Más Información Sobre Software de videoconferencia
¿Qué es el software de videoconferencia?
El software de videoconferencia permite la comunicación en línea para reuniones de audio, reuniones de video y seminarios, con funciones integradas como chat, compartir pantalla y grabación. Este software puede ser una herramienta increíblemente flexible en el ecosistema de software de una empresa. Las soluciones de videoconferencia eliminan la necesidad de asistencia presencial, añadiendo comodidad a los horarios diarios de todos los involucrados, mejorando las relaciones con los clientes y asegurando una comunicación abierta y constante entre los equipos.
Estas soluciones pueden usarse para chequeos internos, llamadas de conferencia, reuniones externas y presentaciones. Muchas herramientas de videoconferencia también ofrecen funcionalidades adicionales fuera de la videoconferencia en sí, proporcionando funciones de intercambio de archivos y comunicación instantánea que apoyan la colaboración dentro de los equipos. Algunos sistemas de videoconferencia ofrecen integraciones con software de automatización de marketing y software CRM para sincronizar datos críticos de negocios en conferencias relevantes y permitir comunicaciones de seguimiento y actualizaciones de cuentas de contacto de manera fluida.
Fuera de la capacidad directa de llamadas de video, muchos productos de videoconferencia vienen con conjuntos de características extensas que apoyan la colaboración y comunicación en varios frentes. Esto puede incluir la opción de llamadas de audio simples sin video, herramientas de pizarra y compartir pantalla, y herramientas de grabación de llamadas. Entender cuáles de estas características podría necesitar el negocio fuera de la videoconferencia es clave para encontrar el mejor producto.
¿Cuáles son las características comunes del software de videoconferencia?
Las siguientes son algunas características principales dentro del software de videoconferencia que permiten a los usuarios comunicarse y colaborar en tiempo real:
Llamadas de video: Aparte de las reuniones cara a cara, las llamadas de video de alta calidad son lo mejor para reuniones uno a uno o de equipo. Las llamadas de video no solo mejoran la colaboración, sino que ayudan a los equipos a sentirse más conectados cuando no pueden reunirse en persona.
Llamadas de audio: Muchas herramientas de videoconferencia ofrecerán la opción de asistir a una conferencia de video solo por audio al unirse a través de un número de marcación. Estas llamadas son similares a una llamada telefónica típica o sistema telefónico, y utilizan software VoIP. De manera similar, la mayoría de los productos darán a los participantes la opción de unirse a una llamada de conferencia con solo audio o con video y audio.
Grabación: Los productos con esta característica permitirán a los usuarios grabar una llamada de conferencia de video o audio para que pueda revisarse más tarde. Algunos productos incluso alojarán el video grabado dentro de la plataforma con la opción de descargarlo para compartirlo dentro o fuera de la organización.
Compartir pantalla: Esta característica permite a los participantes compartir sus pantallas junto con, o en lugar de, una transmisión de cámara web. El software de compartir pantalla es una gran herramienta colaborativa, especialmente para equipos remotos o híbridos que participan en reuniones en línea frecuentes.
Compartir documentos: Las características de compartir documentos ocasionalmente estarán integradas dentro de una función de chat de texto, pero esto no es una regla estricta. Algunos software de videoconferencia ofrecerán compartir documentos de manera directa sin un chat de texto.
Programación: La capacidad de programar reuniones en la aplicación viene con algunas herramientas de videoconferencia. Otras se integrarán con programación externa o software de calendario.
Chat de texto: Algunas herramientas de videoconferencia proporcionan un chat de texto en vivo para que los participantes lo usen junto con o en lugar de audio. Estos chats de texto pueden ser grabados y referidos más tarde. Algunos productos de videoconferencia permitirán mensajería instantánea de igual a igual o de igual a grupo fuera de las reuniones de video también.
Presentaciones: Mientras que algunas herramientas de videoconferencia permitirán la organización de presentaciones a través de la integración con software de presentación externo, otras permitirán a los usuarios construir y presentar diapositivas dentro de la aplicación.
Subtítulos y subtítulos cerrados: Algunos productos de videoconferencia ofrecen subtítulos y subtítulos cerrados, lo cual no solo es inclusivo sino que permite a los equipos globales reducir la fricción en torno a las barreras del idioma o diferencias culturales. En algunos casos, también puede estar disponible la transcripción en vivo. Sin embargo, los idiomas soportados pueden diferir de un producto a otro.
