Les systèmes de planification des employés fournissent aux entreprises des solutions d'administration faciles à utiliser pour rationaliser la gestion des horaires des travailleurs postés et des employés horaires.
Aperçu des horaires de travail des employés : Similaire à un tableau de bord, l'aperçu offre une vue transparente de tous les postes hebdomadaires, bihebdomadaires, mensuels et non répétitifs. Les gestionnaires peuvent filtrer pour voir les postes en fonction de critères spécifiques tels que la disponibilité des employés, les postes, les emplacements et le temps. Cette fonctionnalité offre à la direction une transparence complète sur tous les postes qui sont programmés, remplis, ouverts ou incomplets. De cette façon, le processus de planification peut être rationalisé pour la planification des postes par le planificateur de l'entreprise.
Modèles d'horaires : Les modèles d'horaires offrent une solution rapide et facile à utiliser pour planifier les employés pour des postes répétitifs. Ceux-ci peuvent souvent être créés une fois et enregistrés pour réutilisation, réduisant ainsi le temps nécessaire pour créer des horaires répétitifs.
Communication : Les outils de planification des employés connectent la direction et les employés via des fonctionnalités de communication telles que les e-mails, la messagerie instantanée ou les applications mobiles. Tout employé ou gestionnaire peut se connecter à l'aide de son appareil mobile et communiquer avec ses collègues pour prendre des postes, planifier des postes, échanger des postes, et plus encore.
Échange de postes : Les fonctionnalités d'échange de postes permettent aux employés de prendre n'importe quel poste disponible ou d'échanger avec leurs collègues lorsqu'ils sont malades ou autrement incapables de se présenter à un poste.
Automatiser les affectations de postes : Le logiciel de planification des employés offre souvent aux gestionnaires l'option d'automatiser les affectations de postes pour faire correspondre les employés disponibles avec les postes ouverts. Cette fonctionnalité d'auto-planification peut être modifiée à tout moment pour gérer les horaires de travail afin de rationaliser le processus de feuilles de temps pour les employés.
Gestion des congés : Les systèmes de planification des employés fournissent aux gestionnaires les outils pour gérer les demandes de vacances et de congés du personnel et pour couvrir les absences de dernière minute.
Profils des employés : Les profils des employés stockent des informations pertinentes concernant chaque employé, telles que les coordonnées, la disponibilité, les licences et certifications, l'historique de l'emploi et l'éducation.
Conformité : Les outils de planification des employés aident les entreprises à maintenir la conformité concernant les règles de temps supplémentaire lors de la création des horaires.
Rapports et analyses : Les solutions de planification des employés fournissent un aperçu des données d'horaires et de pointage et des coûts de main-d'œuvre. Elles aident les entreprises à quantifier les indicateurs clés de performance pour mieux mesurer la performance.
Prévision de la main-d'œuvre : Le logiciel utilise des données historiques de planification des employés pour prédire les besoins en planification. Cette fonctionnalité anticipe la demande et les coûts de main-d'œuvre pour projeter avec précision les besoins en planification des employés.
Intégrations : Le logiciel de planification des employés s'intègre souvent avec les logiciels de paie, les logiciels RH de base, et les logiciels de suivi du temps pour centraliser et optimiser les opérations de temps et de paie.
Comment acheter un logiciel de planification des employés
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel de planification des employés
Il existe de nombreuses exigences potentielles à prendre en compte lors de la décision d'acheter et de mettre en œuvre un logiciel de planification des employés dans toute une entreprise ou au sein d'un département spécifique. Selon l'industrie et l'entreprise particulière, les acheteurs devraient considérer la taille de l'équipe, le budget d'achat et la fonctionnalité spécifique du logiciel lors de l'élaboration d'une liste d'exigences.
