Más Información Sobre Software de Gestión de Servicios de Campo
¿Qué es el Software de Gestión de Servicios de Campo?
El software de gestión de servicios de campo (FSM) ayuda a las empresas a gestionar todos los recursos que intervienen en el proceso de FSM. El servicio de campo se refiere a cualquier servicio prestado fuera de la propiedad de la empresa o fuera del sitio. Estos servicios generalmente implican el envío de trabajadores o empleados a ubicaciones específicas de clientes para instalar, reparar o mantener equipos o sistemas. El software FSM permite a las empresas supervisar fácilmente dichas actividades de empleados fuera del sitio, monitorear, mantener la transparencia en cada operación, rastrear vehículos e integrarse con otros sistemas empresariales.
¿Qué Tipos de Software de Gestión de Servicios de Campo Existen?
FSM basado en la nube
Las soluciones de gestión de servicios de campo basadas en la nube almacenan datos de forma remota, permitiendo el acceso de múltiples usuarios al mismo tiempo. El almacenamiento en la nube también previene la pérdida de datos debido a fallos en computadoras o dispositivos, lo cual es beneficioso para empresas con un gran número de técnicos en el campo. Muchos productos basados en la nube también tienen un modelo de precios por suscripción mensual.
FSM en las instalaciones
Las soluciones de gestión de servicios de campo en las instalaciones son más personalizables y a veces ofrecen integraciones más simples con sistemas ya establecidos. Estos productos suelen ser más baratos porque son compras únicas. Esto puede ser una buena opción para empresas donde se necesitan personalizaciones para cumplir con los procesos empresariales.
¿Cuáles son las Características Comunes del Software de Gestión de Servicios de Campo?
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Gestión de órdenes de trabajo: El software FSM permite a los gerentes de servicios de campo gestionar todo el historial de órdenes de trabajo en un panel de control fácil de leer. La gestión de órdenes de trabajo también ayuda a los trabajadores de servicios de campo a realizar solicitudes de servicio y monitorear actualizaciones de estado en tiempo real. Esto hace que las reparaciones y el mantenimiento sean más eficientes en el campo.
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Programación: El software FSM ofrece funciones de programación para ayudar con la gestión de proyectos y empleados. Las empresas pueden programar rutas y horarios de trabajo para los trabajadores de servicios de campo con meses de anticipación para que puedan ver su trabajo con antelación y hacer los arreglos necesarios en sus horarios.
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Despacho: El software FSM ayuda con la logística de planificar rutas, elegir las instalaciones adecuadas y asegurar que los activos se utilicen de manera óptima. Las funciones de despacho pueden ayudar a los trabajadores en la industria del transporte a encontrar rutas de conducción óptimas con menos tráfico, lo que puede ayudarles a completar sus tareas.
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Facturación: El software FSM ofrece funciones de facturación que ayudan a gestionar las transacciones de ventas de servicios de campo. Esta función incluye la facturación inmediata directamente desde el técnico de campo que completó el trabajo, logrando así un ciclo de pago más ágil y rápido.
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Aplicaciones móviles: Las aplicaciones móviles ayudan a los gerentes a supervisar los servicios de campo sobre la marcha. Los gerentes de servicios de campo pueden monitorear a sus trabajadores, despachar flotas y programar trabajo para los empleados mientras viajan de un sitio a otro.
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Estimaciones de cotización: Las funciones de estimación de cotizaciones ayudan a los clientes potenciales a obtener una estimación de precio para ayudarles a decidir si seguir adelante con el servicio. Una vez que una empresa envía una estimación a un cliente, tienen la opción de aceptar o rechazar. Si el cliente acepta dentro del estimador de cotizaciones, las empresas pueden comenzar a hacer los arreglos necesarios para comenzar el trabajo de campo.
¿Cuáles son los Beneficios del Software de Gestión de Servicios de Campo?
Las soluciones de gestión de servicios de campo pueden hacer que una empresa sea más ágil y eficiente. Este software proporciona funciones que despachan técnicos, programan trabajadores, rastrean la ubicación de los empleados y acceden al trabajo, todo a través de una aplicación móvil que puede mejorar enormemente la gestión del tiempo. Las empresas también pueden establecer indicadores clave de rendimiento que pueden ayudar a los equipos a rastrear y gestionar objetivos anuales.
Aumento de la eficiencia y productividad: El software FSM ayuda a optimizar los horarios de trabajo de los empleados y las rutas de servicio, rastrear cómo y dónde se están utilizando los activos e inventarios, informar sobre la productividad y automatizar la facturación y las interacciones con los clientes. Esta solución ha reemplazado totalmente el sistema tradicional y manual de seguimiento de dichos datos, aumentando así tanto la eficiencia operativa como la productividad de los empleados.
