Migliori Fornitori di VoIP

Che cos'è il software VoIP?

Chi utilizza il software VoIP?

Quali tipi di software VoIP esistono?

Quali sono i vantaggi del software VoIP?

• Economico: Un vantaggio importante della tecnologia VoIP è il suo hardware e software a basso costo. Questo riduce anche la necessità di acquistare più smartphone o altri dispositivi.
• Affidabile: Mentre i sistemi telefonici tradizionali o regolari possono essere soggetti a guasti, i sistemi di comunicazione unificata (UCaas) sono spesso supportati da più data center, prevenendo un'interruzione. Anche se un'azienda ha problemi con la sua connessione internet, le chiamate in arrivo possono sempre essere instradate ai dispositivi mobili, anche se l'alimentazione o la connessione internet falliscono.
• Flessibilità: Gli utenti dei sistemi VoIP possono aggiungere e rimuovere linee telefoniche secondo necessità, e a differenza dei sistemi telefonici fissi tradizionali, rimuovere o aggiungere linee VoIP richiede poco sforzo e tempo.
• Integrazione: I sistemi telefonici IP si integrano perfettamente con diverse piattaforme aziendali esistenti. Molti sistemi VoIP, ad esempio, si integrano con strumenti di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), beneficiando sia le grandi che le piccole imprese. Le aziende possono trarre vantaggio dal software VoIP senza modificare le applicazioni o l'infrastruttura IT attuali.
• Accesso remoto: Il VoIP rende possibile chiamare da qualsiasi luogo utilizzando qualsiasi dispositivo. Questo sta diventando sempre più importante con il lavoro a distanza. Ogni utente nel sistema VoIP ha un numero VoIP unico assegnato a loro. Utilizzando questo numero, l'utente può effettuare e ricevere chiamate in ufficio o da casa. Il software VoIP può essere utilizzato su qualsiasi dispositivo mobile, inclusi telefoni e laptop su Apple e Microsoft.
• Funzionalità e impostazioni avanzate: Il VoIP può offrire servizi di gestione aziendale premium come assistenti automatici, registrazione delle chiamate e code di chiamata. Con servizi VoIP personalizzati, le aziende possono progettare un sistema per soddisfare le loro esigenze.

Quali sono le sfide con il software VoIP?

• Dipendenza dalla rete: Gli strumenti VoIP richiedono un'infrastruttura di rete affidabile per un'integrazione di successo. Il VoIP si basa su una connessione internet per scambiare pacchetti di dati vocali, e i guasti della rete possono influire significativamente sulla qualità e affidabilità delle chiamate. Le aziende dovrebbero valutare la stabilità della loro infrastruttura di rete e identificare potenziali colli di bottiglia come larghezza di banda insufficiente, sovraccarico della rete o connessioni inaffidabili.
• Larghezza di banda e connessione internet: Una larghezza di banda insufficiente o un accesso internet incoerente durante l'uso di soluzioni VoIP porta a un servizio telefonico scadente, chiamate fallite e problemi di latenza. Lavorare con un fornitore di servizi internet (ISP) che fornisce larghezza di banda dedicata o impiegare tecniche di prioritizzazione del traffico come la qualità del servizio (QoS) può migliorare la velocità del VoIP.
• Sicurezza e configurazione del firewall: Le implementazioni VoIP sono soggette a intercettazioni, frodi sui pedaggi, attacchi denial-of-service e altri problemi di sicurezza. Strategie di sicurezza robuste come protocolli di crittografia, firewall e sistemi di rilevamento delle intrusioni devono essere implementati per proteggere le reti VoIP. Poiché la configurazione di questi può essere impegnativa, le aziende devono lavorare con specialisti IT o fornitori di servizi VoIP per garantire che le impostazioni del firewall e le migliori pratiche di sicurezza siano implementate correttamente.
• Alimentazione e backup: A differenza degli scambi privati tradizionali (PBX), il VoIP richiede una fonte di alimentazione costante. Le interruzioni di corrente possono rendere i sistemi VoIP inoperabili, causando interruzioni delle rotte di comunicazione e sofferenze nelle operazioni aziendali. Le interruzioni di corrente possono essere ridotte implementando dispositivi di alimentazione ininterrotta (UPS) o generatori di alimentazione di backup. Inoltre, le organizzazioni dovrebbero considerare di stabilire soluzioni di failover, come l'instradamento automatico delle chiamate ai dispositivi mobili o siti alternativi, per garantire la disponibilità continua durante le interruzioni di corrente.
• Formazione del personale e adozione da parte degli utenti: Approcci efficaci alla formazione e all'accettazione degli utenti sono essenziali quando si adotta un nuovo sistema di comunicazione. I dipendenti potrebbero non avere esperienza con i sistemi VoIP rispetto ai sistemi telefonici tradizionali, risultando in riluttanza o difficoltà ad adattarsi alla nuova tecnologia. Inoltre, a causa delle differenze di protocollo, formati di dati o problemi di compatibilità, l'integrazione dei sistemi VoIP con le applicazioni aziendali esistenti può essere problematica. Fornire sessioni di formazione sostanziali, manuali utente e assistenza regolare ai dipendenti che utilizzano soluzioni VoIP.

