Meilleur Logiciel de gestion des connaissances

Les outils de gestion des connaissances sont utilisés par les entreprises qui souhaitent tirer le meilleur parti des niveaux variés de compétences et d'expérience de leurs employés. Le logiciel fournit un lieu de rassemblement commun pour que les coéquipiers et les collègues à distance puissent bénéficier de processus et de flux de travail documentés, tels que les documents d'intégration, les questions fréquemment posées, et plus encore.

Ces outils sont particulièrement utiles lors de l'intégration de nouveaux employés ainsi que lors du départ d'employés expérimentés. Personne n'aime la répétition, et les outils de gestion des connaissances permettent aux anciens d'informer les nouveaux. Ils aident à maintenir de grandes équipes sur la même longueur d'onde, réduisant ainsi les risques de désinformation et d'erreurs facilement évitables.

Principaux avantages des logiciels de gestion des connaissances

• Organiser facilement de grands volumes de divers types de données
• Accéder à des informations, connaissances et expériences avancées au fil du temps, quel que soit le rôle
• Encourager la collaboration grâce à l'accessibilité de l'information
• Donner ou renforcer la structure des processus standard
• Augmenter la communication entre les départements disparates
• Conserver les connaissances de l'entreprise après que des informations spécifiques aient été transmises
• Fournir une base de connaissances en libre-service pour les utilisateurs d'un produit ou service

Les logiciels de gestion des connaissances ont des cas d'utilisation à la fois internes et externes. Certaines entreprises utilisent des logiciels de gestion des connaissances comme base de données interne pour que les employés puissent s'y référer. D'autres entreprises utiliseront des logiciels de gestion des connaissances comme référence externe pour les clients.

Conserver l'information — Les solutions de gestion des connaissances sont souvent utilisées pour intégrer de nouveaux employés. Les administrateurs et les coordinateurs RH peuvent conserver des présentations de formation, des fichiers de documents imprimables, des manuels de code vestimentaire et de conduite, et plus encore dans des dossiers accessibles par les membres de l'entreprise. Cela diminue la fréquence à laquelle les employés posent des questions telles que les jours fériés qu'ils ont et à quel point les vendredis décontractés sont décontractés.

Dans le même ordre d'idées, les employés de longue date qui prennent leur retraite ou passent à leur prochaine opportunité ne partent pas avec toutes leurs connaissances. Les questions auxquelles ils ont répondu et les fichiers qu'ils ont téléchargés restent accessibles dans l'outil jusqu'à ce qu'un administrateur les juge obsolètes ou inutiles. Cela est particulièrement utile pour les entreprises ayant des processus uniques qui dépendent d'employés informés pour aider à résoudre les problèmes. Avec un outil de gestion des connaissances, l'expertise reste au sein de l'organisation.

Efficacité — Des connaissances organisées et documentées signifient moins de temps passé à poser et répondre à des questions et plus de temps à travailler sur les tâches ou projets en cours. Avec autant d'informations d'entreprise disponibles numériquement, les employés passent moins de temps à demander à leurs collègues de leur expliquer manuellement. Avec des forums ouverts et des pages FAQ, ceux qui en ont besoin ont une abondance de regards sur leurs questions. Plus de personnes ayant accès à une question signifie un temps de réponse plus rapide, ainsi que plus de voix pour peser sur une solution.

Les utilisateurs peuvent télécharger des documents et des fichiers dans la solution de gestion des connaissances directement depuis leurs stockage de fichiers ou gestion des actifs numériques. L'intégration avec ces types de produits logiciels augmente l'efficacité car les utilisateurs n'ont pas à effectuer les processus manuellement.

Les utilisateurs peuvent également taguer des collègues dans les commentaires sur les fichiers ou générer un lien pour envoyer directement à d'autres un document qu'ils doivent voir. Cela économise le temps passé à chercher des informations, permettant aux utilisateurs de trouver et de marquer rapidement des fichiers, les conservant pour référence future.

Service client — Une FAQ est ainsi nommée car les clients ont généralement les mêmes questions sur une entreprise ou un produit. Un système de gestion des connaissances peut servir d'outil de service client facile où les clients peuvent consulter les questions fréquemment posées ou les modes d'emploi sur le site Web d'une entreprise. Cette méthode de service client peut s'avérer beaucoup moins chère qu'un centre d'assistance et peut réduire le trafic des appels.

Gestion des tâches — Les outils de gestion des connaissances aident les utilisateurs à comprendre comment atteindre leurs objectifs, et certains le font avec des fonctionnalités de gestion des tâches spécifiques. Bien que les logiciels de gestion des tâches soient une catégorie à part entière, c'est aussi une fonctionnalité qui se trouve dans plusieurs autres types de logiciels. De nombreux outils de gestion des connaissances ont des fonctionnalités qui peuvent fournir de la transparence sur l'achèvement de projets ou de tâches. Les fonctionnalités de marquage dans les documents permettent aux utilisateurs de transmettre des fichiers ou des documents à ceux dont ils ont besoin de l'attention.

Les entreprises de tous horizons utilisent des logiciels de gestion des connaissances pour organiser leurs pratiques internes et leurs bases de connaissances externes.

Intégration des employés — Les logiciels de gestion des connaissances sont également utiles dans le processus d'intégration et de formation des nouveaux employés. Au lieu de prendre des heures dans la journée pour répondre à chaque nouvelle pensée et question qui se pose, les nouveaux employés peuvent se tourner vers le logiciel de gestion des connaissances pour obtenir des réponses. Ils peuvent rechercher dans l'outil pour voir si l'information qu'ils recherchent a déjà été documentée. Cela encourage un environnement où les employés cherchent d'abord des réponses et posent des questions ensuite.

Employés expérimentés — Les logiciels de gestion des connaissances aident les entreprises à conserver les informations que les employés, les gestionnaires et autres membres de l'entreprise ont développées et enregistrées au fil du temps. Cela est utile pour les entreprises qui ne veulent pas perdre ou égarer des connaissances lorsqu'un employé passe inévitablement à une autre entreprise ou à un rôle au sein de la même entreprise. Les informations peuvent être archivées afin que même les informations anciennes et obsolètes puissent être stockées pour référence future.

Clients — Les clients ayant des questions sur un produit ou un service se tourneront souvent vers le site Web d'une entreprise pour une base de connaissances sur leur offre. Cette base de connaissances peut être construite par l'entreprise elle-même ou avec des informations supplémentaires d'autres clients. L'avis des clients est crucial car ils partagent la même perspective et peuvent fournir à d'autres clients des conseils en gardant cette perspective à l'esprit.