Le logiciel de voix sur IP (VoIP) transmet les appels téléphoniques sur un réseau IP sans dépendre de l'infrastructure téléphonique traditionnelle, fonctionnant comme une alternative moderne aux systèmes de commutation privée (PBX). Il aide les organisations à réduire les coûts de communication, à soutenir le travail à distance et à maintenir des capacités d'appel sécurisées.
Capacités principales du logiciel de voix sur IP (VoIP)
Pour être inclus dans la catégorie VoIP, un produit doit :
- Fournir des systèmes PBX VoIP pour les entreprises ou offrir une application de softphone VoIP
- Inclure des fonctionnalités qui aident à gérer les appels entrants, telles que le renvoi d'appel, le transfert d'appel et le routage
- Permettre la surveillance en temps réel du réseau via des tableaux de bord
- Offrir une compatibilité d'intégration avec les plateformes de communication et de CRM
Cas d'utilisation courants pour le logiciel de voix sur IP (VoIP)
Le logiciel VoIP prend en charge une communication évolutive et fiable pour la collaboration interne et les interactions avec les clients. Il bénéficie également aux équipes utilisant des outils connexes tels que les logiciels de visioconférence, les plateformes UCaaS, les logiciels de centre de contact, et les systèmes CRM.
Comment le logiciel de voix sur IP (VoIP) diffère des autres outils
La VoIP se distingue des PBX traditionnels en remplaçant les systèmes téléphoniques sur site par des appels basés sur IP, réduisant les coûts d'infrastructure et de maintenance tout en améliorant la flexibilité pour les équipes à distance et hybrides. Comparé aux plateformes UCaaS plus larges, la VoIP se concentre principalement sur les appels vocaux, les softphones et la fonctionnalité PBX basée sur SIP, bien que la VoIP soit généralement un composant central de la plupart des offres UCaaS.
Informations tirées des avis G2 sur le logiciel de voix sur IP (VoIP)
Selon les données des avis G2, les utilisateurs soulignent la fiabilité de la VoIP, les économies de coûts, la facilité d'accès à distance et la commodité des options de softphone qui remplacent ou complètent les téléphones de bureau physiques.
Comment choisir le meilleur logiciel VoIP ?
Lors de l'achat d'une solution VoIP, il est crucial de déterminer si une solution sur site ou basée sur le cloud est mieux adaptée à l'entreprise. Le logiciel VoIP basé sur le cloud ou hébergé ne nécessite généralement pas de matériel supplémentaire et livre les appels aux téléphones installés dans l'entreprise, mais il a un coût mensuel plus élevé que les options VoIP sur site. De plus, la plupart des produits VoIP basés sur le cloud offrent des applications mobiles qui s'intègrent aux téléphones d'entreprise, permettant aux utilisateurs de passer et de recevoir des appels en utilisant une connexion de données lors de leurs déplacements.
Les systèmes VoIP sur site ou sur place nécessitent du matériel supplémentaire qui doit être acheté à l'avance. Cependant, cela peut être compensé par un coût mensuel inférieur, une sécurité supplémentaire et plus de flexibilité lors de l'installation. Les systèmes VoIP sur site nécessitent un IP-PBX et un dispositif de passerelle de réseau téléphonique commuté public (PSTN) pour fonctionner correctement. L'IP-PBX achemine les appels vers les téléphones corrects sur le web, tandis que le dispositif de passerelle PSTN convertit les appels des signaux vocaux analogiques du PSTN en signaux numériques pour l'IP-PBX et vice versa, si nécessaire.
Que ce soit pour une entreprise qui commence à explorer le logiciel VoIP ou qui recherche une solution plus appropriée à ses besoins, G2 peut aider à informer les acheteurs du marché et à les aider à sélectionner le meilleur produit logiciel pour leur entreprise.