Quali sono le caratteristiche comuni del software VoIP?

Il VoIP offre una varietà di funzionalità che facilitano la comunicazione. Mentre le funzionalità specifiche differiscono tra i fornitori e i piani, le seguenti sono alcune caratteristiche comuni presenti nelle piattaforme UCaaS e VoIP:

• Chiamate telefoniche: La telefonia VoIP consente agli utenti di effettuare chiamate telefoniche online. Di conseguenza, le organizzazioni possono beneficiare di una soluzione economica, affidabile e portatile. Le chiamate internet sono ideali per le aziende con dipendenti remoti o sul campo.
Messaggistica istantanea: Gli utenti del software VoIP possono inviare e ricevere messaggi istantanei tramite internet, il che avvantaggia il supporto clienti e la comunicazione interna. I dipendenti possono discutere un elemento d'azione o contattarsi informalmente tramite messaggi, migliorando la cooperazione, la produttività e il coinvolgimento del team. Condivisione dello schermo: Il software VoIP consente agli utenti di condividere schermi in tempo reale, risparmiando tempo e aumentando la produttività. La condivisione dello schermo è spesso utilizzata per la collaborazione e le presentazioni, utile per i lavoratori ibridi e remoti.
• Monitoraggio delle chiamate: Il software VoIP consente alle aziende di monitorare, registrare e tracciare le chiamate, aiutando le aziende a semplificare il servizio clienti e migliorare le prestazioni.
• ID chiamante: I fornitori di servizi VoIP visualizzano il nome e il numero di telefono dei chiamanti in arrivo, consentendo agli utenti di vedere chi sta chiamando.
Videoconferenze: Gli utenti possono utilizzare il software VoIP per effettuare videochiamate tramite Internet, il che può ridurre le spese operative e di viaggio eliminando la necessità di viaggiare per le riunioni. Le videoconferenze avvantaggiano anche gli utenti aumentando il coinvolgimento e la cooperazione dei lavoratori a distanza.
• Chiamate da scrivania a scrivania: Il software VoIP consente agli utenti di contattarsi tramite telefoni cellulari e linee fisse. Questo aiuta a mantenere il flusso di comunicazione, importante quando più utenti gestiscono una singola chiamata. Ad esempio, un call center trarrebbe vantaggio dalla tecnologia VoIP poiché trasferire i clienti in tempo sarebbe molto più facile.
Chiamate in conferenza: Gli utenti possono ospitare chiamate in conferenza, che consentono a più utenti di effettuare chiamate telefoniche o video tramite internet contemporaneamente. Questo è essenziale per la collaborazione del team e la comunicazione con i lavoratori remoti. Numero di telefono VoIP: La telefonia VoIP offre agli utenti un numero di telefono unico che può essere composto ovunque. I numeri unici sono ideali per le aziende che non hanno una linea fissa ma vogliono avere un numero che rifletta la loro posizione.

