Anche nel nostro mondo sempre più digitale, i documenti cartacei sono una presenza quotidiana ovunque, dalle finestre dei cassieri bancari agli uffici posteriori dei ristoranti. Se la tua azienda vuole convertirli in digitale preservandoli come erano stati concepiti, potresti beneficiare di uno dei prodotti in questa categoria. Detto ciò, ci sono alcuni dipartimenti che sono più propensi a beneficiare dell'adozione di queste tecnologie, a causa del volume e dell'importanza dei documenti cartacei nelle loro mansioni generali.
Risorse Umane — I dipartimenti HR sono sinonimo di documentazione. In una giornata media, queste persone si occupano di documenti che vanno dai documenti legali (ad esempio, rinunce dei dipendenti, contratti) agli accordi con i fornitori. Se il tuo team HR è anche coinvolto nel processo di reclutamento, questo può aggiungere materiali come curriculum, lettere di offerta e accordi per nuovi assunti. Piuttosto che stare tutto il giorno allo scanner fisico, un programma di scansione documenti di qualità può rendere veloce e indolore il caricamento di questi materiali, organizzarli su un disco di archiviazione e ridistribuirli secondo necessità in tutta l'organizzazione. Questo può ridurre lo stress e liberare significativi blocchi di tempo, aiutando i materiali a raggiungere dove devono essere nel formato digitale corretto.
Oltre alla documentazione tradizionale, questi strumenti possono offrire moduli per carte d'identità e passaporti, che possono tornare utili durante l'onboarding e altre verifiche di dipendenti o clienti. Possono anche offrire assistenza con richieste di assicurazione, certificati o altri documenti vari che possono entrare in gioco.
Contabilità — Indipendentemente dalle dimensioni del tuo team di contabilità, questo lavoro può comportare un numero schiacciante di file cartacei e portare un'enorme responsabilità legata alle finanze aziendali. Una piattaforma di software di contabilità affidabile sarà altamente vantaggiosa per tenere traccia dei numeri e garantire che nessun dettaglio venga perso nel bilanciare i bilanci, calcolare i profitti, pagare i fornitori e gestire gli stipendi. Con uno strumento di scansione documenti, queste persone possono passare al setaccio pile di fatture, ricevute, assegni firmati e altri documenti finanziari, convertendoli in file digitali. Da lì, i numeri possono essere estratti e ordinati nei rispettivi fogli di calcolo, e le versioni corrette possono essere archiviate in modo sicuro come record e trasferite a diversi dipendenti o clienti secondo necessità. Che tu sia una startup in crescita o un team aziendale, questo può essere un vantaggio per il tuo team di contabilità e migliorare la tua efficienza e precisione in tutte le questioni finanziarie.
Vendite — Dalla chiusura di affari alla composizione di offerte vincenti, i dipartimenti di vendita si occupano di documenti critici per la missione ogni giorno. La trasformazione digitale ha permesso a questi team di aumentare i loro numeri e concludere affari a un ritmo più veloce che mai. Questo può causare un collo di bottiglia di documenti e aumentare il rischio di archiviare erroneamente contratti tempestivi o altre informazioni. Con un'applicazione di scansione documenti, i rappresentanti di vendita possono catturare, archiviare e condividere documenti completati o quelli che necessitano di revisione e firma da qualsiasi luogo si trovino, sia che siano sul campo o in giro per il piano vendite. Caricando batch di queste immagini sul cloud in tempi record, i rappresentanti di vendita possono dedicare più tempo alle chiamate e agli incontri con i clienti e meno tempo a elaborare documenti.
