Mejor Proveedores de VoIP

¿Qué es el software VoIP?

¿Quién usa el software VoIP?

¿Qué tipos de software VoIP existen?

¿Cuáles son los beneficios del software VoIP?

• Rentable: Una ventaja importante de la tecnología VoIP es su hardware y software de bajo costo. Esto también disminuye la necesidad de comprar más teléfonos inteligentes u otros dispositivos.
• Confiable: Mientras que los sistemas telefónicos tradicionales o regulares pueden ser propensos a fallas, los sistemas de comunicación unificada (UCaas) a menudo están respaldados por múltiples centros de datos, evitando una interrupción. Incluso si una empresa tiene problemas con su conexión a internet, las llamadas entrantes siempre pueden ser redirigidas a dispositivos móviles, incluso si falla la energía o la conexión a internet.
• Flexibilidad: Los usuarios de sistemas VoIP pueden agregar y eliminar líneas telefónicas según sea necesario, y a diferencia de los sistemas telefónicos fijos tradicionales, eliminar o agregar líneas VoIP requiere poco esfuerzo y tiempo.
• Integración: Los sistemas telefónicos IP se integran perfectamente con varias plataformas comerciales existentes. Muchos sistemas VoIP, por ejemplo, se integran con herramientas de gestión de relaciones con clientes (CRM), beneficiando tanto a grandes como a pequeñas empresas. Las empresas pueden aprovechar los beneficios del software VoIP sin modificar las aplicaciones actuales o la infraestructura de TI.
• Acceso remoto: VoIP hace posible llamar desde cualquier lugar utilizando cualquier dispositivo. Esto se está volviendo más importante con el trabajo remoto. Cada usuario en el sistema VoIP tiene un número VoIP único asignado a ellos. Usando este número, el usuario puede realizar y recibir llamadas en la oficina o desde casa. El software VoIP se puede usar en cualquier dispositivo móvil, incluidos teléfonos y laptops en Apple y Microsoft.
• Características y configuraciones avanzadas: VoIP puede ofrecer servicios de gestión empresarial premium como asistentes automáticos, grabación de llamadas y colas de llamadas. Con servicios VoIP personalizados, las empresas pueden diseñar un sistema que se ajuste a sus necesidades.

¿Cuáles son los desafíos con el software VoIP?

• Dependencia de la red: Las herramientas VoIP requieren una infraestructura de red confiable para una integración exitosa. VoIP depende de una conexión a internet para intercambiar paquetes de datos de voz, y las fallas de red pueden afectar significativamente la calidad y confiabilidad de las llamadas. Las empresas deben evaluar la estabilidad de su infraestructura de red e identificar posibles cuellos de botella como ancho de banda insuficiente, sobrecarga de red o conexiones poco confiables.
• Ancho de banda y conexión a internet: El ancho de banda insuficiente o el acceso a internet inconsistente al usar soluciones VoIP conduce a un servicio telefónico deficiente, llamadas fallidas y problemas de latencia. Trabajar con un proveedor de servicios de internet (ISP) que proporcione ancho de banda dedicado o emplear técnicas de priorización de tráfico como calidad de servicio (QoS) puede mejorar la velocidad de VoIP.
• Seguridad y configuración de firewall: Las implementaciones de VoIP son propensas a escuchas, fraude de peaje, ataques de denegación de servicio y otros problemas de seguridad. Se deben implementar estrategias de seguridad robustas como protocolos de cifrado, firewalls y sistemas de detección de intrusiones para proteger las redes VoIP. Dado que configurar estos puede ser un desafío, las empresas deben trabajar con especialistas en TI o proveedores de servicios VoIP para garantizar que se implementen configuraciones de firewall correctas y mejores prácticas de seguridad.
• Suministro de energía y respaldo: A diferencia de los intercambios privados de sucursales tradicionales (PBX), VoIP requiere una fuente de energía constante. Los cortes de energía pueden dejar inoperables los sistemas VoIP, causando interrupciones en las rutas de comunicación y afectando las operaciones de la empresa. Los cortes de energía pueden reducirse implementando dispositivos de suministro de energía ininterrumpida (UPS) o generadores de energía de respaldo. Además, las organizaciones deben considerar establecer soluciones de conmutación por error, como el enrutamiento automático de llamadas a dispositivos móviles o sitios alternativos, para garantizar la disponibilidad continua durante los cortes de energía.
• Capacitación del personal y adopción por parte del usuario: Los enfoques efectivos de capacitación y aceptación por parte del usuario son esenciales al adoptar un nuevo sistema de comunicación. Los empleados pueden no estar familiarizados con los sistemas VoIP en lugar de los sistemas telefónicos tradicionales, lo que resulta en reticencia o dificultades para adaptarse a la nueva tecnología. Además, debido a las diferencias de protocolo, formatos de datos o problemas de compatibilidad, integrar sistemas VoIP con aplicaciones corporativas existentes puede ser problemático. Proporcione sesiones de capacitación sustanciales, manuales de usuario y asistencia regular a los empleados que utilizan soluciones VoIP.

