Beste VoIP-Anbieter

Was ist VoIP-Software?

Wer nutzt VoIP-Software?

Welche Arten von VoIP-Software gibt es?

Was sind die Vorteile von VoIP-Software?

• Kostengünstig: Ein wichtiger Vorteil der VoIP-Technologie sind die kostengünstigen Hardware- und Softwarelösungen. Dies verringert auch die Notwendigkeit, mehr Smartphones oder andere Geräte zu kaufen.
• Zuverlässig: Während herkömmliche oder reguläre Telefonsysteme anfällig für Ausfälle sein können, werden einheitliche Kommunikationssysteme (UCaas) oft von mehreren Rechenzentren unterstützt, um einen Ausfall zu verhindern. Selbst wenn ein Unternehmen Probleme mit seiner Internetverbindung hat, können eingehende Anrufe immer an mobile Geräte weitergeleitet werden, auch wenn der Strom oder die Internetverbindung ausfällt.
• Flexibilität: Benutzer von VoIP-Systemen können Telefonleitungen nach Bedarf hinzufügen und entfernen, und im Gegensatz zu herkömmlichen Festnetztelefonsystemen erfordert das Entfernen oder Hinzufügen von VoIP-Leitungen nur wenig Aufwand und Zeit.
• Integration: IP-Telefonsysteme integrieren sich nahtlos in mehrere bestehende Unternehmensplattformen. Viele VoIP-Systeme integrieren sich beispielsweise in Customer Relationship Management (CRM)-Tools, was sowohl großen als auch kleinen Unternehmen zugutekommt. Unternehmen können die Vorteile von VoIP-Software nutzen, ohne bestehende Anwendungen oder IT-Infrastrukturen zu ändern.
• Fernzugriff: VoIP ermöglicht das Telefonieren von überall mit jedem Gerät. Dies wird mit der Fernarbeit immer wichtiger. Jeder Benutzer im VoIP-System hat eine eindeutige VoIP-Nummer zugewiesen. Mit dieser Nummer kann der Benutzer Anrufe im Büro oder von zu Hause aus tätigen und empfangen. VoIP-Software kann auf jedem mobilen Gerät verwendet werden, einschließlich Telefonen und Laptops von Apple und Microsoft.
• Erweiterte Funktionen und Einstellungen: VoIP kann Premium-Unternehmensverwaltungsdienste wie automatische Assistenten, Anrufaufzeichnung und Anrufwarteschlangen bieten. Mit benutzerdefinierten VoIP-Diensten können Unternehmen ein System entwerfen, das ihren Bedürfnissen entspricht.

Was sind die Herausforderungen bei VoIP-Software?

