Mehr über Abwesenheitsmanagement-Software erfahren
Was ist Abwesenheitsmanagement-Software?
Abwesenheitsmanagement-Software vereinfacht den Prozess, Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, Arbeitszeit freizunehmen. Auch bekannt als Urlaubsmanagement-Software oder Zeitmanagement-Software, helfen Abwesenheitsmanagement-Lösungen Managern und Personalabteilungen, Urlaubsanträge für Urlaub, Krankheitszeit oder andere Umstände zu bearbeiten. Daten aus der Abwesenheitsmanagement-Software helfen Unternehmen zu verstehen, wann Mitarbeiter nicht im Büro sein werden, wie viel Freizeit jeder Mitarbeiter genutzt hat und ob interne Richtlinien eingehalten werden. Für Mitarbeiter vereinfachen diese Systeme den Prozess der Verwaltung ihrer Urlaubsansprüche und der Genehmigung von Freizeit. Abwesenheitsmanagement-Softwareprodukte werden entweder als eigenständige Lösung oder als integriertes Modul einer größeren HR-Software-Suite verkauft.
Welche Arten von Abwesenheitsmanagement-Software gibt es?
Im Allgemeinen sind Abwesenheitsmanagement-Softwareprodukte entweder Teil einer größeren HR-Suite oder werden als eigenständige Lösung verkauft.
HR-Suite-Modul
Modulare HR-Suiten können ein Modul zur Verwaltung von Mitarbeiterabwesenheiten neben ihren anderen Modulen wie Kern-HR, Gehaltsabrechnung oder Leistungsmanagement enthalten.
Eigenständige Produkte
Punktlösungen sind spezialisierte Lösungen, die sich speziell auf das Abwesenheitsmanagement konzentrieren. Eigenständige Abwesenheitsmanagement-Lösungen neigen dazu, umfangreichere Funktionssätze zu haben, da ihr Hauptfokus auf der Verwaltung von Mitarbeiterabwesenheiten liegt. Diese Produkte integrieren sich oft mit anderer Software.
Was sind die häufigsten Funktionen von Abwesenheitsmanagement-Software?
Die folgenden sind einige Kernfunktionen innerhalb der Abwesenheitsmanagement-Software:
Mitarbeiter-Self-Service-Portal: Einzelne Mitarbeiter können ihre Abwesenheiten über Self-Service-Portale verwalten, die in die Abwesenheitsmanagement-Software integriert sind. Self-Service-Systeme ermöglichen es Mitarbeitern, verschiedene Arten von freien Tagen zu beantragen, wie Krankheits- oder Urlaubstage. Sie können dann den Status des Antrags überwachen und auf andere Informationen zugreifen, wie viele freie Tage sie noch haben.
Manager-Dashboard: Zur Vereinfachung der Verwaltung von Mitarbeiterfreizeit bieten die meisten Abwesenheitsmanagement-Lösungen ein Administrations-Dashboard, das Manager nutzen können, um Abwesenheiten in einem Team oder einer gesamten Organisation zu verfolgen. Manager können einen zentralen Kalender verwenden, um zu überwachen, an welchen Tagen Mitarbeiter frei nehmen und Anträge genehmigen oder ablehnen. Analyseberichte stellen sicher, dass Manager die Informationen haben, die sie benötigen, um angemessene Personalstärken aufrechtzuerhalten.
Individuelle Urlaubsrichtlinien: Jede Organisation hat eine andere Urlaubsrichtlinie. Abwesenheitsmanagement-Lösungen ermöglichen es Administratoren, die Software basierend auf den einzigartigen Regeln ihrer Organisation anzupassen, wie viele Urlaubstage jedem Mitarbeiter zustehen. Administratoren können diese Parameter basierend auf verschiedenen Faktoren anpassen, wie z.B. Jobtitel oder Region eines Mitarbeiters. Die Möglichkeit, diese Richtlinien anzupassen, hilft sicherzustellen, dass Mitarbeiter und Manager interne Regeln einhalten und die Einhaltung lokaler oder regionaler Vorschriften gewährleisten. Viele Lösungen können auch spezielle Abwesenheitsumstände behandeln, wie eine längerfristige Abwesenheit gemäß dem Family Medical Leave Act (FMLA).
Flexibler Genehmigungs-Workflow: Anträge auf Freizeit müssen möglicherweise durch mehrere Manager geleitet werden. Abwesenheitsmanagement-Produkte mit benutzerdefinierten Workflows ermöglichen es Administratoren, festzulegen, welche Manager Urlaubsanträge genehmigen müssen. Dieser Workflow kann je nach Abteilung oder Mitarbeiter variieren.
