Saiba Mais Sobre Software de Gerenciamento de Tarefas
O que é Software de Gerenciamento de Tarefas?
O software de gerenciamento de tarefas é uma maneira eficaz para as empresas reorganizarem objetivos gerais em uma série de tarefas individuais. Isso permite que as empresas dividam metas mensais e anuais em tarefas diárias e semanais, o que ajuda os trabalhadores a garantir que estão contribuindo para os indicadores-chave de desempenho diariamente.
Os gerentes de tarefas podem extrair dados valiosos do software de gerenciamento de tarefas, pois ele mostrará quanto tempo leva para concluir certas tarefas e quantos recursos são necessários. Isso permite que os gerentes de tarefas orcem e façam previsões com mais precisão, o que pode melhorar a eficácia de projetos futuros.
Por que usar Software de Gerenciamento de Tarefas?
O software de gerenciamento de tarefas pode melhorar drasticamente a eficiência da sua empresa. Trabalhadores que conseguem visualizar suas tarefas diárias dentro de um hub de projeto conseguem manter o foco em seu trabalho e assumir a responsabilidade pelos prazos. O software de gerenciamento de tarefas também pode economizar tempo dos trabalhadores ao anexar todos os documentos e arquivos relevantes dentro de cada tarefa, para que os trabalhadores não precisem gastar tempo procurando por eles.
Além de economizar muito tempo, o software de gerenciamento de tarefas também pode manter os funcionários da empresa felizes. Ao analisar quanto tempo certas tarefas levam para serem concluídas, os gerentes de tarefas podem avaliar melhor quanto os trabalhadores podem lidar. Dessa forma, eles podem distribuir as tarefas de maneira uniforme entre os trabalhadores. Assim, nenhum trabalhador se sente sobrecarregado e cada trabalhador assume apenas o que pode lidar.
Quem usa Software de Gerenciamento de Tarefas?
Gerentes de Tarefas e Gerentes de Projetos — O software de gerenciamento de tarefas é benéfico para qualquer gerente de tarefas que opere em uma equipe. O software permite que eles criem e atribuam tarefas, definam datas de vencimento e lembretes, e definam níveis de prioridade nas tarefas. Em uma escala maior, os gerentes de projetos usarão o software de gerenciamento de tarefas para dividir projetos de longo prazo em tarefas diárias e semanais. Isso ajuda a tornar o trabalho do projeto mais gerenciável para os funcionários.
Funcionários — Funcionários de todas as equipes se beneficiarão do uso do software de gerenciamento de tarefas. Seja você um funcionário na engenharia ou vendas, é valioso visualizar suas tarefas diárias e garantir que você está no caminho certo. Funcionários dentro de uma equipe também podem colaborar em certas tarefas dentro do software, o que pode ajudar a mitigar quaisquer obstáculos que possam estar impedindo os trabalhadores de concluir uma tarefa.
Gerentes de Equipe — Os gerentes de equipe podem extrair dados de cada tarefa e analisar quanto tempo leva e quantos recursos são necessários para concluir cada tarefa. Eles podem então usar esses dados para melhorar consistentemente a eficiência geral de seus trabalhadores.
Recursos do Software de Gerenciamento de Tarefas
Dentro do software de gerenciamento de tarefas, há uma variedade de ferramentas de gerenciamento de tarefas que permitirão otimizar a eficiência de tarefas e projetos. Alguns aplicativos de gerenciamento de tarefas se concentrarão em certos recursos em detrimento de outros, então certifique-se de avaliar as necessidades da sua empresa antes de escolher uma solução de gerenciamento de tarefas.
Criação e Atribuição de Tarefas — Os recursos de criação e atribuição de tarefas permitem que os usuários criem listas de tarefas para usuários individuais com detalhes e datas de vencimento. Esta é a principal função do software de gerenciamento de tarefas, pois ajuda as empresas a cumprir prazos, definir listas de tarefas e definir níveis de prioridade em certas tarefas.
Notificações por Email — Como o software de gerenciamento de tarefas pode ficar sobrecarregado com uma enxurrada de tarefas, os funcionários às vezes podem negligenciar certas tarefas que podem estar enterradas sob outras tarefas. Com isso em mente, o software de gerenciamento de tarefas inclui recursos de notificação por email que lembram você no início de cada dia quais tarefas têm alta prioridade e devem ser concluídas até o final do dia.
