Scopri di più su Software di gestione IT aziendale
Che cos'è il software di gestione IT aziendale?
Il software di gestione IT aziendale fornisce un punto di controllo centralizzato per centinaia o migliaia di cicli di vita degli asset IT e utenti coinvolti in uno o più ambienti. I dipartimenti IT utilizzano questo strumento completo per monitorare, ottimizzare e risolvere problemi di hardware, software e applicazioni per garantire che abbiano risorse sufficienti per operare al livello SLA.
Questo software è una raccolta di software che di solito include strumenti di monitoraggio, software di help desk, software di service desk, strumenti di gestione dei servizi IT, software di gestione degli incidenti, software di gestione degli endpoint e altri tipi di soluzioni di gestione IT. Oltre al monitoraggio di base e alla gestione dell'inventario, molti strumenti in questa categoria offrono assistenza per i processi di cloud computing e patching software automatizzato, in modo che gli esperti IT possano gestire meglio il loro tempo e non dover aggiornare manualmente ogni computer. Alcuni strumenti possono anche assistere nell'automazione delle attività IT di routine, consentendo ai dipartimenti IT di concentrare tempo ed energia su attività più urgenti. Non esiste uno standard su quali capacità software dovrebbero essere incluse in questo software. I requisiti delle funzionalità software per le aziende variano in base a fattori come sistemi operativi, flussi di lavoro, processi aziendali, applicazioni aziendali e così via. L'obiettivo principale è centralizzare diversi processi di gestione IT in uno strumento unico per ambienti IT di livello aziendale.
Per le operazioni aziendali di medie e grandi dimensioni con un ambiente tecnologico complesso, i problemi IT possono fermare le operazioni quotidiane. Una volta che un'organizzazione raggiunge una certa dimensione, è quasi impossibile per i team IT fornire manualmente manutenzione e aggiornamenti del sistema. Inoltre, garantire che ogni computer aziendale sia aggiornato con le applicazioni corrette e conforme agli standard interni influisce su tutto, dalla sicurezza ai risultati finanziari. Se un'azienda si avvicina a un numero di dipendenti che richiede una versione semplificata della salute operativa IT, questo software è indispensabile per completare tutte le attività sopra menzionate.
Quali tipi di software di gestione IT aziendale esistono?
Strumenti di gestione dei servizi
Questo tipo di strumento si concentra sulla gestione dei servizi IT per aiutare dipendenti e clienti a navigare nelle operazioni IT dell'azienda. Questo include help desk, service desk, gestione della conoscenza, gestione delle patch, gestione dei servizi IT e gestione degli incidenti. I team DevOps e IT utilizzerebbero questo tipo di strumento per rispondere e fornire esperienze utente eccellenti.
Strumenti di gestione delle prestazioni
Gli strumenti di gestione delle prestazioni si concentrano sull'assicurare che l'infrastruttura IT dell'azienda funzioni senza intoppi. Questo include un set di software di monitoraggio come monitoraggio delle prestazioni delle applicazioni, monitoraggio dell'infrastruttura cloud, monitoraggio della rete e così via. Questo fornisce visibilità su tutte le prestazioni dell'infrastruttura IT dell'azienda e si collega con gli strumenti di gestione dei servizi quando si verifica un problema di prestazioni. Gli strumenti avanzati hanno anche AIOps e apprendimento automatico per analizzare e identificare i problemi di prestazioni e fornire analisi delle cause principali per i team IT.
Quali sono le caratteristiche comuni del software di gestione IT aziendale?
Di seguito sono riportate alcune caratteristiche principali all'interno degli strumenti di gestione IT aziendale che possono aiutare gli utenti a gestire meglio la loro infrastruttura IT e i servizi:
Scoperta degli asset: In qualsiasi momento in un'azienda, ci possono essere centinaia o migliaia di asset tecnologici che sono critici per i dipendenti e il funzionamento dell'azienda. Prendere correttamente nota di questi asset è importante per il tracciamento, la manutenzione e garantire conformità e sicurezza. Le piattaforme in questa categoria offrono gestione dei dati aziendali relativi all'inventario degli asset, alle prestazioni e alla storia, a partire dalla scoperta iniziale degli asset per una rappresentazione accurata. Un componente primario di molte soluzioni di gestione IT aziendale è la capacità di scansionare le reti di un'azienda e identificare i dispositivi e gli asset connessi, inclusi laptop, desktop e monitor. Se vengono aggiunti o rimossi nuovi computer, gli strumenti di scoperta in alcune piattaforme possono rilevarlo automaticamente e aggiornare i dati secondo necessità. Gli esperti IT potrebbero ancora dover eseguire alcune attività manuali per configurare nuovi asset in base alla conformità e alle autorizzazioni appropriate, ma la scoperta automatica degli asset e il tracciamento della storia possono aiutare a fornire un quadro accurato con il minimo sforzo.
