Saiba Mais Sobre Software de Gestão de Projetos
O que é Software de Gerenciamento de Projetos?
Para entender melhor as ferramentas de software de gerenciamento de projetos, é útil definir claramente o que constitui um projeto. De acordo com o Project Management Institute, um projeto é um “esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único.” Isso inclui cinco fases que precisam ser concluídas para atingir o objetivo. As fases são: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento. Qualquer software de gerenciamento de projetos deve fornecer recursos para todas essas fases.
Embora as cinco fases permaneçam as mesmas, existem várias abordagens para o gerenciamento de projetos. As mais importantes incluem:
A abordagem em fases: Também é conhecida como gerenciamento de projetos em cascata. A abordagem em fases é uma série de etapas distintas que dependem da conclusão de uma fase anterior. As fases do projeto só podem ser geridas em uma sequência linear, tornando difícil corrigir erros.
O método iterativo e incremental: Consiste em ciclos repetidos. Isso significa que um entregável pode ser revisado e melhorado após sua conclusão inicial. Essa abordagem, também conhecida como gerenciamento ágil de projetos, pode ser particularmente benéfica no desenvolvimento de software.
Gerenciamento de projetos Lean: Utiliza princípios de gestão Lean para reduzir desperdícios enquanto mantém um alto nível de produtividade. Essa abordagem ajuda as empresas a identificar e eliminar tarefas que não trazem valor para a empresa e o cliente.
Gerenciamento de projetos da cadeia crítica: Baseia-se na teoria das restrições (ToC), uma filosofia de gestão que foca em restrições que podem comprometer o sucesso de um projeto. Ao identificar as restrições mais críticas, as empresas podem se preparar para evitar problemas no projeto.
Gerenciamento de projetos baseado em processos e produtos: Foca em resultados. É parte da abordagem de gerenciamento de realização de benefícios. Quando o resultado é um produto, a empresa define e gerencia projetos para otimizar a produção e distribuição. Para empresas de serviços profissionais, os processos de negócios estão no centro de sua estratégia de gerenciamento de projetos.
O software de gerenciamento de projetos evoluiu para novas ofertas, incluindo software de automação de serviços profissionais (PSA) e software de gerenciamento de projetos e portfólios (PPM). O software PSA inclui recursos de back-office, como CRM e contabilidade, além do gerenciamento de projetos. As soluções PPM focam em unificar múltiplos tipos de projetos e gerenciar as interdependências entre eles. Os compradores precisam entender as diferenças entre esses tipos de software para escolher a melhor solução para suas necessidades.
Empresas SMB podem se beneficiar de uma solução PSA que combina gerenciamento de projetos e back-office, proporcionando assim um único repositório de dados e um sistema integrado. Uma possível desvantagem do PSA é que ele pode não incluir sempre recursos robustos de back-office, razão pela qual as empresas podem preferir escolher uma solução de contabilidade ou CRM separada.
Provedores de serviços profissionais de médio a grande porte podem se beneficiar significativamente do software PPM, que lhes permite gerenciar projetos com múltiplas partes interessadas. O PPM pode ser bastante caro e precisa se integrar com outros sistemas, como sistemas ERP ou software CRM, o que geralmente requer investimentos adicionais.
Pequenas empresas enfrentam outro desafio crítico ao avaliar software de gerenciamento de projetos: a multiplicidade de soluções que fornecem apenas subconjuntos de uma solução típica de gerenciamento de projetos. Alguns exemplos são ferramentas de gerenciamento de tarefas e colaboração em projetos, que podem ser usadas para complementar recursos principais de gerenciamento de projetos, mas não para substituí-los. Embora esses tipos de software sejam mais acessíveis do que soluções de gerenciamento de projetos e possam ser uma boa opção para startups e microempresas, geralmente se tornam insuficientes à medida que a empresa cresce.
Quais Tipos de Software de Gerenciamento de Projetos Existem?
O software de gerenciamento de projetos é projetado para ser implementado de diferentes maneiras, incluindo o melhor da categoria, suíte tudo-em-um e soluções pontuais.
Software melhor da categoria
O software melhor da categoria foca exclusivamente no gerenciamento de projetos.
Suítes tudo-em-um
As suítes tudo-em-um incluem outros tipos de capacidades, como CRM ou faturamento.
Soluções pontuais
As soluções pontuais são projetadas para complementar ferramentas de gerenciamento de projetos, oferecendo recursos como colaboração em projetos ou análises de projetos.
Soluções de gerenciamento de projetos específicas para a indústria
Soluções de gerenciamento de projetos específicas para a indústria são projetadas para profissionais em várias indústrias, como design, imóveis, serviços jurídicos, etc. Essas soluções fornecem modelos de projetos padrão e relatórios ou KPIs para uma indústria ou mercado. Elas também são fortemente integradas com outros softwares criados explicitamente para a mesma indústria.
Quais são os Recursos Comuns do Software de Gerenciamento de Projetos?
A funcionalidade padrão a seguir está incluída na maioria das soluções de gerenciamento de projetos:
Definição: A funcionalidade de definição de projeto é o núcleo de qualquer software de gerenciamento de projetos porque permite que as empresas definam a estrutura do projeto, que é a base de qualquer atividade empresarial. Uma estrutura de projeto precisa ser cuidadosamente definida; é difícil fazer mudanças significativas nela enquanto está sendo implementada devido ao risco de interromper o projeto. Ao mesmo tempo, o software de gerenciamento de projetos deve permitir que os usuários ajustem estruturas para manter os projetos no caminho certo.
