Saiba Mais Sobre Software de Agendamento de Funcionários
O que é Software de Agendamento de Funcionários?
O software de agendamento de funcionários ajuda proprietários de empresas, gerentes e pessoal de RH a gerenciar horários de funcionários. Este software ajuda a automatizar e simplificar o processo de criação e acompanhamento de horários de funcionários. Ele também fornece recursos de comunicação que permitem a comunicação em tempo real em uma variedade de dispositivos, incluindo iPhones, dispositivos Android, tablets e computadores. Para manter os funcionários atualizados sobre o cronograma ao vivo, gerentes e funcionários receberão mensagens de texto, notificações push e e-mails detalhando o cronograma semanal para todos os funcionários.
Quais são os Recursos Comuns do Software de Agendamento de Funcionários?
Os sistemas de agendamento de funcionários fornecem às empresas soluções de administração fáceis de usar para simplificar o gerenciamento de horários de trabalhadores por turno e funcionários horistas.
Visão geral do horário de trabalho dos funcionários: Semelhante a um painel, a visão geral fornece uma visão transparente de todos os turnos semanais, quinzenais, mensais e não repetitivos. Os gerentes podem filtrar para visualizar turnos com base em critérios específicos, como disponibilidade de funcionários, turnos, locais e horários. Este recurso fornece à gestão total transparência em todos os turnos que estão agendados, preenchidos, abertos ou incompletos. Desta forma, o processo de agendamento pode ser simplificado para o agendamento de turnos pelo agendador da empresa.
Modelos de agendamento: Os modelos de agendamento fornecem uma solução rápida e fácil de usar para agendar funcionários para turnos repetidos. Estes podem frequentemente ser criados uma vez e salvos para reutilização, reduzindo assim o tempo necessário para criar horários repetidos.
Comunicação: As ferramentas de agendamento de funcionários conectam a gestão e os funcionários por meio de recursos de comunicação, como e-mails, mensagens instantâneas ou aplicativos móveis. Qualquer funcionário ou gerente pode se conectar usando seu dispositivo móvel e se comunicar com seus colegas de equipe para pegar turnos, agendar turnos, fazer trocas de turnos e mais.
Troca de turnos: Os recursos de troca de turnos permitem que os funcionários peguem qualquer turno disponível ou troquem com seus colegas quando estiverem doentes ou de outra forma impossibilitados de cumprir um turno.
Automatizar atribuições de turnos: O software de agendamento de funcionários frequentemente fornece aos gerentes a opção de automatizar atribuições de turnos para combinar funcionários disponíveis com turnos abertos. Este recurso de agendamento automático pode ser alterado a qualquer momento para gerenciar horários de trabalho de forma a simplificar o processo de folhas de ponto para os funcionários.
Gerenciamento de licenças: Os sistemas de agendamento de funcionários fornecem aos gerentes as ferramentas para gerenciar férias e pedidos de licença do pessoal e para cobrir ausências de última hora.
Perfis de funcionários: Os perfis de funcionários armazenam informações pertinentes sobre cada funcionário, como informações de contato, disponibilidade, licenças e certificações, histórico de emprego e educação.
Conformidade: As ferramentas de agendamento de funcionários ajudam as empresas a manter a conformidade em relação às regras de horas extras ao criar horários.
Relatórios e análises: As soluções de agendamento de funcionários fornecem insights sobre dados de horários e relógio de ponto e custos de mão de obra. Elas ajudam as empresas a quantificar KPIs para medir melhor o desempenho.
Previsão de mão de obra: O software usa dados históricos de agendamento de funcionários para prever necessidades de agendamento. Este recurso antecipa a demanda e os custos de mão de obra para projetar com precisão as necessidades de agendamento de funcionários.
Integrações: O software de agendamento de funcionários frequentemente se integra com software de folha de pagamento, software de RH central, e software de controle de tempo para centralizar e otimizar operações de tempo e pagamento.
Quais são os Benefícios do Software de Agendamento de Funcionários?
Os sistemas de agendamento de funcionários podem ajudar a reduzir custos e liberar pessoal de tarefas de gerenciamento de funcionários potencialmente complicadas. Usando este software, as empresas podem automatizar tarefas administrativas que, de outra forma, consumiriam muito capital humano. Ao liberar os gerentes de ter que criar manualmente horários de funcionários, o software de agendamento permite que eles se concentrem em outras tarefas importantes envolvidas na administração de um negócio. Ele também dá aos funcionários a capacidade de verificar, gerenciar ou trocar turnos de qualquer lugar, tornando obsoletos os horários de papel criados manualmente.
Simplifica o gerenciamento de agendamento de funcionários: O software ajuda empresas, gestão e pessoal de RH a simplificar os processos de agendamento de funcionários, que incluem a criação de horários, controle de tempo e comunicação com os funcionários. Ele utiliza um relógio de ponto para ajudar os funcionários a registrar facilmente suas entradas e saídas. As ferramentas de agendamento de funcionários também podem mostrar claramente turnos abertos conforme ditado pelas necessidades de agendamento da empresa, que podem ser acessados com seu aplicativo móvel.