• Netzwerkabhängigkeit: VoIP-Tools erfordern eine zuverlässige Netzwerk-Infrastruktur für eine erfolgreiche Integration. VoIP ist auf eine Internetverbindung angewiesen, um Sprachdatenpakete auszutauschen, und Netzwerkausfälle können die Anrufqualität und Zuverlässigkeit erheblich beeinträchtigen. Unternehmen sollten die Stabilität ihrer Netzwerk-Infrastruktur bewerten und potenzielle Engpässe wie unzureichende Bandbreite, Netzwerküberlastung oder unzuverlässige Verbindungen identifizieren.
• Bandbreite und Internetverbindung: Unzureichende Bandbreite oder inkonsistenter Internetzugang bei der Nutzung von VoIP-Lösungen führt zu schlechtem Telefondienst, fehlgeschlagenen Anrufen und Latenzproblemen. Die Zusammenarbeit mit einem Internetdienstanbieter (ISP), der dedizierte Bandbreite bereitstellt, oder die Anwendung von Techniken zur Verkehrspriorisierung wie Quality of Service (QoS) kann die VoIP-Geschwindigkeit verbessern.
• Sicherheits- und Firewall-Konfiguration: VoIP-Implementierungen sind anfällig für Abhören, Gebührenbetrug, Denial-of-Service-Angriffe und andere Sicherheitsprobleme. Robuste Sicherheitsstrategien wie Verschlüsselungsprotokolle, Firewalls und Intrusion-Detection-Systeme müssen implementiert werden, um VoIP-Netzwerke zu schützen. Da die Konfiguration dieser Systeme herausfordernd sein kann, müssen Unternehmen mit IT-Spezialisten oder VoIP-Dienstanbietern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Firewall-Einstellungen und Sicherheitsbest-Practices korrekt implementiert werden.
• Stromversorgung und Backup: Im Gegensatz zu herkömmlichen privaten Nebenstellenanlagen (PBX) erfordert VoIP eine konstante Stromquelle. Stromausfälle können VoIP-Systeme unbrauchbar machen, was zu Kommunikationsunterbrechungen und Beeinträchtigungen der Unternehmensabläufe führt. Stromausfälle können durch den Einsatz von unterbrechungsfreien Stromversorgungen (USV) oder Backup-Stromgeneratoren reduziert werden. Darüber hinaus sollten Organisationen die Einrichtung von Failover-Lösungen in Betracht ziehen, wie z.B. automatisierte Anrufweiterleitung an mobile Geräte oder alternative Standorte, um die Verfügbarkeit während Stromausfällen sicherzustellen.
• Mitarbeiterschulung und Benutzerakzeptanz: Effektive Schulungs- und Benutzerakzeptanzansätze sind beim Einsatz eines neuen Kommunikationssystems unerlässlich. Mitarbeiter sind möglicherweise mit VoIP-Systemen im Vergleich zu herkömmlichen Telefonsystemen unerfahren, was zu Zurückhaltung oder Schwierigkeiten bei der Anpassung an die neueste Technologie führen kann. Darüber hinaus kann die Integration von VoIP-Systemen in bestehende Unternehmensanwendungen aufgrund von Protokollunterschieden, Datenformaten oder Kompatibilitätsproblemen problematisch sein. Bieten Sie umfassende Schulungssitzungen, Benutzerhandbücher und regelmäßige Unterstützung für Mitarbeiter, die VoIP-Lösungen verwenden.

Was sind die häufigsten Funktionen von VoIP-Software?

VoIP bietet eine Vielzahl von Funktionen, die die Kommunikation erleichtern. Während spezifische Funktionen je nach Anbieter und Plan variieren, sind die folgenden einige häufige Funktionen, die in UCaaS-Plattformen und VoIP zu finden sind:

• Telefonanrufe: VoIP-Telefonie ermöglicht es Benutzern, Telefonanrufe online zu tätigen. Dadurch können Organisationen von einer kostengünstigen, zuverlässigen und tragbaren Lösung profitieren. Internetanrufe sind ideal für Unternehmen mit Remote- oder Außendienstmitarbeitern.
Instant Messaging: Benutzer von VoIP-Software können über das Internet Sofortnachrichten senden und empfangen, was dem Kundensupport und der internen Kommunikation zugutekommt. Mitarbeiter können ein Aktionspunkt diskutieren oder informell per Textnachricht in Kontakt bleiben, was die Zusammenarbeit, Produktivität und das Teamengagement verbessert. Bildschirmfreigabe: VoIP-Software ermöglicht es Benutzern, Bildschirme in Echtzeit zu teilen, was Zeit spart und die Produktivität steigert. Bildschirmfreigabe wird häufig für Zusammenarbeit und Präsentationen verwendet, was für hybride und Remote-Mitarbeiter hilfreich ist.
• Anrufüberwachung: VoIP-Software ermöglicht es Unternehmen, Anrufe zu überwachen, aufzuzeichnen und zu verfolgen, was Unternehmen dabei hilft, den Kundenservice zu vereinfachen und die Leistung zu verbessern.
• Anrufer-ID: VoIP-Dienstanbieter zeigen den Namen und die Telefonnummer eingehender Anrufer an, sodass Benutzer sehen können, wer anruft.
Videokonferenzen: Benutzer können VoIP-Software nutzen, um Videoanrufe über das Internet zu tätigen, was die Betriebs- und Reisekosten senken kann, indem die Notwendigkeit entfällt, für Meetings zu reisen. Videokonferenzen kommen den Benutzern auch zugute, indem sie das Engagement und die Zusammenarbeit von entfernten Mitarbeitern fördern.
• Schreibtisch-zu-Schreibtisch-Anrufe: VoIP-Software ermöglicht es Benutzern, sich gegenseitig über Mobiltelefone und Festnetztelefone zu kontaktieren. Dies hilft, den Kommunikationsfluss aufrechtzuerhalten, was wichtig ist, wenn mehrere Benutzer einen einzigen Anruf bearbeiten. Ein Callcenter würde beispielsweise von der VoIP-Technologie profitieren, da das rechtzeitige Weiterleiten von Kunden viel einfacher wäre.
Konferenzanrufe: Benutzer können Konferenzanrufe hosten – was es mehreren Benutzern ermöglicht, gleichzeitig Telefon- oder Videoanrufe über das Internet zu tätigen. Dies ist unerlässlich für die Teamzusammenarbeit und die Kommunikation mit Remote-Mitarbeitern. VoIP-Telefonnummer: VoIP-Telefonie bietet Benutzern eine eindeutige Telefonnummer, die überall gewählt werden kann. Eindeutige Nummern sind ideal für Unternehmen, die kein Festnetz haben, aber eine Nummer haben möchten, die ihren Standort widerspiegelt.

