Migliori Software di gestione del portafoglio applicativo

Che cos'è il Software di Gestione del Portafoglio Applicativo?

Quali sono le Caratteristiche Comuni del Software di Gestione del Portafoglio Applicativo?

Quali sono i Vantaggi del Software di Gestione del Portafoglio Applicativo?

Chi Utilizza il Software di Gestione del Portafoglio Applicativo?

Responsabili IT: Il team che utilizza maggiormente la soluzione di gestione del portafoglio applicativo sarebbe il team IT poiché gestiscono l'inventario software. Sapranno quale software acquistare, ritirare e in cui reinvestire. Inoltre, possono utilizzare i rapporti di gestione del portafoglio IT per comunicare meglio lo stato dell'inventario software con altri stakeholder.

Team acquisti: Il team acquisti utilizza il software di gestione del portafoglio applicativo per la negoziazione degli acquisti software. Ad esempio, comprendendo quale software è sottoutilizzato, il team acquisti può negoziare per il chargeback o un prezzo inferiore.

Software Correlato al Software di Gestione del Portafoglio Applicativo

Le soluzioni correlate che possono essere utilizzate insieme agli strumenti di gestione del portafoglio tecnologico includono:

Software di gestione degli asset software (SAM): Questo tipo di software documenta e gestisce le licenze software on-premises utilizzate da un'azienda. Le aziende utilizzano il software SAM per integrare la gestione del portafoglio applicativo per la gestione dei contratti e delle licenze.

Software di gestione delle operazioni SaaS: Il software di gestione delle operazioni SaaS gestisce i prodotti SaaS per fornire alle aziende un maggiore controllo e visibilità sui loro portafogli SaaS.

Sfide con il Software di Gestione del Portafoglio Applicativo

Le soluzioni software possono presentare le proprie sfide.

Gestione a lungo termine: La gestione del portafoglio IT non è una razionalizzazione delle applicazioni una tantum che si concentra sui costi e sui problemi tecnici a breve termine. Ripulire il panorama software una sola volta e poi dimenticarsene porterà alla ricomparsa degli stessi problemi in futuro. Le aziende devono adottare un approccio al ciclo di vita. È necessario un monitoraggio regolare dell'uso tecnico e aziendale delle applicazioni e una valutazione delle opzioni future per allineare il portafoglio agli obiettivi aziendali.

Comprendere le dipendenze: Le applicazioni non dovrebbero essere giudicate come autonome ma come un paesaggio. I responsabili IT devono considerare le dipendenze tra le applicazioni e le aziende che supportano. L'analisi delle dipendenze mostrerà la complessità, i rischi e il valore aziendale del paesaggio applicativo. Sostituire o ritirare un'applicazione in isolamento comporta conseguenze indesiderate che influenzano altri team e applicazioni.

Determinare metriche oggettive: Non esiste una strategia o una metrica che possa riflettere accuratamente il valore di ogni applicazione. Ma dall'altro lato, chiedere agli utenti quanto sia preziosa ciascuna applicazione è estremamente soggettivo. Invece, i responsabili IT devono studiare i casi d'uso che identificano le catene di valore e i flussi di lavoro dell'applicazione. Questo mostra come le applicazioni supportano le funzionalità aziendali e tecniche per prodotti e clienti. Quindi il team IT può valutare l'applicazione con metriche appropriate che sono rilevanti per queste funzionalità e può anche scoprire nuovi potenziali usi.

Come Acquistare il Software di Gestione del Portafoglio Applicativo

Acquistare una soluzione di gestione del portafoglio applicativo può essere complicato in base all'infrastruttura esistente e alla compatibilità del software. Molte volte, quando si acquistano soluzioni di gestione del portafoglio applicativo, le aziende hanno incontrato problemi di superamento dei costi software, quindi il desiderio di effettuare un acquisto rapido mentre c'è interesse e pressione aziendale può essere forte. Tuttavia, l'acquisto di software aziendale richiede dedizione e tempo. Se l'azienda non gradisce il software dopo l'acquisto, cambiare software è costoso e richiede tempo.

Raccolta dei Requisiti (RFI/RFP) per il Software di Gestione del Portafoglio Applicativo

Le aziende dovrebbero avere una buona comprensione del perché hanno bisogno di soluzioni di gestione del portafoglio IT. Oltre a semplici motivi come ottenere visibilità sul panorama applicativo, ci sono di solito motivi più profondi per cui l'azienda ha bisogno di questa capacità.

Una soluzione di gestione del portafoglio applicativo dedicata al team finanziario potrebbe essere molto diversa da quella dedicata al team acquisti, e la loro ipotesi sul perché hanno bisogno di questa capacità potrebbe essere sbagliata. Il team finanziario potrebbe pensare che uno strumento di gestione del portafoglio applicativo aiuterebbe significativamente con il loro processo di budgeting disordinato per il nuovo software, ma il software può fare molto di più, quindi il valore e il budget dell'applicazione dovrebbero essere più alti di prima. Il modo migliore per avere un quadro chiaro della situazione è lavorare con tutti gli stakeholder per casi d'uso per rispondere a chi vuole fare cosa e perché è importante per l'azienda.

