Le logiciel de voix sur IP (VoIP) utilise un réseau IP pour transmettre les appels téléphoniques de manière transparente sans avoir besoin de se connecter à un réseau téléphonique supplémentaire. C'est la forme moderne d'échange privé ou d'échange de branche privé (PBX), un terme général pour les réseaux téléphoniques privés au sein des organisations.
Le logiciel VoIP réduit les coûts et augmente la flexibilité pour la communication à distance, permettant aux employés de travailler de n'importe où avec une connexion Internet. Il élimine le besoin d'infrastructure physique, réduit les coûts de maintenance et garantit que les entreprises utilisent la dernière technologie de communication. Le logiciel VoIP peut également réduire le risque de violations de données et assurer la conformité en permettant des appels vidéo sécurisés pour la communication interne et les réunions avec les clients. L'intégration VoIP peut bénéficier aux organisations qui dépendent des logiciels d'entreprise et nécessitent une communication en temps réel pour soutenir à la fois les services orientés client et la communication interne.
Les fournisseurs de VoIP offrent divers types de PBX, y compris l'hébergement, la virtualisation, le trunking SIP basé sur le cloud et le PBX cloud hybride, différant principalement par les besoins de maintenance des utilisateurs. Certains fournisseurs fournissent également le matériel essentiel, y compris les téléphones de bureau et sans fil, les casques, les cartes de téléphonie, les dispositifs de connectivité réseau et les accessoires. Les fonctionnalités courantes de VoIP incluent la gestion des appels, la messagerie, la messagerie vocale, les transcriptions, la conférence et la télécopie en ligne. Plusieurs fournisseurs de VoIP offrent des solutions de softphone qui permettent des appels via des téléphones portables personnels, complétant ou remplaçant le PBX traditionnel.
La VoIP peut alimenter la communication vocale dans des plateformes telles que les logiciels de visioconférence, les plateformes UCaaS, et les logiciels de centre de contact. Les centres de contact intègrent souvent des systèmes VoIP avec des logiciels CRM pour améliorer la qualité du service et suivre les interactions avec les clients. De nombreuses solutions UCaaS offrent également des options de softphone et de PBX.
Pour être inclus dans la catégorie Voix sur IP (VoIP), un produit doit :
Fournir des systèmes PBX VoIP pour les entreprises ou offrir une application de softphone VoIP
Inclure des fonctionnalités qui aident à gérer les appels entrants, telles que le transfert d'appel, le transfert d'appel et le routage
Permettre la surveillance du réseau en temps réel via des tableaux de bord
Offrir une compatibilité d'intégration avec les plateformes de communication et de CRM
Comment choisir le meilleur logiciel VoIP ?
Lors de l'achat d'une solution VoIP, il est crucial de déterminer si une solution sur site ou basée sur le cloud est mieux adaptée à l'entreprise. Le logiciel VoIP basé sur le cloud ou hébergé ne nécessite généralement pas de matériel supplémentaire et livre les appels aux téléphones installés dans l'entreprise, mais il a un coût mensuel plus élevé que les options VoIP sur site. De plus, la plupart des produits VoIP basés sur le cloud offrent des applications mobiles qui s'intègrent aux téléphones d'entreprise, permettant aux utilisateurs de passer et de recevoir des appels en utilisant une connexion de données lors de leurs déplacements.
Les systèmes VoIP sur site ou sur place nécessitent du matériel supplémentaire qui doit être acheté à l'avance. Cependant, cela peut être compensé par un coût mensuel inférieur, une sécurité supplémentaire et plus de flexibilité lors de l'installation. Les systèmes VoIP sur site nécessitent un IP-PBX et un dispositif de passerelle de réseau téléphonique commuté public (PSTN) pour fonctionner correctement. L'IP-PBX achemine les appels vers les téléphones corrects sur le web, tandis que le dispositif de passerelle PSTN convertit les appels des signaux vocaux analogiques du PSTN en signaux numériques pour l'IP-PBX et vice versa, si nécessaire.
