Melhor Provedores de VoIP

O que é software VoIP?

Quem usa software VoIP?

Quais tipos de software VoIP existem?

Quais são os benefícios do software VoIP?

• Custo-benefício: Uma vantagem importante da tecnologia VoIP é seu hardware e software de baixo custo. Isso também diminui a necessidade de comprar mais smartphones ou outros gadgets.
• Confiável: Enquanto sistemas telefônicos tradicionais ou regulares podem ser propensos a falhas, sistemas de comunicação unificada (UCaas) são frequentemente apoiados por múltiplos data centers, prevenindo uma interrupção. Mesmo se uma empresa tiver problemas com sua conexão de internet, chamadas recebidas podem sempre ser redirecionadas para dispositivos móveis, mesmo se a energia ou conexão de internet falhar.
• Flexibilidade: Usuários de sistemas VoIP podem adicionar e remover linhas telefônicas conforme necessário, e ao contrário dos sistemas telefônicos fixos tradicionais, remover ou adicionar linhas VoIP requer pouco esforço e tempo.
• Integração: Sistemas telefônicos IP integram-se perfeitamente com várias plataformas de negócios existentes. Muitos sistemas VoIP, por exemplo, integram-se com ferramentas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), beneficiando tanto grandes quanto pequenas empresas. As empresas podem colher os benefícios do software VoIP sem modificar aplicativos ou infraestrutura de TI atuais.
• Acesso remoto: O VoIP torna possível fazer chamadas de qualquer lugar usando qualquer dispositivo. Isso está se tornando mais importante com o trabalho remoto. Cada usuário no sistema VoIP tem um número VoIP único atribuído a eles. Usando este número, o usuário pode fazer e receber chamadas no escritório ou de casa. O software VoIP pode ser usado em qualquer dispositivo móvel, incluindo telefones e laptops em Apple e Microsoft.
• Recursos e configurações avançadas: O VoIP pode oferecer serviços de gerenciamento de empresas premium, como atendentes automáticos, gravação de chamadas e filas de chamadas. Com serviços VoIP personalizados, as empresas podem projetar um sistema para atender às suas necessidades.

Quais são os desafios com o software VoIP?

• Dependência de rede: Ferramentas VoIP requerem uma infraestrutura de rede confiável para integração bem-sucedida. O VoIP depende de uma conexão de internet para trocar pacotes de dados de voz, e falhas de rede podem impactar significativamente a qualidade e confiabilidade das chamadas. As empresas devem avaliar a estabilidade de sua infraestrutura de rede e identificar possíveis gargalos, como largura de banda insuficiente, sobrecarga de rede ou conexões não confiáveis.
• Largura de banda e conexão de internet: Largura de banda insuficiente ou acesso inconsistente à internet ao usar soluções VoIP leva a um serviço telefônico ruim, chamadas falhadas e problemas de latência. Trabalhar com um provedor de serviços de internet (ISP) que fornece largura de banda dedicada ou empregar técnicas de priorização de tráfego, como qualidade de serviço (QoS), pode melhorar a velocidade do VoIP.
• Configuração de segurança e firewall: Implantações VoIP são propensas a escutas, fraudes de pedágio, ataques de negação de serviço e outros problemas de segurança. Estratégias de segurança robustas, como protocolos de criptografia, firewalls e sistemas de detecção de intrusão devem ser implementados para proteger redes VoIP. Como configurar isso pode ser desafiador, as empresas devem trabalhar com especialistas em TI ou provedores de serviços VoIP para garantir que as configurações de firewall corretas e as melhores práticas de segurança sejam implementadas.
• Fonte de alimentação e backup: Ao contrário da troca privada de ramais (PBX) tradicional, o VoIP requer uma fonte de alimentação consistente. Quedas de energia podem tornar os sistemas VoIP inoperantes, causando interrupções nas rotas de comunicação e prejudicando as operações da empresa. Quedas de energia podem ser reduzidas implantando dispositivos de fonte de alimentação ininterrupta (UPS) ou geradores de energia de backup. Além disso, as organizações devem considerar estabelecer soluções de failover, como roteamento automático de chamadas para dispositivos móveis ou sites alternativos, para garantir disponibilidade contínua durante quedas de energia.
• Treinamento de pessoal e adoção do usuário: Abordagens eficazes de treinamento e aceitação do usuário são essenciais ao adotar um novo sistema de comunicação. Os funcionários podem não ter experiência com sistemas VoIP em vez de sistemas telefônicos tradicionais, resultando em relutância ou dificuldades para se adaptar à nova tecnologia. Além disso, devido a diferenças de protocolo, formatos de dados ou problemas de compatibilidade, integrar sistemas VoIP com aplicativos corporativos existentes pode ser problemático. Forneça sessões de treinamento substanciais, manuais do usuário e assistência regular aos funcionários que usam soluções VoIP.

