Saiba Mais Sobre Software de Videoconferência
O que é Software de Videoconferência?
O software de videoconferência permite a comunicação online para reuniões de áudio, reuniões de vídeo e seminários, com recursos integrados como chat, compartilhamento de tela e gravação. Este software pode ser uma ferramenta incrivelmente flexível no ecossistema de software de uma empresa. As soluções de videoconferência eliminam a necessidade de presença física, adicionando conveniência às agendas diárias de todos os envolvidos, melhorando os relacionamentos com os clientes e garantindo uma comunicação aberta e consistente entre as equipes.
Essas soluções podem ser usadas para check-ins internos, chamadas de conferência, reuniões externas e apresentações. Muitas ferramentas de videoconferência também oferecem funcionalidades adicionais além da própria videoconferência, fornecendo recursos de compartilhamento de arquivos e comunicação instantânea que apoiam a colaboração dentro das equipes. Alguns sistemas de videoconferência oferecem integrações com software de automação de marketing e software CRM para sincronizar dados críticos de negócios em conferências relevantes e permitir comunicações de acompanhamento e atualizações de contas de contato de forma simplificada.
Além da capacidade direta de chamadas de vídeo, muitos produtos de videoconferência vêm com conjuntos de recursos extensos que apoiam a colaboração e comunicação em várias frentes. Isso pode incluir a opção de chamadas de áudio simples sem vídeo, ferramentas de quadro branco e compartilhamento de tela, e gravação de chamadas. Entender quais desses recursos a empresa pode precisar além da videoconferência é fundamental para encontrar o melhor produto.
Quais são os Recursos Comuns do Software de Videoconferência?
A seguir estão alguns recursos principais dentro do software de videoconferência que permitem aos usuários se comunicar e colaborar em tempo real:
Chamadas de vídeo: Além das reuniões presenciais, chamadas de vídeo de alta qualidade são a melhor alternativa para reuniões individuais ou de equipe. As chamadas de vídeo não apenas melhoram a colaboração, mas ajudam as equipes a se sentirem mais conectadas quando não podem se encontrar pessoalmente.
Chamadas de áudio: Muitas ferramentas de videoconferência oferecem a opção de participar de uma videoconferência apenas por áudio, ingressando por meio de um número de discagem. Essas chamadas são semelhantes a uma chamada telefônica típica ou sistema telefônico, e utilizam software VoIP. Da mesma forma, a maioria dos produtos dará aos participantes a opção de participar de uma chamada de conferência com apenas áudio ou com vídeo e áudio.
Gravação: Produtos com esse recurso permitirão que os usuários gravem uma chamada de conferência de vídeo ou áudio para que possa ser revisada posteriormente. Alguns produtos até hospedam o vídeo gravado dentro da plataforma com a opção de baixá-lo para compartilhar dentro ou fora da organização.
Compartilhamento de tela: Este recurso permite que os participantes compartilhem suas telas junto com, ou em vez de, um feed de webcam. Software de compartilhamento de tela é uma ótima ferramenta colaborativa, especialmente para equipes remotas ou híbridas que participam de reuniões online frequentes.
Compartilhamento de documentos: Os recursos de compartilhamento de documentos ocasionalmente são integrados a uma função de chat de texto, mas isso não é uma regra rígida. Alguns softwares de videoconferência oferecem compartilhamento de documentos direto sem um chat de texto.
Agendamento: A capacidade de agendar reuniões no aplicativo vem com algumas ferramentas de videoconferência. Outras se integram com agendadores externos ou software de calendário.
Chat de texto: Algumas ferramentas de videoconferência fornecem um chat de texto ao vivo para os participantes usarem junto com ou em vez de áudio. Esses chats de texto podem ser gravados e referidos posteriormente. Alguns produtos de videoconferência permitirão mensagens instantâneas de par a par ou de par para grupo fora das reuniões de vídeo também.
Apresentações: Enquanto algumas ferramentas de videoconferência permitirão a hospedagem de apresentações por meio de integração com software de apresentação externo, outras permitirão que os usuários construam e apresentem slideshows dentro do aplicativo.