Planos: O software de gerenciamento de projetos deve fornecer várias opções para planejar projetos, como modelos e regras para definir quem faz o quê e quando. Um modelo de plano de projeto é um bom ponto de partida para qualquer projeto porque os gerentes de projeto não precisam começar a planejar do zero. As regras do projeto podem ser usadas para definir fluxos de trabalho para alocação de recursos, dependências de tarefas e prazos do projeto. Os planos de projeto também devem levar em conta os riscos que podem impactar um projeto. Por exemplo, os gerentes de projeto podem querer alocar mais do que o tempo e recursos padrão para concluir uma tarefa. É sempre preferível planejar para o pior cenário possível.
Cronogramas: Os cronogramas de projeto incluem marcos e prazos, que estabelecem quando cada etapa do projeto deve ser concluída. Dependendo da complexidade do projeto, os prazos também podem ser atribuídos a atividades e tarefas. As soluções de gerenciamento de projetos devem incluir recursos para definir marcos dependendo das interdependências entre as tarefas. Por exemplo, algumas tarefas só podem começar quando as anteriores são concluídas, enquanto outras atividades podem ser realizadas paralelamente.
Visualização: Os recursos de visualização de projetos (como gráficos de GANTT) fornecem uma visão geral de todas as atividades, tarefas, prazos e marcos de um projeto. A visualização ideal permite que os usuários aprofundem cada nível da estrutura do projeto para encontrar detalhes sobre um recurso ou atividade. Usuários com autorização adequada também devem poder ajustar cronogramas visuais, e quaisquer alterações em qualquer ação ou marco devem atualizar automaticamente quaisquer outras partes relacionadas do projeto.
Fluxos de trabalho: Fluxos de trabalho e processos definem como as atividades são realizadas durante as fases de um projeto. Esses recursos precisam ser personalizáveis para se adaptar às necessidades de cada equipe e devem fornecer lógica sólida para levar em conta as restrições e limitações do projeto. Para melhorar a responsabilidade, os fluxos de trabalho devem incluir aprovações para que supervisores, gerentes de projeto e executivos assumam a responsabilidade pela qualidade dos serviços prestados.
Tarefas: O gerenciamento de tarefas é usado para definir, agendar e monitorar funcionários e seu trabalho. Isso pode ser crítico para gerenciar várias equipes trabalhando em diferentes locais, bem como pessoal de campo ou contratados e consultores externos. O software de gerenciamento de projetos deve fornecer a capacidade de ajustar cronogramas com base em mudanças inesperadas ou solicitações de clientes. Listas de tarefas também fazem parte do gerenciamento de tarefas e são usadas para criar listas de tarefas por um funcionário ou equipe. Usando listas de tarefas, os gerentes de projeto podem atribuir trabalho aos funcionários sem dar-lhes acesso ao projeto inteiro. As listas de tarefas também podem ser usadas como listas de verificação que os funcionários usam para acompanhar seu progresso.
Gerenciamento de recursos: O gerenciamento de recursos é particularmente importante porque pode ter um impacto significativo no custo do projeto. Cada tipo de atividade pode exigir recursos específicos, que devem ser usados de forma otimizada para manter os custos baixos. As equipes também se beneficiam da capacidade de alocar recursos em várias atividades e projetos, o que lhes permite adquirir materiais em grande quantidade e economizar nos custos de compra. Além disso, a capacidade de substituir recursos indisponíveis por alternativas compatíveis pode reduzir custos e evitar atrasos.
Documentação: A funcionalidade de documentação de projetos gerencia o processo para todos os documentos relacionados a um projeto, como contratos, declarações de trabalho, cotações e propostas, e assim por diante. Esses documentos geralmente são armazenados em formato eletrônico, facilitando o compartilhamento interno e externo pelos usuários. Também é crucial que uma solução de gerenciamento de projetos inclua modelos para documentos e a opção para os usuários reutilizarem conteúdo.
Relatórios: Relatórios, análises e painéis são usados por todas as partes envolvidas em um projeto, desde funcionários até consultores externos e até mesmo os clientes. Portanto, é essencial que os recursos de análise sejam flexíveis o suficiente para se adaptar facilmente a cada tipo de usuário. Ao mesmo tempo, informações sensíveis, como dados privados ou detalhes financeiros, devem ser compartilhadas apenas com usuários autorizados por meio de portais seguros.
Outros Recursos do Software de Gerenciamento de Projetos: Capacidades de Capacidade, Capacidades de Caminho Crítico, Capacidades de Dependências, Capacidades de Rastreamento de Problemas, Capacidades de Atualizações em Massa, Capacidades de Orçamento de Projetos, Capacidades de Mapa de Projetos, Capacidades de Tarefas Recorrentes, Capacidades de Alocação de Recursos, Capacidades de Priorização de Tarefas, Capacidades de Tempo e Despesa
Recursos Adicionais de Software de Gerenciamento de Projetos
Recursos adicionais de gerenciamento de projetos às vezes são incluídos na solução principal de gerenciamento de projetos ou entregues separadamente como complementos ou ferramentas separadas:
Kanban: Baseado em princípios de gestão Lean, a funcionalidade kanban visa eliminar trabalho desnecessário usando representações visuais de projetos. Quadros kanban incluem cartões que podem ser usados para agrupar tarefas e facilmente atribuir atividades a funcionários ou equipes. Esses recursos são particularmente úteis para o gerenciamento ágil de projetos.