Mitarbeiterverzeichnis: Einige Abwesenheitsmanagement-Produkte ermöglichen es Administratoren, Mitarbeiterprofile mit detaillierten Informationen über jedes Teammitglied zu erstellen, wie Positionstitel, Abteilung, Bürostandort und Manager. Diese Daten können Organisationen helfen, ihre Abwesenheitsrichtlinien mit einer Vielzahl von Faktoren anzupassen. Cloud-Speicherfunktionen in einigen Produkten ermöglichen es Administratoren auch, digitale Aufzeichnungen für jeden Mitarbeiter zu speichern.
Berichte: Angepasste Berichtswerkzeuge geben Managern Einblicke, wie ihre Mitarbeiter die Urlaubsrichtlinien der Organisation nutzen. Berichte, die zeigen, wie viele Urlaubs- oder Krankheitstage jeder Mitarbeiter genutzt hat oder wie viele freie Tage Mitarbeiter nicht genutzt haben, können Managern helfen, organisatorische Trends zu identifizieren oder zukünftige Richtlinien zu gestalten. Diese Berichte können typischerweise exportiert werden, sodass sie geteilt werden können.
Benachrichtigungen: Verschiedene Arten von automatisierten Benachrichtigungen können helfen, Mitarbeiter oder Manager an verschiedene Ereignisse im Zusammenhang mit Abwesenheiten zu erinnern. Zum Beispiel können Administratoren das System so einrichten, dass es einem Manager eine Benachrichtigung sendet, wenn ein Mitarbeiter eine ungeplante Abwesenheit beantragt, was dem Team helfen kann, sich in der Abwesenheit dieses Mitarbeiters anzupassen. Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen ermöglichen es Mitarbeitern, über den Status ihrer Urlaubsanträge oder ihre Urlaubsansprüche informiert zu bleiben.
Integrationen: Die meisten Abwesenheitsmanagement-Systeme können mit anderen Software-Tools integriert werden. Kalenderintegrationen helfen, die Sichtbarkeit von Abwesenheiten von Teammitgliedern zu erhöhen, sodass Manager eher daran denken, wer an bestimmten Tagen abwesend sein wird. Viele Lösungen bieten die Möglichkeit, Benachrichtigungen über verschiedene Kanäle zu senden, wie E-Mail oder geschäftliche Instant-Messaging-Software. Einige Produkte integrieren sich auch mit Kern-HR-Software, um den Datenaustausch über jeden Mitarbeiter zu vereinfachen.
Mobile App: Einige Lösungen beinhalten eine mobile App, die Mitarbeiter nutzen können, um Freizeit zu beantragen oder ihre Berechtigung für Freizeit zu überprüfen, basierend darauf, wie viele Tage sie bereits genutzt haben.
Was sind die Vorteile von Abwesenheitsmanagement-Software?
Vereinfacht die Aufzeichnung: Das manuelle Verfolgen von Mitarbeiterabwesenheiten kann viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen, die HR-Teams und Manager besser anderswo einsetzen könnten. Vielleicht der größte Vorteil von Abwesenheitsmanagement-Software ist die Automatisierung dieser Prozesse, sodass Mitarbeiteranträge, Urlaubsansprüche und geplante Freizeit alle in der Software bearbeitet werden. Abwesenheitsmanagement-Lösungen speichern auch genaue Aufzeichnungen über Mitarbeiterabwesenheiten und verbessern die Zugänglichkeit dieser Informationen.
Verbessert die Kommunikation: Sowohl Manager als auch Mitarbeiter müssen wissen, wann Teammitglieder planen, nicht im Büro zu sein. Die Berichtsfunktionen und Dashboards in Abwesenheitsmanagement-Lösungen geben jedem in der Organisation einen Echtzeit-Überblick darüber, wer wann Freizeit nehmen wird. Diese Informationen erleichtern es Managern, zu planen und Personaländerungen vorzunehmen, damit Projekte dennoch rechtzeitig abgeschlossen werden können.
Macht Freizeit zugänglicher: Einzelne Mitarbeiter möchten das Gefühl haben, dass ihr Unternehmen ihre Fähigkeit unterstützt, ihre beste Arbeit zu leisten, und ein Teil davon ist, ihnen die Möglichkeit zu geben, sich um ihr persönliches Wohlbefinden zu kümmern, sei es, um sich zu erholen oder von einer Krankheit zu genesen. Damit Mitarbeiter Urlaub nehmen können, müssen die Systeme, die Freizeit ermöglichen, zugänglich und einfach zu bedienen sein. Mitarbeiter möchten nicht eine verworrene Reihe von Formularen durchlaufen, nur um Urlaub zu nehmen. Ein vereinfachtes Abwesenheitsmanagement-System zeigt, dass eine Organisation Freizeit für Mitarbeiter zugänglich machen und das Wohlbefinden der Mitarbeiter unterstützen möchte, was viele Arbeitnehmer zu schätzen wissen werden.
