Voici quelques fonctionnalités de base des logiciels de gestion des absences :
Portail en libre-service pour les employés : Les employés peuvent gérer leurs absences en utilisant des portails en libre-service intégrés au logiciel de gestion des absences. Les systèmes en libre-service permettent aux employés de demander différents types de jours de congé, tels que des jours de maladie ou de vacances. Ils peuvent ensuite suivre le statut de la demande et accéder à d'autres informations comme le nombre de jours de congé restants.
Tableau de bord du manager : Pour simplifier la gestion des congés des employés, la plupart des solutions de gestion des absences fournissent un tableau de bord administratif que les managers peuvent utiliser pour suivre les absences au sein d'une équipe ou d'une organisation entière. Les managers peuvent utiliser un calendrier centralisé pour surveiller quels jours les employés prennent congé et approuver ou refuser les demandes. Les rapports analytiques garantissent que les managers disposent des informations nécessaires pour maintenir des niveaux de personnel appropriés.
Politiques de congés personnalisées : Chaque organisation a une politique de congés différente. Les solutions de gestion des absences permettent aux administrateurs de personnaliser le logiciel en fonction des règles uniques de leur organisation, telles que le nombre de jours de vacances auxquels chaque employé a droit. Les administrateurs peuvent ajuster ces paramètres en fonction de différents facteurs, tels que le titre du poste ou la région de l'employé. La possibilité de personnaliser ces politiques aide à garantir que les employés et les managers respectent les règles internes ainsi que les réglementations locales ou régionales. De nombreuses solutions peuvent également gérer des circonstances d'absence spéciales, telles qu'une absence de longue durée en vertu de la loi sur le congé familial et médical (FMLA).
Flux de travail d'approbation flexible : Les demandes de congés peuvent devoir être acheminées par plusieurs managers. Les produits de gestion des absences avec des flux de travail personnalisés permettent aux administrateurs de désigner quels managers doivent approuver les demandes de congés. Ce flux de travail peut changer en fonction du département ou de l'employé.
Annuaire des employés : Certains produits de gestion des absences permettent aux administrateurs de créer des profils d'employés avec des informations détaillées sur chaque membre de l'équipe, telles que le titre du poste, le département, le lieu de travail et le manager. Ces données peuvent aider les organisations à personnaliser leurs politiques d'absence en utilisant une variété de facteurs. Les capacités de stockage en nuage de certains produits permettent également aux administrateurs de stocker des dossiers numériques pour chaque employé.
Rapports : Les outils de reporting personnalisés donnent aux managers des informations sur la façon dont leurs employés utilisent les politiques de congés de l'organisation. Les rapports qui montrent combien de jours de vacances ou de maladie chaque employé a utilisés ou combien de jours de congé les employés n'ont pas utilisés peuvent aider les managers à identifier les tendances organisationnelles ou à élaborer de futures politiques. Ces rapports peuvent généralement être exportés pour être partagés.
Alertes : Divers types de notifications automatisées peuvent aider à rappeler aux employés ou aux managers différents événements liés aux absences. Par exemple, les administrateurs peuvent configurer le système pour envoyer une notification à un manager lorsqu'un employé demande une absence imprévue, ce qui peut aider l'équipe à s'adapter à l'absence de cet employé. Les alertes par e-mail automatisées permettent aux employés de rester informés du statut de leurs demandes de vacances ou de leurs soldes de congés.
Intégrations : La plupart des systèmes de gestion des absences peuvent s'intégrer à d'autres outils logiciels. Les intégrations de calendrier aident à augmenter la visibilité des absences des membres de l'équipe afin que les managers soient plus susceptibles de se souvenir de qui sera absent certains jours. De nombreuses solutions offrent la possibilité d'envoyer des notifications par différents canaux, tels que le courrier électronique ou les logiciels de messagerie instantanée d'entreprise. Certains produits s'intègrent également aux logiciels RH de base pour simplifier le partage des données sur chaque employé.
Application mobile : Certaines solutions incluent une application mobile que les employés peuvent utiliser pour demander des congés ou vérifier leur éligibilité aux congés, en fonction du nombre de jours qu'ils ont déjà utilisés.
