Scopri di più su Software di Governance Digitale
Che cos'è il Software di Governance Digitale?
La governance digitale è un concetto utilizzato dalle aziende per descrivere la gestione dei loro ambienti digitali garantendo al contempo conformità, sicurezza e accessibilità. Le soluzioni di governance digitale sono emerse per fornire un controllo centralizzato sugli standard che un'azienda impiega riguardo all'esperienza digitale e alla sicurezza della loro base utenti.
Molti di questi strumenti aiutano le aziende a partire da zero fornendo framework che delineano le responsabilità legate alla governance e determinano un responsabile per ciascun processo o compito. Una volta sviluppati i framework, devono essere delineate strategie e politiche per garantire che tutti gli standard siano rispettati e che i processi operativi fluiscano senza intoppi. Queste politiche si presentano in molte forme. Le politiche di sicurezza aiutano a proteggere gli utenti e i loro dati. Le politiche di conformità e accessibilità garantiscono che tutti gli individui possano utilizzare un prodotto e che tutti gli standard normativi siano rispettati. Altre politiche comuni di governance digitale includono l'allineamento del marchio, la protezione della proprietà intellettuale (IP), la gestione dei domini e le linee guida sui social media.
Quali sono le Caratteristiche Comuni del Software di Governance Digitale?
Il software di governance digitale offre una vasta gamma di funzionalità, ecco alcune delle più comuni presenti sul mercato.
Monitoraggio dei media digitali: Le funzionalità di monitoraggio aiutano gli utenti a gestire i messaggi e garantire che gli standard siano rispettati all'interno delle campagne pubblicitarie digitali.
Monitoraggio della conformità: Ulteriori funzionalità di monitoraggio sono spesso progettate per monitorare i requisiti di conformità dei dati, della privacy e dell'accessibilità.
Monitoraggio dei social media: Le funzionalità di monitoraggio dei social media registrano l'attività sui social media, garantendo che l'argomento rimanga rilevante per gli obiettivi aziendali.
Gestione degli utenti, dei ruoli e degli accessi: Le funzionalità di gestione delle identità individuali consentono agli amministratori di concedere l'accesso a dati selezionati, funzionalità, oggetti, ecc. in base agli utenti, al ruolo utente, ai gruppi, ecc.
Politiche e controlli: L'applicazione delle politiche fornisce la possibilità di controllare l'accesso a file e cartelle per utente o gruppo, le autorizzazioni di condivisione esterna, le politiche di modifica, le restrizioni di posizione del dispositivo, la condivisione per dispositivo, ecc.
Sicurezza: Le funzionalità di sicurezza consentono agli amministratori di impostare standard per la gestione degli asset e dei rischi.
Reportistica: Le funzionalità di reportistica forniscono la possibilità di creare report che soddisfano particolari requisiti aziendali.
Coerenza del design del marchio: Questa funzionalità monitora gli asset del marchio per garantire che il contenuto sia coerente con il design del sito.
Standard SEO: Gli standard SEO possono riferirsi alla paginazione, alle intestazioni e ai titoli delle pagine, ai meta tag e alla struttura degli URL che contribuiscono positivamente alla SEO del sito.
Internazionalizzazione: L'internazionalizzazione consente alle organizzazioni multinazionali di utilizzare questi strumenti in modo efficace in più lingue e valute.
Accessibilità web: Le funzionalità di accessibilità vengono utilizzate per garantire la disponibilità degli strumenti di accessibilità e per fornire informazioni su come gli individui utilizzano gli strumenti di accomodamento per interagire con il sito.
Quali sono i Vantaggi del Software di Governance Digitale?
Gestire un sito web, un'applicazione, una comunità online o qualsiasi altro ambiente digitale è ora molto più complicato di quanto non fosse in passato. Le soluzioni di governance digitale forniscono struttura alle organizzazioni che non sanno come delegare i compiti e applicare politiche coerenti sulla visibilità online di un'azienda. Queste responsabilità condivise devono essere prese in considerazione se un'azienda o un team vuole garantire l'accessibilità e l'usabilità a lungo termine delle loro offerte disponibili online.
Le aziende che faticano a gestire un sito web, ad esempio, potrebbero migliorare la loro efficienza se vengono stabiliti standard per contenuti, media, collegamenti e struttura del sito. Devono anche essere consapevoli e tenere conto di vari standard normativi per la sicurezza, la privacy e l'accessibilità. Le soluzioni di governance digitale aiutano le aziende a sviluppare questi processi e a delegare la proprietà agli individui, ma anche a consentire la manutenzione continua e garantire che gli standard di qualità siano sempre rispettati.