Colaboração: A colaboração entre funcionários ou entre uma empresa e seus clientes e parceiros pode ser crítica para o sucesso de um projeto. Embora plataformas e software de colaboração possam ser usados separadamente das soluções de gerenciamento de projetos, é preferível combiná-los em um único sistema, especialmente para projetos complexos.
Gerenciamento de documentos: Os gerentes de projeto usam documentos como declarações de trabalho (SOW) e estruturas de divisão de trabalho (WBS) para compartilhar planos e informações de projetos interna e externamente. O compartilhamento de arquivos é um recurso importante que permite que todas as partes acessem documentos. Recursos mais avançados de gerenciamento de documentos permitem que os usuários colaborem na criação e modificação de documentos. O acesso a documentos deve ser gerenciado por função para limitar o acesso a informações sensíveis.
Faturamento: O gerenciamento de faturamento e despesas nem sempre é necessário para o gerenciamento de projetos, mas pode ser muito importante para projetos complexos. Quando várias partes estão envolvidas em um projeto, é essencial garantir que os recursos humanos e materiais utilizados tenham sido devidamente faturados.
Otimização: A otimização de projetos usa dados históricos para identificar gargalos e outros fatores que prejudicaram projetos anteriores. Isso permite que as empresas tomem ações corretivas e evitem repetir os mesmos erros no futuro. Por exemplo, se um contratado está sempre atrasado ou faz um trabalho medíocre, a empresa deve substituí-lo por outro fornecedor de serviços.
Simulação: A simulação de projetos permite que os gerentes de projeto criem e comparem múltiplos cenários para um projeto e identifiquem a melhor opção a ser implementada. Cada cenário descreve diferentes maneiras de alocar recursos e definir marcos e também pode levar em conta várias restrições e possíveis gargalos. Esse tipo de recurso é particularmente importante para grandes projetos personalizados com atividades complexas.
Contabilidade de projetos: Esse tipo de funcionalidade geralmente é entregue como um módulo de software de contabilidade e software ERP baseado em projetos. Seu principal objetivo é rastrear custos e receitas de projetos e consolidar qualquer informação financeira relacionada ao gerenciamento de projetos. A contabilidade de projetos fornece informações críticas sobre o desempenho financeiro de cada projeto ou portfólio.
Gerenciamento de valor agregado (EVM): O EVM é outra maneira de rastrear o desempenho do projeto. Esse tipo de software também fornece recursos que monitoram o progresso do projeto. O EVM ajuda as empresas a estimar os custos do projeto, rastrear os custos reais e calcular o valor agregado do projeto. Embora qualquer empresa possa usar esse tipo de funcionalidade, é mais benéfico para grandes e complexos projetos que exigem investimentos significativos. Por exemplo, o EVM é indispensável para empresas que entregam projetos de capital, como infraestrutura ou desenvolvimento urbano.
Estrutura de divisão de trabalho (WBS): Para projetos complexos, as empresas precisam dividir o projeto em componentes menores e planejá-los separadamente. Diferentes funcionários e equipes podem ser responsáveis por cada elemento, e consultores externos ou fornecedores de serviços também podem estar envolvidos. As empresas usam uma WBS para rastrear o projeto e seus componentes, monitorando tarefas, subtarefas, recursos e as pessoas envolvidas.
Gerenciamento de riscos: Apesar do planejamento e monitoramento, os projetos podem ser impactados negativamente por eventos inesperados, como desastres naturais, ataques cibernéticos ou mudanças de pessoal. Embora seja impossível se preparar para qualquer risco, as empresas podem usar capacidades de gerenciamento de riscos de projetos para identificar possíveis problemas. O software de gerenciamento de riscos de projetos também ajuda as empresas a criar planos e ações corretivas para mitigar o risco quando ele ocorre.
Quais são os Benefícios do Software de Gerenciamento de Projetos?
Gerenciamento de recursos e rastreamento de custos: A principal razão pela qual as empresas usam esse tipo de software é para gerenciar recursos e rastrear custos para operações comerciais não repetitivas. Por exemplo, empresas de marketing geralmente fornecem serviços padrão, como promoção em mídias sociais, mas também podem criar campanhas personalizadas para grandes clientes. Os serviços padrão são entregues da mesma forma para todos os clientes e, portanto, são repetitivos e exigem recursos semelhantes, o que significa que seu custo geralmente é o mesmo para cada cliente. Campanhas personalizadas podem ser completamente diferentes, dependendo das necessidades do cliente, o que significa que os recursos alocados para cada projeto também variarão, assim como seus custos.
Diversificação da oferta: O software de gerenciamento de projetos oferece a capacidade de combinar múltiplos tipos de serviços para diversificar a oferta de uma empresa. Essa flexibilidade permite que as equipes se adaptem às preferências em mudança de seus clientes e à demanda do mercado. A capacidade de responder rapidamente às mudanças do mercado pode ser uma vantagem competitiva essencial em setores industriais altamente competitivos, como serviços profissionais.
Rastreamento de eficácia e lucratividade: O gerenciamento de projetos é necessário para rastrear a eficácia e a lucratividade das atividades de serviços profissionais. Ao alocar os recursos certos para as tarefas certas no momento certo, os gerentes de projeto podem entregar o projeto no prazo e dentro do orçamento, o que melhora a satisfação do cliente e a produtividade.
