Un système de gestion de contenu par composants (CCMS) gère le contenu textuel à un niveau granulaire, c'est-à-dire au niveau des mots, des paragraphes, des sujets, des concepts ou des actifs, au lieu de documents, d'articles ou de pages web complets. La gestion du contenu à ce niveau permet à ces systèmes de réutiliser le contenu de manière cohérente sans crainte de versionnage incorrect. Un CCMS gère le contenu à un niveau granulaire grâce à l'utilisation d'un modèle de données basé sur XML tel que Darwin Information Typing Architecture (DITA) ou DocBook. Un CCMS permet aux utilisateurs de maintenir la cohérence à travers un document (ou plusieurs documents) puisque les éléments sont réutilisés, au lieu d'être copiés et collés. Il permet également une recherche améliorée puisque le contenu est encore décomposé en sujets plus petits.
Les systèmes de gestion de contenu par composants sont couramment utilisés pour la gestion de contenu interne et externe. Ils sont principalement utilisés par les rédacteurs techniques qui participent à la création de documentation telle que la formation du personnel, la documentation produit, les opérations sur le terrain, les bases de connaissances, et plus encore. Un CCMS sera souvent intégré à ou fournira du contenu pour d'autres types de logiciels, tels que les systèmes de gestion de l'apprentissage, les plateformes de commerce électronique, et les systèmes de gestion des actifs fixes.
Pour être inclus dans la catégorie des systèmes de gestion de contenu par composants, un produit doit :
Rechercher, classer et exporter du contenu
Stocker le contenu de manière modulaire en utilisant un modèle de données riche en sémantique basé sur XML
Fournir des fonctionnalités de réutilisation de contenu et la capacité de créer des variantes de contenu en utilisant des filtres et des variables
Permettre une rédaction collaborative basée sur des sujets qui permet un contenu à source unique
Offrir une publication multi-canal, supportant soit la consommation imprimée soit numérique
Séparer le contenu et la mise en page de l'environnement de rédaction structuré