Más Información Sobre Software de Referencia de Empleados
¿Qué es el Software de Referencias de Empleados?
El software de referencias de empleados proporciona una plataforma para que los empleados refieran amigos, compartan empleos con su red y participen en campañas de contratación a nivel de la empresa. Estas soluciones incentivan a los empleados a participar en el proceso de reclutamiento ofreciendo y gestionando bonificaciones por referencias para cada candidato referido y luego contratado. El software puede aumentar el compromiso de los empleados motivándolos a convertirse en embajadores de la marca y representar a su empresa a través de la participación en el intercambio social mediante herramientas de compromiso como recompensas e incentivos.
¿Cuáles son las Características Comunes del Software de Referencias de Empleados?
Las siguientes son algunas características principales del software de referencias de empleados:
Seguimiento de referencias: Esta es una característica común del software, que permite el seguimiento de referencias por parte del candidato y del empleado. Para los candidatos referidos a través de un empleado en la empresa, las capacidades de seguimiento funcionan junto con sistemas de seguimiento de candidatos (ATS). Se lleva un registro de a quién y por quién fueron referidos, para qué posición fueron referidos y en qué etapa se encuentran en el proceso de reclutamiento. Un portal o tablero centralizado generalmente lleva un registro de todas las referencias que llegan a través de la empresa. También hay capacidades de seguimiento del lado del empleado que hizo la referencia, ayudando al departamento de recursos humanos a llevar un registro de a quién pagar la recompensa o bonificación asociada con la contratación por referencia.
Comunicación: Estas plataformas tienen formas de comunicarse tanto con los empleados como con los posibles candidatos, así como de difundir la información a través de las redes sociales. Los empleados pueden enviar referencias por correo electrónico o mensaje de texto a través de la mayoría de las plataformas, y el candidato puede aceptar la referencia de la misma manera. Algunos productos pueden enviar campañas de referencia automatizadas en correos electrónicos masivos o mensajes de texto a todos los empleados de la empresa. Algunas herramientas también permiten a los empleados compartir oportunidades de trabajo abiertas con sus redes personales y profesionales vinculando empleos directamente a un sitio de carreras o páginas de redes sociales.
Automatización: Algunos software pueden automatizar todo el proceso de referencia para facilitar a los empleados la referencia de sus contactos. Desde enviar el enlace de referencia a los empleados y sus compañeros hasta alertar a los empleados sobre nuevos empleos, todo el proceso se realiza a través de la plataforma, por lo que no se requieren pasos adicionales. Gestionar el proceso de referencia puede simplificarse con capacidades de automatización e incluso puede encargarse de la incorporación de candidatos referidos y contratados. Finalmente, las referencias también pueden ser nutridas a través de las cualidades de automatización en el software de referencias de empleados, brindando oportunidades futuras para que los candidatos potenciales sean contratados.
Analítica: La mayoría de las plataformas de referencias de empleados tendrán capacidades analíticas para medir los éxitos del programa de referencias de la empresa y las áreas que necesitan mejora. Algunos productos tendrán un software de gestión de relaciones con candidatos para rastrear cuántos candidatos han sido referidos en tiempo real y revisar los datos de las campañas de reclutamiento. Los datos de referencia pueden medirse en términos de las campañas de reclutamiento realizadas para ver qué trae a los mejores talentos al programa de referencias. Las capacidades analíticas pueden dar visibilidad al número de nuevas contrataciones por referencias, candidatos reclutados sin referencias o el número de empleados que refieren candidatos potenciales.
Recompensas para empleados: Las bonificaciones son comunes para los empleados cuyo candidato referido es contratado para incentivarlos a referir fuera de la empresa. Estas recompensas pueden ser rastreadas usando el software de referencias de empleados. Los montos de las bonificaciones y los tiempos de pago pueden ser gestionados a través del sistema de referencias, asegurándose de pagar a un empleado después de que su candidato referido sea contratado. Esta característica puede aumentar el compromiso de los empleados dentro del lugar de trabajo, ya que se les anima a referir candidatos calificados para ganar recompensas monetarias.
