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Workforce-Management-Lösungen helfen Unternehmen, Geschäftskennzahlen zu verfolgen, zu überwachen und zu bewerten, was wiederum Personalabteilungen und Mitarbeitern hilft, Mitarbeiterpläne und Arbeitslasten zu überwachen und zu optimieren.
Hauptvorteile von Workforce Management Software
Workforce-Management-Plattformen helfen Unternehmen, ihre Arbeitskräfte zu optimieren, indem sie den Arbeitskräftebedarf vorhersagen, Mitarbeiterpläne erstellen und verwalten, die Anwesenheit der Mitarbeiter verfolgen und die Effizienz der Arbeitskräfte berichten. Die Nutzung und Implementierung von Workforce-Management-Lösungen variiert von Organisation zu Organisation; sie unterscheidet sich auch im Umfang. Einige Tools konzentrieren sich nur auf die Mitarbeiterplanung und Urlaubsanfragen; während die robusteren (und häufiger verwendeten) Workforce-Management-Tools Lohnabrechnungs-, Zeiterfassungs- und Berichtslösungen bieten.
Arbeitskräftebedarf vorhersagen – Viele Workforce-Management-Tools ermöglichen es Unternehmen, den Arbeitskräftebedarf vorherzusagen, was hilft, über- oder unterbesetzte Arbeitstage zu reduzieren. Dies hilft auch, unnötige Überstundenvergütungen zu vermeiden. Da Workforce-Management-Tools es den Mitarbeitern ermöglichen, Urlaubsanfragen direkt in die Software einzugeben, werden Fehler wie das Einplanen eines Mitarbeiters, wenn er oder sie nicht verfügbar ist, erheblich reduziert, da alle Anfragen im System dokumentiert sind.
Mitarbeiterpläne – Je nach Art und Größe eines Unternehmens kann die Planung von Mitarbeitern eine komplizierte Aufgabe sein. Eine, die, wenn Fehler gemacht werden, zu verpassten Schichten, verärgerten Mitarbeitern und schlechtem Kundenservice führen kann. Workforce-Management-Softwarelösungen ermöglichen es Arbeitgebern, alle Mitarbeiterpläne an einem Ort zu speichern. Die Software ermöglicht es den Mitarbeitern auch, einen besseren Einblick in ihre bevorstehenden Pläne zu erhalten, während sie Kommunikationswerkzeuge für Dinge wie Urlaubsanfragen bereitstellt.
Lohnabrechnung – Viele Workforce-Management-Tools verfügen über Lohnabrechnungsfunktionen oder integrieren sich in Lohnabrechnungssoftware, um die geleisteten Arbeitsstunden der Mitarbeiter automatisch zu erfassen.
Zeiterfassung – Durch die Nutzung integrierter Zeiterfassungsfunktionen helfen Workforce-Management-Lösungen den Benutzern sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter nur dann Arbeitszeit ansammeln, wenn sie tatsächlich arbeiten.
Mitarbeiterportal – Workforce-Management-Produkte bieten oft ein Mitarbeiterportal. Auf diese Weise können sich Mitarbeiter in das System einloggen und sehen, wann sie arbeiten sollen, Urlaubsanfragen stellen und sogar ein- und ausstempeln.
Berichte – Workforce-Management-Software kann Berichte basierend auf erfasster Zeit generieren. Dies bietet Arbeitgebern Einblicke, welche Mitarbeiter pünktlich sind und welche nicht; es ermöglicht Arbeitgebern auch, verpasste Schichten zu identifizieren.
Obwohl Workforce-Management-Tools von jedem Unternehmen genutzt werden können, werden sie traditionell von Organisationen mit großen stündlichen und Teilzeit-Arbeitskräften in Branchen wie Einzelhandel, Fertigung, Gastgewerbe und Gesundheitswesen genutzt.