Quais são os recursos comuns do software VoIP?

O VoIP fornece uma variedade de recursos que facilitam a comunicação. Embora recursos específicos variem entre provedores e planos, os seguintes são alguns recursos comuns encontrados em plataformas UCaaS e VoIP:

• Chamadas telefônicas: A telefonia VoIP permite que os usuários façam chamadas telefônicas online. Como resultado, as organizações podem se beneficiar de uma solução de baixo custo, confiável e portátil. Chamadas pela internet são ideais para empresas com funcionários remotos ou de campo.
• Mensagens instantâneas: Usuários de software VoIP podem enviar e receber mensagens instantâneas pela internet, o que beneficia o suporte ao cliente e a comunicação interna. Os funcionários podem discutir um item de ação ou se comunicar informalmente via mensagens de texto, melhorando a cooperação, produtividade e engajamento da equipe.
• Compartilhamento de tela: O software VoIP permite que os usuários compartilhem telas em tempo real, economizando tempo e aumentando a produtividade. O compartilhamento de tela é frequentemente usado para colaboração e apresentações, o que é útil para trabalhadores híbridos e remotos.
• Monitoramento de chamadas: O software VoIP permite que as empresas monitorem, gravem e rastreiem chamadas, ajudando as empresas a simplificar o atendimento ao cliente e melhorar o desempenho.
• Identificação de chamadas: Os provedores de serviços VoIP exibem o nome e o número de telefone dos chamadores, permitindo que os usuários vejam quem está ligando.
• Videoconferência: Os usuários podem utilizar o software VoIP para fazer chamadas de vídeo pela Internet, o que pode reduzir despesas operacionais e de viagem, eliminando a necessidade de viajar para reuniões. A videoconferência também beneficia os usuários ao aumentar o engajamento e a cooperação de trabalhadores distantes.
• Chamadas de mesa para mesa: O software VoIP permite que os usuários entrem em contato uns com os outros por meio de telefones móveis e fixos. Isso ajuda a manter o fluxo de comunicação, o que é importante quando vários usuários lidam com uma única chamada. Por exemplo, um call center se beneficiaria da tecnologia VoIP, pois transferir clientes a tempo seria muito mais fácil.
• Chamadas em conferência: Os usuários podem hospedar chamadas em conferência – o que permite que vários usuários façam chamadas telefônicas ou de vídeo pela internet ao mesmo tempo. Isso é essencial para a colaboração em equipe e comunicação com trabalhadores remotos.
• Número de telefone VoIP: A telefonia VoIP oferece aos usuários um número de telefone único que pode ser discado em qualquer lugar. Números únicos são ótimos para empresas que não têm uma linha fixa, mas desejam ter um número que reflita sua localização.

Muitos provedores de VoIP também oferecerão os seguintes recursos:

• Provedores de VoIP com capacidades de emparelhamento de software
• Provedores de VoIP com capacidades de atendente automático
• Provedores de VoIP com capacidades de extensão de navegador
• Provedores de VoIP com capacidades de música de espera
• Provedores de VoIP com capacidades de download individual

Preços de software VoIP

Um sistema telefônico VoIP geralmente custa entre $25 e $35 por linha mensalmente. Gravação de chamadas, linhas gratuitas e aluguel de equipamentos são extras opcionais.

Essas despesas podem ser divididas em "recorrentes" e "únicas". Taxas de assinatura e preços por usuário ou por linha são as despesas recorrentes mais comuns, enquanto custos de configuração e equipamentos são frequentemente despesas únicas.

Encaminhamento de chamadas, correio de voz e chamadas domésticas são recursos comuns do VoIP incluídos nas taxas de assinatura padrão. Espera-se ter chamadas ilimitadas de saída e recebimento em todo o país.

Recursos avançados, como integração com CRM, análises complexas, chamadas ilimitadas, chamadas internacionais e suporte ao cliente premium implicarão em custos adicionais. Definir e orçar os componentes fundamentais das operações comerciais é crítico.

Como escolher o melhor software VoIP?

Ao adquirir uma solução VoIP, é crucial determinar se uma solução no local ou baseada em nuvem é mais adequada para o negócio. O software VoIP baseado em nuvem ou hospedado geralmente não requer hardware adicional e entrega chamadas para telefones instalados na empresa, mas vem com um custo mensal mais alto do que as opções VoIP no local. Além disso, a maioria dos produtos VoIP baseados em nuvem oferece aplicativos móveis que se integram com telefones comerciais, permitindo que os usuários façam e recebam chamadas usando uma conexão de dados enquanto viajam.