¿Cuáles son las características comunes del software VoIP?

VoIP proporciona una variedad de características que facilitan la comunicación. Si bien las características específicas difieren entre proveedores y planes, las siguientes son algunas características comunes que se encuentran dentro de las plataformas UCaaS y VoIP:

• Llamadas telefónicas: La telefonía VoIP permite a los usuarios realizar llamadas telefónicas en línea. Como resultado, las organizaciones pueden beneficiarse de una solución económica, confiable y portátil. Las llamadas por internet son ideales para empresas con empleados remotos o de campo.
• Mensajería instantánea: Los usuarios del software VoIP pueden enviar y recibir mensajes instantáneos a través de internet, lo que beneficia al soporte al cliente y la comunicación interna. Los empleados pueden discutir un elemento de acción o ponerse en contacto de manera informal a través de mensajes de texto, mejorando la cooperación, la productividad y el compromiso del equipo.
• Compartición de pantalla: El software VoIP permite a los usuarios compartir pantallas en tiempo real, ahorrando tiempo y aumentando la productividad. La compartición de pantalla se utiliza a menudo para la colaboración y presentaciones, lo cual es útil para trabajadores híbridos y remotos.
• Monitoreo de llamadas: El software VoIP permite a las empresas monitorear, grabar y rastrear llamadas, ayudando a las empresas a simplificar el servicio al cliente y mejorar el rendimiento.
• Identificación de llamadas: Los proveedores de servicios VoIP muestran el nombre y número de teléfono de las llamadas entrantes, permitiendo a los usuarios ver quién está llamando.
• Videoconferencia: Los usuarios pueden utilizar el software VoIP para realizar videollamadas a través de internet, lo que puede reducir los gastos operativos y de viaje al eliminar la necesidad de viajar para reuniones. La videoconferencia también beneficia a los usuarios al aumentar el compromiso y la cooperación de los trabajadores a distancia.
• Llamadas de escritorio a escritorio: El software VoIP permite a los usuarios contactarse entre sí a través de teléfonos móviles y líneas fijas. Esto ayuda a mantener el flujo de comunicación, lo cual es importante cuando varios usuarios manejan una sola llamada. Por ejemplo, un centro de llamadas se beneficiaría de la tecnología VoIP ya que transferir clientes a tiempo sería mucho más fácil.
• Llamadas de conferencia: Los usuarios pueden organizar llamadas de conferencia, lo que permite a varios usuarios realizar llamadas telefónicas o de video a través de internet a la vez. Esto es esencial para la colaboración en equipo y la comunicación con trabajadores remotos.
• Número de teléfono VoIP: La telefonía VoIP ofrece a los usuarios un número de teléfono único que se puede marcar en cualquier lugar. Los números únicos son ideales para empresas que no tienen una línea fija pero desean tener un número que refleje su ubicación.