Allineamento interfunzionale: L'impatto operativo delle soluzioni di governance digitale fornisce un livello significativo di allineamento interdipartimentale e inter-team. Quando i flussi di lavoro vengono messi in atto, avvisi o trigger informano gli individui dei compiti che devono completare. Ad esempio, un'azienda ha un sito web che memorizza alcune informazioni sensibili. La funzionalità di monitoraggio della piattaforma di governance digitale scopre i dati esposti e avvisa l'amministratore. Questo attiva un compito per l'individuo responsabile della crittografia dei dati sensibili. Quell'individuo scopre che si tratta di un problema di integrazione e comunica con il team responsabile di ciò. I membri del team discutono collaborativamente il problema e seguono i passaggi necessari per risolvere il problema delineato nel framework di governance.
Standard e conformità: Standard e conformità si riferiscono alla posizione di un'azienda nel soddisfare sia gli standard interni che quelli delineati nelle normative governative. Le aziende possono utilizzare soluzioni di governance digitale per delineare e applicare standard relativi alla pubblicazione, alla qualità dei dati, alle esigenze tecniche o a qualsiasi altra cosa per cui l'azienda stabilisce uno standard. Le esigenze di conformità riguarderanno tipicamente la protezione delle informazioni personali, la protezione dei dati sensibili e il rispetto dei requisiti fiscali. Le piattaforme di governance digitale consentono agli utenti di delineare e dare priorità ai requisiti, quindi di applicare queste politiche e monitorare continuamente gli ambienti per garantire che gli standard siano rispettati.
Usabilità e accessibilità: Le aziende utilizzano soluzioni di governance digitale per migliorare l'esperienza utente (cioè, l'esperienza diretta di un individuo con un prodotto). Con gli standard in atto, i team sono abilitati a impostare avvisi per collegamenti interrotti, media malfunzionanti, prestazioni lente e altro ancora. Quando emergono problemi relativi a questi standard, i team vengono informati e i processi di risoluzione attivano compiti per gli individui pertinenti da intraprendere. Soddisfare i requisiti di accessibilità aiuta a consentire agli individui con disabilità di utilizzare il software o navigare nei siti web. Gli strumenti di governance digitale garantiscono che gli individui con disabilità visive, uditive e motorie, così come coloro che parlano lingue diverse, possano utilizzare i prodotti o il sito web di un'azienda.
Chi Utilizza il Software di Governance Digitale?
Le soluzioni di governance digitale sono progettate per consentire ai team di collaborare tra i dipartimenti e garantire che gli ecosistemi digitali soddisfino gli standard a tutti i livelli. Ecco alcuni esempi di utenti tipici della governance digitale.
Personale IT: Il personale IT può essere responsabile di un numero qualsiasi di compiti di governance. Il caso d'uso più comune qui è garantire la qualità dei dati ed eliminare i problemi tecnici che influenzano l'usabilità. Questi individui possono anche essere responsabili di avvisare altri team, stabilire standard digitali e mantenere la piattaforma di governance digitale stessa.
Team operativi: I team operativi possono essere incaricati di implementare il software di governance digitale e di stabilire standard. Spesso fanno parte della progettazione dei flussi di lavoro e dei passaggi operativi. Possono anche essere responsabili della gestione del software stesso.
Team di sicurezza: I team di sicurezza probabilmente hanno un ruolo più tangenziale quando si tratta di governance digitale. Questi team possono essere avvisati di rischi per la sicurezza o dati esposti e ci si aspetta che risolvano il problema. Nelle aziende più piccole, questi team possono anche essere incaricati di applicare diversi standard di conformità alla privacy dei dati.
Team di media digitali: I team di media digitali possono solitamente essere coinvolti alla fine dei flussi di lavoro per correggere problemi di grammatica, collegamenti interrotti, media che non si caricano e altri problemi non tecnici relativi a contenuti testuali, video e audio.
Software Correlato al Software di Governance Digitale
Le seguenti famiglie tecnologiche sono strettamente correlate alle soluzioni di governance digitale o c'è una significativa sovrapposizione tra le funzionalità dei prodotti.
Software di monitoraggio dell'esperienza digitale (DEM): Le soluzioni DEM sono progettate per monitorare gli utenti finali e garantire che le applicazioni siano disponibili. Il monitoraggio è una delle funzionalità del software di governance digitale, ma tipicamente non fornirà lo stesso livello di analisi individuale. Se un'applicazione fosse inattiva, il prodotto di governance digitale fornirebbe invece un avviso agli individui responsabili della riparazione di un'applicazione.