Elimina conflitos de pessoal: As soluções de agendamento de funcionários eliminam conflitos em horários que podem ser criados por erro humano. Problemas comuns que ocorrem incluem a dupla reserva de funcionários para o mesmo turno e o agendamento de funcionários que não estão disponíveis para trabalhar. Este software pode eliminar tal falta de comunicação.
Quem Usa Software de Agendamento de Funcionários?
Gerente: Um gerente de uma empresa que regularmente utiliza trabalhadores horistas ou por turno seria capaz de organizar, implementar e atribuir turnos usando o software de agendamento de funcionários. Eles seriam o principal administrador que define os horários semana a semana conforme necessário para o negócio específico e atribui funcionários a turnos se não houver um líder de turno.
Líder de turno: Os líderes de turno são frequentemente responsáveis por atribuir funcionários específicos para trabalhar em determinados turnos e horários. Eles trabalhariam em conjunto com o gerente para atribuir e organizar os horários.
Funcionário horista ou por turno: Um funcionário horista ou trabalhador por turno seria responsável por relatar sua disponibilidade ao gerente ou líder de turno para que possam atribuir os horários. O funcionário então seguiria o horário atribuído e trabalharia as horas para as quais foi agendado. Se por algum motivo um funcionário não puder cumprir um turno, ele pode então coordenar com seus colegas por meio do software de agendamento de funcionários para que alguém cubra seu turno, e pode facilmente alterar o turno via software.
Quais são as Alternativas ao Software de Agendamento de Funcionários?
Alternativas a uma ferramenta de agendamento de funcionários podem substituir este tipo de software, parcial ou completamente:
Software de planilhas: Isso pode ser usado para organizar, catalogar e manter dados em gráficos e tabelas, e pode ser aplicado especificamente para criar horários para funcionários. Embora isso possa ser uma maneira um pouco desatualizada de criar horários em comparação com o software de agendamento de funcionários, para empresas que estão com orçamento limitado, isso pode ser uma boa alternativa.
Software de agendamento de restaurantes: Este software específico para a indústria é projetado para ajudar restaurantes e outras empresas do setor de serviços alimentícios a organizar o cronograma de sua força de trabalho. Isso pode ser usado como uma alternativa a sistemas de agendamento de funcionários de propósito mais geral.
Software de agendamento de pessoal médico: Este software específico para a indústria automatiza e otimiza o processo de criação e manutenção de horários de funcionários de saúde. Isso é semelhante ao software de agendamento de funcionários, mas categorizado separadamente para fins de pessoal médico. Portanto, isso pode ser usado como uma alternativa ao software de agendamento de funcionários para indústrias específicas de saúde.
Software Relacionado ao Agendamento de Funcionários
Software de controle de tempo: As soluções de agendamento de funcionários podem funcionar em conjunto com o software de controle de tempo para rastrear, relatar e calcular o tempo gasto em tarefas, projetos e outras atividades relacionadas ao trabalho. Essas soluções exportam dados para ferramentas de faturamento e frequentemente se integram com software de contabilidade ou folha de pagamento.
Software de gerenciamento de força de trabalho: Quando os empregadores estão procurando otimizar seus esforços de força de trabalho, eles podem usar software de gerenciamento de força de trabalho em vez de ou além de soluções de agendamento de funcionários.
Software de RH central: O RH central, também conhecido como sistemas de informação de recursos humanos (HRIS), pode se integrar com sistemas de agendamento de funcionários para transferir informações de perfil de funcionários. Isso pode incluir disponibilidade, informações de contato, licenças e certificações, histórico de emprego e educação, para citar alguns.
Software de folha de pagamento: O software de agendamento de funcionários fornece integrações de folha de pagamento para simplificar o processo de cálculo das informações de pagamento dos funcionários. O software de folha de pagamento garante que os funcionários sejam pagos de forma oportuna e precisa com base nos horários de funcionários criados e no tempo trabalhado.
Quais Empresas Devem Comprar Software de Agendamento de Funcionários?
Embora as soluções de agendamento de funcionários possam ser usadas por empresas de qualquer tamanho, elas são tipicamente empregadas por organizações que dependem de funcionários horistas e de meio período em indústrias como hospitalidade, manufatura, médica, call center e varejo.
Como Comprar Software de Agendamento de Funcionários
Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Agendamento de Funcionários
Existem muitos requisitos potenciais a serem considerados ao decidir comprar e implementar software de agendamento de funcionários em toda a empresa ou dentro de um departamento específico. Dependendo da indústria e do negócio em particular, os compradores devem considerar o tamanho da equipe, o orçamento de compra e a funcionalidade específica do software ao desenvolver uma lista de requisitos.