Muchos proveedores de VoIP también ofrecerán las siguientes características:

• Proveedores de VoIP con capacidades de emparejamiento de software
• Proveedores de VoIP con capacidades de asistente automático
• Proveedores de VoIP con capacidades de extensión de navegador
• Proveedores de VoIP con capacidades de música en espera
• Proveedores de VoIP con capacidades de descarga individual

Precios del software VoIP

Un sistema telefónico VoIP generalmente cuesta entre $25 y $35 por línea mensualmente. La grabación de llamadas, las líneas gratuitas y el alquiler de equipos son extras opcionales.

Estos gastos pueden dividirse en cargos "recurrentes" y "únicos". Las tarifas de suscripción y los precios por usuario o por línea son los gastos recurrentes más comunes, mientras que los costos de configuración y equipo suelen ser gastos únicos.

El desvío de llamadas, el correo de voz y las llamadas nacionales son características comunes de VoIP incluidas en las tarifas de suscripción estándar. Se espera tener llamadas salientes y entrantes ilimitadas en todo el país.

Las características avanzadas como la integración con CRM, análisis complejos, llamadas ilimitadas, llamadas internacionales y soporte al cliente premium implicarán cargos adicionales. Definir y presupuestar los componentes fundamentales de las operaciones comerciales es crítico.

¿Cómo elegir el mejor software VoIP?

Al adquirir una solución VoIP, es crucial determinar si una solución en las instalaciones o basada en la nube es más adecuada para el negocio. El software VoIP basado en la nube o alojado generalmente no requiere hardware adicional y entrega llamadas a teléfonos instalados en la empresa, pero tiene un costo mensual más alto que las opciones VoIP en el sitio. Además, la mayoría de los productos VoIP basados en la nube ofrecen aplicaciones móviles que se integran con los teléfonos comerciales, permitiendo a los usuarios realizar y recibir llamadas utilizando una conexión de datos mientras viajan.

Los sistemas VoIP en las instalaciones o en el sitio requieren hardware suplementario que debe comprarse por adelantado. Sin embargo, puede compensar esto ofreciendo un costo mensual más bajo, seguridad adicional y más flexibilidad durante la configuración. Los sistemas VoIP en el sitio necesitan un IP-PBX y un dispositivo de puerta de enlace de red telefónica conmutada pública (PSTN) para funcionar correctamente. El IP-PBX enruta las llamadas a los teléfonos correctos en la web, mientras que el dispositivo de puerta de enlace PSTN convierte las llamadas de las señales de voz analógicas de la PSTN a señales digitales para el IP-PBX y viceversa, según sea necesario.

Ya sea que una empresa esté comenzando a explorar el software VoIP o esté buscando una solución más adecuada para sus necesidades, G2 puede ayudar a informar a los compradores sobre el mercado y ayudarlos a seleccionar el mejor producto de software para su negocio.

Recolección de requisitos (RFI/RFP) para software VoIP

Un comprador debe evaluar las necesidades de su organización al decidir qué tipo de software VoIP comprar. ¿La organización ya utiliza este tipo de software? ¿Es la primera vez que la organización utilizará software VoIP? Si ese es el caso, los compradores deben determinar cómo planean implementar este software y qué características necesitará la organización.

Algunos puntos a considerar son:

Tamaño de la empresa

Los compradores deberán asegurarse de que los productos que están considerando se adapten al tamaño y las necesidades de la organización. Asegurarse de que el producto tenga la flexibilidad y escalabilidad adecuadas para adaptarse a las condiciones cambiantes es esencial al comprar software.

Requisitos de integración

Los compradores deben saber qué sistemas comerciales requieren integración con un nuevo sistema VoIP de antemano. Por ejemplo, ¿el producto necesitará integrarse dentro de sistemas existentes, como plataformas CRM o ERP? Algunos productos VoIP pueden venir con interfaces de programación de aplicaciones (APIs) para la integración con software específico. Sin embargo, otros sistemas telefónicos no ofrecen esta capacidad.