Reducción de errores: El software FSM ayuda a recopilar, rastrear y analizar datos cruciales (como tiempos de finalización de trabajos, gastos y notas de campo), reduciendo la probabilidad de errores en la programación, finalización y facturación del trabajo. Estas mejoras pueden agilizar las operaciones de la empresa y mejorar la satisfacción del cliente.
Cumplimiento de las expectativas del cliente: El software FSM proporciona portales para clientes con fácil reserva en línea, notificaciones automáticas, informes y facturación, y más capacidad en torno a características amigables para el cliente como financiamiento al consumidor y planes de servicio recurrentes.
Experiencia óptima del empleado: Liberados de cargas administrativas, los trabajadores de campo pueden acceder fácilmente a recursos esenciales, comunicarse de manera efectiva, recibir horarios y actualizaciones en un lugar centralizado.
¿Quién Usa el Software de Gestión de Servicios de Campo?
El software de gestión de servicios de campo es utilizado por cualquier persona que trabaje en servicios de campo—actividades fuera del sitio o en la ubicación del cliente—como instalaciones, reparaciones y servicios de equipos o sistemas. Estos incluyen empresas que brindan servicios en los campos de HVAC, mantenimiento de propiedades, atención médica, cable, telecomunicaciones e ingeniería pesada. El software FSM ayuda a agilizar las operaciones diarias del trabajo de campo al mejorar la comunicación entre las ubicaciones en el sitio y fuera del sitio a las que los trabajadores de servicios de campo deben trasladarse. En un servicio de campo como la construcción, por ejemplo, un gerente puede desplegar a sus trabajadores en una ubicación fuera del sitio y luego rastrear y gestionar a sus trabajadores durante el día utilizando el software FSM.
¿Cuál es el mejor software de gestión de servicios de campo para pequeñas empresas?
Para las pequeñas empresas que buscan agilizar las operaciones, mejorar el servicio al cliente y gestionar equipos de campo de manera eficiente, las principales plataformas de gestión de servicios de campo para pequeñas empresas incluyen:
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Connecteam ofrece una solución de gestión de la fuerza laboral móvil diseñada para equipos sin escritorio. Proporciona funciones como programación, seguimiento de tiempo, gestión de tareas y herramientas de comunicación, lo que lo hace ideal para pequeñas empresas que buscan una plataforma todo en uno.
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Jobber está diseñado para empresas de servicios a domicilio. Ofrece herramientas para programación, facturación, gestión de clientes y procesamiento de pagos. Su interfaz fácil de usar y asequibilidad lo convierten en una opción principal para pequeñas empresas.
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Housecall Pro proporciona una solución integral para profesionales de servicios a domicilio, incluyendo funciones como reserva en línea, despacho, facturación y procesamiento de pagos. Es conocido por su facilidad de uso y funcionalidad robusta.
Desafíos con el Software de Gestión de Servicios de Campo
Entradas duplicadas: Un problema que podría surgir al usar el software FSM son las entradas duplicadas. Dado que los trabajadores de campo tienden a escribir informes de campo manualmente, esto puede ser tedioso si tienen que transferirlos al software FSM también. Esto lleva a una pérdida de tiempo y papeleo adicional.
Falta de comunicación en persona: Gestionar a los trabajadores de campo a través del software FSM puede dejar sin tiempo para la comunicación cara a cara real. Mientras que los gerentes de campo pueden sentir que están gestionando a sus trabajadores de manera efectiva a través de la nube, esto podría llevar a problemas de comunicación que no surgirían si el problema se abordara en persona. Las empresas que implementan el software FSM deben asegurarse de proporcionar tiempo adecuado para abordar problemas importantes en persona.
¿Qué Empresas Deberían Comprar Software de Gestión de Servicios de Campo?
Móviles, atención médica e inmobiliarias: Industrias como móviles, atención médica e inmobiliarias pueden usar el software FSM ya que podrían usar principios y herramientas de servicios de campo en su trabajo.
Empresas con empleados a tiempo completo y contratistas: Industrias con empleados a tiempo completo y contratistas independientes trabajando lado a lado podrían requerir herramientas que puedan proporcionar acceso y permisos basados en el rol del trabajador.
Cómo Comprar Software de Gestión de Servicios de Campo
Diferentes empresas tienen diferentes necesidades y objetivos, por lo que al buscar software FSM, habrá una serie de factores a considerar para encontrar la mejor solución.