Piattaforme di esperienza digitale (DXP): DXP offre le stesse funzionalità delle soluzioni DEM e molto altro. Queste soluzioni hanno la funzionalità di gestire contenuti e memorizzare media, costruire applicazioni semplici e integrare dati. Questo è significativamente più completo di una soluzione di governance digitale.
Software di governance, rischio e conformità (GRC): Le soluzioni GRC generali forniscono analisi del rischio e aiutano le aziende a soddisfare la conformità in vari settori. Queste piattaforme sono progettate per facilitare ogni parte dei processi di conformità relativi alle operazioni aziendali generali e alle esigenze di conformità specifiche del settore verticale, mentre una soluzione di governance digitale informa semplicemente i team che qualche componente del loro ecosistema digitale non è conforme.
Test di accessibilità del sito web e software di accessibilità del sito web: Le soluzioni di accessibilità del sito web sono progettate in modo univoco per testare e mantenere l'accessibilità del sito web. Tuttavia, queste soluzioni tipicamente non aiuteranno i team a costruire flussi di lavoro interfunzionali, allocare responsabilità o facilitare i flussi di lavoro per soddisfare queste esigenze di accessibilità.
Come Acquistare il Software di Governance Digitale
Raccolta dei Requisiti (RFI/RFP) per il Software di Governance Digitale
Il primo passo per acquistare un software di governance digitale è delineare le opzioni e sviluppare un framework per delineare gli standard digitali. Da lì, gli acquirenti di software dovrebbero identificare strumenti che forniscono una combinazione di funzionalità intese a far rispettare gli standard scelti dall'utente.
Confrontare i Prodotti di Software di Governance Digitale
Creare una lista lunga
Le aziende dovrebbero delineare i vari mezzi online che desiderano governare e identificare strumenti che supportano tutti gli ambienti richiesti. Inoltre, le aziende dovrebbero essere sicure di quale combinazione di funzionalità avranno bisogno, come il monitoraggio della coerenza, il monitoraggio dell'accessibilità e il monitoraggio della conformità.
Creare una lista corta
Una volta creata la lista lunga, gli acquirenti possono accorciarla in base a una varietà di fattori. Questi fattori possono includere informazioni disponibili da recensioni di utenti reali, analisti del settore, nonché colleghi. A questo punto, possono essere raccolte informazioni sui prezzi e i prodotti al di fuori della gamma dell'acquirente possono essere eliminati.
Condurre demo
Per i prodotti con tutte le funzionalità desiderate che rientrano nel budget dell'acquirente, possono contattare i fornitori per programmare una demo. Questo è il loro momento per conquistare l'acquirente. Dovrebbero portare tutto il personale rilevante coinvolto con lo strumento e la sua implementazione per garantire una valutazione completa.
Selezione del Software di Governance Digitale
Scegliere un team di selezione
Per scegliere un team di selezione, i decisori devono coinvolgere esperti di materia da tutti i team dell'azienda che utilizzeranno il sistema. Quando si acquista un software di governance digitale, questo team di selezione coinvolge principalmente i responsabili IT, i creatori di contenuti e il personale di marketing digitale. Qualsiasi manager o leader a livello di dipartimento dovrebbe anche includere individui che gestiscono qualsiasi soluzione con cui il prodotto si integrerà.
Negoziazione
A seconda della maturità dell'azienda, la seniority del team di negoziazione durante l'acquisto di soluzioni può variare. È consigliabile includere direttori o manager rilevanti nei dipartimenti di marketing, prodotto e IT, nonché in qualsiasi altro dipartimento interfunzionale che potrebbe essere impattato.
Decisione finale
Sebbene la decisione probabilmente spetti a uno o due individui, le opinioni di ciascuna parte rilevante dovrebbero essere considerate.
Quanto Costa il Software di Governance Digitale?
La maggior parte delle soluzioni di software di governance digitale offrirà tipiche licenze software come servizio (SaaS), il che significa che i clienti pagano un importo variabile in base all'uso. L'uso può riferirsi al numero di account individuali che un cliente può avere, o a vari metriche di utilizzo della larghezza di banda in scala.
Ritorno sull'Investimento (ROI)
Il ROI può essere alquanto difficile da misurare per questi strumenti poiché la maggior parte dei benefici non è centrata sul reddito. Tuttavia, si può garantire che i clienti preferirebbero di gran lunga fornitori che presentano contenuti online in modo coerente e senza errori piuttosto che un fornitore meno organizzato. Quindi, se il controllo di qualità online è un'area di interesse per un'azienda, il ROI sarà raggiunto rapidamente.
