Fonctionnalités du logiciel de gestion de contenu d'entreprise (ECM)
Les systèmes de gestion de contenu d'entreprise offrent souvent les mêmes fonctionnalités de base. Cependant, les produits ECM pour des industries spécifiques incluront souvent des solutions de fonctionnalités spécifiques.
Fonctionnalités de gestion des fichiers
Prise en charge des types de fichiers — Prend en charge le stockage de plusieurs types de fichiers. Cela inclut, mais n'est pas limité à, des fichiers basés sur du texte, des PDF, des images, des vidéos et des fichiers audio.
Métadonnées — Ajoute automatiquement des métadonnées descriptives comme la taille du fichier et la date de téléchargement, insère des champs de métadonnées standard comme des mots-clés, et permet la création de champs et de vocabulaire personnalisés.
Numérisation OCR — Facilite la structuration des données non structurées via un logiciel OCR ou d'autres processus automatisés de classement/étiquetage pour les documents numérisés.
Gestion des versions — Suit les versions changeantes de manière incrémentielle du même fichier.
Collaboration — Prend en charge la collaboration simultanée de plusieurs utilisateurs sur la création, l'annotation et la révision de documents.
Assemblage de documents — Génère automatiquement des documents basés sur des modèles et des soumissions de formulaires.
Création de formulaires — Prend en charge la création et la gestion de formulaires utilisateur soumis.
Portails et sites — Fournit la possibilité de créer des portails et sites utilisateur.
Disposition — Archive, supprime ou révoque automatiquement l'accès aux fichiers qui ont atteint la fin de leur cycle de vie.
Recherche — Simplifie et facilite la découverte de fichiers via une recherche simple ou avancée.
Interface web — Permet l'accès aux documents via une interface web sans nécessiter l'installation d'un client sur un appareil.
Applications mobiles — Fournit des applications pour iOS, Android et Windows Phone avec des fonctionnalités qui permettent aux utilisateurs d'effectuer les mêmes fonctions que sur un PC.
Fonctionnalités de flux de travail
Automatisation des processus — Automatise les processus internes en spécifiant une série de conditions et d'actions, qui peuvent être personnalisables selon les besoins complexes d'une organisation et faciles à configurer et exécuter.
Conditions — Fournit un moteur de flux de travail pertinent et personnalisable aux conditions nécessaires pour exécuter des règles.
Gestion des enregistrements — Fournit les outils et fonctionnalités nécessaires pour maintenir la preuve des activités commerciales et se conformer aux exigences gouvernementales ou aux normes de l'industrie.
Gestion des cas — Fournit des fonctionnalités spécialisées pour regrouper du contenu structuré et non structuré, automatiser des processus adaptatifs et multipersonnes, et fixer des délais pour les cas ouverts. Permet également la clôture et la fermeture des cas ainsi que le stockage et l'audit futur des informations associées.
Fonctionnalités d'administration
Gestion des utilisateurs, des rôles et des accès — Accorde l'accès à des données, fonctionnalités, objets, etc., sélectionnés en fonction des utilisateurs, des rôles d'utilisateur, des groupes, etc.
Authentification unique — Facilite l'intégration et le départ des membres de l'équipe avec des fournisseurs d'identité basés sur Active Directory/SAML.
Politiques et contrôles — Fournit la capacité de contrôler l'accès aux fichiers/dossiers par utilisateur ou groupe, les autorisations de partage externe, les politiques d'édition, les restrictions de localisation des appareils, etc.
Limites de stockage — Facilite l'administration des limites de stockage par utilisateur ou groupe.
Zones de stockage — Prend en charge le choix du centre de données où vos fichiers doivent être stockés.
Sécurité — Stocke et transfère les fichiers dans un environnement sécurisé.
Fonctionnalités de la plateforme
Internationalisation — Permet aux organisations multinationales d'utiliser efficacement les outils dans plusieurs langues et devises.
Performance et fiabilité — Assure que le logiciel est constamment disponible (temps de fonctionnement) et permet aux utilisateurs de terminer rapidement les tâches car ils n'attendent pas que le logiciel réponde à une action qu'ils ont entreprise.
Rapports et audits — Fournit l'accès à des rapports préconstruits et personnalisés pour surveiller l'activité des utilisateurs et le stockage.
Intégration du système d'enregistrement — S'intègre à d'autres systèmes d'enregistrement tels que CRM, ERP, Outlook, Sharepoint.
APIs — Permet une intégration personnalisée à des systèmes externes.
