Quanto custa o software de contabilidade?
O custo do software de contabilidade depende do tamanho e do tipo de indústria do seu negócio. Para pequenas empresas, um software de contabilidade fácil de usar, intuitivo e básico é uma boa escolha. Esta ferramenta oferece recursos como processamento de folha de pagamento, trilhas de auditoria, transferências bancárias e relatórios financeiros.
A faixa de preço varia de planos gratuitos (ou níveis gratuitos) até US$ 50 por mês para software de contabilidade mais abrangente e complexo. Empresas de médio a grande porte geralmente exigem mais recursos, como conversão de múltiplas moedas, suporte a múltiplos usuários, suporte a entidades, forex e tarifas, rastreamento de tempo e inventário, contabilidade global, RH central e análises detalhadas.
A maioria dos softwares de contabilidade de nível médio a empresarial oferece testes gratuitos. No entanto, é melhor entrar em contato diretamente com o fornecedor do software para obter uma cotação personalizada. A faixa de preço pode variar de US$ 50 a US$ 300 ou mais.
Este software pode ser comprado com base em qualquer um dos planos que eles oferecem. Normalmente, as opções de planos de assinatura incluem gratuito ou freemium, assinatura mensal, assinatura anual, pagamento conforme o uso e preços escalonados.
Como escolher o melhor software de contabilidade
Escolher um software de contabilidade é complicado porque requer insights sobre o processo de contabilidade de caixa, manutenção de livros-razão, geração de faturas e operações de investimento.
Coleta de requisitos (RFI/RFP) para software de contabilidade
Ao selecionar software de contabilidade, é importante primeiro observar como o negócio opera e depois se familiarizar com os diferentes tipos de software disponíveis. Existem várias opções de produtos de software de contabilidade, incluindo aqueles projetados para as necessidades de negócios de pequenas e médias empresas.
Compare produtos de software de contabilidade
Dependendo da indústria, o comprador pode querer criar uma lista longa de softwares projetados para ajudar empresas na indústria específica. Por exemplo, existem plataformas especificamente construídas para empresas de varejo, fabricantes, restaurantes, etc., bem como para muitos outros tipos de organizações comerciais.
Outro fator a considerar ao criar esta lista é quão fácil de usar o software é na contabilidade e reconciliação. Embora o software de contabilidade possa tornar certas tarefas mais fáceis, ainda requer um certo nível de compreensão financeira. Muitas vezes, o software de contabilidade construído para pequenas empresas é mais fácil de usar, mas tem menos recursos do que o software empresarial.
Crie uma lista curta
Após revisar e pesquisar o software na lista longa, o comprador pode restringir essa lista com base no orçamento. O software de contabilidade está disponível para atender a todos os orçamentos, e alguns aplicativos de contabilidade geral podem ser baixados gratuitamente ou comprados na prateleira a um preço mais baixo.
No entanto, os compradores devem lembrar que quanto mais especializado for um software, mais caro ele se torna. Isso ocorre porque a base de usuários para software especializado geralmente é relativamente pequena. Se a empresa deseja algo específico para sua indústria ou personalizado para o negócio, deve estar preparada para pagar um prêmio.
Realize demonstrações
Como regra geral, as empresas devem demonstrar todos os produtos em sua lista curta. Durante as demonstrações, os compradores devem fazer perguntas específicas sobre as funcionalidades que mais lhes interessam. Por exemplo, pode-se pedir para ser guiado por todos os recursos de contabilidade, como executar relatórios ou como importar dados financeiros de outros sistemas.
Seleção de software de contabilidade
Os contadores que usam este software devem estar envolvidos no processo de seleção. O contador pode preferir um aplicativo compatível com os que eles atualmente usam. Cada negócio é diferente, e o contador está na melhor posição para oferecer uma opinião informada sobre a melhor escolha para as necessidades particulares do negócio. O contador pode até mesmo ajudar a empresa a instalar e configurar o software escolhido.
Após escolher o software, os compradores devem lembrar que não precisam ficar presos a essa seleção para sempre; a maioria das plataformas permite complementos ou modificações. No entanto, essa decisão não deve ser tomada de ânimo leve, porque, independentemente do software escolhido, será um grande compromisso de tempo e dinheiro. Para ver o ROI, os compradores não podem mudar de ideia alguns meses depois e trocar de software novamente.
Negociação
Negociar um contrato de software é importante para minimizar riscos, seja em termos de proteção de desempenho, proteção de segurança ou simplesmente garantir que ambas as partes concordem sobre o que esperar uma da outra.
Se o negócio tiver fluxo de caixa, pode pedir um desconto em troca de um pagamento anual antecipado, e muitos fornecedores de software estão felizes em fazer esse acordo. Alternativamente, um fornecedor de software pode oferecer uso ilimitado se os compradores pagarem antecipadamente em vez de um preço de pacote mensal ou trimestral.
Os compradores também devem determinar se precisam de ajuda para implementar ou integrar o software de contabilidade com outro sistema. Normalmente, a primeira oferta de um fornecedor de software incluirá serviços de implementação em um determinado prazo. Os compradores podem pedir para que esses serviços sejam removidos se puderem gerenciá-los sozinhos ou se um terceiro puder fazê-lo por um preço mais barato.
Eles também precisam decidir por quanto tempo precisarão deste software. Se a empresa for usar o software por anos, o comprador pode negociar prazos mais longos, o que às vezes resulta em preços mais favoráveis.
Decisão final
A decisão final deve ser baseada em todas as informações coletadas anteriormente. As empresas devem priorizar as necessidades e selecionar a solução que atenda à maioria, se não a todas, de seus requisitos. As empresas devem lembrar que não existe um software perfeito, mas existe um que é o melhor para o seu negócio.
Os compradores devem conduzir um programa piloto com um tamanho de amostra menor de usuários para avaliar como o software é recebido. Se a plataforma receber boas avaliações, eles podem comprar com mais confiança. Se a ferramenta for ineficiente ou não estiver desempenhando como esperado, pode ser hora de testar outro software.