A primeira coisa que uma empresa deve descobrir é quantos funcionários precisariam usar o software, tanto para garantir que o produto escolhido possa suportar todos os seus funcionários quanto para ter uma noção de quanto custará, já que o custo de muitos produtos varia dependendo de quantos usuários o comprador precisa suportar. Outra consideração é quais recursos do software de agendamento seriam mais importantes para o negócio. Além da funcionalidade básica de agendamento, os compradores devem considerar se outros recursos, como troca de turnos, mensagens, relatórios analíticos e compatibilidade móvel são importantes.
Finalmente, os compradores devem ter um orçamento em mente ao procurar investir em um sistema de agendamento de funcionários. Se a empresa estiver considerando investir em outro software de RH para gerenciar sua força de trabalho, considerar uma solução de agendamento de funcionários mais barata pode ser necessário.
Comparar Produtos de Software de Agendamento de Funcionários
Crie uma lista longa
Uma lista inicial de soluções potenciais de agendamento de funcionários deve incluir quaisquer produtos que atendam aos requisitos básicos de recursos da empresa. Neste ponto, os compradores devem apenas tentar ter uma noção das opções que pelo menos atendem às necessidades essenciais, como ser capaz de agendar e acompanhar turnos de funcionários com facilidade e facilitar a comunicação eficiente entre o gerente e o funcionário.
Crie uma lista curta
Depois que uma lista longa foi criada, é hora de olhar para cada produto em mais detalhes para determinar se parece que atenderá às necessidades dos funcionários e gerentes da empresa. Isso deve incluir a avaliação de recursos adicionais de cada produto além dos identificados como essenciais para determinar se essa funcionalidade adicional automatizaria ainda mais o processo de criação e compartilhamento de horários de funcionários.
Conduza demonstrações
Quando chegar a hora de contatar vendedores para uma demonstração, os compradores devem ter uma noção dos recursos que cada produto oferece e estar prontos para avaliar quão bem esses recursos funcionam. Um aspecto chave a considerar durante a demonstração para agendamento de funcionários é a acessibilidade, já que funcionários e gerentes precisarão alterar e atualizar horários conforme necessário, não importa o tempo, lugar ou dispositivo usado. Outro aspecto a considerar é a usabilidade, já que a plataforma será usada pela maioria do pessoal da empresa.
Seleção de Software de Agendamento de Funcionários
Escolha uma equipe de seleção
Ao escolher um software de agendamento de funcionários, é importante envolver quaisquer partes interessadas relevantes que possam usar o produto para garantir que o software atenderá às necessidades de todos. Isso provavelmente inclui empregadores ou gerentes que seriam responsáveis por criar os horários para seus funcionários, ou gerentes de turno especificamente, já que eles gerenciam equipes. É possível que líderes de turno façam parte do processo de seleção, mas como os gerentes seriam mais provavelmente os implementadores do software, os membros da equipe de seleção ficariam a critério deles.
Negociação
Depois de se concentrar em um produto preferido, é hora de negociar um pacote de preços. Os compradores devem considerar o modelo de preços do software, como se o vendedor cobra uma taxa mensal fixa ou, mais comumente, cobra uma taxa com base em quantos usuários utilizariam o produto. Os compradores também podem negociar para adicionar mais usuários ao pacote para atender às necessidades específicas de sua empresa. Além disso, o comprador pode considerar negociar um desconto em troca de contratos de vários anos.
Decisão final
A decisão final provavelmente será tomada pela equipe de gestão, ou em particular pelos gerentes de turno, como os principais usuários do software de agendamento de funcionários. No entanto, os funcionários devem ser considerados também, já que, em última análise, é necessário decidir se este software simplificaria e automatizaria o processo de agendamento de funcionários.
Quanto Custa o Software de Agendamento de Funcionários?
O custo dos sistemas de agendamento de funcionários pode variar com base em como é adquirido. O modelo de preços mais comum que os vendedores usam é por usuário ou funcionário por mês. Alguns produtos têm versões gratuitas do software na forma de um teste com restrições de usuários ou permitindo apenas recursos básicos de agendamento de funcionários. Geralmente, o comprador deve estar preparado para pagar cerca de $2-$4 por usuário ou funcionário para software de agendamento de funcionários com base em custos estimados médios. Normalmente, esses custos são pagos mensalmente, embora alguns softwares possam ter planos anuais.
Retorno sobre o Investimento (ROI)
Ao considerar o ROI para software de agendamento de funcionários, as empresas devem considerar quanto tempo estão economizando e quanto dinheiro estão ganhando ao automatizar o processo de agendamento de funcionários para turnos. O tempo é economizado para o gerente ou líder de turno, já que, em vez de ter que dedicar horas para criar manualmente horários toda semana para seus funcionários horistas, é automatizado e pode ser concluído em minutos. O tempo que os gerentes economizam pode ser usado de forma mais produtiva em outras tarefas relacionadas à administração do negócio.