Quem Usa Software de Gerenciamento de Projetos?
A maioria dos funcionários, bem como os parceiros e clientes de um negócio baseado em projetos, se beneficiam do uso de software de gerenciamento de projetos.
Funcionários: O software de gerenciamento de projetos ajuda os funcionários envolvidos na execução do projeto, que precisam saber o que devem fazer e quando. Os funcionários também atualizam o sistema quando concluem tarefas e usam o software para se comunicar e colaborar com partes interessadas internas e externas. Através da integração com outras soluções, os funcionários podem rastrear o tempo gasto em cada atividade ou verificar a disponibilidade de recursos como equipamentos ou componentes.
Gerentes de projeto: Os gerentes de projeto precisam de acesso a todos os recursos do sistema para definir projetos e recursos e monitorar todas as atividades, mas também para intervir e modificar qualquer parte de um projeto quando necessário. Isso só pode ser alcançado através de alertas e notificações com diferentes níveis de gravidade, e que incluem fluxos de trabalho para escalonamento. Os gerentes de projeto também estão envolvidos na definição e gerenciamento de direitos de acesso para usuários internos e externos.
Executivos: Os executivos usam principalmente análises e relatórios para monitorar projetos. Além de detalhes sobre o status do projeto, eles também precisam de informações sobre os custos dos recursos alocados e a eficácia geral de cada projeto. Eles também podem se beneficiar do uso de alertas e notificações quando atividades ou etapas do projeto são concluídas.
Parceiros: É importante para parceiros, como contratados ou fornecedores terceirizados de serviços que complementam a oferta da empresa. Como os colaboradores externos estão envolvidos apenas em atividades específicas em diferentes estágios do projeto, eles precisam acessar as informações necessárias para fazer seu trabalho e nada mais.
Clientes: Os clientes também podem usar esse tipo de software através de portais dedicados para monitorar o progresso de um ou vários projetos, fornecer feedback e se comunicar com o prestador de serviços. Para projetos grandes e complexos, os clientes podem ter uma pessoa ou equipe dedicada responsável pelo projeto; eles podem precisar de acesso à solução de gerenciamento de projetos do fornecedor.
Quais são as Alternativas ao Software de Gerenciamento de Projetos?
Existem várias alternativas ao software de gerenciamento de projetos que podem substituir esse tipo de software, parcial ou totalmente:
Software de gerenciamento de projetos e portfólios: O PPM foca em portfólios de projetos, que são agrupamentos de projetos com características comuns, que compartilham os mesmos recursos e podem ser planejados e gerenciados como um grupo. Embora o software PPM geralmente inclua funcionalidades para gerenciar projetos individuais, as soluções de gerenciamento de projetos geralmente não fornecem recursos de gerenciamento de portfólio. Isso significa que as ferramentas padrão de gerenciamento de projetos não são uma boa opção para empresas que precisam gerenciar portfólios de projetos.
Software de automação de serviços profissionais: O PSA é um ERP para serviços profissionais, que oferece módulos para o front office (vendas e marketing), back office (contabilidade e RH), bem como PPM. Esse tipo de software é ideal para empresas de serviços de médio e grande porte que preferem usar um único sistema integrado para todo o negócio.
ERP: Além do PSA, existem dois tipos de ERP para empresas baseadas em projetos: Software ERP ETO (para fabricantes de produtos personalizados complexos em indústrias como aeroespacial e defesa) e Software ERP baseado em projetos (para contratantes governamentais). Os sistemas ERP típicos nem sempre incluem a funcionalidade exigida por essas empresas, como licitações, gerenciamento de contratos ou gerenciamento de tempo e despesas. Além disso, os módulos de gerenciamento de projetos da maioria dos sistemas ERP não são robustos o suficiente para fabricantes e contratantes governamentais.
Software de gerenciamento de trabalho: Empresas de serviços profissionais de pequeno e médio porte nem sempre precisam de PSA, mas frequentemente requerem recursos que geralmente não estão incluídos no software de gerenciamento de projetos. Esses recursos podem variar por indústria, por exemplo, agências de marketing precisam de funcionalidades de criação de conteúdo e gerenciamento de documentos. O gerenciamento de trabalho é um tipo relativamente novo de software que combina gerenciamento de projetos com colaboração e funcionalidade específica da indústria.
Software Relacionado ao Software de Gerenciamento de Projetos
A maioria dos softwares de negócios está relacionada direta ou indiretamente ao software de gerenciamento de projetos, alguns dos mais importantes são:
Software de colaboração e produtividade: A colaboração é crítica para o gerenciamento de projetos porque sempre há várias partes envolvidas. Embora o software de gerenciamento de projetos inclua recursos essenciais para colaboração, software mais avançado, como software de colaboração em equipe, pode ser benéfico para grandes equipes e projetos complexos. Quando se trata de produtividade, novos tipos de ferramentas, como software de bots de produtividade, permitem que os gerentes de projeto automatizem tarefas mundanas e se concentrem na estratégia.
Sistemas de gerenciamento de conteúdo: Em algumas indústrias, como marketing e publicidade, o conteúdo é o principal entregável da empresa. Portanto, é importante para as equipes que dependem de conteúdo ter a capacidade de gerenciar bibliotecas, bancos de dados e outras ferramentas necessárias para criar, rastrear e compartilhar múltiplos tipos de conteúdo. Dependendo da complexidade dos entregáveis, os gerentes de projeto podem precisar usar ferramentas simples, como software de criação de formulários online, ou soluções complexas, como software de gerenciamento de conhecimento e gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM).