Con i casi d'uso, gli acquirenti possono formulare i requisiti delle funzionalità desiderate e classificarli oggettivamente. Gli acquirenti dovrebbero fare un elenco classificato delle funzionalità di gestione del portafoglio applicativo che affrontano più direttamente i problemi che stanno cercando di risolvere, quindi fare riferimento a questo nell'RFP. Dare priorità al set di funzionalità desiderato può aiutare a restringere il pool potenziale di strumenti di gestione del portafoglio tecnologico, consentendo ai team di applicare ulteriori considerazioni per il budget, la facilità di integrazione con altri sistemi, i requisiti di sicurezza e altro ancora. Questo approccio olistico consente agli acquirenti di procedere con una checklist mirata, che può essere utilizzata insieme ai punteggi G2 per selezionare il miglior prodotto di gestione del portafoglio applicativo per l'azienda.

Confrontare i Prodotti di Software di Gestione del Portafoglio Applicativo

Creare una lista lunga

Gli acquirenti dovrebbero iniziare con un ampio pool di fornitori di software di gestione del portafoglio applicativo e informare le funzionalità indispensabili desiderate e il budget, in modo che possano rispondere se sono adatti o meno all'inizio. L'obiettivo è avere almeno 5-10 fornitori che soddisfano i criteri generali.

Creare una lista ristretta

Ora è il momento di incrociare i risultati delle valutazioni iniziali dei fornitori con le recensioni G2 di altri acquirenti, la combinazione delle quali aiuterà a restringere una lista di tre-cinque prodotti. Da lì, gli acquirenti possono confrontare prezzi e funzionalità per determinare la migliore soluzione.

Condurre dimostrazioni

Le dimostrazioni sono la parte più importante del processo RFP perché l'acquirente deve assicurarsi che il loro software sia compatibile con la soluzione di gestione del portafoglio applicativo del fornitore. Le aziende devono informare i fornitori in anticipo che hanno bisogno di vedere i dati nel loro sistema e capire come funzionerà. A volte, i fornitori possono prendere i dati dell'acquirente e lavorare rapidamente in background e poi tornare con i risultati per l'acquirente da esplorare. Questa è una mini implementazione, quindi non tutti i problemi e le capacità sono affrontati in questo tipo di dimostrazione. Quindi, gli acquirenti devono essere sicuri di discutere le limitazioni con gli stakeholder chiave. Poi l'acquirente dovrebbe avere i dati selezionati pronti da dare al fornitore. Dare ai fornitori dati grezzi è dispendioso in termini di tempo e rischioso, quindi non è raccomandato.

Durante le dimostrazioni, gli acquirenti dovrebbero porre domande specifiche relative alle funzionalità a cui tengono di più; ad esempio, si potrebbe chiedere di essere guidati attraverso un'analisi delle dipendenze delle applicazioni costruendo una mappa del paesaggio applicativo per determinare il valore dell'intero paesaggio.

Selezione del Software di Gestione del Portafoglio Applicativo

Scegliere un team di selezione

Indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda, è importante coinvolgere le persone più rilevanti quando si inizia il processo di selezione del software di gestione del portafoglio applicativo. Le aziende più grandi possono includere membri del team individuali per ricoprire ruoli come project manager, decisore, proprietario del sistema e professionisti IT e sviluppatori che lavoreranno più da vicino con il software. Le aziende più piccole con meno dipendenti potrebbero sovrapporre i ruoli.

Negoziazione

È molto probabile che l'acquirente scelga un software di gestione del portafoglio tecnologico basato su SaaS. In questo caso, gli acquirenti devono determinare che tipo di relazione l'acquirente e il fornitore potrebbero avere. I fornitori SaaS installeranno, configureranno, aggiorneranno e interagiranno con l'acquirente a lungo termine, mentre con i fornitori di software on-premises è più probabile che si tratti di un'interazione una tantum. L'acquirente deve determinare il livello di conoscenza del dominio del servizio clienti del fornitore SaaS, la qualità del supporto e l'adattamento agli stakeholder. Ci sono anche funzionalità specifiche e pacchetti che l'acquirente potrebbe non aver bisogno. Questi possono essere tutti negoziati.

Decisione finale

Dopo questa fase, è importante eseguire una prova se possibile con il team degli stakeholder. Se lo strumento di gestione del portafoglio applicativo è ben apprezzato e ben utilizzato, l'acquirente può considerarlo un segno che la loro selezione è quella giusta. In caso contrario, potrebbe essere necessaria una rivalutazione delle opzioni.

Prima dell'acquisto finale, l'acquirente dovrebbe anche sapere cosa succede se il contratto termina anticipatamente. Le soluzioni di gestione del portafoglio applicativo stanno evolvendo molto rapidamente, quindi i giocatori cambiano ogni anno con nuove funzionalità. La soluzione perfetta potrebbe essere il caso per oggi ma non per i prossimi tre-cinque anni. Poiché l'acquirente porterà dati preziosi al fornitore, l'acquirente deve sapere come verranno gestiti i dati se il contratto termina anticipatamente. Quale processo e formato verranno utilizzati per estrarre i dati? Quali regole devono seguire entrambe le parti? Quali sono i costi e le penali? È meglio avere chiarezza su questi argomenti nelle fasi iniziali del processo di acquisto piuttosto che quando le cose vanno non pianificate.