¿Cuáles son los Beneficios del Software de Referencias de Empleados?
Los siguientes son los beneficios del software de referencias de empleados:
Compromiso de los empleados: El software de referencias de empleados puede ayudar a aumentar el compromiso de los empleados. Al simplificar el proceso de referencia con el software, el empleado puede enviar fácilmente referencias, lo que acelera la capacidad del empleado para recibir una recompensa. Al recompensar la participación de los empleados en el reclutamiento, es más probable que se sientan comprometidos con la empresa y su proceso de contratación. Esto puede afectar positivamente su rendimiento en el trabajo y su compromiso con el equipo.
Accesibilidad y transparencia: La mayoría de las plataformas de referencias de empleados permiten la transparencia en cada paso del proceso de referencia. Un empleado puede enviar referencias calificadas para puestos vacantes a través de un portal de referencias de empleados y mantenerse al día sobre el progreso de sus referencias. Los sistemas de referencias de empleados pueden estar conectados a los contactos de los empleados para recibir una alerta automática cuando alguien que conocen podría ser una buena referencia para un puesto vacante.
Contrataciones de calidad: Es probable que los empleados calificados tengan una red de otras personas calificadas que puedan referir para diferentes puestos en la empresa. Esto aumenta la probabilidad de contratar candidatos elegibles a través de referencias. Con todos siendo mantenidos a un alto estándar de calificación, puede haber una mejora en el rendimiento laboral en toda la empresa. Esto también puede ayudar con niveles más altos de compromiso de los empleados si trabajan en un equipo donde conocen a sus compañeros de trabajo.
¿Quién Usa el Software de Referencias de Empleados?
Empleados: Para empezar, los empleados son quienes pueden iniciar referencias y, por lo tanto, juegan un papel significativo en el proceso de referencias de empleados. Los empleados pueden referir a cualquier persona dentro de su red personal o profesional para un puesto vacante en su empresa. Luego, si el candidato que refirieron es contratado, son elegibles para recibir una bonificación monetaria o un regalo como recompensa.
Candidatos: Siendo los referidos para un trabajo vacante por un empleado actual de la empresa, el candidato también juega un papel importante en el sistema de referencias de empleados. Con el software, los candidatos pueden rastrear su estado en el proceso de reclutamiento si tienen acceso al portal de referencias de empleados. Los candidatos se benefician de un proceso de referencia ya que su solicitud podría ser movida a una prioridad más alta por un reclutador. Esto puede llevar a que sean contratados más rápido, idealmente convirtiéndose de candidato a nuevo empleado.
Equipos de RRHH y reclutamiento: Dependiendo del tamaño de la empresa, las personas que manejan el proceso de referencias de empleados son el departamento de RRHH o el equipo de reclutamiento. Este equipo recibiría la referencia a través de un portal o tablero de un empleado ya en la empresa. Luego serían responsables de hacer seguimiento con el candidato referido. El equipo puede ver datos sobre las referencias y si han sido contratadas o no desde el tablero. El departamento de RRHH está involucrado explícitamente en recompensar al empleado con una bonificación por una referencia de candidato exitosa.
Desafíos con el Software de Referencias de Empleados
Aunque las referencias pueden proporcionar muchos nuevos candidatos a una empresa, hay algunos desafíos con el software de referencias de empleados.
Mala comunicación con los candidatos: El software de referencias de empleados puede conectar efectivamente a un candidato referido con un reclutador. Sin embargo, no siempre es perfecto, y a veces las referencias se pierden. Dependiendo de la diligencia y dedicación del empleado de RRHH o del reclutador de la empresa, los candidatos pueden ser pasados por alto en el portal de referencias de empleados y no se comunican con ellos. Por lo tanto, causando que tanto el empleado que hizo la referencia como el candidato se sientan confundidos y frustrados. Si no hay una respuesta personal a los nuevos candidatos, entonces el rendimiento del programa de referencias de empleados puede no ser tan exitoso como podría ser. Si los candidatos referidos son respondidos a tiempo, es más probable que refieran a otros candidatos una vez que sean contratados. Es esencial comunicarse además de mantener el portal de software de referencias.