Software de gerenciamento de parceiros: Os gerentes de projeto frequentemente trabalham com consultores externos ou empresas especializadas em áreas de negócios que a empresa não tem expertise para cobrir. Por exemplo, as empresas podem precisar trabalhar com consultores jurídicos para garantir que contratos e outros documentos estejam em conformidade com as regulamentações. A terceirização de tarefas específicas para freelancers também pode ser mais benéfica do que contratar funcionários. Nesses casos, os gerentes de projeto precisam rastrear com quem estão trabalhando, pelo que são responsáveis e como estão se saindo.
Software de automação de processos: Empresas de médio a grande porte com operações complexas precisam definir, implementar e otimizar processos de equipe para agilizar as operações. Embora o software de gerenciamento de projetos inclua alguns recursos para gerenciamento de fluxo de trabalho, a funcionalidade avançada para automação de processos requer integração com software de gerenciamento de processos de negócios. Outra maneira de automatizar processos é usar software de automação de processos robóticos (RPA), que usa bots para ajudar os funcionários com tarefas repetitivas e tediosas.
Software de contabilidade: O software de contabilidade e faturamento é usado para gerenciar as faturas de um projeto e rastrear custos. O software de contabilidade também pode ser usado para projetos complexos que envolvem equipes em várias localidades que podem ter diferentes regulamentações financeiras, moedas ou impostos. O software de faturamento também é essencial para grandes projetos para consolidar diferentes tipos de despesas relacionadas à compra de recursos, aluguel de equipamentos ou serviços prestados por contratados.
Software de gerenciamento de contratos: O software de gerenciamento de contratos define os termos e acordos de nível de serviço para projetos. Os prestadores de serviços devem identificar atividades e marcos e garantir que seus clientes tenham acesso a essas informações. Os contratos também podem ser usados para questões legais causadas por entregas atrasadas e pela baixa qualidade dos serviços prestados, e às vezes para cobrar pagamentos pendentes dos clientes.
Software de atendimento ao cliente: O software de atendimento ao cliente é usado para manter o relacionamento com o cliente durante o contrato e garantir que os termos e condições sejam aplicados corretamente. O departamento de atendimento ao cliente é geralmente o principal ponto de contato entre as empresas e seus clientes; eles devem ser capazes de reagir rápida e eficientemente a qualquer solicitação do cliente. Eles também são responsáveis por identificar problemas que podem comprometer o relacionamento com o cliente e escalá-los para os gerentes de projeto.
Software de RH: O software de RH e as soluções de folha de pagamento são essenciais para grandes empresas com muitos funcionários. Esses tipos de software são usados para definir funções e responsabilidades de trabalho, salários e outras formas de remuneração, e horários de trabalho. Como a mão de obra é a parte mais importante dos custos totais de qualquer empresa de serviços profissionais, é fundamental rastreá-la enquanto também se garante a conformidade com as leis trabalhistas e acordos coletivos de trabalho.
Sistemas ERP: Os sistemas ERP geralmente incluem alguns dos recursos mencionados acima, mas raramente todos eles. Quando as empresas usam o ERP como seu sistema principal e não podem pagar por soluções separadas para atendimento ao cliente ou gerenciamento de contratos, elas preferem uma solução de gerenciamento de projetos que inclua esses recursos. Elas também podem optar por adotar ferramentas ou complementos que complementem seus sistemas ERP e soluções de gerenciamento de projetos.
Existem também vários tipos de serviços relacionados ao software de gerenciamento de projetos. Os serviços relacionados podem variar desde gerenciamento de projetos externo até otimização de projetos, e podem ser entregues por uma empresa de qualquer tamanho, desde contratados independentes até empresas de consultoria multinacionais:
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Terceirização: A terceirização de gerenciamento de projetos é usada por empresas que não desejam investir na tecnologia e na expertise necessárias para gerenciar projetos. Embora essa abordagem seja adotada principalmente para projetos únicos, algumas empresas a utilizam regularmente.
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Consultoria: Os serviços de consultoria para otimização de projetos são essenciais para empresas de serviços profissionais que não possuem a expertise interna necessária para determinar o que pode ser melhorado. Consultores com ampla experiência podem rapidamente identificar áreas de melhoria e sugerir mudanças ou novas abordagens para o gerenciamento de projetos.
Quais Empresas Devem Comprar Software de Gerenciamento de Projetos?
Qualquer empresa que gerencie projetos pode se beneficiar desse tipo de software, mas o software de gerenciamento de projetos é essencial para os seguintes tipos de negócios:
Empresas de serviços profissionais: Os serviços profissionais geralmente são entregues como projetos, como uma campanha de marketing para lançar um produto ou o design de um edifício residencial. Cada projeto pode ter diferentes entregáveis e cronogramas e exigir múltiplos recursos (humanos e materiais). As empresas de serviços profissionais precisam planejar tarefas de gerenciamento de projetos, atribuir recursos a cada uma e monitorar o progresso do projeto para entregar no prazo e dentro do orçamento.