Otras características del software de videoconferencia: Levantamiento de mano, Presentaciones, Pizarras
¿Cuáles son los beneficios del software de videoconferencia?
Ahorro de costos: El software de videoconferencia puede ser una herramienta financieramente beneficiosa ya que puede ahorrar a los usuarios los costos asociados con llamadas de larga distancia e internacionales. Para las empresas, esto significa que no hay interrupciones en la comunicación para empleados remotos, posibles prospectos o partes interesadas externas, independientemente de la capacidad de viaje. El software de videoconferencia también puede reducir los costos de viaje al permitir que los empleados asistan a reuniones desde la comodidad de su oficina. Esto puede ser especialmente útil para pequeñas empresas que buscan crecer sin costos de viaje exorbitantes.
Otro beneficio financiero de algunas plataformas de videoconferencia es la capacidad de utilizar este software en reemplazo del software de seminarios web tradicional. Si una empresa necesita organizar un seminario web o evento virtual pero no necesariamente necesita todas las campanas y silbatos de una herramienta de seminarios web tradicional, usar software de videoconferencia puede resultar en ahorros sustanciales. Además, los ahorros pueden aumentar significativamente si una empresa puede arreglárselas con un plan gratuito en lugar de un plan de pago, ya que muchas herramientas de videoconferencia ofrecen planes gratuitos (con limitaciones, por supuesto).
Maximizar el tiempo y los recursos: Al utilizar software de videoconferencia, los colegas pueden reunirse fácilmente para una rápida reunión uno a uno o realizar una reunión virtual de último minuto. Otros pueden aumentar la colaboración del equipo compartiendo pantalla, compartiendo archivos y usando pizarras colaborativas, todo sin salir de sus escritorios o tener que reservar salas de reuniones innecesariamente. Esto puede ahorrar tiempo y liberar salas de conferencias para aquellos que las necesiten.
Empoderar a equipos remotos e híbridos: Además de mejorar la colaboración, la videoconferencia permite a los equipos trabajar juntos mientras trabajan de forma remota. Los empleados ya no están obligados a trabajar desde el mismo edificio de oficinas o incluso el mismo estado, o país, para el caso. En un mundo post-pandemia que está cambiando a equipos remotos e híbridos, las herramientas de videoconferencia son críticas para la conexión y la colaboración. Además, estas herramientas permiten a las empresas buscar prospectos fuera de una ubicación específica, lo que puede impulsar la adquisición de talento.
¿Quién usa el software de videoconferencia?
La mayoría de las empresas: Una variedad de empresas e industrias, independientemente de su tamaño, pueden beneficiarse de las herramientas de videoconferencia. Las empresas orientadas al cliente, como las firmas de consultoría y asesoría, firmas legales y otros proveedores de servicios, pueden aprovechar estas herramientas como un medio para reducir viajes innecesarios y trabajar con clientes cercanos y lejanos. El software de videoconferencia también es utilizado por empresas en crecimiento para expandir sus prospectos y verificar con empleados, independientemente de su ubicación. Incluso las empresas de nivel medio y empresarial utilizan la videoconferencia en sus operaciones diarias para conectarse con partes interesadas y prospectos.
Freelancers: Muchas opciones de videoconferencia gratuitas están disponibles también, lo que las convierte en una herramienta atractiva para pequeñas empresas, freelancers y otros individuos autoempleados. Las versiones gratuitas de las ofertas de videoconferencia generalmente proporcionan una funcionalidad menos extensa y limitan el número de participantes, haciendo que estos planes sean más adecuados para usuarios individuales o equipos pequeños.
Escuelas: Las herramientas de videoconferencia a veces están integradas en plataformas de aprendizaje en línea o sistemas de gestión de aprendizaje como un medio para conectar a los maestros con sus estudiantes. Estas ofertas están más especializadas en el entorno de aprendizaje en línea, a menudo proporcionando herramientas de colaboración adicionales como compartir archivos, encuestas y capacidad de pizarra para simular efectivamente un espacio de aprendizaje físico.
Desafíos con el software de videoconferencia
Las soluciones de videoconferencia pueden venir con su propio conjunto de desafíos, incluyendo:
Calidad de la llamada: Uno de los problemas más comunes con el software de videoconferencia es la calidad de la llamada. Aunque el software en sí puede ser robusto, la calidad del video o audio en sí depende en gran medida de la velocidad de internet de los usuarios involucrados. Es crítico asegurar que los usuarios tengan acceso a internet confiable cuando usen software de videoconferencia para prevenir posibles frustraciones.