Sistemas VoIP no local ou no local exigem hardware suplementar que deve ser comprado antecipadamente. Ainda assim, pode compensar isso oferecendo um custo mensal mais baixo, segurança adicional e mais flexibilidade durante a configuração. Sistemas VoIP no local precisam de um IP-PBX e um dispositivo de gateway de rede telefônica pública comutada (PSTN) para funcionar corretamente. O IP-PBX roteia chamadas para os telefones corretos na web, enquanto o dispositivo de gateway PSTN converte chamadas dos sinais de voz analógicos do PSTN para sinais digitais para o IP-PBX e vice-versa, conforme necessário.

Se uma empresa está apenas começando a explorar software VoIP ou está procurando uma solução mais apropriada para suas necessidades, G2 pode ajudar a informar os compradores sobre o mercado e auxiliá-los na seleção do melhor produto de software para seus negócios.

Coleta de requisitos (RFI/RFP) para software VoIP

Um comprador deve avaliar as necessidades de sua organização ao decidir sobre o tipo de software VoIP a ser adquirido. A organização já usa esse tipo de software? É a primeira vez que a organização usará software VoIP? Se for esse o caso, os compradores devem determinar como planejam implementar esse software e quais recursos a organização precisará.

Alguns pontos a considerar são:

Tamanho da empresa

Os compradores precisarão garantir que os produtos que estão analisando atenderão ao tamanho e às necessidades da organização. Garantir que o produto tenha a flexibilidade e escalabilidade adequadas para se adaptar a condições em mudança é essencial ao adquirir software.

Requisitos de integração

Os compradores devem saber quais sistemas de negócios exigem integração com um novo sistema VoIP com antecedência. Por exemplo, o produto precisará ser integrado a sistemas existentes, como plataformas CRM ou ERP? Alguns produtos VoIP podem vir com interfaces de programação de aplicativos (APIs) para integração com software específico. No entanto, outros sistemas telefônicos não oferecem essa capacidade.

Comparar produtos de software VoIP

Crie uma lista longa

O primeiro passo para encontrar a solução de software perfeita é criar uma lista preliminar de produtos que atendam às necessidades gerais do comprador. O próximo passo é reduzir a lista selecionando recursos específicos que são obrigatórios ou requisitos para o comprador. O G2.com fornece informações sobre o melhor software VoIP, permitindo que os compradores filtrem opções e avaliações de usuários para ajudar a reduzir a lista de produtos para uma seleção mais relevante.

Crie uma lista curta

Selecionar produtos de software é uma etapa essencial na compra. Embora possa ser assustador filtrar vários produtos, os usuários podem obter ajuda utilizando o recurso de comparação do G2. Este recurso pegará produtos de escolha e os exibirá lado a lado para que o comprador possa rapidamente determinar qual software atende aos requisitos essenciais da lista.

Conduza demonstrações

Uma vez que o comprador tenha reduzido a lista de produtos, o próximo passo é conduzir uma demonstração. As demonstrações permitem que os compradores vejam um produto e seus recursos em mais detalhes. Os compradores devem ter um cenário de negócios pronto para testar o produto minuciosamente. Além disso, os compradores devem perguntar sobre custo, suporte do fornecedor e quaisquer preocupações sobre o produto.

Seleção de software VoIP

Escolha uma equipe de seleção

O software VoIP é eficiente e amplamente utilizado em muitas empresas. Com isso em mente, um bom ponto de partida seria selecionar de três a cinco membros da equipe de vários departamentos (como TI, gestão, vendas, etc.) e níveis de senioridade para fazer parte da equipe de seleção. Quanto mais variada for a equipe de seleção, melhor uma empresa poderá avaliar o quão bem um produto atenderá às suas necessidades.

Negociação

Uma vez que a equipe de seleção tenha reduzido suas escolhas de software, é hora de discutir opções de personalização, preços e o tipo de suporte que o fornecedor precisa. É sempre importante abordar opções de preços, mesmo quando estão listadas no site de um fornecedor. Muitos fornecedores de software oferecerão descontos e opções de preços personalizados com base no que o comprador está procurando adquirir.

Decisão final

Antes de tomar a decisão final sobre um produto e seguir em frente com uma compra, utilizar um teste gratuito e conduzir uma última demonstração pode dar ao comprador uma sensação adicional de segurança e confiança ao tomar uma decisão final.