Fabricantes baseados em projetos: A fabricação baseada em projetos (também conhecida como engenharia sob encomenda ou fabricação sob encomenda) refere-se à produção de produtos únicos personalizados para cada cliente. Alguns exemplos de tais produtos são sistemas de transporte para armazéns, equipamentos de perfuração para petróleo e gás ou embarcações de transporte. O gerenciamento de projetos ajuda essas empresas a projetar, fabricar e fornecer serviços de manutenção para produtos personalizados complexos.
Como Comprar Software de Gerenciamento de Projetos
Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gerenciamento de Projetos
Os requisitos devem cobrir todo o ciclo de vida do projeto, desde a definição de escopo e estimativa até o planejamento, execução, monitoramento e encerramento. Dependendo da complexidade de suas operações, os compradores podem querer criar requisitos mais detalhados para a funcionalidade que é crítica para a empresa. Por exemplo, uma empresa que terceiriza a execução de projetos se concentraria mais em definir, planejar e rastrear projetos.
Comparar Produtos de Software de Gerenciamento de Projetos
Crie uma lista longa
A lista longa é criada excluindo os produtos que não são adequados para o comprador. Se os compradores desejam apenas software em nuvem, todas as soluções entregues on-premises são excluídas da lista. Outro critério essencial pode ser a metodologia de projeto suportada pelo software. Departamentos de TI e prestadores de serviços preferem adotar uma abordagem ágil para o gerenciamento de projetos, o que significa que todas as soluções que não suportam essa metodologia geralmente não são consideradas para a seleção.
Crie uma lista curta
A lista de requisitos mencionada acima é enviada aos fornecedores incluídos na lista longa para fornecer informações detalhadas sobre o suporte a cada recurso. Os compradores também devem pedir aos fornecedores que forneçam referências de clientes e informações de preços. É altamente recomendável usar análises objetivas de terceiros e avaliações de software para aprender mais sobre os fornecedores e seus produtos. Usando as respostas dos fornecedores aos RFIs, referências de clientes, avaliações e pesquisas independentes, os compradores podem comparar produtos para identificar seus pontos fortes e fracos. No final dos processos, os compradores devem ter uma lista de dois a quatro finalistas que fornecem funcionalidades muito semelhantes.
Conduza demonstrações
A melhor maneira de diferenciar entre os produtos na lista curta é conduzir demonstrações de cada produto para ver como eles podem ser usados em cenários da vida real. Os compradores criam scripts de demonstração que incluem requisitos e fluxos de trabalho específicos para sua empresa, e os fornecedores fornecem uma demonstração em tempo real, que segue o script. Como demonstrações muito longas podem ser contraproducentes, os compradores devem se concentrar nos recursos críticos. Por exemplo, em vez de pedir aos fornecedores para mostrar como eles criam um projeto e adicionam tarefas a ele (o que é gerenciamento de projetos básico), os compradores podem querer se concentrar nas interdependências entre tarefas ou mudanças no cronograma de um projeto.
Além dos requisitos funcionais, os compradores também devem avaliar um produto com base em sua facilidade de uso e flexibilidade para garantir que seja intuitivo e colaborativo. Os membros da equipe de seleção que participam da demonstração devem avaliar cada critério ou requisito em uma escala predefinida, o que permitirá consolidar todas as avaliações e comparar objetivamente o software.
Seleção de Software de Gerenciamento de Projetos
Escolha uma equipe de seleção
A equipe de seleção inclui executivos, como o CEO, CTO ou CFO, bem como gerentes de projeto ou membros da equipe do escritório de gerenciamento de projetos. É recomendado que os gerentes de projeto envolvidos tenham ampla experiência em gerenciar projetos e usar esse tipo de software.
Negociação
Embora o custo do software seja geralmente um fator essencial na negociação, os compradores não devem comprometer os recursos para economizar dinheiro. Também pode ser tentador comprar componentes ou serviços que não são críticos ou importantes para a empresa. Ao mesmo tempo, os compradores devem tentar obter descontos ou ferramentas e serviços gratuitos para complementar a solução de gerenciamento de projetos.
Empresas de médio a grande porte também devem levar em conta a capacidade do fornecedor de ajudá-las a atualizar seus processos de negócios e melhores práticas para o gerenciamento de projetos. Uma empresa de engenharia e uma agência de marketing têm operações muito diferentes e o software de gerenciamento de projetos sozinho pode não ser suficiente para aumentar a produtividade. Embora possam ser caros, os serviços de reengenharia de processos de negócios são críticos para empresas com projetos complexos.
Decisão final
A decisão final deve ser tomada por toda a equipe de seleção. Deve ser baseada nas informações coletadas sobre cada produto, seu fornecedor e sua capacidade de fornecer a funcionalidade e os serviços exigidos pelo comprador. Idealmente, os compradores devem solicitar informações sobre o ROI estimado do software. O comprimento do contrato do fornecedor e os descontos também podem ter um impacto significativo na decisão final.
Quanto Custa o Software de Gerenciamento de Projetos?
O software de gerenciamento de projetos on-premises é vendido como licenças perpétuas ou nomeadas, que permitem que os compradores usem o software indefinidamente e sem renovações. As soluções em nuvem ou SaaS usam o modelo de assinatura, que licencia o software mensal ou anualmente. Isso não inclui licenças para sistemas operacionais ou gerenciamento de banco de dados, que são responsabilidade do comprador.