Hilft bei der Einhaltung von Vorschriften: Wenn Organisationen wachsen und verschiedene Geschäftseinheiten oder Abteilungen hinzufügen, kann es zunehmend herausfordernd sein, sicherzustellen, dass Menschen in der gesamten Organisation sowohl interne Richtlinien als auch externe Vorschriften einhalten. Aus Sicht der Freizeit bedeutet das, die Einhaltung der Urlaubsrichtlinien und -ansprüche, die jedem Mitarbeiter zustehen, je nach ihrer spezifischen Rolle und geografischen Lage, aufrechtzuerhalten. Es bedeutet auch, sicherzustellen, dass das Unternehmen alle geltenden Gesetze oder Vorschriften in Bezug auf Mitarbeiterabwesenheiten einhält. Die Anpassungsfähigkeit von Abwesenheitsmanagement-Lösungen bedeutet, dass Organisationen sie auf ihre gewünschten Parameter einstellen und dann einen Großteil der Compliance-Prüfung automatisieren können, während Administratoren regelmäßige Berichte ausführen, um sicherzustellen, dass sie die Einhaltung von Vorschriften wie FMLA oder dem Americans with Disabilities Act (ADA) aufrechterhalten.
Wer nutzt Abwesenheitsmanagement-Software?
Mitarbeiter: Im Allgemeinen beinhalten Abwesenheitsmanagement-Produkte eine Möglichkeit für Mitarbeiter, Freizeit zu beantragen, sei es durch ein Urlaubsformular, ein Self-Service-Portal oder eine Integration mit einem anderen Tool. Mitarbeiter nutzen auch Abwesenheitsmanagement-Software, um ihre Urlaubsansprüche zu verwalten und geplante Freizeit zu sehen.
Manager: Die Genehmigung von Urlaubsanträgen fällt oft in den Aufgabenbereich der Manager. Sie nutzen Abwesenheitsmanagement-Lösungen, um Mitarbeiteranträge zu sehen und zu genehmigen oder abzulehnen. Berichtsdashboards für Manager geben ihnen einen Überblick über bevorstehende Mitarbeiterabwesenheiten sowie Trends zu Themen wie Abwesenheit oder Krankheitsurlaub.
HR-Spezialisten: Das Personalteam wird wahrscheinlich eine Rolle bei der Festlegung von Urlaubsrichtlinien innerhalb der Abwesenheitsmanagement-Software spielen und diese Richtlinien an die Mitarbeiter kommunizieren, um die Einhaltung sicherzustellen und den Mitarbeitern zu helfen, die Vorteile zu verstehen, die ihnen zur Verfügung stehen. Personalmitarbeiter könnten Abwesenheitsmanagement-Software nutzen, um Abwesenheiten in der gesamten Organisation zu verfolgen, um breitere Trends zu erkennen und festzustellen, ob sie Richtlinienaktualisierungen vornehmen müssen.
Was sind die Alternativen zur Abwesenheitsmanagement-Software?
Alternativen zur Abwesenheitsmanagement-Software können diese Art von Software entweder teilweise oder vollständig ersetzen:
Zeit- und Anwesenheitssoftware: Software zur Verfolgung der Anwesenheit und der geleisteten Stunden von Mitarbeitern enthält typischerweise auch Funktionen zur Verwaltung von Mitarbeiterabwesenheiten. Je nach Lösung sind die Abwesenheitsmanagement-Funktionen möglicherweise nicht so umfangreich wie in einem Produkt, das ausschließlich für die Verwaltung von Urlaubsanträgen und die Organisation von Mitarbeiterabwesenheitsdaten entwickelt wurde.
Software im Zusammenhang mit Abwesenheitsmanagement-Software
Verwandte Lösungen, die zusammen mit Abwesenheitsmanagement-Software verwendet werden können, umfassen:
Kern-HR-Software: Diese Aufzeichnungssysteme enthalten umfangreiche Daten zu jedem Mitarbeiter, von denen einige wertvoll sein können, um Mitarbeiterabwesenheitsaufzeichnungen zu führen und festzustellen, welche Urlaubsrichtlinien für verschiedene Mitarbeiter gelten. Abwesenheitsmanagement-Systeme können sich mit Kern-HR-Software integrieren, um den nahtlosen Transfer dieser Mitarbeiterdaten zwischen den Systemen zu erleichtern.
Geschäftliche Instant-Messaging-Software: Integrationen mit geschäftlicher Instant-Messaging-Software ermöglichen es Abwesenheitsmanagement-Produkten, Benachrichtigungen über Mitarbeiterabwesenheiten über einen anderen Kanal zu senden.
E-Mail-Software: Erinnerungen daran, wann Mitarbeiter abwesend sein werden, oder Benachrichtigungen über den Status eines Abwesenheitsantrags eines Mitarbeiters können per E-Mail gesendet werden.
Kalendersoftware: Für einen umfassenderen Überblick darüber, welche Mitarbeiter während bestimmter Zeiträume abwesend sein werden, kann es hilfreich sein, eine Kalenderansicht zu betrachten, die geplante Abwesenheiten für verschiedene Mitarbeiter zeigt. Während einige Abwesenheitsmanagement-Produkte integrierte Kalender für diesen Zweck haben, integrieren sich viele auch mit Drittanbieter-Kalendersoftware, sodass Manager schnell sehen können, wer nicht im Büro sein wird, während sie den Rest ihres täglichen Zeitplans überprüfen.
Herausforderungen mit Abwesenheitsmanagement-Software
Abwesenheitsmanagement-Lösungen können ihre eigenen Herausforderungen mit sich bringen.
Einhaltung von Vorschriften: Einige Unternehmen haben möglicherweise relativ einfache Urlaubsrichtlinien, die leicht zu verfolgen sind. In den letzten Jahren haben viele Unternehmen auf "unbegrenzte" Freizeit umgestellt, was bedeutet, dass Mitarbeiter so viel Freizeit nehmen können, wie sie möchten, während sie ihre Arbeitsverantwortungen weiterhin erfüllen, sodass es weniger notwendig ist, Abwesenheiten für einzelne Mitarbeiter zu verfolgen. In anderen Fällen können Unternehmen Mitarbeitern, die länger im Unternehmen sind oder bestimmte Jobtitel haben, zusätzliche freie Tage gewähren. Abwesenheitsmanagement-Lösungen können typischerweise so eingerichtet werden, dass sie auf die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens reagieren, aber Käufer müssen die Flexibilität eines Systems untersuchen, um sicherzustellen, dass es ihren Bedürfnissen entspricht. Es ist auch wichtig für Organisationen zu überprüfen, ob lokale, staatliche oder nationale Gesetze in Bezug auf Mitarbeiterfreizeit, wie FMLA oder ADA, für ihr Unternehmen gelten, und diese Anforderungen in ihr Abwesenheitsmanagement-System einzubauen. Sie sollten auch die Flexibilität des Systems berücksichtigen, um mit unerwarteter Freizeit umzugehen, wie z.B. bei einem Arbeitsunfallanspruch.
Integrationen: Abwesenheitsmanagement-Softwareprodukte können helfen, die Verfolgung von Mitarbeiterabwesenheiten zu automatisieren, aber das Hinzufügen eines weiteren Softwarestücks zum bestehenden Stack eines Unternehmens kann auch zusätzliche Komplexität für Mitarbeiter mit sich bringen. Eine Sache, die helfen kann, Abwesenheitsmanagement-Software zu einem Teil der normalen Arbeitsabläufe zu machen, ist, wenn das Produkt robuste Integrationen mit anderen Produkten hat, die Mitarbeiter verwenden, wie ihre Messaging-Plattform, Kalendersoftware oder Kern-HR-System. Abwesenheitsdaten sind auch für Gehaltsabrechnungszwecke wichtig, daher ist es wichtig, eine Möglichkeit zu haben, das Abwesenheitsmanagement-System reibungslos mit dem Gehaltsabrechnungssystem zu integrieren. Starke Integrationen mit den bestehenden Lösungen des Unternehmens sind ein wesentlicher Bestandteil eines effektiven Abwesenheitsmanagement-Systems.
Wie kauft man Abwesenheitsmanagement-Software?
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für Abwesenheitsmanagement-Software
Es gibt viele Aspekte zu berücksichtigen, wenn man sich entscheidet, Abwesenheitsmanagement-Software in einem Unternehmen oder einer Abteilung zu implementieren. Jedes Unternehmen und Team hat einzigartige Bedürfnisse und muss einige oder alle der folgenden Punkte berücksichtigen: Unternehmensgröße und Anzahl der Teammitglieder, Anpassung, Berichtsanforderungen, interne Richtlinien.
Vergleichen Sie Abwesenheitsmanagement-Softwareprodukte
Erstellen Sie eine Longlist
Eine erste Liste potenzieller Abwesenheitsmanagement-Lösungen sollte alle Produkte enthalten, die die grundlegenden Funktionsanforderungen des Unternehmens erfüllen. Zu diesem Zeitpunkt sollten Käufer versuchen, ein Gefühl für die Funktionen potenzieller Lösungen zu bekommen, wie Antragsformulare, Manager-Dashboards, Mitarbeiter-Self-Service-Portale und Berichts-Funktionalität. Käufer sollten auch ihre unverzichtbaren Funktionen bestimmen, die für Abwesenheitsmanagement-Lösungen wahrscheinlich beinhalten, wie anpassbar das Produkt ist und ob es die spezifischen Bedürfnisse einer Organisation erfüllt.
Erstellen Sie eine Shortlist
Nachdem eine Longlist erstellt wurde, ist es an der Zeit, jedes Produkt genauer zu betrachten, um festzustellen, ob es den Bedürfnissen der Mitarbeiter und Manager des Unternehmens entspricht. Dies sollte die Bewertung zusätzlicher Funktionen jedes Produkts über die als wesentlich identifizierten hinaus umfassen, um festzustellen, ob diese zusätzliche Funktionalität den Prozess der Verfolgung von Mitarbeiterabwesenheiten weiter automatisieren würde.
Führen Sie Demos durch
Wenn es an der Zeit ist, Verkäufer für eine Demo zu kontaktieren, sollten Käufer ein Gefühl für die Funktionen jedes Produkts haben und bereit sein, zu bewerten, wie gut diese Funktionen funktionieren. Ein wichtiger Aspekt, den man während der Demo von Abwesenheitsmanagement-Software berücksichtigen sollte, ist die Benutzerfreundlichkeit, da Mitarbeiter und Manager das System eher nutzen werden, wenn die Softwareoberfläche intuitiv ist. Mitarbeiter möchten nicht ein kompliziertes System durchlaufen, nur um einen Tag frei zu bekommen, und Manager möchten kein Dashboard, das ihnen nicht sofort sagt, was sie in Bezug auf Abwesenheiten an einem bestimmten Tag wissen müssen. Demos können auch helfen, die Art der Berichte zu bewerten, die Abwesenheitsmanagement-Software generieren kann, da detaillierte Berichte oft nicht auf öffentlich zugänglichen Produktwebsites verfügbar sind. Berichte sollten anpassbar, relativ einfach zu erstellen sein und eine Vielzahl von Metriken anzeigen, die Manager in ihre Personalplanungsprozesse einbeziehen können.
Auswahl von Abwesenheitsmanagement-Software
Wählen Sie ein Auswahlteam
Bei der Auswahl einer Abwesenheitsmanagement-Lösung ist es wichtig, alle relevanten Interessengruppen einzubeziehen, die das Produkt nutzen könnten, um sicherzustellen, dass das Produkt gewählt wird, das die Bedürfnisse aller erfüllt. Dies umfasst wahrscheinlich Manager, die für die Analyse von Mitarbeiterabwesenheitstrends verantwortlich wären. Personalmitarbeiter möchten möglicherweise auch beteiligt sein, da HR-Richtlinien mit dem Abwesenheitsmanagement-Produkt implementiert werden. Es könnte auch die Unternehmensleitung umfassen, wenn Führungskräfte der C-Ebene Abwesenheitsdaten verwenden, um größere strategische Entscheidungen zu treffen.
Verhandlung
Nachdem man sich auf ein bevorzugtes Produkt konzentriert hat, ist es an der Zeit, ein Preispaket zu verhandeln. Käufer müssen das Preismodell der Software berücksichtigen, z.B. ob der Verkäufer eine feste monatliche Gebühr erhebt oder, häufiger, eine Gebühr basierend darauf, wie viele Benutzerplätze der Käufer benötigt. Käufer sollten auch beachten, ob sie verhandeln können, um mehr Benutzerplätze zu einem Paket hinzuzufügen, das ansonsten ihren Bedürfnissen entspricht. Sie könnten auch in Betracht ziehen, einen Rabatt im Austausch für die Unterzeichnung eines mehrjährigen Vertrags zu verhandeln.
Endgültige Entscheidung
Die endgültige Entscheidung liegt wahrscheinlich bei den Managern, die am direktesten für die Bearbeitung von Anträgen auf Mitarbeiterabwesenheit verantwortlich sind, sowie bei den Personalmitarbeitern, die die Abwesenheitsrichtlinien des Unternehmens verwalten müssen. Alle Parteien sollten berücksichtigen, ob die Software den Prozess der Beantragung, Verwaltung und Verfolgung von Abwesenheiten wahrscheinlich vereinfachen wird.
