Miglior Software di collaborazione per team
Che cos'è il software di collaborazione di squadra?
Il software di collaborazione di squadra mira a facilitare la comunicazione tra i membri del team fornendo uno spazio conveniente e informale per inviare messaggi diretti, parlare come gruppo e condividere contenuti rilevanti. Gli strumenti di collaborazione di squadra sono destinati a essere il punto di riferimento per gli utenti per affrontare rapidamente le domande, controllare i loro compiti e accedere a conoscenze e file condivisi.
Il software di collaborazione di squadra è vario e le soluzioni selezionano da una gamma di funzionalità e caratteristiche. Tuttavia, tutti sono caratterizzati dalla loro capacità di offrire ai team uno spazio di lavoro libero per comunicare e collaborare. Le soluzioni mirano a essere il più user-friendly e intuitive possibile per garantire un alto tasso di adozione.
Il software di collaborazione di squadra è spesso implementato insieme a software di gestione dei progetti o software di gestione dei compiti. Le integrazioni con i suddetti sistemi forniscono un flusso continuo per discutere e completare progetti e compiti. Tuttavia, molte soluzioni di collaborazione di squadra possono anche essere categorizzate come strumenti di gestione dei progetti o dei compiti, a seconda delle funzionalità che offrono. Alcune di queste caratteristiche sovrapposte includono la creazione di compiti, funzioni di check-in e flussi di lavoro.
Perché utilizzare il software di collaborazione di squadra?
Collegare un'intera azienda sembra un'impresa incredibilmente faticosa e costosa. Tuttavia, gli strumenti di collaborazione di squadra forniscono esattamente quella soluzione con il vantaggio aggiunto di un basso costo di implementazione. Gli strumenti di collaborazione di squadra consentono a un'azienda di collegare l'intero team dall'alto verso il basso fornendo canali per la comunicazione sia a livello individuale che di squadra. Per i team con più uffici o dipendenti remoti, il software di collaborazione di squadra garantisce anche che tutti siano coinvolti, impegnati e connessi.
Inviare un'email può essere inutile per richieste o aggiornamenti minori. Il software di collaborazione di squadra fornisce uno spazio meno formale (e più reattivo) per la conversazione tra dipendenti. Molti strumenti di collaborazione di squadra offrono anche un'app mobile corrispondente, consentendo ai dipendenti di comunicare rapidamente in movimento o senza lasciare un canale orientato al lavoro.
Il software di collaborazione di squadra elimina gran parte della comunicazione avanti e indietro che rallenta la produttività consentendo agli utenti di comunicare direttamente all'interno del documento o del contenuto, senza ricorrere a metodi di comunicazione più lenti come l'email. Questo accelera il tempo di risposta e di conseguenza velocizza i processi di lavoro complessivi.
Le aziende risparmiano sia spazio fisico che virtuale con il software di collaborazione di squadra. Con i contenuti contenuti in un cloud condiviso, gli utenti non hanno bisogno di archiviare documenti in ingombranti schedari o su computer personali. Gli utenti possono impostare una struttura di cartelle per garantire che tutto abbia un posto.
Chi utilizza il software di collaborazione di squadra?
Team e aziende di tutte le dimensioni trovano utili gli strumenti di collaborazione di squadra. Il software di collaborazione di squadra esiste per aiutare qualsiasi gruppo di contributori di qualsiasi dimensione a lavorare insieme virtualmente verso un obiettivo comune. Offre una piattaforma—di solito basata su cloud—che gli utenti possono accedere in qualsiasi momento in qualsiasi luogo abilitato a Internet per includere le loro voci nella conversazione.
Questo software è stato utilizzato da aziende e team con demografie variabili. In alcuni casi, serve team di 30.000 dipendenti situati in varie parti del mondo. In altri casi, è utilizzato da un team di marito e moglie che lavorano insieme come designer freelance.
I team internazionali beneficiano di questo software rimanendo al passo con gli incarichi a livello globale. Il design basato su cloud significa che chiunque sia stato autorizzato a modificare o visualizzare un file può farlo da qualsiasi luogo, purché abbia accesso a Internet e un login sicuro. I file sono archiviati in un repository centralizzato anziché dispersi caoticamente tra server individuali.
