Meilleur Logiciel d'instructions de travail
Meilleur Logiciel d'instructions de travail en un coup d'œil
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Qu'est-ce que le logiciel d'instructions de travail ?
Le logiciel d'instructions de travail, également connu sous le nom d'instructions de travail visuelles ou de logiciel d'instructions de travail numériques, permet aux utilisateurs de créer et de diffuser des instructions étape par étape pour les procédures commerciales, permettant aux entreprises de rationaliser leurs flux de travail. Alors que des outils comme le logiciel de gestion des connaissances offrent une base de connaissances pour les articles textuels et d'autres types de médias informatifs, les solutions d'instructions de travail permettent aux utilisateurs de créer des guides détaillés pour des processus distincts, complets avec des conseils, des images et des vidéos.
Les guides d'instructions sont universellement utiles, mais les industries qui nécessitent des tâches manuelles et mécaniques trouvent plus de valeur dans les plateformes dédiées aux instructions de travail. Des industries telles que la fabrication, le pétrole et le gaz, et les services sur le terrain sont quelques-unes de celles qui bénéficient le plus des instructions de travail visuelles. Certains fournisseurs d'instructions de travail proposent même des modules complémentaires spécifiques à l'industrie qui incluent des fonctionnalités répondant aux besoins de leurs cas d'utilisation.
Quelles sont les fonctionnalités courantes du logiciel d'instructions de travail ?
Voici quelques fonctionnalités de base du logiciel d'instructions de travail qui peuvent aider les utilisateurs à créer des guides pratiques étape par étape pour leurs procédures commerciales :
Création de guides visuels : Les utilisateurs peuvent créer des guides visuels composés de texte, de listes de contrôle, de photos et de vidéos qui expliquent comment effectuer certaines tâches. De nouveaux guides peuvent être créés pour chaque procédure différente qu'une entreprise a, et ces guides peuvent tous être stockés dans un emplacement central afin que tous les employés puissent y accéder.
Suivi des performances : Si les employés sont tenus d'utiliser la plateforme d'instructions de travail de l'entreprise pour suivre les guides et cocher les tâches au fur et à mesure qu'elles sont terminées, les gestionnaires peuvent utiliser ces données en temps réel pour surveiller les performances et l'efficacité au niveau des employés, des équipes et de l'entreprise.
Analytique et rapports : Les plateformes d'instructions de travail peuvent collecter des données basées sur l'activité des employés sur la plateforme pour aider les utilisateurs à créer des rapports sur la production, la formation, les temps d'arrêt, etc.
Enregistrement d'écran : Si une tâche doit être effectuée sur un ordinateur, les administrateurs peuvent enregistrer leur écran pour démontrer comment une tâche doit être accomplie et ajouter l'enregistrement d'écran au guide spécifique pour cette tâche.
Quels sont les avantages du logiciel d'instructions de travail ?
En plus d'aider à la standardisation des procédures commerciales, le logiciel d'instructions de travail présente d'autres avantages, notamment des économies de temps et une amélioration du moral des employés.
Standardise les processus : Les plateformes d'instructions de travail numérisent et rassemblent des documents ou des procédures sur papier qui ont été documentés et placés dans des sources disparates à travers l'entreprise. Cette plateforme devient la source unique de vérité pour les instructions, fournissant des guides sur la façon de réaliser la plupart, sinon toutes, les tâches.
Économise du temps dans la documentation des procédures : Parce que ce logiciel est conçu pour répondre aux besoins des gestionnaires et des travailleurs, il fournit les outils nécessaires, tels que des modèles et des outils d'auteur et de publication, pour documenter et distribuer rapidement et précisément les procédures de travail.
Réduit la reformation : Parce que les guides sont rassemblés dans une bibliothèque centrale sur les plateformes d'instructions de travail, les employés peuvent y accéder à tout moment pour revoir les procédures qu'ils ont apprises dans le passé. De plus, à mesure que les procédures changent au sein d'une organisation, les administrateurs peuvent les mettre à jour dans la plateforme d'instructions de travail au lieu d'informer et de former individuellement les employés.