Monitoraggio IT: Monitorare o registrare anomalie è una delle capacità chiave. Il software di monitoraggio consente alle aziende di tenere traccia di ogni aspetto della funzionalità delle loro applicazioni, software, rete e altri asset IT. Stabilisce una base funzionale per il loro stato di salute IT complessivo e avvisa i responsabili IT quando le prestazioni scendono al di sotto della base. La maggior parte del software fornisce dashboard che consentono alle aziende di visualizzare le loro prestazioni IT in tempo reale.
Gestione delle patch: La tecnologia evolve rapidamente e una volta che i dipendenti sono configurati con sistemi appropriati, richiedono supporto continuo per mantenere aggiornate le varie applicazioni con il flusso costante di patch di sicurezza e aggiornamenti di terze parti. Le piattaforme in questa categoria aiutano gli specialisti IT a mantenere una visione d'insieme delle molte patch e aggiornamenti richiesti per gli asset aziendali e lo stato di ciascun dispositivo e rete rispetto a questi aggiornamenti. Quando arriva una patch importante, i file possono essere distribuiti in massa a molti sistemi connessi alla rete aziendale e in alcuni casi installati automaticamente all'interno delle app corrispondenti. Diverse piattaforme offrono capacità simili con nuovo software nel suo complesso, distribuendo nuove applicazioni sui dispositivi in modo che i dipendenti non debbano farlo da soli.
Accesso e controllo remoto del desktop: Sebbene i team IT nelle aziende più grandi non possano sempre fornire assistenza di persona, le soluzioni moderne consentono loro di assistere con problemi di supporto individuale da lontano. Molti strumenti IT aziendali in questa categoria condividono caratteristiche del software di supporto remoto, che forniscono agli utenti un modo per connettersi da remoto e ottenere il controllo temporaneo sui dispositivi dei dipendenti. Se un dipendente ha problemi tecnici con un'applicazione o il dispositivo stesso, gli esperti IT possono sfruttare alcuni degli strumenti nella categoria per fornire supporto diretto, guidando il dipendente attraverso il processo di risoluzione dei problemi o prendendo azioni specifiche direttamente sui loro computer tramite controllo remoto. Queste capacità possono anche essere sfruttate per aiutare a integrare nuovi dipendenti o aiutarli a padroneggiare processi complessi che coinvolgono i loro asset tecnologici.
Integrazione ITSM: Gli strumenti di gestione dei servizi IT (ITSM) dovrebbero essere collegati con gli strumenti di monitoraggio e gestione del sistema. Questo rende più facile per gli utenti gestire le loro risorse IT e i ticket di supporto. Per un monitoraggio e una risoluzione ottimali dei problemi interni, queste piattaforme possono integrarsi con il software di service desk o altri programmi progettati attorno alla gestione dei ticket di supporto IT interni, all'assegnazione dei casi e alla gestione delle risorse.
Quali sono i vantaggi del software di gestione IT aziendale?
Alcuni dei vantaggi del software di gestione IT aziendale sono i seguenti:
Fornire visibilità sull'intera infrastruttura IT: Le soluzioni aziendali in questa categoria offrono approfondimenti di alto livello sui sistemi critici, assistono nella gestione dei progetti relativi all'ottimizzazione, al bilanciamento e alla rimedio dell'infrastruttura aziendale. I dati generati da queste piattaforme le rendono un complemento naturale al software di gestione delle prestazioni aziendali, che fornisce approfondimenti sugli obiettivi aziendali e sulle attività distribuite che giocano un ruolo in diversi KPI. Inoltre, questa soluzione può raccogliere dati da varie fonti come SaaS, piattaforme cloud, dispositivi mobili, asset on-premise e così via. Le piattaforme di gestione IT aziendale offrono i dati più rilevanti per mantenere i sistemi in funzione insieme ad altri asset che assistono in molte altre attività che i team IT svolgono. La visibilità è una merce inestimabile per i team IT moderni; questi strumenti sono un modo ideale per questi dipartimenti di ottenerla.