Viele VoIP-Anbieter bieten auch die folgenden Funktionen an:

• VoIP-Anbieter mit Software-Pairing-Funktionen
• VoIP-Anbieter mit automatisierten Assistentenfunktionen
• VoIP-Anbieter mit Browser-Erweiterungsfunktionen
• VoIP-Anbieter mit Wartemusik-Funktionen
• VoIP-Anbieter mit individuellen Download-Funktionen

VoIP-Software-Preise

Ein VoIP-Telefonsystem kostet in der Regel zwischen 25 und 35 US-Dollar pro Leitung monatlich. Anrufaufzeichnung, gebührenfreie Leitungen und Gerätemieten sind optionale Extras.

Diese Ausgaben können in "wiederkehrende" und "einmalige" Gebühren unterteilt werden. Abonnementgebühren und Preise pro Benutzer oder pro Leitung sind die häufigsten wiederkehrenden Ausgaben, während Einrichtungs- und Gerätekosten oft einmalige Ausgaben sind.

Anrufweiterleitung, Voicemail und Inlandsanrufe sind häufige VoIP-Funktionen, die in den Standardabonnementpreisen enthalten sind. Es wird erwartet, dass unbegrenzte ausgehende und eingehende Anrufe im ganzen Land möglich sind.

Erweiterte Funktionen wie CRM-Integration, komplexe Analysen, unbegrenzte Anrufe, internationale Anrufe und Premium-Kundensupport ziehen zusätzliche Gebühren nach sich. Es ist wichtig, die grundlegenden Komponenten der Geschäftsabläufe zu definieren und zu budgetieren.

Wie wählt man die beste VoIP-Software aus?

Beim Kauf einer VoIP-Lösung ist es wichtig zu bestimmen, ob eine vor Ort installierte oder cloudbasierte Lösung besser für das Unternehmen geeignet ist. Cloudbasierte oder gehostete VoIP-Software erfordert in der Regel keine zusätzliche Hardware und liefert Anrufe an Telefone, die im Unternehmen installiert sind, aber sie hat höhere monatliche Kosten als Vor-Ort-VoIP-Optionen. Darüber hinaus bieten die meisten cloudbasierten VoIP-Produkte mobile Anwendungen, die sich in Geschäftstelefone integrieren lassen, sodass Benutzer Anrufe tätigen und empfangen können, während sie unterwegs sind.