Preocupaciones de seguridad: Como con cualquier software utilizado para comunicación interna y confidencial, los compradores necesitan evaluar el protocolo de seguridad de un producto. Aunque las herramientas de videoconferencia han sido objeto de brechas de seguridad en el pasado, los proveedores han tomado medidas para mejorar la seguridad de las reuniones, como requerir contraseñas para ingresar a una reunión, implementar el uso de salas de espera y fortalecer los controles administrativos.
¿Cuáles son las mejores opciones de software de videoconferencia para equipos remotos?
Para equipos remotos, el mejor software de videoconferencia ofrece fiabilidad, características de colaboración sólidas e integración sin problemas a través de dispositivos y herramientas. Basado en reseñas de G2, estas plataformas son las mejores opciones para fuerzas de trabajo distribuidas:
-
Google Meet: Una solución simple basada en navegador que se integra con Google Workspace, ofreciendo subtítulos en tiempo real, compartir pantalla y programación fácil basada en calendario para colaboración remota.
-
Skype: Conocido por su familiaridad y facilidad de uso, Skype soporta video HD y chat para equipos más pequeños que necesitan una herramienta de comunicación sencilla sin complejidad añadida.
-
Microsoft Teams: Combina videoconferencia, chat de equipo, compartir archivos e integraciones de aplicaciones en una plataforma, ideal para equipos remotos que ya usan Microsoft 365.
-
Zoom Workplace: Ofrece video y audio de alta calidad de manera consistente, junto con salas de grupos, grabaciones y controles de seguridad sólidos, convirtiéndolo en un elemento básico del trabajo remoto para empresas de todos los tamaños.
¿Cuál es la mejor aplicación de videoconferencia para pequeñas empresas?
Para reuniones diarias y llamadas con clientes, las pequeñas empresas valoran la simplicidad, fiabilidad y características principales sólidas. Según las reseñas de G2, estas herramientas ofrecen exactamente eso:
-
Zoho Meeting: Una plataforma basada en navegador que ofrece reuniones de video seguras, compartir pantalla y herramientas de seminarios web, adecuada para equipos pequeños que buscan asequibilidad y facilidad de uso sin sacrificar características esenciales.
-
Webex Suite: Proporciona video HD, mejoras de IA integradas (como eliminación de ruido de fondo) y herramientas de pizarra, todo en un paquete escalable que apoya a las pequeñas empresas a medida que crecen.
-
BlueJeans Meetings: Ofrece calidad de audio y video nítida con Dolby Voice, junto con análisis de reuniones e integraciones de calendario, ideal para pequeñas empresas que priorizan la claridad de llamadas y el profesionalismo.
Cómo comprar software de videoconferencia
Recolección de requisitos (RFI/RFP) para software de videoconferencia
Ya sea que una empresa esté comenzando a explorar el software de videoconferencia o buscando una solución más adecuada para sus necesidades, G2.com puede ayudar a informar a los compradores sobre el mercado y asistirlos en la selección del mejor software para su negocio.
El primer paso para decidir qué tipo de software de videoconferencia debe considerar un comprador es evaluar las necesidades de la organización en su conjunto. ¿La organización ya usa este tipo de software? Si es así, ¿qué funciona y qué no? ¿Es esta la primera vez que la organización usará software de videoconferencia? Si ese es el caso, los compradores deberán determinar cómo planean implementar este software y si sus sistemas actuales son compatibles. Algunos puntos a considerar son:
Tamaño de la empresa: Los compradores deberán asegurarse de que los productos que están considerando se adapten al tamaño y necesidad de la organización. Al comprar software, es importante asegurarse de que el producto tenga la escalabilidad adecuada para adaptarse a las necesidades cambiantes.
Integraciones: Muchas empresas necesitan aprovechar soluciones adaptables que se integren fácilmente en un ecosistema de software existente. Para asegurar que un nuevo producto sea adoptado y utilizado adecuadamente por los empleados, es crítico asegurarse de que la nueva herramienta sea compatible con los dispositivos y aplicaciones de la empresa, como calendarios, software de correo electrónico, software CRM, y software de gestión de proyectos. Además, los compradores deben confirmar que el nuevo sistema de conferencias sea compatible con la tecnología existente, como sistemas de sala, dispositivos móviles (iOS y Android), sistemas operativos como PC y Mac, así como navegadores web comunes como Safari y Chrome. Esto ayudará a reducir cualquier fricción potencial que los usuarios enfrentan frecuentemente al implementar nueva tecnología.
