Saiba Mais Sobre Software de Email
O que é Software de Email?
Email é a principal porta de entrada para comunicação interna e externa dentro de uma empresa. Como tal, é crucial implementar um software que seja intuitivo, organizado, seguro e eficiente.
O software de email pode realizar uma variedade de outras tarefas para sua empresa, como lançar campanhas de marketing, engajar consumidores, definir lembretes de tarefas, conversar com outros funcionários, manter uma agenda de reuniões e muito mais. As considerações sobre qual software de email usar devem depender do tamanho da sua empresa, setor de negócios, requisitos de segurança, espaço de armazenamento e preços.
Principais Benefícios do Software de Email:
- Enviar e receber mensagens de negócios importantes entre funcionários
- Melhorar o alcance com campanhas de email marketing
- Manter um registro permanente de todas as mensagens enviadas e recebidas
- Enviar e receber mensagens de negócios importantes de qualquer lugar a qualquer momento
Por que Usar Software de Email?
Existem infinitas razões para implementar software de email em sua empresa, mas a mais importante é a comunicação. Seja para transmitir uma mensagem importante para colegas de trabalho ou entregar a mensagem da sua marca para clientes em potencial, a principal função é transmitir uma mensagem.
Email também pode ajudar no engajamento do cliente. Plataformas de email personalizáveis permitem que as empresas ilustrem sua marca e comuniquem a declaração de missão da empresa. Quando um cliente ou um potencial cliente recebe um email da sua empresa, você pode entregar sua mensagem de marketing com slogans, logotipos e assinaturas de email personalizáveis. Isso ajuda a manter sua marca em destaque.
O software de email também é o veículo para todas as suas campanhas de email marketing, que podem ajudar a gerar leads e trazer mais negócios para sua empresa. Táticas de email marketing como segmentação de clientes e chamadas para ação podem ajudar a ganhar mais assinantes e traduzir para um ROI mais alto.
Quem Usa Software de Email?
Todos os funcionários da sua empresa podem se beneficiar do software de email, já que é a principal forma de comunicação para documentos e mensagens importantes. No entanto, alguns funcionários enviarão mais emails do que outros. Esses funcionários podem trabalhar em departamentos como:
Marketing
Email tem a capacidade embutida de ser enviado em massa, o que o torna o software perfeito para usar em campanhas de marketing em massa. As equipes de marketing frequentemente coletam leads do CRM da empresa e enviam campanhas de marketing. Esta é uma ótima maneira de provocar uma chamada para ação significativa para compradores em potencial. Muitas vezes, o email marketing também é integrado com software de IA para automatizar o marketing por email em uma base programada. Isso beneficia a equipe de marketing tornando o processo menos tedioso e mais eficiente.
Atendimento ao Cliente
As equipes de atendimento e sucesso ao cliente respondem constantemente a consultas via email. O software de email de uma empresa deve incluir respostas automáticas que essas equipes podem usar para alertar os clientes de que sua consulta será respondida prontamente. A maioria dos softwares de email varia em sua capacidade de personalizar respostas automáticas, então certifique-se de avaliar isso antes de escolher um software de email.
RH
As equipes de RH usam email para informar os funcionários sobre quaisquer atualizações relacionadas ao escritório. Isso pode incluir atualizações de calendário, mudanças na folha de pagamento e muito mais. As equipes de RH precisam de uma solução de email simplificada para que possam facilmente priorizar suas agendas.
Tipos de Software de Email
Cliente de Email
Um cliente de email é uma plataforma de software que permite acessar seu email sem fazer login na web. O software cliente de email funciona através de endereçamento POP3 e IMAP. Isso significa que você pode acessar seu email através de programas de desktop. Os clientes de email oferecem o benefício de segurança extra com mais criptografia para proteger seus emails. A principal desvantagem aqui é que os usuários acharão difícil acessar seu email de outros computadores, já que um cliente de email geralmente é instalado no desktop do usuário.
Webmail
Webmail é uma plataforma de software que permite aos usuários acessar emails através de um navegador da web. O principal benefício do webmail é o acesso móvel. Se você estiver viajando para algum lugar e esquecer de levar seu laptop, você pode facilmente acessar seu email em qualquer outro computador, desde que tenha acesso à internet. Além disso, a maioria dos softwares de webmail possui suítes integradas que apresentam criação de documentos, videoconferência e outras ferramentas que podem ser acessadas via internet.
Recursos de Email
Espaço de Armazenamento
A maioria dos softwares de email oferece uma quantidade gratuita de espaço de armazenamento apenas ao se inscrever no software. Isso pode variar entre 15 e 50 GB. Dependendo do seu orçamento e tamanho da empresa, o software de email oferecerá à sua empresa mais ou menos espaço de armazenamento por preços variados. O principal aspecto a considerar aqui é a quantidade de email que você recebe diariamente e como essa quantidade de email pode sobrecarregar seu servidor ao longo do tempo. Se o seu software de email oferece apenas uma quantidade limitada de espaço gratuito, isso pode facilmente sobrecarregar o servidor e fazê-lo desacelerar.
Livros de Endereços
Ter uma lista de todos os contatos de seus clientes é uma ótima maneira de sua empresa se manter organizada. Informações de clientes e listas de emails podem ser facilmente mantidas dentro do livro de endereços embutido de uma solução de email.