Kleine Unternehmen in einigen Branchen, wie Einzelhandel oder Gastgewerbe, haben mit einer größeren Anzahl von hohen Fluktuationsraten und Teilzeitbeschäftigten zu tun. Workforce-Management-Systeme erleichtern die Verfolgung aller Mitarbeiter. Organisationen in anderen Sektoren haben den Bedarf gesehen, Zeit und Arbeitsaktivitäten für hochqualifizierte und vielfältige Arbeitskräfte zu verfolgen, insbesondere mit dem Anstieg von Remote- und Vertragsmitarbeitern.
Letztendlich ist Workforce-Management-Software ideal für Unternehmen jeder Größe, die die Arbeitsbelastung des Managements rationalisieren möchten, während sie dem gesamten Team mehr Transparenz in Bezug auf die Planung bieten.
Arbeitskräfteprognose – Workforce-Management-Lösungen helfen Unternehmen, die Anzahl und Arten von Mitarbeitern vorherzusagen, die notwendig sind, um die erwartete Nachfrage zu erfüllen und Arbeitskosten zu kontrollieren.
Schichtplanung – Unternehmen können WFM-Lösungen nutzen, um Arbeitsschichten der Mitarbeiter entsprechend der Verfügbarkeit zu planen und Benachrichtigungen an die Mitarbeiter zu senden, wenn sie eingeplant sind.
Zeiterfassungs- und Anwesenheitsmanagement – Workforce-Management-Tools ermöglichen es Mitarbeitern, die von ihnen geleisteten Stunden durch Integrationen mit Zeiterfassungsprodukten oder integrierte Zeiterfassungsfunktionen zu verfolgen.
Abwesenheits- und Urlaubsmanagement – Mit Workforce-Management-Lösungen können Mitarbeiter bezahlte Urlaubs- (PTO) oder Abwesenheitsanfragen einreichen, die Manager innerhalb der Plattform genehmigen oder ablehnen können.
Fähigkeitenmanagement – WFM-Lösungen ermöglichen es Unternehmen, Mitarbeiter basierend auf Fähigkeiten und Qualifikationen zu organisieren, zu sortieren und anzuzeigen, um intelligentere Planungsentscheidungen zu treffen.
Nachfolgemanagement – Mit WFM-Lösungen können Unternehmen leistungsstarke Mitarbeiter mit Potenzial zur Beförderung mit minimaler Entwicklung identifizieren.
Workforce-Analytik – Workforce-Management-Tools sind darauf ausgelegt, Mitarbeiterdaten zu analysieren und eine Basislinie für die Bewertung und Optimierung des Workforce-Managements zu entwickeln.
Self-Service-Funktionen – Workforce-Management-Lösungen bieten Mitarbeiter-Self-Service-Portale, über die sie ihre Pläne einsehen, PTO-Anfragen einreichen, Arbeitsverfügbarkeit und -präferenzen konfigurieren und sich selbst aus verfügbaren Arbeitszeiten einplanen können.
Mobile Schichtplanung – Viele Workforce-Management-Tools bieten mobile Anwendungen oder mobiloptimierte Websites, die mobile Workforce-Management-Lösungen bereitstellen. Viele dieser mobilen Anwendungen erleichtern die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Managern rund um die Schichtplanung. Manager und Mitarbeiter können WFM-Lösungen nutzen, um verfügbare Arbeitsschichten zu erstellen oder zu beanspruchen und Benachrichtigungen auf ihren mobilen Geräten zu erhalten. Funktionen wie Abwesenheits- und Urlaubsmanagement sowie Zeiterfassungs- und Anwesenheitsverfolgungsfunktionen sind oft in mobilen Anwendungen enthalten, sodass Manager Mitarbeiteranfragen unterwegs genehmigen oder ablehnen können.