Comparar productos de software VoIP

Crear una lista larga

El primer paso para encontrar la solución de software perfecta es crear una lista preliminar de productos que se ajusten a las necesidades generales del comprador. El siguiente paso es reducir la lista seleccionando características específicas que sean imprescindibles o requisitos para el comprador. G2.com proporciona información sobre el mejor software VoIP, permitiendo a los compradores filtrar opciones y reseñas de usuarios para ayudar a reducir la lista de productos a una selección más relevante.

Crear una lista corta

La creación de una lista corta de productos de software es un paso esencial en la compra. Aunque puede ser abrumador filtrar entre varios productos, los usuarios pueden obtener ayuda utilizando la función de comparación de G2. Esta función tomará los productos de elección y los mostrará lado a lado para que el comprador pueda determinar rápidamente qué software marca las casillas esenciales en la lista.

Realizar demostraciones

Una vez que el comprador ha reducido la lista de productos, el siguiente paso es realizar una demostración. Las demostraciones permiten a los compradores ver un producto y sus características con más detalle. Los compradores deben tener un escenario de negocio listo para probar el producto a fondo. Además, los compradores deben preguntar sobre el costo, el soporte del proveedor y cualquier inquietud sobre el producto.

Selección de software VoIP

Elegir un equipo de selección

El software VoIP es eficiente y ampliamente utilizado en muchas empresas. Con eso en mente, un buen punto de partida sería seleccionar de tres a cinco miembros del equipo de varios departamentos (como TI, gestión, ventas, etc.) y niveles de antigüedad para formar parte del equipo de selección. Cuanto más variado sea el equipo de selección, mejor podrá una empresa evaluar qué tan bien un producto satisfará sus necesidades.

Negociación

Una vez que el equipo de selección ha reducido sus opciones de software, es hora de discutir las opciones de personalización, precios y el tipo de soporte que necesita el proveedor. Siempre es importante abordar las opciones de precios, incluso cuando están listadas en el sitio web de un proveedor. Muchos proveedores de software ofrecerán descuentos y opciones de precios personalizados según lo que el comprador esté buscando adquirir.

Decisión final

Antes de tomar la decisión final sobre un producto y avanzar con una compra, utilizar una prueba gratuita y realizar una última demostración puede dar al comprador una sensación adicional de seguridad y confianza al tomar una decisión final.

Software y servicios relacionados con el software VoIP

• Software de conferencias de audio: El software de conferencias de audio utiliza una conexión de voz alojada para la comunicación. Estas son herramientas valiosas para grandes grupos de comunicación, ya que albergan conversaciones entre grandes grupos. También facilitan las llamadas internacionales al proporcionar números de acceso regional, eliminando la necesidad de planes telefónicos internacionales.
• Software de videoconferencia: El software de videoconferencia permite la comunicación en línea a través de reuniones de audio, reuniones de video y seminarios con funciones integradas como chat, compartición de pantalla y grabación. Estas aplicaciones mejoran la cooperación, ahorran costos de viaje y facilitan la comunicación a larga distancia o internacional. Los empleados de todos los niveles de una empresa pueden usar sistemas de videoconferencia para planificar o asistir a reuniones virtuales con compañeros de trabajo, socios corporativos o clientes, en cualquier parte del mundo.
• Plataformas de seminarios web: Los seminarios web esencialmente involucran a un conductor y una audiencia. El tamaño de la audiencia puede variar desde una pequeña capacitación de personal hasta una conferencia TED a gran escala. Las plataformas de seminarios web ayudan en la creación de presentaciones que se adhieren a las reglas de marca de la empresa mientras ofrecen personalización. Estas plataformas facilitan que empresas, escuelas y otros profesionales intercambien información y se conecten con sus audiencias sin estar físicamente presentes.
• Software de comunicaciones internas: El software de comunicaciones internas ofrece a los usuarios sistemas de mensajería instantánea que permiten conversaciones directas y grupales dentro de una empresa. Estas herramientas están diseñadas para ser simples y accesibles, permitiendo una comunicación rápida entre los miembros del equipo. Las tecnologías de mensajería empresarial hacen que comunicarse con compañeros de trabajo sea tan simple como enviar mensajes de texto a amigos en redes sociales o a través de SMS. La mayoría de las soluciones de comunicación interna incluyen soporte para emojis y GIF para fomentar una discusión genuina y natural en el lugar de trabajo. Sin embargo, algunas ofertas de comunicación interna han agregado recientemente funcionalidad VoIP limitada a sus productos para una cobertura de canal adicional.