Molti fornitori di VoIP offriranno anche le seguenti funzionalità:

• Fornitori di VoIP con capacità di abbinamento software
• Fornitori di VoIP con capacità di assistente automatico
• Fornitori di VoIP con capacità di estensione del browser
• Fornitori di VoIP con capacità di musica d'attesa
• Fornitori di VoIP con capacità di download individuale

Prezzi del software VoIP

Un sistema telefonico VoIP costa tipicamente tra i 25 e i 35 dollari per linea al mese. La registrazione delle chiamate, le linee senza pedaggio e il noleggio delle attrezzature sono extra opzionali.

Queste spese possono essere divise in "ricorrenti" e "una tantum". Le tariffe di abbonamento e i prezzi per utente o per linea sono le spese ricorrenti più comuni, mentre i costi di installazione e attrezzature sono spesso spese una tantum.

Il trasferimento di chiamata, la segreteria telefonica e le chiamate nazionali sono caratteristiche comuni del VoIP incluse nelle tariffe di abbonamento standard. Si prevede di avere chiamate in uscita e in entrata illimitate in tutto il paese.

Le funzionalità avanzate come l'integrazione CRM, analisi complesse, chiamate illimitate, chiamate internazionali e supporto clienti premium comporteranno costi aggiuntivi. Definire e pianificare i componenti fondamentali delle operazioni aziendali è fondamentale.

Come scegliere il miglior software VoIP?

Quando si acquista una soluzione VoIP, è cruciale determinare se una soluzione on-premises o basata su cloud è più adatta per l'azienda. Il software VoIP basato su cloud o ospitato in genere non richiede hardware aggiuntivo e consegna le chiamate ai telefoni installati presso l'azienda, ma comporta un costo mensile più elevato rispetto alle opzioni VoIP onsite. Inoltre, la maggior parte dei prodotti VoIP basati su cloud offre applicazioni mobili che si integrano con i telefoni aziendali, consentendo agli utenti di effettuare e ricevere chiamate utilizzando una connessione dati mentre sono in viaggio.

I sistemi VoIP on-premises o onsite richiedono hardware supplementare che deve essere acquistato in anticipo. Tuttavia, può compensare questo offrendo un costo mensile inferiore, maggiore sicurezza e più flessibilità durante l'installazione. I sistemi VoIP onsite necessitano di un IP-PBX e di un dispositivo gateway di rete telefonica pubblica commutata (PSTN) per funzionare correttamente. L'IP-PBX instrada le chiamate ai telefoni corretti sul web, mentre il dispositivo gateway PSTN converte le chiamate dai segnali vocali analogici del PSTN a segnali digitali per l'IP-PBX e viceversa, se necessario.

Che un'azienda stia appena iniziando a esplorare il software VoIP o stia cercando una soluzione più appropriata per le loro esigenze, G2 può aiutare a informare gli acquirenti sul mercato e assisterli nella selezione del miglior prodotto software per la loro attività.

Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software VoIP

Un acquirente dovrebbe valutare le esigenze della propria organizzazione quando decide il tipo di software VoIP da acquistare. L'organizzazione utilizza già questo tipo di software? È la prima volta che l'organizzazione utilizzerà il software VoIP? Se è così, gli acquirenti devono determinare come intendono implementare questo software e quali funzionalità l'organizzazione avrà bisogno.

Alcuni punti da considerare sono:

Dimensione dell'azienda

Gli acquirenti dovranno assicurarsi che i prodotti che stanno esaminando si adattino alle dimensioni e alle esigenze dell'organizzazione. Assicurarsi che il prodotto abbia la flessibilità e la scalabilità appropriate per adattarsi alle condizioni mutevoli è essenziale quando si acquista un software.

Requisiti di integrazione

Gli acquirenti devono sapere quali sistemi aziendali richiedono l'integrazione con un nuovo sistema VoIP in anticipo. Ad esempio, il prodotto dovrà essere integrato nei sistemi esistenti, come le piattaforme CRM o ERP? Alcuni prodotti VoIP possono venire con interfacce di programmazione delle applicazioni (API) per l'integrazione con software specifici. Tuttavia, altri sistemi telefonici non offrono questa capacità.