A maioria dos softwares de gerenciamento de projetos fornece múltiplos níveis ou edições, que são versões do mesmo software com diferentes recursos. Muitas versões básicas são gratuitas para um número limitado de usuários. Em teoria, os produtos em nuvem permitem que os compradores escalem rapidamente (adicionem ou removam usuários) e mudem de edição. Na prática, os fornecedores tentam vender pacotes ou planos que são menos flexíveis e só permitem que os compradores façam mudanças no final do contrato. O custo das licenças pode variar dependendo do papel do usuário (administrador, funcionário, gerente ou colaborador).
Finalmente, o custo inicial de uma solução de gerenciamento de projetos pode incluir vários serviços oferecidos pelo fornecedor, como consultoria, personalização, integração ou reengenharia de processos de negócios.
Retorno sobre o Investimento (ROI)
Para determinar o ROI de um software de gerenciamento de projetos, os compradores precisam identificar os custos do produto (iniciais e contínuos) e seus benefícios quantificáveis (aumento da produtividade, menos tempo gasto gerenciando tarefas, melhor alocação de recursos).
Os custos e benefícios do software nem sempre são óbvios. Por exemplo, os custos contínuos representam as licenças que os usuários precisam para acessar o sistema e incluem suporte adicional, treinamento ou configuração de software. Grandes empresas também podem exigir um funcionário dedicado para gerenciar o sistema, o acesso dos usuários ou solicitações de mudança. O principal desafio com os benefícios é que eles são difíceis de calcular. Portanto, os compradores devem estimar como as vantagens do software de gerenciamento de projetos impactam suas finanças e lucratividade.
Implementação de Software de Gerenciamento de Projetos
Como o Software de Gerenciamento de Projetos é Implementado?
Dependendo da complexidade do software e das operações do comprador, a implementação pode ser simples ou complicada.
Pequenas empresas: Pequenas empresas com necessidades essenciais de gerenciamento de projetos geralmente adotam software em nuvem, que não requer instalação. O software de gerenciamento de projetos padrão geralmente fornece recursos suficientes prontos para uso para essas empresas, então não há necessidade de configurar o sistema ou comprar módulos ou complementos adicionais.
Empresas de médio porte : Tais empresas podem exigir recursos específicos da indústria, migração de dados e integração com outros softwares de negócios. Isso requer um plano de implementação e um funcionário dedicado responsável pelo processo. A assistência do fornecedor também é essencial, especialmente para configuração, migração de dados e integração.
Empresas: As empresas geralmente adotam uma abordagem em fases para a implementação, implantando o software em cada local ou divisão de cada vez. Essa abordagem é preferível à implantação do sistema em todos os lugares ao mesmo tempo, o que pode causar interrupções significativas e requer recursos substanciais.
Quem é Responsável pela Implementação do Software de Gerenciamento de Projetos?
Os compradores devem ter um gerente de projeto responsável pela implementação, que trabalha com uma equipe de especialistas no assunto, e o fornecedor e seus parceiros.
Embora gerentes e executivos nem sempre estejam diretamente envolvidos, eles são responsáveis por manter a implementação no caminho certo. Quaisquer mudanças são recomendadas pelo gerente de projeto e aprovadas ou rejeitadas pelos gerentes responsáveis.
Como é o Processo de Implementação do Software de Gerenciamento de Projetos?
O processo de implementação é composto por várias fases, que podem não se aplicar a todos os compradores. Por exemplo, uma nova empresa não precisa de serviços de migração de dados, pois não possui dados históricos de sistemas anteriores.
As principais fases de uma implementação de software de gerenciamento de projetos são as seguintes:
Migração de dados: Migração de dados de qualquer fonte de dados usada anteriormente pelo comprador para gerenciar projetos, como software, planilhas, soluções personalizadas e bancos de dados. Embora manter dados históricos seja essencial para fins de relatórios, as empresas não precisam migrar todos os detalhes de projetos passados, como planos de projeto, gráficos de GANNT, e assim por diante.
Configuração do sistema: A configuração do sistema varia significativamente de uma empresa para outra e pode ser um desafio fundamental. O gerenciamento de projetos padrão requer pouca configuração, mas gerenciar processos complexos pode envolver personalizações avançadas e integração com outros sistemas ou registros, como CRM ou ERP.
Gerenciamento de usuários: O gerenciamento de usuários define quem faz o quê no sistema e atribui-lhes direitos de acesso de acordo. Um administrador tem acesso a todos os recursos, incluindo o módulo de gerenciamento de usuários. Os gerentes de projeto podem adicionar e modificar projetos. A maioria dos funcionários só pode ver e concluir as tarefas atribuídas a eles.
Testando o software: O teste de software deve ser realizado usando um banco de dados de demonstração, uma cópia do banco de dados usado para operações diárias. Idealmente, o conjunto de dados de demonstração deve incluir os dados da migração e a configuração do sistema e dos papéis dos usuários.
Treinamento: O treinamento de usuários pode ser feito usando ferramentas de aprendizado online ou presencialmente (recomendado para administradores e usuários avançados). Também ajuda a treinar um treinador que pode ajudar novos usuários com o treinamento.
Go-live: Go-live refere-se à mudança do sistema antigo (ou múltiplos produtos) para as novas soluções de gerenciamento de projetos. Usar tanto o software antigo quanto o novo não é recomendado após o go-live, pois gerará confusão, entradas duplicadas e perda de produtividade.
Ajustes: Alguns ajustes são inevitáveis após a implementação. Geralmente, implementações e softwares complexos requerem mais ajustes após o go-live.