Ridurre i tempi di inattività: Per le aziende di medie e grandi dimensioni, l'integrità e le prestazioni dei data center e dei dispositivi aziendali sono fondamentali. Con queste piattaforme robuste, i team IT possono gestire meglio le prestazioni degli asset IT tramite un dashboard centrale e sistemi correlati per garantire che le operazioni funzionino senza intoppi. Le metriche di prestazione complete e gli approfondimenti azionabili offerti da queste soluzioni beneficiano i team IT nella pianificazione e nell'esecuzione dell'allocazione delle risorse. Quando le aziende diventano troppo grandi per processi IT più pratici, questi strumenti possono aiutare a far passare i team alla mentalità aziendale con la gestione e l'analisi dei dispositivi su larga scala.
Risparmiare tempo dalle attività ripetitive: Per gestire centinaia o migliaia di asset e dispositivi IT, i responsabili IT possono semplificare attività come la distribuzione delle patch e l'amministrazione degli utenti per assicurarsi che tutto sia aggiornato e conforme. Le soluzioni di gestione IT aziendale aiutano ad automatizzare la sicurezza e la conformità applicando sistematicamente patch, configurazioni e politiche personalizzate. Questo aiuta le aziende a far rispettare le politiche IT più aggiornate per controllare meglio la loro infrastruttura IT.
Chi utilizza il software di gestione IT aziendale?
Di seguito sono riportati i team, le persone, i ruoli e le funzioni che possono utilizzare il software:
Team IT: Gli strumenti di gestione IT aziendale sono progettati appositamente per essere utilizzati in tutto il dipartimento IT di un'organizzazione di medie o grandi dimensioni. Con questo software, il team IT può automatizzare la gestione degli asset, risolvere anomalie e supportare i singoli dipendenti con problemi IT.
Team trasversali: Al di fuori del dipartimento IT, altri team possono utilizzare questo software per gestire software e dispositivi. Possono presentare ticket e ricevere supporto remoto quando incontrano problemi IT.
Software correlato al software di gestione IT aziendale
Le soluzioni correlate che possono essere utilizzate insieme al software di gestione IT aziendale includono:
Software di gestione degli asset software (SAM): Il software utilizzato da qualsiasi organizzazione è centrale per i processi e gli obiettivi quotidiani. Queste applicazioni possono richiedere un grande sforzo di tracciamento e aggiornamento man mano che vengono rilasciate nuove versioni e le licenze si avvicinano alla scadenza. La gestione degli asset software (SAM) è un complemento naturale al software di gestione IT aziendale poiché aiutano i team IT a mantenere la visibilità sul software, il suo utilizzo e i casi d'uso tra i team. Queste piattaforme offrono un inventario dettagliato degli strumenti software attivi e inattivi di un'azienda, insieme ai loro dettagli di versione e licenza e ai dipendenti che li utilizzano attualmente. Se viene resa disponibile una patch importante per uno strumento, queste piattaforme possono aiutare a distribuire e configurare aggiornamenti tempestivi. Inoltre, se un'applicazione critica si avvicina alla fine dei suoi termini di licenza, queste piattaforme possono aiutare a facilitare i rinnovi o gli aggiornamenti in modo che i dipendenti possano continuare a utilizzare e beneficiare delle loro applicazioni importanti.
Fornitori di consulenza strategica IT: Decidere come strutturare un team IT, inclusa la tecnologia e come utilizzarla, richiede molta considerazione, con ogni decisione che influisce sull'azienda nel suo complesso. Man mano che un'azienda cresce e le operazioni IT diventano più complesse, potrebbe essere utile per un'azienda assumere un consulente esterno per assistenza nel prendere le migliori decisioni per le esigenze uniche di un'azienda. I fornitori di consulenza strategica IT offrono una varietà di servizi di consulenza relativi alla pianificazione e all'implementazione di strategie tecnologiche. Questi servizi potrebbero essere utili quando si mappa gli sforzi IT iniziali di un'azienda, ma anche quando si ristruttura o si ottimizza un dipartimento IT esistente.
Sfide con il software di gestione IT aziendale
Le soluzioni software possono presentare le proprie sfide.
Integrazione con altre soluzioni: Poiché un software di gestione IT aziendale è solitamente una raccolta di software, è difficile integrarli con l'infrastruttura esistente. A meno che l'azienda non operi in un unico ambiente, il che è raro per le grandi aziende, ci saranno problemi di compatibilità. L'azienda dovrebbe prepararsi a pagare per personalizzazioni aggiuntive per integrare il software nei suoi sistemi legacy.