Comparar productos de software de videoconferencia
Crear una lista larga
El primer paso para encontrar el software de videoconferencia perfecto es crear una lista preliminar de productos que se ajusten a las necesidades generales del comprador. El siguiente paso es reducir la lista seleccionando características específicas que sean imprescindibles o requisitos para el comprador. G2.com proporciona información sobre el mejor software de videoconferencia, permitiendo a los compradores filtrar opciones así como reseñas de usuarios para ayudar a reducir la lista de productos a una selección más relevante.
Crear una lista corta
Crear una lista corta de productos es un paso importante en el proceso de compra. Aunque puede ser desalentador filtrar a través de varios productos, los usuarios pueden obtener ayuda utilizando la función de comparación de G2. Esta función tomará los productos de elección y los mostrará lado a lado para que el comprador pueda determinar fácilmente qué software marca las casillas importantes en la lista.
Realizar demostraciones
Una vez que el comprador ha reducido la lista de productos, el siguiente paso es realizar una demostración. Las demostraciones permiten a los compradores ver un producto y sus características con más detalle. Para asegurar que un comprador obtenga el máximo provecho de una demostración, es importante ir preparado. Los compradores deben tener un escenario de negocio listo que pruebe completamente cada producto en consideración. Además, los compradores deben preguntar sobre el costo, el soporte del proveedor y cualquier preocupación que tengan sobre el producto. Una preparación adecuada facilitará al comprador comparar productos después de que se completen las demostraciones.
Selección de software de videoconferencia
Elegir un equipo de selección
El software de videoconferencia es muy práctico y ampliamente utilizado en muchas empresas. Con eso en mente, un buen punto de partida sería seleccionar de tres a cinco miembros del equipo de varios departamentos y niveles de antigüedad (como TI, alta dirección y asociados) para ser parte del equipo de selección. Cuanto más variado sea el equipo de selección, mejor podrá una empresa evaluar qué tan bien un producto satisfará sus necesidades.
Negociación
Una vez que el equipo de selección ha reducido sus opciones de software, es hora de discutir opciones de personalización, precios y el tipo de soporte necesario del proveedor. Siempre es importante abordar las opciones de precios, incluso cuando están listadas en el sitio web de un proveedor. Muchos proveedores de software ofrecerán descuentos y opciones de precios personalizados basados en lo que el comprador está buscando adquirir.
Decisión final
Una vez que un comprador ha tomado la decisión final sobre un producto y está listo para avanzar con una compra, se recomienda que realicen una demostración final, pregunten sobre una prueba y determinen cuáles son los siguientes pasos si el producto no se ajusta finalmente a sus necesidades. También es importante investigar el tipo de soporte que el proveedor ofrece después de la implementación. La mayoría de los proveedores ofrecerán servicios de soporte al cliente, como chat de video, para asegurar facilidad de uso así como una experiencia agradable para el cliente. Estos pasos pueden proporcionar al comprador una sensación adicional de seguridad y confianza al tomar una decisión final.
Tendencias del software de videoconferencia
Enfoque en la seguridad y privacidad
Debido a que el trabajo remoto y los equipos híbridos se están volviendo más comunes, las empresas comenzarán a depender permanentemente del software de videoconferencia para las comunicaciones diarias. Como resultado, la privacidad y la seguridad están cobrando cada vez más importancia para las empresas. Tras algunas preocupaciones de seguridad bien conocidas en 2020, como la infame advertencia del FBI sobre hackers y el secuestro de reuniones en línea, los proveedores de software están implementando cambios para asegurar que los clientes estén protegidos de amenazas externas. Características como el cifrado de extremo a extremo, contraseñas y autenticación multifactor están volviéndose más comunes en varias herramientas de videoconferencia.
Experiencia de usuario mejorada
Los proveedores están utilizando inteligencia artificial avanzada (IA) y aprendizaje automático para mejorar la funcionalidad y calidad de audio y video, lo cual es vital ahora que tantas personas están trabajando desde casa y dependen de estas herramientas diariamente. Por ejemplo, el procesamiento de lenguaje natural, un subconjunto de la IA, puede detectar automáticamente sonidos no deseados, atenuando el ruido de fondo para aquellos que no están en silencio y mejorando la voz del hablante. Visualmente, la visión por computadora se utiliza para desenfocar el fondo del usuario o añadir un fondo virtual, ajustar el color y la iluminación, e incluso retocar la apariencia del usuario. Estas características avanzadas llevan las soluciones de videoconferencia en HD a un nuevo nivel.