Réduit les erreurs des employés : Les employés peuvent également avoir ces guides ouverts tout en effectuant des tâches en temps réel, afin qu'ils puissent s'assurer de suivre chaque étape correctement pour éviter les erreurs. C'est particulièrement utile pour les travailleurs qui apprennent visuellement. Pouvoir voir une liste de contrôle ou des vidéos montrant comment effectuer une tâche résonnera mieux avec ces travailleurs que de simplement leur dire quoi faire.
Améliore le moral : Les guides visuels donnent aux employés l'autonomie d'apprendre à leur propre rythme. Cela leur permet de revoir les procédures avec lesquelles ils ne se sentent pas confiants, prenant plus de temps sur certaines sections tout en allant plus vite à travers d'autres. Avoir ce sentiment de contrôle sur leur propre formation aide à améliorer le moral.
Qui utilise le logiciel d'instructions de travail ?
Il existe quelques cas d'utilisation différents pour le logiciel d'instructions de travail, comme mentionné ci-dessous :
Postes de travail de fabrication et d'assemblage : Les instructions de travail électroniques sont bénéfiques pour les travailleurs de première ligne travaillant avec leurs mains sur des tâches de fabrication et d'assemblage répétitives. Souvent, ces tâches sont sensibles au temps car de nombreuses personnes sont impliquées dans la création d'un seul produit, et les guides d'instructions aident à les compléter rapidement et avec précision.
Instructions de travail de service : Le travail de service implique souvent d'aider les clients à résoudre divers problèmes. Il n'est pas toujours logique de former les travailleurs de service sur chaque problème possible qui pourrait survenir, donc les instructions de travail sont un bon moyen pour eux de se former eux-mêmes à mesure que différents problèmes doivent être résolus.
Département de formation : Ce cas d'utilisation couvre de nombreuses industries, en particulier celles avec un fort taux de rotation des employés. Le temps de formation est souvent très coûteux, et les guides de formation sont une méthode en libre-service pour que les employés se forment eux-mêmes.
Quelles sont les alternatives au logiciel d'instructions de travail ?
Les alternatives au logiciel d'instructions de travail peuvent remplacer ce type de logiciel, soit partiellement, soit complètement :
Logiciel de base de connaissances : Le logiciel d'instructions de travail est essentiellement un sous-ensemble du logiciel de base de connaissances. Les bases de connaissances contiennent des informations relatives à un large éventail de sujets, tandis que les instructions de travail incluent des informations plus orientées vers l'action.
Logiciel de procédures opérationnelles standard (SOP) : Les plateformes SOP contiennent des informations similaires aux plateformes d'instructions de travail. Cependant, les SOP sont plus générales que les instructions de travail. Les SOP résument les spécifications d'un processus, tandis que les instructions de travail se concentrent sur les tâches individuelles et expliquent chacune des étapes décrites dans une SOP.
Défis avec le logiciel d'instructions de travail
Les solutions d'instructions de travail peuvent présenter leur propre ensemble de défis.
Processus en évolution rapide : Le logiciel d'instructions de travail est utile dans les industries et les lieux de travail où les processus sont en amélioration continue et sont mis à jour. Il peut aider à s'assurer que les employés restent à jour avec les derniers guides. Cependant, la mise à jour de la plateforme avec les derniers processus peut être fastidieuse et chronophage.
Fournir aux travailleurs une interface numérique : Étant donné que le logiciel d'instructions de travail est un produit numérique, une interface numérique, telle qu'un appareil mobile, une tablette ou un ordinateur portable, doit être fournie aux employés qui utiliseront le logiciel, ce qui peut être coûteux.
Quel est le coût du logiciel d'instructions de travail ?