Resistenza al cambiamento: Ci sarà resistenza da parte dei dipendenti quando l'azienda introduce un set di software. Questa è una sfida di implementazione che di solito accompagna l'introduzione di qualsiasi nuovo software, tranne che questa volta la sfida è più grande con una raccolta di software. Coloro che beneficiano dell'infrastruttura attuale o del lavoro manuale potrebbero temere di perdere il lavoro o avere difficoltà ad adattarsi al nuovo software. Il modo migliore per affrontare questo è comunicare con gli stakeholder all'inizio del processo RFP in modo che possano avere il loro input. Questo incoraggia anche l'adesione poiché la voce di tutti viene ascoltata.
Mancanza di formazione: Non è facile adattarsi a un nuovo set di software. L'azienda deve garantire che il team IT e altri dipendenti abbiano tempo per la formazione prima del lancio ufficiale. Dovrebbe esserci anche un luogo in cui il personale possa porre domande in anticipo in modo che tutti siano sulla stessa pagina. Ancora una volta, quelle domande a volte portano alla luce problemi di integrazione, quindi è meglio individuarli presto.
Come acquistare il software di gestione IT aziendale
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software di gestione IT aziendale
I requisiti del software di gestione IT aziendale possono includere funzionalità standard di gestione degli asset come la scoperta degli asset e il controllo remoto e criteri specifici del settore come la conformità alle normative sui dati. Ogni azienda ha esigenze diverse e molte potrebbero non aver bisogno di ogni software sotto questo software. L'acquirente dovrebbe fare un business case su quali obiettivi devono essere raggiunti. Quindi possono elencare i requisiti delle funzionalità in base agli obiettivi. Infine, l'acquirente deve creare un budget basato sugli obiettivi identificati e su quanto valore porterà il software.
Confrontare i prodotti di software di gestione IT aziendale
Creare una lista lunga
Una lista lunga dovrebbe includere tutti i prodotti che hanno le caratteristiche principali per un software di gestione IT a livello aziendale, a meno che il requisito delle funzionalità non richieda quella specifica funzionalità. Ad esempio, non c'è bisogno di avere il monitoraggio della rete se l'azienda è soddisfatta del software di monitoraggio della rete esistente. Quando gli acquirenti hanno anche bisogno di sostituire determinati sistemi, la lista lunga può includere software con funzionalità avanzate come l'automazione del carico di lavoro e il cloud computing.
Creare una lista corta
Per generare una lista corta, gli acquirenti dovrebbero eliminare i prodotti dalla lista lunga in base a problemi di integrazione, budget e bundling. I problemi di integrazione sono fondamentali, quindi l'acquirente dovrebbe informarsi sui costi di personalizzazione aggiuntivi con il fornitore. Alcuni fornitori vendono tutto in un pacchetto, il che aumenta il costo. Il bundling dovrebbe essere negoziato per adattarsi al budget, specialmente quando l'acquirente ha già parte del sistema in atto. A questo punto dovrebbero esserci meno di cinque fornitori.
Condurre dimostrazioni
Le dimostrazioni dovrebbero basarsi su scenari che simulano operazioni reali in ogni fase dell'operazione degli asset IT, dalle operazioni quotidiane a scenari specifici come il downtime del server. Ogni scenario può concentrarsi su un tipo di requisito, come il monitoraggio delle anomalie, il supporto remoto sui dispositivi aziendali o il patching di nuovo software in diversi ambienti. Questo potrebbe richiedere molto tempo perché l'acquirente sta testando un software. Assicurarsi che ci siano cinque o meno prodotti dalla lista corta aiuterà l'azienda a risparmiare tempo durante la conduzione di dimostrazioni estensive.
Selezione del software di gestione IT aziendale
Scegliere un team di selezione
Il team di selezione di solito include i responsabili degli asset IT, dirigenti come il CIO e esperti di materia con una conoscenza approfondita dei casi d'uso. I manager di altri dipartimenti come il supporto o l'approvvigionamento possono anche essere coinvolti nei loro team che utilizzano il software a seconda del caso d'uso. I dipendenti dovrebbero anche avere il loro input durante la dimostrazione del prodotto in modo che tutti abbiano una comprensione di base del software.
Negoziazione
La negoziazione dovrebbe concentrarsi sui punti di forza e di debolezza di ciascun prodotto e fornitore. Ad esempio, la capacità del fornitore di personalizzare il sistema o fornire supporto globale può essere un fattore decisivo.
Decisione finale
Poiché diversi software forniranno diverse capacità, potrebbe non esserci un confronto diretto tra le selezioni. Quindi, mentre il prezzo del software è importante, gli acquirenti dovrebbero cercare di stimare il potenziale ROI di ciascuna soluzione prima di prendere una decisione.