Legendas e legendas ocultas: Alguns produtos de videoconferência oferecem legendas e legendas ocultas, o que não só é inclusivo, mas permite que equipes globais reduzam o atrito em torno de barreiras linguísticas ou diferenças culturais. Em alguns casos, a transcrição ao vivo pode estar disponível também. No entanto, os idiomas suportados podem diferir de um produto para outro.
Outros Recursos do Software de Videoconferência: Levantamento de Mão, Apresentações, Quadro Branco
Quais são os Benefícios do Software de Videoconferência?
Economizar custos: O software de videoconferência pode ser uma ferramenta financeiramente benéfica, pois pode economizar aos usuários os custos associados a chamadas de longa distância e internacionais. Para as empresas, isso significa que não há interrupções na comunicação para funcionários remotos, potenciais clientes ou partes interessadas externas, independentemente da capacidade de viagem. O software de videoconferência também pode reduzir os custos de viagem, permitindo que os funcionários participem de reuniões no conforto de seu escritório. Isso pode ser especialmente útil para pequenas empresas que buscam crescer sem custos de viagem exorbitantes.
Outro benefício financeiro de algumas plataformas de videoconferência é a capacidade de utilizar este software em substituição ao tradicional software de webinar. Se uma empresa precisa hospedar um webinar ou evento virtual, mas não necessariamente precisa de todos os recursos de uma ferramenta de webinar tradicional, usar o software de videoconferência pode resultar em economias substanciais. Além disso, as economias podem aumentar significativamente se uma empresa puder se contentar com um plano gratuito em vez de um plano pago, já que muitas ferramentas de videoconferência oferecem planos gratuitos (com limitações, é claro).
Maximizar tempo e recursos: Ao utilizar o software de videoconferência, os colegas podem facilmente se reunir para uma rápida reunião individual ou realizar uma reunião virtual de última hora. Outros podem aumentar a colaboração da equipe compartilhando telas, compartilhando arquivos e usando quadros brancos colaborativos — tudo sem sair de suas mesas ou ter que reservar salas de reunião desnecessariamente. Isso pode economizar tempo e liberar salas de conferência para aqueles que precisam delas.
Empoderar equipes remotas e híbridas: Além de melhorar a colaboração, a videoconferência permite que as equipes trabalhem juntas enquanto trabalham remotamente. Os funcionários não são mais obrigados a trabalhar no mesmo prédio de escritórios ou mesmo no mesmo estado, ou país, para esse assunto. Em um mundo pós-pandemia que está mudando para equipes remotas e híbridas, as ferramentas de videoconferência são críticas para conexão e colaboração. Além disso, essas ferramentas permitem que as empresas busquem clientes fora de uma localização específica, o que pode aumentar a aquisição de talentos.
Quem Usa Software de Videoconferência?
A maioria das empresas: Uma variedade de empresas e indústrias, independentemente do tamanho, pode se beneficiar das ferramentas de videoconferência. Empresas voltadas para o cliente, como consultorias e empresas de assessoria, escritórios de advocacia e outros prestadores de serviços, podem aproveitar essas ferramentas como um meio de reduzir viagens desnecessárias e trabalhar com clientes próximos e distantes. O software de videoconferência também é usado por empresas em crescimento para expandir suas perspectivas e verificar com os funcionários, independentemente da localização. Até mesmo empresas de médio porte e de nível empresarial usam videoconferência em suas operações diárias para se conectar com partes interessadas e clientes potenciais.
Freelancers: Muitas opções gratuitas de videoconferência estão disponíveis também, tornando-as uma ferramenta atraente para pequenas empresas, freelancers e outros indivíduos autônomos. As versões gratuitas das ofertas de videoconferência geralmente fornecem funcionalidades menos extensas e limitam o número de participantes, tornando esses planos mais adequados para usuários únicos ou pequenas equipes.
Escolas: As ferramentas de videoconferência às vezes são integradas a plataformas de aprendizado online ou sistemas de gerenciamento de aprendizado como um meio de conectar professores com seus alunos. Essas ofertas são mais especializadas para o ambiente de aprendizado online, muitas vezes fornecendo ferramentas de colaboração adicionais, como compartilhamento de arquivos, enquetes e capacidade de quadro branco para simular efetivamente um espaço de aprendizado físico.
Quais são as principais opções de software de videoconferência para equipes remotas?