Filtros de Email
Um recurso chave da maioria das plataformas de email é a capacidade de filtrar sua caixa de entrada para que você possa encontrar facilmente as mensagens mais relevantes. O principal benefício para as empresas é bloquear quaisquer ameaças potenciais de entrar no servidor da empresa, bem como filtrar quaisquer mensagens indesejadas.
Ferramentas de Integração Baseadas em Aplicativos
Muitas formas de software de email fornecem suítes de produtividade e colaboração que são adições benéficas ao se inscrever no software. Muitos desses recursos podem ajudar a aumentar a eficiência do escritório com ferramentas como videoconferência, planilhas e criação de documentos. Dependendo do tamanho da sua empresa, isso pode ser uma ótima maneira de centralizar todas as suas necessidades de escritório em um só lugar.
Anexo de Arquivo
O software de email permite que os usuários anexem arquivos ao enviar mensagens. Os arquivos podem variar de documentos simples do Word a apresentações detalhadas e vídeos. O principal benefício para as empresas é a remoção da necessidade de um USB para transportar dados. Em vez disso, qualquer pessoa pode enviar arquivos grandes via internet para acelerar a eficiência.
Automação de Email
Um exemplo de automação de email é quando um novo usuário recebe um email de boas-vindas ao se inscrever, que pode indicar instruções sobre como começar a usar o site, bem como quaisquer novos recursos que a empresa esteja desenvolvendo. Este é um grande benefício para as empresas, pois elas não precisam mais enviar emails manualmente para cada novo usuário. Também ajuda a aumentar a lista de assinantes da sua empresa, o que ajudará a melhorar as vendas.
IMAP
Um Protocolo de Acesso a Mensagens da Internet (IMAP) é responsável pelo acesso móvel que praticamente todas as soluções de email fornecem. Este recurso é vital para organizações com uma força de trabalho remota ou funcionários que viajam frequentemente.
Tendências Relacionadas ao Software de Email
Interatividade de Email
Mais soluções de email estão começando a suportar animação, o que pode permitir que as empresas insiram vídeos interativos e GIFs. GIFs podem beneficiar as empresas comunicando sua mensagem de marca de uma maneira envolvente e relacionável. Se sua empresa está vendendo um produto que é melhor exibido através de vídeo, então um GIF pode relacionar seu produto de forma mais eficaz do que palavras e imagens podem. O processo de usar mensagens interativas pode ajudar a levar a um maior engajamento do consumidor, já que as pessoas são mais propensas a clicar no seu email e se conectar com sua marca.
Automação e Segmentação de Email
Uma grande tendência dentro da automação de email é permitir que os usuários selecionem que tipo de conteúdo de marketing eles recebem da sua empresa. Em vez de os clientes rapidamente se irritarem com suas campanhas de marketing que não se aplicam a eles, eles podem segmentar que tipo de conteúdo de email gostariam de receber. O principal benefício disso é uma chance maior de converter leads em vendas e manter seus clientes na sua lista de emails por um longo período de tempo.
Software e Serviços Relacionados ao Software de Email
O software de email é o ponto de partida para uma variedade de ferramentas de marketing que podem acompanhar o software. Estas podem variar de software que auxilia no engajamento do usuário, geração de leads e campanhas de marketing em massa.
Email Marketing
A equipe de marketing de uma empresa pode usar email para enviar promoções, atualizações e assinaturas de newsletters para infinitos compradores em potencial. Sem ter software de email já em vigor, ferramentas de software de email marketing não podem ser adicionadas às iniciativas de marketing da sua empresa. Como mencionado anteriormente, o email marketing consistentemente fornece o maior ROI, então é importante para a equipe de marketing utilizar este software.
Rastreamento de Email
Software de rastreamento de email permite que os usuários rastreiem emails e coletem análises, como taxas de abertura de email, volume de cliques em links em emails e o número de downloads de anexos de email. Isso é mais comumente usado para melhorar o engajamento do cliente, aumentar as vendas e maximizar o potencial de engajamento de prospectos.
Email Transacional
Software de email transacional refere-se a ferramentas que enviam emails em resposta a ações pré-estabelecidas tomadas por destinatários. Alguns exemplos incluem um email de boas-vindas após criar uma nova conta de mídia social, um recibo de email de uma transação de e-commerce ou um email para uma nova assinatura de newsletter. As empresas usam essas ferramentas para automatizar emails personalizados à medida que as transações ocorrem. As organizações usam software de email transacional para rastrear métricas como emails enviados, recebidos, abertos e devolvidos. Ferramentas de email transacional são úteis para equipes de retenção de clientes, vendas, marketing e relações públicas.
Teste A/B
Software de teste A/B pode ser usado para testar qual das duas opções de campanha de email será mais bem-sucedida. Durante este processo, duas variações de uma campanha de email são enviadas para dois grupos diferentes de destinatários. Qualquer grupo que tenha a maior taxa de cliques na sua campanha de email indicará qual será mais bem-sucedida. Os resultados podem indicar a taxa de abertura, taxa de cliques e o número de assinantes que foram influenciados pela sua campanha de email. Esta é uma ótima ferramenta para garantir que você lance uma campanha de marketing eficaz que gerará mais receita e clientes mais satisfeitos.