¿Cuáles son los sistemas VoIP más confiables para las comunicaciones de oficina?

Aquí hay algunos de los sistemas VoIP más confiables para garantizar comunicaciones de oficina fluidas y consistentes:

• RingEX ofrece calidad de llamada de nivel empresarial y comunicaciones unificadas, lo que lo convierte en una opción confiable para equipos de oficina en diferentes ubicaciones.
• Nextiva ofrece una plataforma VoIP altamente estable con mensajería de equipo integrada y enrutamiento de llamadas adaptado a los flujos de trabajo de oficina.
• Dialpad Connect combina voz, transcripciones impulsadas por IA e integraciones sin problemas para mantener las comunicaciones de oficina eficientes y conscientes del contexto.
• GoTo Connect proporciona un sistema telefónico en la nube confiable con controles administrativos intuitivos, ideal para equipos de oficina que gestionan configuraciones híbridas o remotas.
• Ooma Office diseñado para oficinas pequeñas a medianas, ofrece una configuración fácil y calidad de llamada consistente sin requisitos de TI pesados.

¿Cuáles son los proveedores de VoIP mejor valorados para startups tecnológicas?

Aquí hay algunos de los mejores proveedores de VoIP adaptados para satisfacer las necesidades cambiantes de las startups tecnológicas y pequeñas empresas:

• OpenPhone está diseñado para startups. Ofrece características VoIP flexibles, como números compartidos e integraciones con CRM, para agilizar las comunicaciones del equipo.
• Aircall proporciona VoIP escalable con fuertes integraciones de aplicaciones, lo que lo hace ideal para equipos de ventas y soporte en startups tecnológicas de rápido movimiento.
• Dialpad Connect combina voz, mensajería y herramientas de transcripción impulsadas por IA para ayudar a las startups a mantenerse organizadas y receptivas.
• JustCall ofrece potentes características de llamadas salientes y automatización que empoderan a los equipos enfocados en el crecimiento para involucrar a los usuarios a nivel mundial.
• CloudTalk está optimizado para equipos orientados al cliente, y ofrece calidad de llamada confiable y análisis de rendimiento para apoyar el escalado de startups.

Tendencias del software VoIP

Las redes 5G se volverán comunes

Las redes 5G, también conocidas como redes inalámbricas de área amplia de quinta generación, tienen el potencial de alterar la conectividad a internet. Mejora las velocidades de comunicación y los tiempos de reacción mientras minimiza el jitter de llamadas y la pérdida de paquetes de datos durante la transferencia de datos. Como resultado, los usuarios tendrán una conexión a internet de banda ancha más rápida, velocidades de navegación ultrarrápidas y capacidades de red ampliadas.

Asistentes VoIP inteligentes

Debido a los avances continuos en el procesamiento del lenguaje, los asistentes virtuales son ahora más inteligentes que nunca. Al automatizar tareas de comunicación rutinarias, los asistentes VoIP pueden ayudar a los usuarios a concentrarse en obligaciones que requieren más atención. En términos de servicio al cliente, los asistentes inteligentes pueden ayudar a acelerar y aumentar la calidad de las conversaciones. Además, cuando se trata de comunicaciones internas, los asistentes VoIP modernos pueden grabar y transcribir reuniones sobre la marcha, reduciendo el tiempo dedicado a actividades administrativas.

Revisado y editado por Shanti S Nair