Comment acheter un logiciel de gestion des absences
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel de gestion des absences
Il y a de nombreux aspects à considérer lors de la décision de mettre en œuvre un logiciel de gestion des absences dans une entreprise ou un département. Chaque entreprise et équipe a des besoins uniques et devra considérer certains ou tous les éléments suivants : taille de l'entreprise et nombre de membres de l'équipe, personnalisation, besoins en reporting, politiques internes.
Comparer les produits de gestion des absences
Créer une liste longue
Une liste initiale de solutions potentielles de gestion des absences devrait inclure tous les produits qui répondent aux exigences de base de l'entreprise en matière de fonctionnalités. À ce stade, les acheteurs devraient viser à avoir une idée des fonctionnalités des solutions potentielles, telles que les formulaires de demande, les tableaux de bord des managers, les portails en libre-service pour les employés et les fonctionnalités de reporting. Les acheteurs devraient également déterminer leurs fonctionnalités indispensables, qui pour les solutions de gestion des absences incluront probablement la personnalisation du produit et sa capacité à répondre aux besoins spécifiques d'une organisation.
Créer une liste courte
Après avoir créé une liste longue, il est temps d'examiner chaque produit plus en détail pour déterminer s'il semble répondre aux besoins des employés et des managers de l'entreprise. Cela devrait inclure l'évaluation des fonctionnalités supplémentaires de chaque produit au-delà de celles identifiées comme essentielles pour déterminer si cette fonctionnalité supplémentaire automatiserait davantage le processus de suivi des absences des employés.
Réaliser des démonstrations
Lorsque le moment est venu de contacter les vendeurs pour une démonstration, les acheteurs devraient avoir une idée des fonctionnalités offertes par chaque produit et être prêts à évaluer l'efficacité de ces fonctionnalités. Un aspect clé à considérer lors de la démonstration d'un logiciel de gestion des absences est la convivialité, car les employés et les managers seront plus enclins à utiliser le système si l'interface logicielle est intuitive. Les employés ne veulent pas naviguer dans un système compliqué juste pour obtenir un jour de congé, et les managers ne veulent pas d'un tableau de bord qui ne leur dit pas immédiatement ce qu'ils doivent savoir en termes de qui sera absent un jour donné. Les démonstrations peuvent également aider à évaluer les types de rapports que le logiciel de gestion des absences peut générer, car les rapports détaillés ne sont souvent pas disponibles sur les sites Web des produits destinés au public. Les rapports doivent être personnalisables, relativement faciles à générer et doivent afficher une variété de métriques que les managers peuvent intégrer dans leurs processus de planification de la main-d'œuvre.
Sélection du logiciel de gestion des absences
Choisir une équipe de sélection
Lors du choix d'une solution de gestion des absences, il est important d'impliquer tous les acteurs pertinents qui pourraient utiliser le produit pour s'assurer de choisir le produit qui répondra aux besoins de tout le monde. Cela inclut probablement les managers, qui seraient responsables de l'analyse des tendances d'absence des employés. Le personnel des ressources humaines peut également vouloir être impliqué puisque les politiques RH seront mises en œuvre à l'aide du produit de gestion des absences. Cela pourrait également inclure la direction de l'entreprise si les cadres de la C-suite utiliseront les données d'absence pour prendre des décisions stratégiques plus larges.
Négociation
Après avoir ciblé un produit préféré, il est temps de négocier un forfait tarifaire. Les acheteurs doivent considérer le modèle de tarification du logiciel, par exemple si le vendeur facture un forfait mensuel fixe ou, plus couramment, facture des frais en fonction du nombre de sièges utilisateur dont l'acheteur a besoin. Les acheteurs devraient également noter s'ils peuvent négocier pour ajouter plus de sièges utilisateur à un forfait qui répondrait autrement à leurs besoins. Ils pourraient également envisager de négocier une remise en échange de la signature d'un contrat pluriannuel.
Décision finale
La décision finale est probablement entre les mains des managers, qui sont les plus directement responsables de la gestion des demandes de congés des employés, ainsi que du personnel RH qui doit administrer les politiques d'absence de l'entreprise. Toutes les parties doivent considérer si le logiciel est susceptible de simplifier le processus de demande, de gestion et de suivi des absences.