Que ce soit pour une entreprise qui commence à explorer le logiciel VoIP ou qui recherche une solution plus appropriée à ses besoins, G2 peut aider à informer les acheteurs du marché et à les aider à sélectionner le meilleur produit logiciel pour leur entreprise.
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel VoIP
Un acheteur doit évaluer les besoins de son organisation lors de la décision sur le type de logiciel VoIP à acheter. L'organisation utilise-t-elle déjà ce type de logiciel ? Est-ce la première fois que l'organisation utilisera un logiciel VoIP ? Si c'est le cas, les acheteurs doivent déterminer comment ils prévoient de mettre en œuvre ce logiciel et quelles fonctionnalités l'organisation aura besoin.
Quelques points à considérer sont :
Taille de l'entreprise
Les acheteurs devront s'assurer que les produits qu'ils examinent conviennent à la taille et aux besoins de l'organisation. S'assurer que le produit a la flexibilité et l'évolutivité appropriées pour s'adapter aux conditions changeantes est essentiel lors de l'achat de logiciels.
Exigences d'intégration
Les acheteurs doivent savoir quels systèmes d'entreprise nécessitent une intégration avec un nouveau système VoIP à l'avance. Par exemple, le produit devra-t-il être intégré aux systèmes existants, tels que les plateformes CRM ou ERP ? Certains produits VoIP peuvent être livrés avec des interfaces de programmation d'applications (API) pour l'intégration avec des logiciels spécifiques. Cependant, d'autres systèmes téléphoniques n'offrent pas cette capacité.
Comparer les produits logiciels VoIP
Créer une liste longue
La première étape pour trouver la solution logicielle parfaite est de créer une liste préliminaire de produits qui répondent aux besoins généraux de l'acheteur. L'étape suivante consiste à affiner la liste en sélectionnant des fonctionnalités spécifiques qui sont indispensables ou des exigences pour l'acheteur. G2.com fournit des informations sur les meilleurs logiciels VoIP, permettant aux acheteurs de filtrer les options et les avis des utilisateurs pour aider à réduire la liste des produits à une sélection plus pertinente.
Créer une liste courte
La présélection des produits logiciels est une étape essentielle lors de l'achat. Bien qu'il puisse être intimidant de filtrer divers produits, les utilisateurs peuvent obtenir de l'aide en utilisant la fonctionnalité de comparaison de G2. Cette fonctionnalité prendra les produits de choix et les affichera côte à côte afin que l'acheteur puisse rapidement déterminer quel logiciel coche les cases essentielles de la liste.
Réaliser des démonstrations
Une fois que l'acheteur a réduit la liste des produits, l'étape suivante consiste à réaliser une démonstration. Les démonstrations permettent aux acheteurs de voir un produit et ses fonctionnalités plus en détail. Les acheteurs doivent avoir un scénario commercial prêt pour tester le produit de manière approfondie. De plus, les acheteurs doivent se renseigner sur le coût, le support du fournisseur et toute préoccupation concernant le produit.
Sélection du logiciel VoIP
Choisir une équipe de sélection
Le logiciel VoIP est efficace et largement utilisé dans de nombreuses entreprises. Avec cela à l'esprit, un bon point de départ serait de sélectionner trois à cinq membres de l'équipe de divers départements (tels que l'informatique, la gestion, les ventes, etc.) et niveaux de séniorité pour faire partie de l'équipe de sélection. Plus l'équipe de sélection est variée, mieux une entreprise peut évaluer dans quelle mesure un produit répondra à ses besoins.
Négociation
Une fois que l'équipe de sélection a réduit ses choix de logiciels, il est temps de discuter des options de personnalisation, des prix et du type de support dont le fournisseur a besoin. Il est toujours important d'aborder les options de tarification, même lorsqu'elles sont listées sur le site Web d'un fournisseur. De nombreux fournisseurs de logiciels offriront des réductions et des options de tarification personnalisées en fonction de ce que l'acheteur cherche à acheter.
Décision finale
Avant de prendre la décision finale sur un produit et de procéder à un achat, utiliser un essai gratuit et réaliser une dernière démonstration peut donner à un acheteur un sentiment supplémentaire de sécurité et de confiance lors de la prise d'une décision finale.