Para equipes remotas, o melhor software de videoconferência oferece confiabilidade, recursos de colaboração fortes e integração perfeita entre dispositivos e ferramentas. Com base nas avaliações do G2, essas plataformas são as principais escolhas para forças de trabalho distribuídas:
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Google Meet: Uma solução simples baseada em navegador que se integra ao Google Workspace, oferecendo legendas em tempo real, compartilhamento de tela e agendamento fácil baseado em calendário para colaboração remota.
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Skype: Conhecido por sua familiaridade e facilidade de uso, o Skype suporta vídeo em HD e chat para equipes menores que precisam de uma ferramenta de comunicação direta sem complexidade adicional.
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Microsoft Teams: Combina videoconferência, chat de equipe, compartilhamento de arquivos e integrações de aplicativos em uma plataforma, ideal para equipes remotas que já usam o Microsoft 365.
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Zoom Workplace: Oferece vídeo e áudio de alta qualidade consistentemente, junto com salas de grupos, gravações e controles de segurança fortes, tornando-se um elemento básico do trabalho remoto para empresas de todos os tamanhos.
Qual é o melhor aplicativo de videoconferência para pequenas empresas?
Para reuniões diárias e chamadas com clientes, pequenas empresas valorizam simplicidade, confiabilidade e recursos principais fortes. De acordo com as avaliações do G2, essas ferramentas oferecem exatamente isso:
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Zoho Meeting: Uma plataforma baseada em navegador que oferece reuniões de vídeo seguras, compartilhamento de tela e ferramentas de webinar — bem adequada para pequenas equipes que buscam acessibilidade e facilidade de uso sem sacrificar recursos essenciais.
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Webex Suite: Fornece vídeo em HD, aprimoramentos de IA integrados (como remoção de ruído de fundo) e ferramentas de quadro branco, tudo em um pacote escalável que apoia pequenas empresas à medida que crescem.
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BlueJeans Meetings: Oferece qualidade de áudio e vídeo nítida com Dolby Voice, junto com análises de reuniões e integrações de calendário, ideal para pequenas empresas que priorizam a clareza das chamadas e o profissionalismo.
Como Comprar Software de Videoconferência
Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Videoconferência
Se uma empresa está apenas começando a explorar software de videoconferência ou procurando uma solução mais apropriada para suas necessidades, o G2.com pode ajudar a informar os compradores sobre o mercado e auxiliá-los na seleção do melhor software para seus negócios.
O primeiro passo para decidir que tipo de software de videoconferência um comprador deve considerar é avaliar as necessidades da organização como um todo. A organização já usa esse tipo de software? Em caso afirmativo, o que funciona e o que não funciona? É a primeira vez que a organização usará software de videoconferência? Se for esse o caso, os compradores precisarão determinar como planejam implementar esse software e se seus sistemas atuais são compatíveis. Alguns pontos a considerar são:
Tamanho da empresa: Os compradores precisarão garantir que os produtos que estão considerando se adequem ao tamanho e à necessidade da organização. Ao comprar software, é importante garantir que o produto tenha a escalabilidade apropriada para se adaptar às necessidades em mudança.
Integrações: Muitas empresas precisam aproveitar soluções adaptáveis que se encaixem facilmente em um ecossistema de software existente. Para garantir que um novo produto seja adotado e utilizado adequadamente pelos funcionários, é fundamental garantir que a nova ferramenta seja compatível com os dispositivos e aplicativos da empresa, como calendários, software de e-mail, software CRM, e software de gerenciamento de projetos. Além disso, os compradores devem confirmar que o novo sistema de conferência é compatível com a tecnologia existente, como sistemas de sala, dispositivos móveis (iOS e Android), sistemas operacionais como PC e Mac, bem como navegadores comuns como Safari e Chrome. Isso ajudará a reduzir qualquer atrito potencial que os usuários frequentemente enfrentam ao implementar novas tecnologias.
Comparar Produtos de Software de Videoconferência
Crie uma lista longa
O primeiro passo para encontrar o software de videoconferência perfeito é criar uma lista preliminar de produtos que atendam às necessidades gerais do comprador. O próximo passo é reduzir a lista selecionando recursos específicos que são obrigatórios ou requisitos para o comprador. O G2.com fornece informações sobre o melhor software de videoconferência, permitindo que os compradores filtrem opções, bem como avaliações de usuários para ajudar a reduzir a lista de produtos para uma seleção mais relevante.