Software e serviços relacionados ao software VoIP

• Software de conferência de áudio: O software de conferência de áudio usa uma conexão de voz hospedada para comunicação. Estas são ferramentas valiosas para grandes grupos de comunicação, pois hospedam conversas entre grandes grupos. Eles também facilitam chamadas internacionais, fornecendo números de discagem regional, eliminando a necessidade de planos telefônicos internacionais.
• Software de videoconferência: O software de videoconferência permite comunicação online por meio de reuniões de áudio, reuniões de vídeo e seminários com recursos integrados, como chat, compartilhamento de tela e gravação. Essas aplicações melhoram a cooperação, economizam custos de viagem e facilitam a comunicação a longa distância ou internacional. Funcionários de todos os níveis de uma empresa podem usar sistemas de videoconferência para planejar ou participar de reuniões virtuais com colegas de trabalho, parceiros corporativos ou clientes – em qualquer lugar do mundo.
• Plataformas de webinar: Webinars envolvem essencialmente um condutor e uma audiência. O tamanho da audiência pode variar de um pequeno treinamento de equipe a uma palestra TED de grande escala. Plataformas de webinar ajudam na criação de apresentações que aderem às regras de marca da empresa, oferecendo personalização. Essas plataformas tornam fácil para empresas, escolas e outros profissionais trocar informações e se conectar com suas audiências sem estarem fisicamente presentes.
• Software de comunicações internas: O software de comunicações internas oferece aos usuários sistemas de mensagens instantâneas que permitem conversas diretas e em grupo dentro de uma empresa. Essas ferramentas são projetadas para serem simples e acessíveis, permitindo comunicação rápida entre membros da equipe. Tecnologias de mensagens empresariais tornam a comunicação com colegas de trabalho tão simples quanto enviar mensagens de texto para amigos nas redes sociais ou via SMS. A maioria das soluções de comunicação interna inclui suporte a emojis e GIFs para incentivar discussões genuínas e naturais no local de trabalho. No entanto, algumas ofertas de comunicação interna recentemente adicionaram funcionalidades limitadas de VoIP aos seus produtos para cobertura de canal extra.

Quais são os sistemas VoIP mais confiáveis para comunicações de escritório?

Aqui estão alguns dos sistemas VoIP mais confiáveis para garantir comunicações de escritório suaves e consistentes:

• RingEX oferece qualidade de chamada de nível empresarial e comunicações unificadas, tornando-se uma escolha confiável para equipes de escritório em várias localidades.
• Nextiva oferece uma plataforma VoIP altamente estável com mensagens de equipe integradas e roteamento de chamadas adaptado para fluxos de trabalho de escritório.
• Dialpad Connect combina voz, transcrições impulsionadas por IA e integrações perfeitas para manter as comunicações de escritório eficientes e com consciência de contexto.
• GoTo Connect fornece um sistema telefônico em nuvem confiável com controles administrativos intuitivos, ideal para equipes de escritório gerenciando configurações híbridas ou remotas.
• Ooma Office projetado para escritórios de pequeno a médio porte, oferece configuração fácil e qualidade de chamada consistente sem requisitos pesados de TI.

Quais são os provedores de VoIP mais bem avaliados para startups de tecnologia?

Aqui estão alguns dos melhores provedores de VoIP adaptados para atender às necessidades em rápida mudança de startups de tecnologia e pequenas empresas:

• OpenPhone é construído para startups. Oferece recursos VoIP flexíveis, como números compartilhados e integrações com CRM, para simplificar as comunicações da equipe.
• Aircall fornece VoIP escalável com fortes integrações de aplicativos, tornando-o ideal para equipes de vendas e suporte em startups de tecnologia em rápido movimento.
• Dialpad Connect combina voz, mensagens e ferramentas de transcrição impulsionadas por IA para ajudar startups a se manterem organizadas e responsivas.
• JustCall oferece recursos poderosos de chamadas de saída e automação que capacitam equipes focadas em crescimento a engajar usuários globalmente.
• CloudTalk é otimizado para equipes voltadas para o cliente, e oferece qualidade de chamada confiável e análises de desempenho para apoiar o crescimento de startups.

Tendências de software VoIP

Redes 5G se tornarão comuns

As redes 5G, também conhecidas como redes sem fio de quinta geração de área ampla, têm o potencial de alterar a conectividade com a internet. Elas melhoram as velocidades de comunicação e os tempos de reação, minimizando a oscilação de chamadas e a perda de pacotes de dados durante a transferência de dados. Como resultado, os usuários terão uma conexão de internet de banda larga mais rápida, velocidades de navegação ultrarrápidas e capacidades de rede ampliadas.

Assistentes VoIP inteligentes

Devido aos avanços contínuos no processamento de linguagem, assistentes virtuais estão agora mais inteligentes do que nunca. Ao automatizar tarefas de comunicação rotineiras, assistentes VoIP podem ajudar os usuários a se concentrarem em obrigações que exigem mais atenção. Em termos de atendimento ao cliente, assistentes inteligentes podem ajudar a acelerar e aumentar a qualidade das conversas. Além disso, quando se trata de comunicações internas, assistentes VoIP modernos podem gravar e transcrever reuniões em tempo real, reduzindo o tempo gasto em atividades de back-office.

Revisado e editado por Shanti S Nair