Confronta i prodotti software VoIP

Crea una lista lunga

Il primo passo per trovare la soluzione software perfetta è creare un elenco preliminare di prodotti che soddisfano le esigenze generali dell'acquirente. Il passo successivo è restringere l'elenco selezionando funzionalità specifiche che sono indispensabili o requisiti per l'acquirente. G2.com fornisce informazioni sui migliori software VoIP, consentendo agli acquirenti di filtrare le opzioni e le recensioni degli utenti per aiutare a restringere l'elenco dei prodotti a una selezione più pertinente.

Crea una lista corta

Selezionare i prodotti software è un passaggio essenziale nell'acquisto. Sebbene possa essere scoraggiante filtrare tra vari prodotti, gli utenti possono ottenere aiuto utilizzando la funzione confronta di G2. Questa funzione prenderà i prodotti di scelta e li visualizzerà fianco a fianco in modo che l'acquirente possa determinare rapidamente quale software soddisfa le caselle essenziali nell'elenco.

Conduci demo

Una volta che l'acquirente ha ristretto l'elenco dei prodotti, il passo successivo è condurre una demo. Le demo consentono agli acquirenti di vedere un prodotto e le sue funzionalità in modo più dettagliato. Gli acquirenti dovrebbero avere uno scenario aziendale pronto per testare il prodotto a fondo. Inoltre, gli acquirenti dovrebbero informarsi sui costi, il supporto del fornitore e qualsiasi preoccupazione riguardante il prodotto.

Selezione del software VoIP

Scegli un team di selezione

Il software VoIP è efficiente e ampiamente utilizzato in molte aziende. Tenendo presente ciò, un buon punto di partenza sarebbe selezionare da tre a cinque membri del team provenienti da vari dipartimenti (come IT, gestione, vendite, ecc.) e livelli di anzianità per far parte del team di selezione. Più variegato è il team di selezione, meglio un'azienda può valutare quanto bene un prodotto soddisferà le loro esigenze.

Negoziazione

Una volta che il team di selezione ha ristretto le loro scelte di software, è il momento di discutere le opzioni di personalizzazione, i prezzi e il tipo di supporto di cui il fornitore ha bisogno. È sempre importante affrontare le opzioni di prezzo, anche quando sono elencate sul sito web di un fornitore. Molti fornitori di software offriranno sconti e opzioni di prezzo personalizzate in base a ciò che l'acquirente sta cercando di acquistare.

Decisione finale

Prima di prendere la decisione finale su un prodotto e procedere con un acquisto, utilizzare una prova gratuita e condurre una demo finale può dare all'acquirente un ulteriore senso di sicurezza e fiducia quando prende una decisione finale.

Software e servizi correlati al software VoIP

• Software di conferenza audio: Il software di conferenza audio utilizza una connessione vocale ospitata per la comunicazione. Questi sono strumenti preziosi per grandi gruppi di comunicazione poiché ospitano conversazioni tra grandi gruppi. Rendono anche più facili le chiamate internazionali fornendo numeri di accesso regionali, eliminando la necessità di piani telefonici internazionali.
• Software di videoconferenza: Il software di videoconferenza consente la comunicazione online tramite riunioni audio, riunioni video e seminari con funzionalità integrate come chat, condivisione dello schermo e registrazione. Queste applicazioni migliorano la cooperazione, riducono i costi di viaggio e facilitano la comunicazione a lunga distanza o internazionale. I dipendenti a tutti i livelli di un'azienda possono utilizzare i sistemi di videoconferenza per pianificare o partecipare a riunioni virtuali con colleghi, partner aziendali o clienti, ovunque nel mondo.
• Piattaforme per webinar: I webinar coinvolgono essenzialmente un conduttore e un pubblico. La dimensione del pubblico può variare da una piccola formazione del personale a una conferenza TED su larga scala. Le piattaforme per webinar aiutano nella creazione di presentazioni che aderiscono alle regole del marchio aziendale offrendo personalizzazione. Queste piattaforme rendono facile per aziende, scuole e altri professionisti scambiare informazioni e connettersi con il loro pubblico senza essere fisicamente presenti.
• Software di comunicazione interna: Il software di comunicazione interna offre agli utenti sistemi di messaggistica istantanea che consentono conversazioni dirette e di gruppo all'interno di un'azienda. Questi strumenti sono progettati per essere semplici e accessibili, consentendo una comunicazione rapida tra i membri del team. Le tecnologie di messaggistica aziendale rendono la comunicazione con i colleghi semplice come inviare messaggi agli amici sui social media o tramite SMS. La maggior parte delle soluzioni di comunicazione interna include il supporto per emoji e GIF per incoraggiare una discussione genuina e naturale sul posto di lavoro. Tuttavia, alcune offerte di comunicazione interna hanno recentemente aggiunto funzionalità VoIP limitate ai loro prodotti per una copertura di canali extra.