Quando Deveria Implementar Software de Gerenciamento de Projetos?
Recomenda-se evitar a implementação de software de gerenciamento de projetos durante uma fase crítica de um projeto importante. Quando os compradores usam esse tipo de software para gerenciar custos e orçamentos de projetos, é preferível finalizar a implementação após o processo de fechamento financeiro de fim de ano. Isso garante que as transações contábeis relacionadas a projetos sejam encerradas e não impactem o novo ano fiscal.
Tendências de Software de Gerenciamento de Projetos
Nuvem
As tecnologias de nuvem e móveis estão tornando o gerenciamento de projetos mais acessível e fácil de usar, o que aumentou dramaticamente a adoção nos últimos anos. Essas tecnologias também permitiram que novos players entrassem no mercado e fornecessem alternativas melhores e mais flexíveis ao software legado. A multi-nuvem é outra tendência que está ganhando força no mercado de software; refere-se a parcerias entre fornecedores de nuvem para fornecer integração mais estreita entre suas ofertas. Melhor integração pode ser benéfica para empresas SMB com orçamentos baixos, mas empresas de médio a grande porte também devem considerar outras opções para integração.
Colaboração
A colaboração sempre foi uma parte essencial do gerenciamento de projetos, mas o software de gerenciamento de projetos rígido dificultava isso. Tecnologias recentes e expectativas mais altas de novas gerações de usuários fizeram com que os fornecedores entregassem melhores recursos de colaboração, seja prontos para uso ou através de integração com outros softwares. Muitos fornecedores fornecem soluções separadas para colaboração como parte de suas ofertas, enquanto outros se concentram apenas nesse tipo de software.
Funcionalidade
A funcionalidade estendida refere-se à tendência de adicionar mais recursos, como gerenciamento de clientes, faturamento ou contabilidade, além da oferta principal para gerenciamento de projetos. Os fornecedores usam essa estratégia para se diferenciar dos concorrentes. Essa abordagem pode ser benéfica para SMBs que preferem ter gerenciamento de projetos e outros recursos entregues como um único produto. Também pode ser confuso para empresas de médio a grande porte, porque a funcionalidade estendida nem sempre é robusta o suficiente para suas necessidades.
Manufatura
Outra tendência relacionada ao software de gerenciamento de projetos é a necessidade de empresas de manufatura e distribuição diversificarem suas atividades para aumentar as receitas e proporcionar uma melhor experiência ao cliente. Tradicionalmente, apenas fabricantes de máquinas pesadas ou equipamentos sofisticados forneceriam instalação e manutenção aos clientes para evitar erros custosos. Hoje em dia, fabricantes SMB estão adotando estratégias semelhantes, mas não podem se dar ao luxo de investir em ERP baseado em projetos para gerenciar suas novas atividades. Em vez disso, essas empresas confiam em software de gerenciamento de projetos ou de serviços de campo, que geralmente são separados de seus sistemas ERP.
Gerenciamento ágil de projetos
O gerenciamento ágil de projetos é uma metodologia que foca na colaboração entre equipes multifuncionais. Ao contrário da abordagem tradicional em cascata, o ágil é baseado na inspeção frequente do progresso de um projeto, o que pode desencadear ações corretivas. Dessa forma, problemas ou desafios podem ser abordados rapidamente antes que se tornem significativos e possam comprometer o sucesso de um projeto. O gerenciamento ágil de projetos também permite a entrega rápida de projetos de alta qualidade. Embora o ágil não seja um conceito novo, ele foi amplamente adotado recentemente por causa de seus benefícios, especialmente por empresas de TI e desenvolvimento de software.
Virtualização
O gerenciamento de projetos virtual depende de uma equipe virtual para concluir tarefas e monitorar a eficácia de um projeto. Equipes virtuais referem-se a funcionários que trabalham remotamente em vários locais. Essa abordagem pode reduzir os custos do projeto, mas também pode trazer desafios, como a falta de comunicação entre usuários de diferentes países e culturas, ou a dificuldade de agendar funcionários em diferentes fusos horários.
Gerenciamento de trabalho
O gerenciamento de trabalho é um novo tipo de software que combina gerenciamento de projetos, gerenciamento de fluxo de trabalho e funcionalidade de processo de colaboração para gerenciar o fluxo de dados e operações de negócios. A principal diferença entre o gerenciamento de trabalho e o software PSA é que o primeiro não fornece recursos avançados de back-office, como contabilidade. O gerenciamento de trabalho provavelmente substituirá cada vez mais as ferramentas de gerenciamento de projetos e back-office no futuro. Como as soluções de gerenciamento de trabalho se concentram em empresas de serviços, esse tipo de software nem sempre é uma boa escolha para outras indústrias, como manufatura ou logística.
Ferramentas
A maioria dos recursos de gerenciamento de projetos existe como ferramentas separadas que podem ser compradas e usadas independentemente. Alguns exemplos incluem gerenciamento de tarefas, rastreamento de tempo e gerenciamento de recursos. Folhas de ponto são outro exemplo de ferramentas de gerenciamento de projetos, usadas para monitorar o tempo dos funcionários em várias tarefas quando não estão diretamente envolvidos no gerenciamento de projetos. Por exemplo, funcionários que instalam e mantêm hardware não precisam usar software de gerenciamento de projetos e podem se beneficiar do uso de folhas de ponto.