Falta de flujo de información: A veces, incluso cuando una empresa tiene un programa de referencias de empleados en marcha con un incentivo, los empleados no lo saben. Cuando un programa de referencias está en marcha, debe ser publicitado por el departamento de RRHH o el equipo de reclutamiento a todos en la empresa. Tampoco ayuda que los empleados rara vez estén al tanto de los puestos vacantes en la empresa. Cuando se mencionan los puestos vacantes y las referencias en las reuniones de la empresa, los empleados tendrán la información para enviar fácilmente una referencia para alguien que conocen que podría estar calificado para el puesto. Mientras el software de referencias de empleados puede ser eficiente en el seguimiento del proceso de referencia, se necesita trabajo para publicitar el programa por parte del liderazgo de la empresa.
No hay incentivos fuertes: Similar a cómo los empleados pueden no saber sobre el programa de referencias, a veces no saben que viene con una recompensa. Una buena manera de incentivar a los empleados a hacer referencias es ofreciendo una recompensa. Esto podría ser una bonificación monetaria, tarjetas de regalo, PTO, lugares de estacionamiento o incluso una forma de recompensa social. Sin embargo, algunas empresas tienen recompensas por referencias que no son lo suficientemente atractivas para motivar a los empleados a referir a sus compañeros. Actualizar las recompensas por referencias y publicitarlas a la empresa es una buena manera de animar a los empleados a enviar referencias mientras el software de referencias de empleados se encarga del resto.
Cómo Comprar Software de Referencias de Empleados
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Referencias de Empleados
Hay muchas cosas a considerar al implementar software de referencias de empleados. Dependiendo del tamaño de la empresa o del número de empleados contratados mensualmente o anualmente, el comprador podría necesitar seleccionar un plan que pueda acomodar el crecimiento en las contrataciones de la empresa. El número de empleados a contratar en el próximo año debe decidirse para determinar el ancho de banda necesario del programa de referencias.
Comparar Productos de Software de Referencias de Empleados
Crear una lista larga
Una lista inicial de soluciones potenciales de referencias de empleados debe incluir cualquier producto que cumpla con los requisitos básicos de características de la empresa. En este punto del proceso, los compradores deben apuntar a tener una idea de las opciones que cumplen con las necesidades esenciales, como comunicarse con las referencias y rastrear el proceso de referencia para los empleados.
Crear una lista corta
Después de haber creado una lista larga, es hora de mirar cada producto en más detalle para determinar si parece que cumplirá con las necesidades de los empleados y reclutadores de la empresa. Esto debe incluir la evaluación de características de cada producto más allá de las identificadas como esenciales para determinar si esa funcionalidad adicional automatizaría aún más el proceso de creación y seguimiento de referencias de empleados.
Realizar demostraciones
Cuando llegue el momento de contactar a un proveedor para su demostración de producto, los compradores deben tener una idea de las características de cada producto y estar listos para evaluar qué tan bien funcionan. Un aspecto clave a considerar durante la demostración del software de referencias de empleados es qué tan bien funcionan las capacidades de seguimiento automatizado para rastrear referencias. Poder rastrear una referencia que llega de un empleado, el estado del solicitante referido y la recompensa del empleado si esa referencia es contratada son esenciales para el éxito de un producto de referencias de empleados. Además, es importante tener la capacidad de comunicarse con aquellos solicitantes que fueron referidos y agilizar su proceso de entrevista. Finalmente, una característica de tablero o portal para ver el estado de un empleado referido para ver en qué nivel se encuentra en el proceso de reclutamiento sería algo a considerar.
Selección de Software de Referencias de Empleados
Elegir un equipo de selección
El equipo de selección debe incluir a las partes interesadas que están típicamente involucradas en el proceso de contratación y que probablemente sean los principales gestores de un sistema de referencias de empleados. Esto probablemente serían los reclutadores y ejecutivos de RRHH en la empresa. Podría ser una buena idea incluir a algunos empleados de la empresa que podrían hacer una referencia para una demostración del producto para evaluar su opinión. La usabilidad y facilidad del producto juegan un gran papel en si el software se implementa en una empresa.