Teamkommunikation – WFM-Lösungen bieten Messaging-Lösungen für Teammitglieder oder Manager durch integrierte Text- oder E-Mail-Funktionen und kommunizieren Planungs- oder Urlaubsanfragen. Eine weitere großartige Funktion vieler Workforce-Management-Tools ist die Kommunikation zwischen Management und Mitarbeitern. Wenn Sie ein Team leiten, kann es leicht sein, den Überblick über individuelle Korrespondenzen mit jedem Mitarbeiter zu verlieren. Viele Workforce-Management-Tools ermöglichen es Ihnen, mit Mitarbeitern innerhalb des Tools zu kommunizieren. Auf diese Weise können Sie Änderungen an einem Plan vornehmen und einen Mitarbeiter im selben Tool benachrichtigen.
Anpassung – Workforce-Management-Software ermöglicht es Administratoren, die Lösung anzupassen, um ihre einzigartigen Prozesse zu berücksichtigen. Dies umfasst die Möglichkeit, benutzerdefinierte Objekte, Felder, Regeln, Berechnungen und Ansichten zu erstellen.
Cloud-basierte Lösungen – Cloud-basierte Workforce-Management-Software ermöglicht es Unternehmen und Mitarbeitern, von überall auf die Software zuzugreifen.
Integrierte Anwendungsprogrammierschnittstelle (APIs) – WFM-Lösungen bieten Spezifikationen dafür, wie die Anwendung mit anderer Software kommuniziert. APIs ermöglichen typischerweise die Integration von Daten, Logik und Objekten mit anderen Softwareanwendungen.
Dashboards – WFM-Software bietet eine leicht lesbare, oft einseitige, Echtzeit-Benutzeroberfläche, die eine grafische Darstellung des aktuellen Status und der historischen Trends der wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) einer Organisation zeigt, um sofortige und fundierte Entscheidungen auf einen Blick zu ermöglichen.
Berichterstattung – Workforce-Management-Systeme ermöglichen die Berichterstattung aller im System enthaltenen Daten. Typischerweise enthält es Standardberichte sowie die Möglichkeit, Ad-hoc-Berichte zu erstellen.
Analytik – Ein aufkommender Bereich von Bedeutung in Workforce-Management-Tools ist die Fähigkeit, umsetzbare Workforce-Analytik über Menschen am Arbeitsplatz bereitzustellen. Die von Workforce-Management-Software gesammelten Daten umfassen Informationen wie Mitarbeiterfähigkeiten und Anwesenheitszeiten, die verwendet werden können, um Einblicke in die Effizienz der Arbeitskräfte zu gewinnen und zu berichten. Unternehmen können auch die Wahrscheinlichkeit des Erfolgs von Mitarbeitern identifizieren und den Bedarf an bestimmten Fähigkeiten vorhersagen.
Zusätzliche Funktionen, die einige Workforce-Management-Lösungen bieten können, umfassen Nachfolge- und Notfallplanung sowie Compliance- und Risikomanagement.
Workforce-Management- vs. Zeiterfassungssoftware – Workforce-Management- und Zeiterfassungssoftware werden oft aufgrund ihrer Überschneidung in der Funktionalität verwechselt. Diese Lösungen sind nicht dasselbe; Workforce-Management befasst sich mehr mit der Planung von Arbeitszeiten, und Zeiterfassungssoftware befasst sich mit der Verfolgung der geplanten Stunden. Da diese beiden Funktionen jedoch eng miteinander verbunden sind, ist es üblich, dass ein Tool Funktionalitäten für beide Aufgaben enthält.
Contact-Center-Infrastruktur-Software
Hier sind einige der besten Workforce-Management-Plattformen, die sich einfach in bestehende Tools und Systeme integrieren lassen.
Hier sind einige der benutzerfreundlichsten Workforce-Apps, die darauf ausgelegt sind, das Teammanagement und die Planung zu vereinfachen:
Hier sind einige kostengünstige Workforce-Management-Systeme, die starken Wert bieten, ohne auf Funktionen zu verzichten: