Mehr über Live-Chat-Software erfahren
Was ist Live-Chat-Software?
Live-Chat-Software ermöglicht es Website-Besuchern, in Echtzeit eine Antwort von den Kundendienstmitarbeitern, Vertriebsmitarbeitern oder virtuellen Assistenten eines Unternehmens zu erhalten. Diese Produkte werden typischerweise als Widget in der unteren Ecke einer Unternehmenswebsite eingesetzt und können aktiviert werden, wenn ein Benutzer auf das Widget klickt. Alternativ kann ein Popup-Chatfenster den Benutzer dazu auffordern, ein Gespräch zu beginnen.
Live-Chat-Lösungen können in einer Vielzahl von Kontexten eingesetzt werden, einschließlich Kundenservice, technischer Support, Vertrieb und Marketing. Meistens implementieren Unternehmen Live-Chat, um Website-Besuchern einen direkten Kanal zu bieten, um in Echtzeit Kundensupport zu erhalten. Zum Beispiel können Live-Chat-Agenten Besuchern bei der Navigation auf der Website helfen oder Fragen zu den Produkten oder Dienstleistungen eines Unternehmens beantworten. Live-Chat ist auch eine effektive Methode zur Lead-Generierung. Wenn ein Website-Besucher daran interessiert ist, ein Produkt oder eine Dienstleistung zu kaufen, kann der Live-Chat genutzt werden, um ihn mit einem Vertriebsmitarbeiter zu verbinden. Wenn ein Vertreter nicht verfügbar ist, enthalten Live-Chat-Widgets ein Lead-Erfassungsformular, um die Informationen des Interessenten zu sammeln, damit ein Verkäufer so schnell wie möglich mit ihm Kontakt aufnehmen kann.
Obwohl Live-Chat-Fenster rund um die Uhr auf einer Website vorhanden sind, bedeutet dies nicht, dass ein Unternehmen seine Agenten den ganzen Tag verfügbar haben muss, um Anfragen zu beantworten. Ein Offline-Modus ermöglicht es Website-Besuchern, Fragen oder Anliegen einzureichen, die entweder von einem Chatbot oder von einem Agenten bearbeitet werden können, wenn der Live-Chat wieder online ist. Live-Chat dient oft als erste Verteidigungslinie eines Unternehmens, um Chat-Agenten zu helfen, schnelle Fragen zu beantworten und tiefere Anliegen auf organisierte Weise zu eskalieren. Das Ziel dieser Produkte ist es, die Effizienz sowohl für den Agenten als auch für den Kunden zu erhöhen.
Welche Arten von Live-Chat-Software gibt es?
Nur-Text-Lösungen
Nur-Text-Live-Chat-Software ermöglicht es Agenten und Kunden, über Textform zu kommunizieren. Typischerweise wird der Kunde durch ein Popup-Chatfenster angesprochen, das hilft, ein Gespräch zu initiieren.
Sprach- oder Videolösungen
Live-Chat-Software mit Video- oder Sprachfunktionen - zusätzlich zu Text - ermöglicht ein persönlicheres Gespräch mit Kunden. Video-Chat-Gespräche sind besonders hilfreich für komplexe Fragen, die eine visuelle Darstellung erfordern. Face-to-Face-Video-Gespräche sind nicht die einzigen Funktionen von Video- und Sprach-Live-Chat; Benutzer können Bildschirmfreigabe aktivieren, um ein Problem visuell zu vermitteln, das schwer über Text zu erklären ist.
Was sind die häufigsten Funktionen von Live-Chat-Software?
Die Live-Chat-Funktionalität kann von Produkt zu Produkt variieren. Bei der Auswahl einer Live-Chat-Lösung für ein Unternehmen ist es wichtig zu überlegen, welche Funktionen für den jeweiligen Anwendungsfall am vorteilhaftesten sind. Im Folgenden sind einige Kernfunktionen innerhalb der Live-Chat-Software aufgeführt:
Analytik: Berichte im Zusammenhang mit Live-Chat-Analysen geben Administratoren Einblick in Kundendienstmetriken wie Support-Antwortzeit, allgemeine Support-Leistung und Kundenzufriedenheit. Diese Einblicke helfen Managern, die Höhen und Tiefen der Kundenerfahrung und die Leistung des Teams zu verstehen.
Besuchermonitoring: Das Echtzeit-Besuchermonitoring verfolgt, wo sich Besucher auf der Website befinden und wie lange sie auf einer bestimmten Webseite bleiben. Diese Einblicke geben ein Gefühl dafür, wohin sich Besucher auf einer Webseite bewegen und können sogar helfen, Leads zu generieren.
Antwortvorlagen: Für häufige Fragen sind vorgefertigte Antworten sehr effizient. Agenten können Antworten bereit haben, um sie sofort zu senden, sobald eine häufige Frage auftaucht.
Branding: Da der Live-Chat auf der Website eines Unternehmens existiert, ist es wichtig, dass das Widget und das Gesprächsfenster zum Branding und Design der Website des Unternehmens passen. Um dies zu erreichen, bieten Live-Chat-Produkte anpassbare Designoptionen, um die Farben und Bilder der Anwendung zu ändern. Branding-Anpassungsfunktionen sorgen für ein nahtloses Markenerlebnis für Kunden.
Kundenfeedback: Nach einem Live-Chat-Gespräch kann ein Kunde das Gespräch bewerten und Feedback dazu geben, ob seine Frage angemessen behandelt wurde oder nicht. Manager können dieses Feedback nutzen, um die Qualität der Arbeit eines Agenten besser zu verstehen.
Proaktive Nachrichten: Während der Live-Chat bereits ein zugängliches Asset ist, ist es hilfreich, wenn Website-Besucher mit einem freundlichen Popup-Gruß aufgefordert werden, ihnen mitzuteilen, dass sie jederzeit chatten können, wann immer sie möchten. Eine proaktive Nachricht ist eine zugängliche Möglichkeit, Besucher zu ermutigen, mit dem Unternehmen zu kommunizieren.
Integrationen: Live-Chat-Produkte sollten nahtlos in den Technologiestack eines Unternehmens integriert werden, um sicherzustellen, dass die in Chat-Gesprächen geteilten Informationen in allen Abteilungen verfügbar sind. Integrationen mit CRM-Software sind wichtig, um Kundeninformationen während eines Support-Gesprächs zu speichern und darauf zuzugreifen sowie neue Kontakte für die Lead-Generierung hinzuzufügen. Live-Chat wird typischerweise mit anderen Kundendienstlösungen, insbesondere Helpdesks, integriert, um omnichannel Kundenerfahrungen zu verbessern.
Viele Live-Chat-Softwarelösungen bieten auch die folgenden Funktionen:
Was sind die Vorteile von Live-Chat-Software?
Unternehmen aller Art profitieren davon, Live-Chat-Software zu nutzen, um sofortigen und zugänglichen Kundensupport zu bieten. Die Nutzung von Live-Chat macht den Kundensupport aus mehreren Gründen effizienter für sowohl den Agenten als auch den Kunden:
Kundenengagement: Live-Chat ist eine einfache und zugängliche Möglichkeit für Kunden, ein Unternehmen anzusprechen. Kunden sind eher bereit, sich zu engagieren, als wenn das Unternehmen nur Telefon- und E-Mail-Support anbietet, aufgrund seiner Bequemlichkeit.
Echtzeit-Support: Mit Live-Chat müssen Website-Besucher nicht lange auf eine Antwort auf eine einfache Frage warten. Ohne lange Wartezeiten sind Besucher eher bereit, sich mit dem Unternehmen zu engagieren, da sie wissen, dass ihre Zeit nicht verschwendet wird. Im Vergleich dazu haben Anfragen, die per E-Mail oder über soziale Medien eingereicht werden, eine unvorhersehbare Antwortzeit. Da Fragen schnell beantwortet werden, sind Agenten produktiver und können mehr Anfragen bearbeiten.
Verbesserte Effizienz und Produktivität: Im Vergleich zu Telefonanrufen ist Live-Chat relativ günstig und erfordert weniger Aufwand sowohl vom Kunden als auch vom Agenten. Darüber hinaus ist es einfach, zwischen verschiedenen Live-Chat-Gesprächen zu multitasken, was mehr Support in kürzerer Zeit ermöglicht. Da Live-Chat das Lesen und Tippen erfordert, haben Gespräche mehr Ausfallzeiten zwischen den Nachrichten. Dies ermöglicht es Kundendienstmitarbeitern, Multitasking zu betreiben und mehrere Chat-Fenster gleichzeitig zu bearbeiten. Je nachdem, wie viele Gespräche stattfinden, können Agenten auch die Ausfallzeiten nutzen, um mit einem anderen Kunden zu telefonieren, während sie Live-Chat-Gespräche bearbeiten.
Lead-Generierung: Live-Chat ist für Kunden zugänglich, daher ist es eine einfache Möglichkeit, ein Verkaufsgespräch zu beginnen. Die Ungezwungenheit des Live-Chats macht ein Verkaufsgespräch für den Kunden angenehmer, daher ist es eine großartige Gelegenheit, einen Verkauf zu erzielen.
Wer nutzt Live-Chat-Software?
Fachleute, die direkt mit Kunden kommunizieren, wie Kundendienstteams und Vertriebsteams, nutzen Live-Chat, um sofort mit Kunden zu chatten oder Daten über die Gespräche zu sammeln, die Kunden mit Kundendienstmitarbeitern führen.
Kundendienst: Kundendienstteams nutzen Live-Chat-Software, um mit Website-Besuchern zu kommunizieren, die die Funktion nutzen, um Fragen zu stellen oder Bedenken zu äußern. Wenn Beschwerden eskaliert werden müssen, können Chat-Agenten Routing-Funktionen nutzen, um das Gespräch an einen Manager weiterzuleiten. Beim Kauf einer Live-Chat-Lösung für den Kundendienst sollten Unternehmen daran denken, nach Produkten zu suchen, die sich in die bestehende Support-Software des Unternehmens integrieren lassen.
Vertrieb: Vertriebsteams können Live-Chat-Software nutzen, um Leads zu generieren. Da der Käufer Interesse am Unternehmen zeigt, indem er ein Gespräch über die Live-Chat-Funktion initiiert, ist es eine großartige Gelegenheit, ein Verkaufsgespräch zu entfachen. Wenn ein Unternehmen Live-Chat implementieren möchte, um den Vertrieb zu beschleunigen und die Konversionsraten zu verbessern, ist es wichtig, ein Produkt zu finden, das sich in das CRM oder das System of Record integriert.
Software im Zusammenhang mit Live-Chat-Software
Verwandte Lösungen, die zusammen mit Live-Chat-Tools verwendet werden können, umfassen:
Helpdesk-Software: Helpdesk-Software bietet ein Ticketing-System für Kundendienstteams, um Anfragen zu den Produkten oder Dienstleistungen eines Unternehmens zu organisieren und zu beantworten. Traditionell nehmen Helpdesks Kundenanfragen per E-Mail und Webformulare entgegen, aber diese Lösungen unterstützen zunehmend omnichannel Kundendienst, indem sie andere Kanäle wie soziale Medien, Live-Chat, SMS und Callcenter-Technologie einbeziehen. Infolgedessen enthalten viele Helpdesk-Lösungen ein Live-Chat-Tool.
Kunden-Self-Service-Software: Kunden-Self-Service-Software bietet eine Plattform für Endbenutzer, Interessenten oder Kunden, um Informationen abzurufen und Aufgaben ohne die Hilfe von Kundendienstmitarbeitern auszuführen. Kunden-Self-Service kann viele verschiedene Formen annehmen und kann Chatbots, intelligente virtuelle Assistenten, Wissensdatenbanken, FAQs und Community-Foren umfassen.
Soziale Kundendienst-Software: Unternehmen nutzen soziale Kundendienst-Software, um ihren Kunden über soziale Netzwerke und soziale Messenger-Apps zu helfen. Diese Lösungen sammeln Kundenanfragen aus sozialen Medien und weisen sie Support-Teammitgliedern zu. Während Live-Chat-Software es Kunden ermöglicht, Unterstützung zu erhalten, wenn sie die Website eines Unternehmens besuchen, ermöglicht sozialer Kundendienst den Support-Teams, proaktiv auf Kundenbeschwerden oder -fragen zu reagieren. Einige Live-Chat-Tools bieten die Möglichkeit, Chat-Interaktionen auf soziale Messaging-Plattformen zu übertragen, sodass das Gespräch auf der bevorzugten Plattform des Kunden fortgesetzt werden kann.
Konversationelle Marketing-Software: Live-Chat-Tools können sich mit konversationeller Marketing-Software integrieren oder deren Funktionen enthalten. Konversationelles Marketing hilft Unternehmen, die Konversionsraten zu verbessern, indem es potenzielle Kunden während ihrer Kaufreise identifiziert und mit ihnen interagiert. Diese Produkte beschleunigen den Kaufprozess, indem sie qualifizierte Leads an Vertriebsmitarbeiter weiterleiten oder Folgegespräche erleichtern, wenn ein Kunde noch nicht bereit ist zu kaufen.
Chatbots-Software: Chatbots, die oft als virtuelle Agenten oder virtuelle Assistenten bezeichnet werden, werden anstelle eines Menschen eingesetzt, um bestimmte Aufgaben auszuführen oder Informationen basierend auf schriftlichen oder gesprochenen Anfragen bereitzustellen. Kundensupport-Tools wie Live-Chat, Helpdesk oder Contact-Center-Lösungen können bereits Chatbots implementiert haben, um als erste Verteidigungslinie im Umgang mit Kunden zu dienen.
Herausforderungen mit Live-Chat-Software
Obwohl Live-Chat-Software relativ schnell implementiert werden kann, kann die Einführung dieser Tools zusätzliche Herausforderungen mit sich bringen. Bevor Unternehmen Live-Chat-Software kaufen, müssen sie sicherstellen, dass sie einen Plan haben, um potenzielle Probleme zu adressieren, bevor sie auftreten.
Zunahme von Support-Anfragen: Natürlich wird die Hinzufügung eines sofortigen und zugänglichen Mittels für Kunden, das Unternehmen zu kontaktieren, zu einem Anstieg der Support-Anfragen und Gespräche führen. Um zu vermeiden, dass das Chat-Support-Team des Unternehmens überfordert wird, können Unternehmen das Live-Chat-Produkt schrittweise einführen. Benutzer können es auch kleineren Kundensegmenten im Laufe der Zeit öffnen, anstatt alles auf einmal.
Mitarbeiterschulung: Ein großer Teil des Kundensupports besteht darin, mit dem Kunden mitzufühlen. Selbst bei einfachen Anfragen ist es wichtig, dass Agenten über den Live-Chat freundlich und zugänglich wirken. Der Ton ist manchmal schwer durch Text zu lesen, daher ist es einfach für Website-Besucher, eine Nachricht von einem Support-Agenten falsch zu interpretieren. Agenten sollten darin geschult werden, wie sie Empathie in Textform ausdrücken können, um Tonannahmen zu verhindern.
Spam oder unangemessene Nachrichten: Während Zugänglichkeit im Allgemeinen als vorteilhaft angesehen wird, eröffnet sie die Möglichkeit potenzieller Szenarien mit unangemessenen oder irrelevanten Nachrichten. Glücklicherweise haben viele Live-Chat-Angebote einen Spam-Filter oder eine Blockierungsfunktion, die es Agenten ermöglicht, echte Nachrichten zu unterscheiden oder aggressive Kunden zu blockieren.
Welche Unternehmen sollten Live-Chat-Software kaufen?
Jedes Unternehmen mit einer Website kann Live-Chat-Software nutzen. Diese Produkte sind für Unternehmen jeder Größe von Vorteil, von kleinen Unternehmen bis hin zu großen Unternehmen. Es gibt jedoch einige Arten von Unternehmen, die besonders für Live-Chat geeignet sind.
E-Commerce: E-Commerce-Marken und jedes Unternehmen, das Produkte online verkauft, sollten den Kauf einer Live-Chat-Lösung in Betracht ziehen. Während Kunden eine E-Commerce-Website durchsuchen, können sie auf technische Probleme stoßen oder Fragen zu bestimmten Produktspezifikationen, Versand- oder Rückgaberichtlinien haben. Live-Chat bietet die Möglichkeit für ein Unternehmen, die Frage eines Kunden sofort zu beantworten, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass der Kunde seinen Kauf abschließt.
Dienstleistungen: Live-Chat kann für Unternehmen in der Dienstleistungsbranche, insbesondere im Bankwesen, Gesundheitswesen, Immobilien, Reisen und Gastgewerbe, sehr vorteilhaft sein. Für diese Branchen ist außergewöhnlicher Kundenservice entscheidend für den Erfolg des Unternehmens. Live-Chat bietet Kunden und Interessenten eine sofortige Verbindung zu einem Unternehmen, damit sie schnell Probleme lösen oder ihre Fragen beantwortet bekommen können.
Wie kauft man Live-Chat-Software?
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für Live-Chat-Software
Egal, ob ein Unternehmen zum ersten Mal eine Live-Chat-Lösung kauft oder nach einem Ersatz sucht, der erste Schritt besteht darin, eine Liste von Anforderungen zu definieren, die das Produkt erfüllen muss, damit das Unternehmen am produktivsten ist. Diese Anforderungen helfen Käufern, die Liste der in Betracht zu ziehenden Produkte einzugrenzen.
Zuerst müssen Käufer den Bedarf an Live-Chat-Software bewerten und die folgenden Fragen stellen:
- Wer wird das Produkt am häufigsten nutzen?
- Wie viele Benutzer (oder Plätze) benötigen wir?
- Wird es für den Kundendienst oder technischen Support verwendet?
- Wird das Vertriebsteam es für die Lead-Generierung oder zur Führung von Kunden auf ihrer Kaufreise nutzen?
An diesem Punkt ist es auch wichtig, die Funktionen aufzulisten, die für die Teams, die das Produkt nutzen, am nützlichsten sein werden. Um den Kunden-Self-Service zu verbessern und die Zeit der Teammitglieder freizugeben, können Unternehmen ein Produkt benötigen, das Workflows automatisieren kann, um Kundenprobleme ohne menschliche Hilfe zu lösen. Käufer müssen berücksichtigen, ob das Produkt in andere Software integriert werden sollte, die ihr Unternehmen verwendet, wie CRM oder Helpdesk.
Vergleichen Sie Live-Chat-Softwareprodukte
Erstellen Sie eine Longlist
Basierend auf der Liste der Anforderungen sollten Käufer eine Longlist von nicht mehr als 10 Produkten erstellen, die den Geschäftsanforderungen zu entsprechen scheinen. Die Konsultation von Online-Bewertungsseiten ist eine großartige Möglichkeit, die Longlist zu starten. G2 hat Tausende von Softwarekategorien mit über 1 Million verifizierten Benutzerbewertungen. Die Live-Chat-Softwarekategorie von G2 kann Käufern helfen, die am besten bewerteten oder beliebtesten Produkte basierend auf Bewertungen von verifizierten Kunden zu finden.
Erstellen Sie eine Shortlist
Nachdem Sie Kundenbewertungen konsultiert und eine Longlist von Live-Chat-Softwareprodukten erstellt haben, müssen Unternehmen beginnen, die Optionen zu eliminieren, die für ihr Geschäft nicht funktionieren. Der einfachste Weg, dies zu tun, besteht darin, zuerst die Produkte zu eliminieren, die außerhalb des Budgets liegen. Kleine Unternehmen oder Startups sollten sich die Preispläne jedes Produkts ansehen, um festzustellen, ob das Produkt auch dann noch erschwinglich ist, wenn das Unternehmen wächst. An diesem Punkt sollten Käufer auch Produkte eliminieren, die nicht alle erforderlichen Funktionen bieten.
Führen Sie Demos durch
Sobald eine Shortlist von etwa drei bis fünf Produkten bereit ist, sollten Unternehmen beginnen, sich an Anbieter zu wenden, um Demos zu vereinbaren. Demos ermöglichen es Käufern, einen genaueren Blick auf die Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit jeder Live-Chat-Lösung zu werfen. Dies kann auch die erste Gelegenheit sein, den Onboarding-Stil und die Servicelevels jedes Anbieters zu sehen und festzustellen, ob sie hilfreich und kommunikativ sind und ob sie sich zu sehr auf den Verkauf konzentrieren.
Auswahl der Live-Chat-Software
Wählen Sie ein Auswahlteam
Das Software-Auswahlteam des Unternehmens sollte bereits aus einem Projektmanager bestehen, der den Prozess von Anfang bis Ende verwaltet, und einem Executive Sponsor, um die Zustimmung der Entscheidungsträger des Unternehmens sicherzustellen. Natürlich sollte das Auswahlteam auch mehrere Mitarbeiter umfassen, die den Live-Chat täglich nutzen werden, wie Vertriebsmitarbeiter oder Kundendienstmitarbeiter.
Verhandlung
Bevor ein Vertrag unterzeichnet wird, sollten Käufer sicherstellen, dass sie den besten Preis aushandeln und nach Rabatten fragen, für die ihr Unternehmen möglicherweise qualifiziert ist. Dies ist auch der Zeitpunkt, um Implementierungs- und Onboarding-Dienste sowie Zahlungspläne zu besprechen.
Endgültige Entscheidung
Schließlich ist es an der Zeit, sich für eine Live-Chat-Software zu entscheiden und die gepunktete Linie zu unterschreiben. In den Tagen und Monaten nach dem Kauf müssen Käufer den Fortschritt des Unternehmens mit dem neuen Produkt überwachen. Funktioniert der Live-Chat wie beabsichtigt? Haben die Benutzer alle Funktionen vollständig übernommen? Wird das Produkt mit dem Wachstum des Unternehmens skalieren? Wenn die Antwort auf eine dieser Fragen "nein" lautet, sollte der Käufer in Betracht ziehen, die Bedenken mit dem Anbieter zu besprechen. Wenn sie diese Probleme nicht lösen können, kann es an der Zeit sein, nach Alternativen zu suchen.
Trends in der Live-Chat-Software
Bildschirmfreigabe
Manchmal sind Fragen leichter mit visuellen Hilfsmitteln zu stellen. Um Missverständnisse zu vermeiden, ermöglicht die Bildschirmfreigabe dem Kunden, einem Support-Agenten die Grundlage seiner Frage zu zeigen, anstatt sie durch Text zu kommunizieren. Da das Ausformulieren von Fragen für komplexe Probleme ein langwieriger Prozess sein kann, kann die Bildschirmfreigabe helfen, Zeit zu sparen und Frustration sowohl für den Kunden als auch für den Agenten zu vermeiden.
Automatisierung
Die Verwendung von Chatbots und automatisierten Antworten für einfache Kundenanliegen bedeutet, dass es nicht notwendig ist, einen Agenten rund um die Uhr online zu haben. Da künstliche Intelligenz immer begehrter wird, um Unternehmen bei der Automatisierung von Prozessen zu helfen, fügen Live-Chat-Anbieter weiterhin Funktionen wie intelligente Antworten und automatisierte Workflows zu ihren Produkten hinzu. Diese Optionen stellen sicher, dass Kunden jederzeit Unterstützung erhalten, die Kundenzufriedenheit aufrechterhalten und kontinuierlich Leads generieren.