Crie uma lista curta
Criar uma lista curta de produtos é um passo importante no processo de compra. Embora possa ser assustador filtrar vários produtos, os usuários podem obter ajuda utilizando o recurso de comparação do G2. Este recurso pegará os produtos de escolha e os exibirá lado a lado para que o comprador possa facilmente determinar qual software atende aos requisitos importantes da lista.
Conduza demonstrações
Uma vez que o comprador tenha reduzido a lista de produtos, o próximo passo é conduzir uma demonstração. As demonstrações permitem que os compradores vejam um produto e seus recursos em mais detalhes. Para garantir que um comprador aproveite ao máximo uma demonstração, é importante ir preparado. Os compradores devem ter um cenário de negócios pronto que testará completamente cada produto em consideração. Além disso, os compradores devem perguntar sobre custo, suporte do fornecedor e quaisquer preocupações que tenham sobre o produto. Uma preparação adequada tornará mais fácil para um comprador comparar produtos após as demonstrações serem concluídas.
Seleção de Software de Videoconferência
Escolha uma equipe de seleção
O software de videoconferência é muito prático e amplamente utilizado em muitas empresas. Com isso em mente, um bom ponto de partida seria selecionar de três a cinco membros da equipe de vários departamentos e níveis de senioridade (como TI, alta administração e associados) para fazer parte da equipe de seleção. Quanto mais variada for a equipe de seleção, melhor uma empresa poderá avaliar o quão bem um produto atenderá às suas necessidades.
Negociação
Uma vez que a equipe de seleção tenha reduzido suas escolhas de software, é hora de discutir opções de personalização, preços e o tipo de suporte necessário do fornecedor. É sempre importante abordar as opções de preços, mesmo quando estão listadas no site de um fornecedor. Muitos fornecedores de software oferecerão descontos e opções de preços personalizados com base no que o comprador está procurando adquirir.
Decisão final
Uma vez que um comprador tenha tomado a decisão final sobre um produto e esteja pronto para prosseguir com a compra, é recomendado que ele conduza uma demonstração final, pergunte sobre um teste e determine quais são os próximos passos se o produto não atender às suas necessidades. Também é importante verificar o tipo de suporte que o fornecedor oferece após a implementação. A maioria dos fornecedores fornecerá serviços de suporte ao cliente, como chat de vídeo, para garantir facilidade de uso, bem como uma experiência agradável para o cliente. Esses passos podem proporcionar ao comprador uma sensação adicional de segurança e confiança ao tomar uma decisão final.
Tendências de Software de Videoconferência
Foco em segurança e privacidade
Devido ao trabalho remoto e equipes híbridas se tornando mais comuns, as empresas começarão a depender permanentemente do software de videoconferência para comunicações diárias. Como resultado, a privacidade e a segurança estão se tornando cada vez mais importantes para as empresas. Após algumas preocupações de segurança bem conhecidas em 2020, como o infame aviso do FBI sobre hackers e o sequestro de reuniões online, os fornecedores de software estão continuando a implementar mudanças para garantir que os clientes estejam protegidos contra ameaças externas. Recursos como criptografia de ponta a ponta, senhas e autenticação multifator estão se tornando mais comuns em várias ferramentas de videoconferência.
Experiência do usuário aprimorada
Os fornecedores estão utilizando inteligência artificial (IA) avançada e aprendizado de máquina para aprimorar a funcionalidade e qualidade de áudio e vídeo, o que é vital agora que tantas pessoas estão trabalhando de casa e dependem dessas ferramentas diariamente. Por exemplo, o processamento de linguagem natural, um subconjunto da IA, pode detectar automaticamente sons indesejados, reduzindo o ruído de fundo para aqueles que não estão no mudo e aprimorando a voz do orador. Visualmente, a visão computacional é usada para desfocar o fundo do usuário ou adicionar um fundo virtual, ajustar cor e iluminação, e até mesmo retocar a aparência do usuário. Esses recursos avançados levam as soluções de videoconferência em HD a um novo nível.