Vor Ort installierte oder Onsite-VoIP-Systeme erfordern zusätzliche Hardware, die im Voraus gekauft werden muss. Dennoch kann dies durch niedrigere monatliche Kosten, zusätzliche Sicherheit und mehr Flexibilität während der Einrichtung kompensiert werden. Onsite-VoIP-Systeme benötigen ein IP-PBX und ein öffentliches Telefonnetz (PSTN)-Gateway-Gerät, um korrekt zu funktionieren. Das IP-PBX leitet Anrufe an die richtigen Telefone im Web weiter, während das PSTN-Gateway-Gerät Anrufe von den analogen Sprachsignalen des PSTN in digitale Signale für das IP-PBX und zurück umwandelt, wenn nötig.

Egal, ob ein Unternehmen gerade erst beginnt, VoIP-Software zu erkunden, oder nach einer passenderen Lösung für seine Bedürfnisse sucht, G2 kann Käufern helfen, sich über den Markt zu informieren und ihnen bei der Auswahl des besten Softwareprodukts für ihr Unternehmen zu helfen.

Anforderungserhebung (RFI/RFP) für VoIP-Software

Ein Käufer sollte die Bedürfnisse seiner Organisation bewerten, wenn er entscheidet, welche Art von VoIP-Software er kaufen möchte. Verwendet die Organisation bereits diese Art von Software? Ist dies das erste Mal, dass die Organisation VoIP-Software verwenden wird? Wenn das der Fall ist, müssen Käufer bestimmen, wie sie planen, diese Software zu implementieren und welche Funktionen die Organisation benötigt.

Einige Punkte, die zu berücksichtigen sind:

Unternehmensgröße

Käufer müssen sicherstellen, dass die Produkte, die sie in Betracht ziehen, zur Größe und den Bedürfnissen der Organisation passen. Sicherzustellen, dass das Produkt die entsprechende Flexibilität und Skalierbarkeit hat, um sich an sich ändernde Bedingungen anzupassen, ist beim Kauf von Software entscheidend.

Integrationsanforderungen

Käufer müssen wissen, welche Geschäftssysteme eine Integration mit einem neuen VoIP-System erfordern, bevor sie eine Entscheidung treffen. Zum Beispiel, muss das Produkt in bestehende Systeme wie CRM- oder ERP-Plattformen integriert werden? Einige VoIP-Produkte können mit Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) für die Integration mit spezifischer Software geliefert werden. Andere Telefonsysteme bieten diese Fähigkeit jedoch nicht an.

Vergleich von VoIP-Softwareprodukten

Erstellen Sie eine Longlist

Der erste Schritt, um die perfekte Softwarelösung zu finden, besteht darin, eine vorläufige Liste von Produkten zu erstellen, die den allgemeinen Bedürfnissen des Käufers entsprechen. Der nächste Schritt besteht darin, die Liste zu verkleinern, indem spezifische Funktionen ausgewählt werden, die für den Käufer unverzichtbar oder erforderlich sind. G2.com bietet Informationen über die beste VoIP-Software, die es Käufern ermöglicht, Optionen und Benutzerbewertungen zu filtern, um die Produktliste auf eine relevantere Auswahl zu reduzieren.

Erstellen Sie eine Shortlist

Das Erstellen einer Shortlist von Softwareprodukten ist ein wesentlicher Schritt beim Kauf. Während es entmutigend sein kann, sich durch verschiedene Produkte zu filtern, können Benutzer Hilfe erhalten, indem sie die Vergleichsfunktion von G2 nutzen. Diese Funktion zeigt die ausgewählten Produkte nebeneinander an, sodass der Käufer schnell bestimmen kann, welche Software die wesentlichen Punkte auf der Liste erfüllt.

Demos durchführen

Sobald der Käufer die Produktliste eingegrenzt hat, besteht der nächste Schritt darin, eine Demo durchzuführen. Demos ermöglichen es Käufern, ein Produkt und seine Funktionen im Detail zu sehen. Käufer sollten ein Geschäftsszenario bereit haben, um das Produkt gründlich zu testen. Darüber hinaus sollten Käufer nach Kosten, Anbietersupport und etwaigen Bedenken bezüglich des Produkts fragen.