Quali sono i sistemi VoIP più affidabili per le comunicazioni in ufficio?

Ecco alcuni dei sistemi VoIP più affidabili per garantire comunicazioni in ufficio fluide e costanti:

• RingEX offre qualità delle chiamate di livello aziendale e comunicazioni unificate, rendendolo una scelta affidabile per i team d'ufficio in diverse sedi.
• Nextiva offre una piattaforma VoIP altamente stabile con messaggistica di team integrata e instradamento delle chiamate su misura per i flussi di lavoro d'ufficio.
• Dialpad Connect combina voce, trascrizioni potenziate dall'IA e integrazioni senza soluzione di continuità per mantenere le comunicazioni d'ufficio efficienti e consapevoli del contesto.
• GoTo Connect fornisce un sistema telefonico cloud affidabile con controlli amministrativi intuitivi, ideale per i team d'ufficio che gestiscono configurazioni ibride o remote.
• Ooma Office progettato per uffici di piccole e medie dimensioni, offre un'installazione facile e una qualità delle chiamate costante senza requisiti IT pesanti.

Quali sono i fornitori di VoIP più apprezzati per le startup tecnologiche?

Ecco alcuni dei migliori fornitori di VoIP su misura per soddisfare le esigenze in rapida evoluzione delle startup tecnologiche e piccole imprese:

• OpenPhone è costruito per le startup. Offre funzionalità VoIP flessibili, come numeri condivisi e integrazioni CRM, per semplificare le comunicazioni del team.
• Aircall fornisce VoIP scalabile con forti integrazioni di app, rendendolo ideale per i team di vendita e supporto nelle startup tecnologiche in rapida crescita.
• Dialpad Connect combina voce, messaggistica e strumenti di trascrizione guidati dall'IA per aiutare le startup a rimanere organizzate e reattive.
• JustCall offre potenti funzionalità di chiamata in uscita e automazione che consentono ai team orientati alla crescita di coinvolgere gli utenti a livello globale.
• CloudTalk è ottimizzato per i team a contatto con i clienti e offre una qualità delle chiamate affidabile e analisi delle prestazioni per supportare la scalabilità delle startup.

Tendenze del software VoIP

Le reti 5G diventeranno mainstream

Le reti 5G, note anche come reti wireless a vasta area di quinta generazione, hanno il potenziale per alterare la connettività internet. Migliora le velocità di comunicazione e i tempi di reazione riducendo al minimo il jitter delle chiamate e la perdita di pacchetti di dati durante il trasferimento dei dati. Di conseguenza, gli utenti avranno una connessione internet a banda larga più veloce, velocità di navigazione fulminee e capacità di rete ampliate.

Assistenti VoIP intelligenti

Grazie ai continui progressi nell'elaborazione del linguaggio, gli assistenti virtuali sono ora più intelligenti che mai. Automatizzando le attività di comunicazione di routine, gli assistenti VoIP possono aiutare gli utenti a concentrarsi su obblighi che richiedono maggiore attenzione. In termini di servizio clienti, gli assistenti intelligenti possono aiutare ad accelerare e aumentare la qualità delle conversazioni. Inoltre, quando si tratta di comunicazioni interne, gli assistenti VoIP moderni possono registrare e trascrivere le riunioni al volo, riducendo il tempo trascorso su attività di back-office.

Revisionato e modificato da Shanti S Nair