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel VoIP
Un acheteur doit évaluer les besoins de son organisation lors de la décision sur le type de logiciel VoIP à acheter. L'organisation utilise-t-elle déjà ce type de logiciel ? Est-ce la première fois que l'organisation utilisera un logiciel VoIP ? Si c'est le cas, les acheteurs doivent déterminer comment ils prévoient de mettre en œuvre ce logiciel et quelles fonctionnalités l'organisation aura besoin.
Quelques points à considérer sont :
Taille de l'entreprise
Les acheteurs devront s'assurer que les produits qu'ils examinent conviennent à la taille et aux besoins de l'organisation. S'assurer que le produit a la flexibilité et l'évolutivité appropriées pour s'adapter aux conditions changeantes est essentiel lors de l'achat de logiciels.
Exigences d'intégration
Les acheteurs doivent savoir quels systèmes d'entreprise nécessitent une intégration avec un nouveau système VoIP à l'avance. Par exemple, le produit devra-t-il être intégré aux systèmes existants, tels que les plateformes CRM ou ERP ? Certains produits VoIP peuvent être livrés avec des interfaces de programmation d'applications (API) pour l'intégration avec des logiciels spécifiques. Cependant, d'autres systèmes téléphoniques n'offrent pas cette capacité.
Comparer les produits logiciels VoIP
Créer une liste longue
La première étape pour trouver la solution logicielle parfaite est de créer une liste préliminaire de produits qui répondent aux besoins généraux de l'acheteur. L'étape suivante consiste à affiner la liste en sélectionnant des fonctionnalités spécifiques qui sont indispensables ou des exigences pour l'acheteur. G2.com fournit des informations sur les meilleurs logiciels VoIP, permettant aux acheteurs de filtrer les options et les avis des utilisateurs pour aider à réduire la liste des produits à une sélection plus pertinente.
Créer une liste courte
La présélection des produits logiciels est une étape essentielle lors de l'achat. Bien qu'il puisse être intimidant de filtrer divers produits, les utilisateurs peuvent obtenir de l'aide en utilisant la fonctionnalité de comparaison de G2. Cette fonctionnalité prendra les produits de choix et les affichera côte à côte afin que l'acheteur puisse rapidement déterminer quel logiciel coche les cases essentielles de la liste.
Réaliser des démonstrations
Une fois que l'acheteur a réduit la liste des produits, l'étape suivante consiste à réaliser une démonstration. Les démonstrations permettent aux acheteurs de voir un produit et ses fonctionnalités plus en détail. Les acheteurs doivent avoir un scénario commercial prêt pour tester le produit de manière approfondie. De plus, les acheteurs doivent se renseigner sur le coût, le support du fournisseur et toute préoccupation concernant le produit.
Sélection du logiciel VoIP
Choisir une équipe de sélection
Le logiciel VoIP est efficace et largement utilisé dans de nombreuses entreprises. Avec cela à l'esprit, un bon point de départ serait de sélectionner trois à cinq membres de l'équipe de divers départements (tels que l'informatique, la gestion, les ventes, etc.) et niveaux de séniorité pour faire partie de l'équipe de sélection. Plus l'équipe de sélection est variée, mieux une entreprise peut évaluer dans quelle mesure un produit répondra à ses besoins.
Négociation
Une fois que l'équipe de sélection a réduit ses choix de logiciels, il est temps de discuter des options de personnalisation, des prix et du type de support dont le fournisseur a besoin. Il est toujours important d'aborder les options de tarification, même lorsqu'elles sont listées sur le site Web d'un fournisseur. De nombreux fournisseurs de logiciels offriront des réductions et des options de tarification personnalisées en fonction de ce que l'acheteur cherche à acheter.
Décision finale
Avant de prendre la décision finale sur un produit et de procéder à un achat, utiliser un essai gratuit et réaliser une dernière démonstration peut donner à un acheteur un sentiment supplémentaire de sécurité et de confiance lors de la prise d'une décision finale.