Auswahl von VoIP-Software

Wählen Sie ein Auswahlteam

VoIP-Software ist effizient und wird in vielen Unternehmen weit verbreitet eingesetzt. Mit diesem Wissen wäre ein guter Ausgangspunkt, drei bis fünf Teammitglieder aus verschiedenen Abteilungen (wie IT, Management, Vertrieb usw.) und Hierarchieebenen auszuwählen, um Teil des Auswahlteams zu sein. Je vielfältiger das Auswahlteam ist, desto besser kann ein Unternehmen beurteilen, wie gut ein Produkt ihre Bedürfnisse erfüllt.

Verhandlung

Sobald das Auswahlteam seine Softwareauswahl eingegrenzt hat, ist es an der Zeit, über Anpassungsoptionen, Preise und die Art des Supports zu sprechen, den der Anbieter benötigt. Es ist immer wichtig, Preisoptionen zu besprechen, auch wenn sie auf der Website eines Anbieters aufgeführt sind. Viele Softwareanbieter bieten Rabatte und individuelle Preisoptionen basierend auf dem, was der Käufer kaufen möchte.

Endgültige Entscheidung

Bevor eine endgültige Entscheidung über ein Produkt getroffen und mit einem Kauf fortgefahren wird, kann die Nutzung einer kostenlosen Testversion und die Durchführung einer letzten Demo dem Käufer ein zusätzliches Gefühl von Sicherheit und Vertrauen bei der endgültigen Entscheidung geben.

Software und Dienstleistungen im Zusammenhang mit VoIP-Software

• Audiokonferenz-Software: Audiokonferenz-Software verwendet eine gehostete Sprachverbindung für die Kommunikation. Diese sind wertvolle Werkzeuge für große Kommunikationsparteien, da sie Gespräche unter großen Gruppen hosten. Sie erleichtern auch internationale Anrufe, indem sie regionale Einwahlnummern bereitstellen, wodurch internationale Telefonpläne überflüssig werden.
• Videokonferenz-Software: Videokonferenz-Software ermöglicht Online-Kommunikation über Audio-Meetings, Video-Meetings und Seminare mit integrierten Funktionen wie Chat, Bildschirmfreigabe und Aufzeichnung. Diese Anwendungen verbessern die Zusammenarbeit, senken Reisekosten und erleichtern die Fern- oder internationale Kommunikation. Mitarbeiter auf allen Ebenen eines Unternehmens können Videokonferenzsysteme nutzen, um virtuelle Meetings mit Kollegen, Geschäftspartnern oder Kunden zu planen oder daran teilzunehmen – überall auf der Welt.
• Webinar-Plattformen: Webinare beinhalten im Wesentlichen einen Leiter und ein Publikum. Die Größe des Publikums kann von einer kleinen Mitarbeiterschulung bis zu einem groß angelegten TED-Vortrag reichen. Webinar-Plattformen helfen bei der Erstellung von Präsentationen, die den Markenrichtlinien des Unternehmens entsprechen, während sie Anpassungsmöglichkeiten bieten. Diese Plattformen erleichtern es Unternehmen, Schulen und anderen Fachleuten, Informationen auszutauschen und mit ihrem Publikum in Kontakt zu treten, ohne physisch anwesend zu sein.
• Interne Kommunikationssoftware: Interne Kommunikationssoftware bietet Benutzern Instant-Messaging-Systeme, die direkte und Gruppengespräche innerhalb eines Unternehmens ermöglichen. Diese Tools sind so konzipiert, dass sie einfach und zugänglich sind, um eine schnelle Kommunikation zwischen Teammitgliedern zu ermöglichen. Geschäftsnachrichtentechnologien machen die Kommunikation mit Kollegen so einfach wie das Texten von Freunden in sozialen Medien oder per SMS. Die meisten internen Kommunikationslösungen unterstützen Emojis und GIFs, um eine echte und natürliche Arbeitsplatzdiskussion zu fördern. Einige interne Kommunikationsangebote haben jedoch kürzlich begrenzte VoIP-Funktionalität zu ihren Produkten hinzugefügt, um zusätzliche Kanalabdeckung zu bieten.

