Meilleur Logiciel de conformité ACA

Le logiciel de conformité à la loi sur les soins abordables (ACA) permet aux grands employeurs applicables (ALE) opérant aux États-Unis de maintenir une conformité tout au long de l'année avec les exigences du mandat des employeurs de l'Affordable Care Act. Les responsables des ressources humaines (RH) et des avantages sociaux utilisent ces plateformes pour surveiller le statut des employés à heures variables, garantir des offres de couverture opportunes et appropriées, générer des formulaires IRS précis et gérer les obligations de déclaration fédérales. Pour ce faire, les plateformes de conformité ACA suivent automatiquement les périodes de mesure et de stabilité, appliquent une logique de codage complexe pour déterminer les codes de conformité mensuels, et produisent à la fois des formulaires 1095-C destinés aux employés et des transmissions 1094-C pour les employeurs, y compris la soumission électronique de ces déclarations à l'IRS.

Ces plateformes sont particulièrement cruciales pour les entreprises comptant 50+ employés équivalents temps plein, des effectifs saisonniers ou des populations à heures variables où le suivi manuel serait sujet à des erreurs et exposerait l'organisation à des pénalités IRS significatives.

Le logiciel de conformité ACA est essentiel pour éviter des pénalités coûteuses en maintenant une bonne réputation auprès de l'IRS et en réduisant la charge administrative lors des cycles de déclaration annuels. Le logiciel de conformité ACA s'intègre souvent avec le logiciel HCM pour le recensement des employés et les données horaires, et le logiciel d'administration des avantages sociaux pour les informations d'inscription et de couverture. Le logiciel de conformité ACA est l'un des différents types de logiciels de conformité RH.

Pour être inclus dans la catégorie de conformité ACA, un produit doit :

Suivre l'éligibilité des employés à travers les périodes de mesure, administratives et de stabilité pour déterminer le statut à temps plein conformément aux réglementations ACA Calculer l'abordabilité de la couverture en utilisant les méthodes de sécurité de l'IRS pour vérifier la conformité et prévenir l'exposition aux pénalités Remplir automatiquement les codes 1095-C (lignes 14, 15, 16) avec une logique de codage intégrée basée sur les données de couverture et d'éligibilité Générer des formulaires 1094-C et 1095-C préparés avec validation pour une déclaration IRS et étatique précise Soumettre des déclarations électroniques à l'IRS et aux agences étatiques via le système de retours d'information ACA (AIR) Maintenir les données et déclarations historiques ACA, et offrir des dossiers pour le support d'audit