Negociación
Una vez que los compradores han encontrado un producto que cumple con las necesidades de la empresa, entonces sería el momento de negociar el precio. Los compradores deben considerar el modelo de precios del software, como si hay diferentes niveles de suscripción y funcionalidad o si tiene costos separados basados en el tamaño del negocio. El comprador puede negociar el límite de usuarios por paquete con el proveedor para intentar obtener un precio justo basado en el tamaño de la empresa. También pueden negociar un descuento pagado anualmente en lugar de mensualmente o un contrato de varios años.
Decisión final
La decisión final debe descansar en los gestores del software, que serían los ejecutivos de RRHH y reclutamiento. Todas las partes deben considerar si el software es probable que agilice el proceso de referencias de empleados para la empresa o no.
¿Cuánto Cuesta el Software de Referencias de Empleados?
El software de referencias de empleados puede venir con un plan mensual vs. anual, un plan de tasa de crecimiento o una opción personalizada basada en el tamaño de la empresa. Primero, dependiendo del número de puestos de trabajo abiertos y candidatos referidos a una empresa, ciertos modelos de precios reflejan si se permite un número limitado o ilimitado de solicitantes. Segundo, los precios mensuales vs. anuales pueden ayudar si una empresa solo recluta en ciertas partes del año y quiere pagar por esos meses o tener una suscripción continua pagada por el año si reclutan anualmente. Tercero, algunos productos de referencias de empleados fijan el precio de sus paquetes por la rapidez con la que una empresa planea crecer y el número de empleados que planean contratar. Finalmente, los compradores tienen opciones personalizables si su empresa no se ajusta a estas necesidades específicas de modelo de precios.
Retorno de la Inversión (ROI)
Al considerar el ROI para el software de referencias de empleados, las empresas deben considerar si el software hace que el proceso de reclutamiento sea más eficiente o no. Al automatizar el seguimiento de referencias y otras tareas que los reclutadores típicamente tienen que realizar manualmente, un sistema de referencias de empleados puede acelerar el proceso de contratación e incorporación de nuevos candidatos calificados. Esto puede luego reducir la necesidad de gastar tiempo en publicaciones de tableros de empleo, reclutadores externos y costos de marketing que serían necesarios si no hubiera suficientes nuevas contrataciones. Por lo tanto, evaluar la rentabilidad del software implementado puede ser clave para decidir si hay un buen ROI.
Implementación del Software de Referencias de Empleados
¿Cómo se Implementa el Software de Referencias de Empleados?
El software de referencias de empleados generalmente se implementa a través de aplicaciones en la nube de la empresa. Sin embargo, depende de qué tan bien se integre con otros software de reclutamiento integral como ATS, plataformas de marketing de reclutamiento, y software de incorporación.
¿Quién es Responsable de la Implementación del Software de Referencias de Empleados?
Generalmente, la implementación del software involucrará a cualquier parte interesada de la empresa que gestione referencias y entreviste a los solicitantes. Eso incluye a ejecutivos, personal de RRHH y reclutadores. Sin embargo, es responsabilidad del liderazgo de la empresa publicitar el software a toda la fuerza laboral para que cualquier empleado en toda la organización pueda hacer referencias. Que los empleados sepan cómo usar el software y lo usen regularmente es una parte integral del éxito de un software de referencias de empleados.
¿Cómo es el Proceso de Implementación del Software de Referencias de Empleados?
El primer paso para la implementación es asegurarse de que el programa basado en la nube esté en funcionamiento para que los empleados puedan usarlo para referir candidatos en cualquier momento. Crear perfiles para los empleados y tener sesiones de incorporación sería el segundo paso de la implementación para que los empleados entiendan el programa. Los vendedores de software de referencias de empleados también ayudarán a las empresas a configurar integraciones con otros productos de software, como ATS, incorporación, marketing de reclutamiento y plataformas de reclutamiento. La capacitación para ayudar a los empleados a entender las capacidades del nuevo sistema de referencias es una parte esencial de la funcionalidad del software de referencias de empleados.