La première chose qu'une entreprise doit déterminer est combien d'employés auraient besoin d'utiliser le logiciel, à la fois pour s'assurer que le produit choisi peut prendre en charge tous leurs employés et pour avoir une idée du coût, car le coût de nombreux produits varie en fonction du nombre d'utilisateurs que l'acheteur doit prendre en charge. Une autre considération est de savoir quelles fonctionnalités du logiciel de planification seraient les plus importantes pour l'entreprise. Outre la fonctionnalité de planification de base, les acheteurs devraient envisager si d'autres fonctionnalités telles que l'échange de postes, la messagerie, les rapports d'analyse et la compatibilité mobile sont importantes.
Enfin, les acheteurs devraient avoir un budget en tête lorsqu'ils envisagent d'investir dans un système de planification des employés. Si l'entreprise envisage d'investir dans d'autres logiciels RH pour gérer sa main-d'œuvre, envisager une solution de planification des employés moins chère pourrait être nécessaire.
Comparer les produits de logiciel de planification des employés
Créer une liste longue
Une liste initiale de solutions potentielles de planification des employés devrait inclure tous les produits qui répondent aux exigences de base de l'entreprise. À ce stade, les acheteurs devraient simplement viser à avoir une idée des options qui répondent au moins aux besoins essentiels, comme être capable de planifier et de suivre les postes des employés avec facilité et de faciliter une communication efficace entre le gestionnaire et l'employé.
Créer une liste courte
Après avoir créé une liste longue, il est temps d'examiner chaque produit en détail pour déterminer s'il semble répondre aux besoins des employés et des gestionnaires de l'entreprise. Cela devrait inclure l'évaluation des fonctionnalités supplémentaires de chaque produit au-delà de celles identifiées comme essentielles pour déterminer si cette fonctionnalité supplémentaire automatiserait davantage le processus de création et de partage des horaires des employés.
Effectuer des démonstrations
Lorsque le moment est venu de contacter les vendeurs pour une démonstration, les acheteurs devraient avoir une idée des fonctionnalités offertes par chaque produit et être prêts à évaluer l'efficacité de ces fonctionnalités. Un aspect clé à considérer lors de la démonstration pour la planification des employés est l'accessibilité, car les employés et les gestionnaires devront changer et mettre à jour les horaires si nécessaire, peu importe le moment, le lieu ou l'appareil utilisé. Un autre aspect à considérer est la convivialité, car la plateforme sera utilisée par la plupart du personnel de l'entreprise.
Sélection du logiciel de planification des employés
Choisir une équipe de sélection
Lors du choix d'un logiciel de planification des employés, il est important d'impliquer toutes les parties prenantes pertinentes qui pourraient utiliser le produit pour s'assurer que le logiciel répondra aux besoins de tout le monde. Cela inclut probablement les employeurs ou les gestionnaires qui seraient responsables de la création des horaires pour leurs employés, ou les gestionnaires de postes spécifiquement car ils gèrent des équipes. Il est possible que les chefs de poste fassent partie du processus de sélection, mais comme les gestionnaires seraient plus probablement les implémenteurs du logiciel, les membres de l'équipe de sélection seraient à leur discrétion.
Négociation
Après avoir ciblé un produit préféré, il est temps de négocier un forfait tarifaire. Les acheteurs doivent considérer le modèle de tarification du logiciel, par exemple si le vendeur facture un forfait mensuel fixe ou, plus couramment, facture des frais en fonction du nombre d'utilisateurs qui utiliseraient le produit. Les acheteurs peuvent également négocier pour ajouter plus d'utilisateurs au forfait afin de répondre aux besoins spécifiques de leur entreprise. De plus, l'acheteur peut envisager de négocier une remise en échange de contrats pluriannuels.
Décision finale
La décision finale sera probablement prise par l'équipe de gestion, ou en particulier les gestionnaires de postes, en tant qu'utilisateurs principaux du logiciel de planification des employés. Cependant, les employés devraient également être pris en compte, car il doit finalement être décidé si ce logiciel rationaliserait et automatiserait le processus de planification des employés.