Chi utilizza il software di distruzione dei dati?
Team di sicurezza dei dati: Il team di sicurezza dei dati deve prima determinare quali dati dovrebbero essere deperibili dal team che memorizza i dati. Una volta che i dati utilizzabili sono stati spostati in un nuovo disco, il team dei dati dovrebbe eseguire la cancellazione utilizzando il software.
Team di conformità: Il team di conformità è composto da personale di privacy dei dati e legale, che dovrebbe garantire che il processo di distruzione dei dati e il software siano configurati correttamente per adattarsi agli standard del settore.
Sfide con il software di distruzione dei dati
Le soluzioni software possono presentare le proprie sfide.
Bassa priorità: La maggior parte delle aziende che non sono direttamente influenzate dagli standard di privacy e sicurezza dei dati non darà priorità alla gestione dei dati, tanto meno alla distruzione dei dati. Potrebbe essere difficile ottenere l'approvazione per il software di distruzione dei dati a meno che l'azienda non abbia subito le conseguenze di dischi rigidi rubati.
Smaltimento improprio del disco rigido e dei dati: La distruzione dei dati comporta l'uso di distruzione software e distruzione fisica a seconda del settore. Poiché la gestione dei dati è ancora una pratica nuova per la maggior parte delle aziende, a volte non implementano correttamente piani di distruzione dei dati validi. Una volta che si verifica una violazione dei dati a causa di ciò, queste aziende ricevono grandi quantità di multe, fiducia infranta e cattiva reputazione. Il team di conformità e il team dei dati dovrebbero sottolineare l'importanza di aderire alle normative sulla privacy e sulla sicurezza dei dati e le conseguenze negative delle violazioni dei dati. Questo incentiverà le aziende a implementare pratiche di gestione dei dati adeguate.
Come acquistare software di distruzione dei dati
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software di distruzione dei dati
Poiché la distruzione dei dati è parte del processo DLM, è importante pianificare un processo DLM prima se l'azienda non ne ha uno. Molte aziende che non hanno le competenze per la distruzione dei dati, la gestione della privacy dei dati e la gestione della conformità dovrebbero considerare di assumere talenti esterni per implementare correttamente il processo DLM. Il processo DLM deve essere conforme agli standard del settore. Una volta completata la pianificazione del DLM, il team di conformità deve identificare come distruggere i dati in base al budget dell'azienda, al processo di gestione dei dati, al settore e ai requisiti delle funzionalità. Ad esempio, alcune normative del settore richiedono la distruzione dell'hardware in loco, mentre altre non hanno tali requisiti.
Dare priorità al set di funzionalità desiderato può aiutare a restringere il pool potenziale di soluzioni di distruzione dei dati, consentendo ai team di applicare ulteriori considerazioni per il budget, la facilità di integrazione con altri sistemi, i requisiti di sicurezza e altro ancora. Questo approccio olistico consente agli acquirenti di procedere con una checklist mirata, che può essere utilizzata insieme al punteggio G2 per selezionare il miglior prodotto per l'azienda.
Confrontare i prodotti di software di distruzione dei dati
Creare una lista lunga
Gli acquirenti dovrebbero iniziare con un ampio pool di fornitori di software di distruzione dei dati. Tenendo a mente le funzionalità indispensabili desiderate, è importante che gli acquirenti eseguano indagini coerenti durante le demo per confrontare efficacemente i pro e i contro di ciascuna soluzione software.
Creare una lista corta
È utile incrociare i risultati delle valutazioni iniziali dei fornitori con le recensioni G2 di altri acquirenti, la combinazione delle quali aiuterà a restringere una lista di tre-cinque prodotti. Da lì, gli acquirenti possono confrontare prezzi e funzionalità per determinare la migliore soluzione.
Condurre demo
Come regola generale, le aziende dovrebbero assicurarsi di dimostrare tutti i prodotti che finiscono nella loro lista corta. Durante le demo, gli acquirenti dovrebbero porre domande specifiche relative alle funzionalità a cui tengono di più; ad esempio, si potrebbe chiedere di essere guidati attraverso un tipico processo di cancellazione dei dati dalla pianificazione al riciclaggio del disco rigido all'interno dello strumento di distruzione dei dati.
Selezione del software di distruzione dei dati
Scegliere un team di selezione
Indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda, è importante coinvolgere le persone più rilevanti quando si inizia il processo di selezione del software di distruzione dei dati. Le aziende più grandi possono includere membri del team individuali per ricoprire ruoli come responsabile della conformità, responsabile del ciclo di vita dei dati, avvocati, proprietario del sistema e professionisti IT che lavoreranno più da vicino con il software. Le aziende più piccole con meno dipendenti potrebbero sovrapporre i ruoli.
Negoziazione
Molte aziende offrono piattaforme DLM che vanno oltre la distruzione dei dati per includere la scoperta dei dati, la qualità dei dati e altro ancora. Mentre alcune aziende non cederanno sulle configurazioni dei loro pacchetti, gli acquirenti che cercano di ridurre i costi dovrebbero cercare di negoziare fino alle funzioni specifiche che contano per loro per ottenere il miglior prezzo. Ad esempio, una pagina di prezzi di un fornitore in cui la funzionalità di distruzione dei dati è inclusa solo con un pacchetto DLM completo, mentre una conversazione di vendita potrebbe dimostrare il contrario.
Decisione finale
Dopo questa fase, è importante eseguire una prova se possibile con il team di selezione. Questo aiuterà a garantire che il software di distruzione dei dati scelto si integri bene con la configurazione del sistema e il lavoro quotidiano. Se lo strumento di distruzione dei dati è facile da usare e si adatta agli standard di conformità, l'acquirente può considerarlo un segno che la loro selezione è quella giusta. In caso contrario, potrebbe essere necessaria una rivalutazione delle opzioni.
