios pueden guardar y almacenar sus documentos desde dentro del software de creación de documentos. Las soluciones locales permitirán a los usuarios nombrar sus documentos y decidir dónde en su disco duro quieren almacenar el documento. Las soluciones basadas en la nube a menudo se integrarán con un sistema de gestión de contenido para almacenar documentos guardados. Todos los documentos guardados pueden abrirse nuevamente más tarde para que los usuarios puedan continuar escribiendo o editarlos.
Formato de documentos — Las herramientas de creación de documentos permiten a los usuarios cambiar todos los aspectos de un documento, incluidos márgenes, encabezados y pies de página, espaciado de líneas e indentación.
Plantillas — Los formatos de documentos pueden guardarse como una plantilla para uso repetido. Muchas herramientas de creación de documentos también proporcionarán plantillas prehechas para documentos como currículums, formularios legales, cartas y folletos.
Insertar imágenes — Las herramientas de creación de documentos pueden agregar imágenes a documentos desde almacenamiento local guardado o desde la nube, dependiendo de la solución. Algunas soluciones incluso pueden extraer imágenes como gráficos o tablas de otro software como hojas de cálculo si se proporcionan integraciones.
Tipos de archivo — La mayoría de las herramientas de creación de documentos permitirán a los usuarios guardar o descargar sus documentos como diferentes tipos de archivo, incluidos PDF, archivos de texto plano y archivos de texto enriquecido.
Características adicionales de creación de documentos
Edición colaborativa — Dado que las soluciones de creación de documentos basadas en la nube pueden sincronizarse entre dispositivos, la mayoría permite que múltiples usuarios editen un documento al mismo tiempo. Los usuarios pueden ver cambios y adiciones en tiempo real (y ver quién los está haciendo). Las soluciones basadas en la nube también permiten a los usuarios ver a todos los que están viendo el documento en un momento dado, incluso si no están haciendo ninguna adición al documento en sí.
Sugerir ediciones — Las soluciones basadas en la nube permitirán a los usuarios compartir documentos con otros para que puedan revisar su trabajo. Los revisores tendrán la opción de sugerir ediciones en lugar de editar el documento directamente. Estas ediciones sugeridas pueden ser aprobadas por el propietario del documento o por quien el propietario dé permiso. Una vez que se aprueban los cambios, la edición recomendada se aplica al documento original.
Compartir — Mientras que los documentos creados usando soluciones de creación de documentos locales tendrán que adjuntarse a un mensaje para compartirlos, los creados con soluciones basadas en la nube pueden simplemente compartir un enlace que lleva al usuario al documento. El propietario del documento puede establecer diferentes permisos por documento o usuario, como solo visualización o permitir que otros hagan cambios.
Tendencias relacionadas con el software de creación de documentos
A medida que las herramientas de creación de documentos se vuelven más populares dentro de entornos colaborativos, hay más espacio para la transformación digital:
Integración social — Muchas soluciones de creación de documentos ofrecen conexión a sitios web de redes sociales, como Facebook y Twitter, lo que mejora las características de colaboración y almacenamiento. Por ejemplo, algunas herramientas basadas en la nube permiten a los usuarios compartir instantáneamente un archivo a través de redes sociales.
Más plataformas basadas en la nube — Hay numerosos beneficios al aprovechar una herramienta de creación de documentos basada en la nube, como la facilidad de colaboración, responsabilidad y gestión de proyectos. Debido a esto, cada vez más personas están interesadas en usar herramientas de creación de documentos basadas en la nube. A medida que las empresas reaccionan a este cambio, las soluciones basadas en la nube se están volviendo más abundantes y desarrolladas.
Problemas potenciales con el software de creación de documentos
Potencialmente caro — Si bien algunas computadoras vendrán con una herramienta de creación de documentos local preinstalada, aquellas que no lo hagan tendrán que pagar por una licencia para una solución local si desean una. Las soluciones locales pueden ser caras sin descuentos como vales o licencias complementarias a través de escuelas, universidades o empleadores. Si bien hay soluciones de creación de documentos locales gratuitas disponibles, las opciones de marca que a veces son requeridas por escuelas o lugares de trabajo vienen con un precio elevado.
Si bien las soluciones populares de creación de documentos basadas en la nube ofrecen un producto base gratuito, las empresas que buscan espacio de almacenamiento que pueda acomodarlas podrían tener que pagar extra. Si bien la capacidad de usar el software de creación de documentos suele ser gratuita, el espacio de almacenamiento en la nube requerido puede ser costoso.
Software y servicios relacionados con el software de creación de documentos
Hay varias otras opciones de software disponibles que complementan las herramientas de creación de documentos:
Software de hojas de cálculo — Similar al software de creación de documentos, el software de hojas de cálculo organiza, cataloga y mantiene datos pero en forma de hoja de cálculo. Los datos dentro de la hoja de cálculo pueden luego convertirse en gráficos y tablas. El software de hojas de cálculo también ofrece características de colaboración similares a las ofrecidas en el software de creación de documentos.
Software de presentaciones — El software de presentaciones permite a los usuarios crear presentaciones interactivas basadas en diapositivas usando plantillas personalizadas o prehechas. Similar a las herramientas de creación de documentos, el software de presentaciones permite a los usuarios generar documentos visuales de manera colaborativa.
Suites de oficina — El software de creación de documentos a veces viene incluido en un paquete más grande de herramientas de oficina que también incluirá software de presentaciones y software de hojas de cálculo. Los usuarios se beneficiarán del hecho de que el software en el paquete de oficina integrado se integra entre sí, permitiendo a los usuarios extraer fácilmente información de uno a otro. Por ejemplo, una herramienta de creación de documentos que se integra con un software de hojas de cálculo puede extraer gráficos y tablas de él y agregarlos a un documento de texto sin requerir que el usuario salga del software.
Software de generación de documentos — El software de generación de documentos es similar al software de creación de documentos, en que ambos se preocupan por crear documentos basados en texto. Sin embargo, el software de generación de documentos se usa específicamente para documentos que requieren que se extraigan datos de una fuente externa y se usen para generar un formulario. Si bien las herramientas de creación de documentos pueden usarse en instancias no rutinarias, las empresas que requieren un flujo de trabajo optimizado entre la creación de datos y formularios tendrían sus necesidades mejor satisfechas con una solución de generación de documentos.
Software de edición de PDF — Si bien las herramientas de creación de documentos generalmente pueden guardar un documento como PDF, pocas pueden editar PDFs por sí mismas. Si los usuarios no tienen acceso a una versión no PDF de un documento, no podrán hacer ediciones en él usando solo una solución de creación de documentos. En su lugar, los usuarios necesitarán recurrir a un editor de PDF si quieren hacer cambios a un archivo PDF.
