O software de caixa de entrada compartilhada fornece um espaço colaborativo para que as equipes respondam a e-mails em conjunto. As caixas de entrada compartilhadas também podem agregar várias contas de e-mail em uma única caixa de entrada para uma gestão simplificada. As empresas geralmente têm uma conta de e-mail principal para consultas ou atendimento ao cliente, à qual diferentes funcionários podem acessar, mas não podem responder de forma colaborativa. As soluções de caixa de entrada compartilhada resolvem esse problema ao trazer e-mails para um espaço que permite que as equipes trabalhem juntas na resposta a consultas externas, enquanto simultaneamente oferecem os benefícios que vêm com o conhecimento coletivo e a comunicação no aplicativo. Elas também fornecem ferramentas para construir fluxos de trabalho e tarefas em torno de consultas por e-mail.
As caixas de entrada compartilhadas puxam e-mails de contas de e-mail fornecidas por provedores de software de e-mail onde podem ser discutidos e respondidos de forma colaborativa. Caso contrário, esses produtos são soluções independentes que às vezes se integram com software de CRM para criar um registro contínuo das interações organização-cliente. Elas também se integram com software de gestão de tarefas para permitir que os usuários criem facilmente tarefas relacionadas a e-mails ou tickets.
Para se qualificar para inclusão na categoria de Caixa de Entrada Compartilhada, um produto deve:
Coletar e-mails de uma ou várias contas de e-mail em um cliente de e-mail colaborativo
Fornecer ferramentas ou integrações para criar tarefas e fluxos de trabalho em torno das respostas de e-mail
Permitir que os usuários se comuniquem entre si dentro do aplicativo via mensagens e/ou comentários
Permitir que os usuários aloque e dividam tarefas relacionadas à funcionalidade da caixa de entrada