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gestión de Servicios de Campo
El objetivo principal al tomar una decisión de compra para el software FSM es elegir un software que esté bien alineado con el deseo y presupuesto de la empresa. Para mejorar el rendimiento del personal de servicios de campo y permitir que los gerentes monitoreen y mejoren fácilmente el rendimiento del equipo, la empresa puede requerir un producto que pueda capturar incluso la información más mínima desde el inicio del proceso hasta la finalización de la tarea.
Otro factor clave al recopilar requisitos para el software FSM es asegurarse de que apoye los planes de actualización futura de una empresa. Es una buena práctica verificar con el proveedor de software si el software FSM puede apoyar al comprador a largo plazo también.
Algunas preguntas importantes a hacer al decidir sobre el viaje de gestión de servicios de campo son:
- ¿Qué información se puede capturar en el software FSM?
- ¿Qué tan precisa y en tiempo real puede ser la información capturada?
- ¿Puede el software proporcionar recomendaciones en tiempo real sobre la disponibilidad de activos?
- ¿Se utilizará el software FSM para centros de datos heredados o nuevos?
- ¿Es la solución escalable para cumplir con los requisitos futuros?
- ¿La solución FSM proporciona un alto nivel de seguridad?
Responder estas preguntas ayudará a definir el alcance de los requisitos para el software FSM.
Crear una lista larga
Una vez que el cliente ha decidido que necesita software FSM para supervisar sus operaciones de centro de datos, el siguiente paso sería hacer una lista larga de las mejores opciones que están actualmente disponibles en el mercado. Las listas largas ayudan a eliminar software que no proporciona funcionalidad crítica, reduciendo así la lista para que sea más compacta y precisa.
Crear una lista corta
Una vez que la lista se ha reducido, el cliente puede comenzar a comparar diferentes características y ofertas del software FSM según las necesidades de la empresa. También se toman decisiones de precios para asegurar que el software seleccionado se ajuste al presupuesto de TI. Un método altamente eficiente de comparar varios software FSM sería optar por plataformas de revisión tecnológica como g2.com, que proporcionan reseñas imparciales y también ofrecen diferentes perspectivas sobre los beneficios o problemas con varios software FSM, y escuchar lo que otros usuarios tienen que decir.
Realizar demostraciones
Una vez que la lista se ha reducido aún más, los clientes pueden optar por verificar si los proveedores de software FSM están proporcionando una demostración en vivo o una versión de prueba gratuita (con funcionalidad limitada). El software FSM es un compromiso significativo en términos de tiempo y costo, por lo que tomar la decisión correcta es crítico para el cliente. Los clientes pueden usar las versiones de prueba antes de finalmente comprometerse con la decisión de compra.
Selección de Software de Gestión de Servicios de Campo
Elegir un equipo de selección
Elegir el equipo adecuado para trabajar juntos en la elección del software FSM es una parte crítica del proceso. Este equipo estará a cargo de identificar puntos de dolor para finalmente supervisar toda la implementación del software FSM.
¿Cuánto Cuesta el Software de Gestión de Servicios de Campo?
El software de gestión de servicios de campo puede ser una inversión valiosa para muchas empresas que manejan un gran volumen de órdenes de trabajo. La fijación de precios por suscripción, generalmente vinculada al número de usuarios de la organización, es la estructura de precios más común. Generalmente, las ofertas basadas en suscripción tienen costos que comienzan en $30–$50 por mes para un solo usuario y luego aumentan alrededor de $20–$30 por usuario adicional por mes para los planes más básicos. Las herramientas avanzadas e integraciones generalmente requieren niveles de suscripción más caros que comienzan en $100 o más por mes.
Tendencias del Software de Gestión de Servicios de Campo
Automatización: El software FSM está automatizando cada vez más tareas tediosas. La mayoría de la automatización se aplica a operaciones de backend como programación, gestión de despacho, gestión de contratos, SLA y garantías, y gestión de inventario. La tendencia de automatizar estas tareas tediosas ayudará a agilizar el proceso operativo.
Mantenimiento predictivo: Una tendencia importante en la gestión de servicios de campo es predecir cuándo se necesitarán reparaciones. Muchos gerentes de servicios de campo están conectando sus herramientas de servicio de campo con software de gestión de IoT. Esto les ayuda a monitorear activamente la salud del equipo y establecer medidas predeterminadas para prevenir posibles daños. Algunas herramientas de IoT incluso pueden simular el comportamiento normal del dispositivo, lo que les permite comparar con la salud actual del dispositivo. De esta manera, pueden ver si los dispositivos de campo están en la mejor condición posible.