Les modèles de tarification pour ces solutions sont simples. La plupart des fournisseurs n'exigent pas que les acheteurs signent un contrat pour acheter des plans mensuels. Bien que la plupart des fournisseurs proposent des plans gratuits, ceux-ci offrent un espace de stockage limité et des fonctionnalités de base. Les acheteurs peuvent opter pour l'un des plans payants, qui offrent plus d'espace de stockage, une automatisation avancée et plus d'intégrations. Ces niveaux augmentent en prix en fonction des capacités qu'ils offrent.
Retour sur investissement (ROI)
Le ROI sur le logiciel d'instructions de travail peut être évalué en examinant la performance de certaines tâches, telles que l'assemblage, les tickets de support client et la formation des employés, après la mise en œuvre du logiciel. Voici quelques facteurs spécifiques à considérer :
- Temps économisé sur ces tâches
- L'augmentation du nombre de tâches accomplies
- La précision/qualité des tâches accomplies
- Satisfaction des clients (si le logiciel est utilisé par les équipes de service client)
- Satisfaction des employés (si les employés utilisent le logiciel pour les tâches quotidiennes)
Comment acheter un logiciel d'instructions de travail
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel d'instructions de travail
Avant de rechercher une solution logicielle pour les instructions de travail, les acheteurs doivent se demander quels objectifs ils souhaitent atteindre avec le logiciel. S'agit-il d'objectifs plus simples, tels que simplement convertir des documents papier en format numérique ? Ou ont-ils besoin d'une refonte complète de leurs pratiques opérationnelles pour les rendre plus automatisées ? Quoi qu'il en soit, il est important de les noter avant de rechercher un logiciel, car différentes solutions offrent différentes fonctionnalités et niveaux de robustesse. Voici quelques éléments à considérer :
Comparer les produits de logiciels d'instructions de travail
Créer une liste longue
Après avoir listé les exigences, les acheteurs peuvent commencer à parcourir les produits à un niveau élevé pour créer une liste longue. Ces produits ne répondront pas nécessairement à toutes les exigences, donc les acheteurs devront prioriser leur liste d'exigences. En visitant la catégorie de logiciels d'instructions de travail de G2.com, les acheteurs peuvent parcourir les plateformes d'instructions de travail et ajouter des produits à leur "Ma Liste" sur G2.com.
Créer une liste courte
Une fois que les acheteurs ont créé une liste courte, ils peuvent affiner leurs options en vérifiant les évaluations des produits sur le G2 Grid® et en lisant les avis des utilisateurs pour comprendre comment leurs pairs expérimentent le logiciel. De cette façon, les acheteurs peuvent trouver la meilleure plateforme d'instructions de travail pour leurs besoins.
Conduire des démonstrations
Après avoir réduit la sélection, les acheteurs doivent contacter les fournisseurs pour planifier des démonstrations de la solution. Les entreprises peuvent contacter de nombreux fournisseurs directement sur G2.com pour demander des démonstrations en sélectionnant le bouton "Obtenir un devis". À chaque démonstration, les acheteurs doivent s'assurer de poser les mêmes questions et scénarios d'utilisation pour évaluer au mieux chaque produit.
Sélection du logiciel d'instructions de travail
Choisir une équipe de sélection
Selon la façon dont la plateforme sera utilisée, différentes personnes devront être impliquées dans le processus de sélection. Cependant, dans la plupart des cas, les personnes qui doivent être impliquées sont :
Négociation
Les plateformes d'instructions de travail ont des prix fixes en fonction des fonctionnalités qu'un acheteur nécessite, et il n'y a généralement pas de négociation. Les organisations de niveau entreprise qui nécessitent un espace de stockage plus important et d'autres fonctionnalités avancées peuvent être en mesure de négocier leur plan et leur tarification.
Décision finale
Le membre de l'équipe qui supervisera le plus la plateforme devrait prendre la décision finale.