Caratteristiche del software di collaborazione di squadra
Messaggistica – Gli strumenti di collaborazione di squadra presentano quasi sempre un sistema di messaggistica istantanea. Questi strumenti facilitano la comunicazione in tempo reale uno-a-uno e la creazione di spazi specifici per il team per la collaborazione di gruppo.
Condivisione di file – La capacità di condividere file è solitamente integrata nel componente di messaggistica di uno strumento di collaborazione di squadra. La maggior parte delle soluzioni si integrerà con un sistema di gestione dei contenuti aziendali per archiviare i file automaticamente.
Ricerca – Il software di collaborazione di squadra può archiviare file, progetti o conversazioni in modo che i collaboratori possano tornarci in un secondo momento. Hanno anche funzionalità di ricerca intuitive, così gli utenti possono rintracciare rapidamente il contenuto che stanno cercando.
Collaborazione su documenti – Gli strumenti di collaborazione su documenti consentono agli utenti di creare e modificare documenti con altri in tempo reale. Questi documenti possono essere archiviati all'interno dell'app o ospitati esternamente utilizzando un altro sistema di gestione dei contenuti integrato.
Integrazioni – Il software di collaborazione di squadra offre tipicamente una significativa capacità di integrazione, consentendo agli utenti di connettersi con il loro sistema di gestione dei contenuti, software CRM, o anche un altro strumento di collaborazione.
VoIP e videoconferenze – Alcune soluzioni di software di collaborazione di squadra offriranno VoIP o videoconferenze o si integreranno con un altro fornitore, dando agli utenti la possibilità di cambiare metodo di comunicazione senza problemi senza lasciare l'app.
Gestione dei compiti – Le funzionalità di gestione dei compiti consentono agli utenti di creare compiti e organizzarli per stato, priorità e dipartimento. Questo può includere bacheche Kanban, diagrammi di Gantt e flussi di lavoro.
Versioning – Il versioning garantisce che i collaboratori lavorino sempre con l'edizione più recentemente aggiornata di un file. Consente anche agli utenti di tornare indietro e guardare le bozze precedenti senza convertire a quella versione. Il software di collaborazione di squadra aiuta gli utenti a tracciare modifiche e cambiamenti e a tenere il passo con l'evoluzione complessiva di un compito.
Calendario – Molte soluzioni di collaborazione di squadra offriranno calendari individuali e di squadra che si riempiono automaticamente con compiti e progetti creati all'interno dell'app. I calendari possono anche integrarsi con soluzioni email esterne così come con software di gestione dei progetti e dei compiti.
Tendenze relative al software di collaborazione di squadra
Gli strumenti di collaborazione di squadra sono tra i più popolari da implementare attualmente nelle aziende. Sarebbe difficile trovare un luogo di lavoro di successo che non impieghi un'applicazione di messaggistica interna o uno strumento di check-in. I prodotti di gestione dei progetti e dei compiti stanno ora adottando molte delle caratteristiche degli strumenti di collaborazione di squadra o si stanno integrando con strumenti esistenti e popolari. In futuro, potremmo vedere le categorie fondersi se le caratteristiche normalmente ospitate dai prodotti di collaborazione di squadra diventano attese all'interno del software di gestione dei progetti.
Problemi potenziali con il software di collaborazione di squadra
Lo spazio di collaborazione di squadra è altamente vario, il che può rendere difficili i confronti diretti. Molti prodotti e aziende sono entrati nello spazio da diverse direzioni, lasciando lo spazio nebuloso e senza una definizione rigorosa e concreta. Mentre un certo numero di strumenti si etichettano come soluzioni di collaborazione di squadra, lo spazio potrebbe aver bisogno di dividersi in categorie più ben definite per confronti più facili tra i prodotti.
Software per lavagna collaborativa
Software Intranet per Dipendenti
Software di condivisione dello schermo
Spazi di lavoro virtuali
Categorie Software di collaborazione per team
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