Was sind die zuverlässigsten VoIP-Systeme für Bürokommunikation?

Hier sind einige der zuverlässigsten VoIP-Systeme, um eine reibungslose und konsistente Bürokommunikation zu gewährleisten:

• RingEX bietet unternehmensgerechte Anrufqualität und einheitliche Kommunikation, was es zu einer zuverlässigen Wahl für Büroteams an verschiedenen Standorten macht.
• Nextiva bietet eine hochstabile VoIP-Plattform mit integrierter Team-Messaging- und Anrufweiterleitung, die für Büroarbeitsabläufe maßgeschneidert ist.
• Dialpad Connect kombiniert Sprache, KI-gestützte Transkriptionen und nahtlose Integrationen, um die Bürokommunikation effizient und kontextbewusst zu halten.
• GoTo Connect bietet ein zuverlässiges Cloud-Telefonsystem mit intuitiven Admin-Kontrollen, ideal für Büroteams, die hybride oder Remote-Setups verwalten.
• Ooma Office ist für kleine bis mittelgroße Büros konzipiert und bietet eine einfache Einrichtung und konsistente Anrufqualität ohne hohe IT-Anforderungen.

Was sind die am besten bewerteten VoIP-Anbieter für Tech-Startups?

Hier sind einige der besten VoIP-Anbieter, die auf die sich schnell ändernden Bedürfnisse von Tech-Startups und kleinen Unternehmen zugeschnitten sind:

• OpenPhone ist für Startups entwickelt. Es bietet flexible VoIP-Funktionen wie geteilte Nummern und CRM-Integrationen, um die Teamkommunikation zu optimieren.
• Aircall bietet skalierbares VoIP mit starken App-Integrationen, was es ideal für Vertriebs- und Support-Teams in schnelllebigen Tech-Startups macht.
• Dialpad Connect kombiniert Sprach-, Messaging- und KI-gesteuerte Transkriptionstools, um Startups organisiert und reaktionsfähig zu halten.
• JustCall bietet leistungsstarke Outbound-Calling- und Automatisierungsfunktionen, die wachstumsorientierte Teams befähigen, Benutzer weltweit zu erreichen.
• CloudTalk ist für kundenorientierte Teams optimiert und bietet zuverlässige Anrufqualität und Leistungsanalysen, um das Wachstum von Startups zu unterstützen.

VoIP-Software-Trends

5G-Netzwerke werden Mainstream

5G-Netzwerke, auch bekannt als fünfte Generation von Weitverkehrs-Funknetzwerken, haben das Potenzial, die Internetkonnektivität zu verändern. Sie verbessern die Kommunikationsgeschwindigkeit und Reaktionszeiten, während sie Anrufjitter und Datenpaketverluste während der Datenübertragung minimieren. Infolgedessen werden Benutzer eine schnellere Breitband-Internetverbindung, blitzschnelle Surfgeschwindigkeiten und erweiterte Netzwerkkapazitäten haben.

Intelligente VoIP-Assistenten

Aufgrund fortlaufender Fortschritte in der Sprachverarbeitung sind virtuelle Assistenten jetzt intelligenter denn je. Durch die Automatisierung routinemäßiger Kommunikationsaufgaben können VoIP-Assistenten Benutzern helfen, sich auf aufmerksamkeitsintensivere Verpflichtungen zu konzentrieren. In Bezug auf den Kundenservice können intelligente Assistenten helfen, die Qualität und Geschwindigkeit von Gesprächen zu erhöhen. Darüber hinaus können moderne VoIP-Assistenten bei interner Kommunikation Meetings in Echtzeit aufzeichnen und transkribieren, wodurch die Zeit für Back-Office-Aktivitäten reduziert wird.

Überprüft und bearbeitet von Shanti S Nair