Planejamento Colaborativo de Projetos — O software de gerenciamento de tarefas permite que vários usuários colaborem no planejamento e execução de um projeto. Este recurso inclui uma seção de comentários onde os usuários podem compartilhar suas ideias e melhorar a comunicação em certos projetos. Os usuários também podem acessar um recurso de upload, onde mídias podem ser carregadas, associadas a projetos ou tarefas, discutidas e anotadas.
Estabelecimento de Base/Indicadores de Desempenho — O software de gerenciamento de tarefas permite que os usuários definam e acompanhem indicadores-chave de desempenho dentro do software. Este recurso permite que os usuários acompanhem indicadores-chave de desempenho ou avaliações de base ao longo do ciclo de vida de um projeto ou em vários projetos. Os indicadores-chave de desempenho garantem que as tarefas que estão sendo atribuídas estão contribuindo para o sucesso geral da empresa.
Quadros Kanban — O software de gerenciamento de tarefas ajuda os usuários a mapear a totalidade de um projeto com uma ferramenta de gerenciamento de projetos chamada quadro kanban. Um quadro kanban mapeia projetos com marcos, datas de vencimento, entregas e interdependências. Isso fornece aos usuários uma melhor visualização de como estão progredindo ao longo de um projeto, o que garante que eles concluam o projeto.
Gerenciamento de Portfólio — O software de gerenciamento de tarefas frequentemente inclui recursos que ajudam na coordenação e orçamento de portfólio. A coordenação de portfólio permite que os usuários organizem, priorizem, classifiquem e avaliem projetos para entender melhor o progresso e as iniciativas do seu negócio. Isso ajuda as empresas a acompanhar as metas e métricas que estão tentando alcançar. O orçamento de portfólio permite que os usuários alocem orçamentos entre departamentos e projetos e permitam que os usuários controlem partes de seus projetos.
Gerenciamento de Recursos — Os recursos de gerenciamento de recursos ajudam no gerenciamento geral do tempo e dos ativos usados para certas tarefas. O recurso permite que os usuários mantenham um banco de dados de recursos que contém detalhes de emprego, habilidades e disponibilidade. Isso fornece uma melhor visualização de quais membros da equipe podem ser alocados para concluir certas tarefas. Os usuários também podem monitorar a capacidade de carga de trabalho e acompanhar as cargas de trabalho de recursos para dedicar as horas de trabalho de sua força de trabalho da maneira mais eficaz. O gerenciamento de recursos também inclui um recurso de rastreamento de tempo onde os usuários podem associar esforço às tarefas, incluindo o tempo planejado versus o tempo real alocado, e determinar taxas horárias globais ou específicas para trabalho contratado ou valor para horas de trabalho internas.
Acesso Móvel — O acesso móvel oferece um aplicativo móvel ou site otimizado para dispositivos móveis para gerenciar projetos e tarefas em movimento. Isso ajuda os funcionários a acompanhar suas tarefas, mesmo enquanto estão viajando sem um computador ou se deslocando para o escritório. Ser capaz de ver suas tarefas em movimento é uma ótima maneira de estar ciente da quantidade de trabalho que você deve completar dentro de um projeto.
Tendências Relacionadas ao Software de Gerenciamento de Tarefas
Gerenciamento de Tarefas Ágil — Nos últimos anos, muitas empresas optaram por definir uma série de metas de curto prazo em vez de algumas grandes metas de longo prazo. Os gerentes de tarefas atribuirão uma variedade de tarefas para serem concluídas em períodos de duas semanas, que são rotulados como sprints. Este método de gerenciamento de tarefas é chamado de gerenciamento de tarefas ágil, e permite um rápido retorno para projetos. O objetivo final do gerenciamento de tarefas ágil é aumentar a produção, pois os trabalhadores têm mais probabilidade de permanecer focados em certas tarefas por um período de duas semanas do que por meses a fio.
IA e Gerenciamento de Tarefas — Uma grande tendência no gerenciamento de tarefas é a integração da inteligência artificial. A inteligência artificial pode calcular cronogramas dependendo da tarefa que você insere. Ela também pode ajudar a determinar as eficiências e deficiências de certos trabalhadores em certas tarefas, o que pode ajudar a avaliar quais trabalhadores estão ficando para trás.
Problemas Potenciais com Software de Gerenciamento de Tarefas
Micromanagement — Os gerentes de tarefas podem atribuir metas que levam os trabalhadores a se concentrarem excessivamente em certas áreas. Isso pode levar as equipes a esquecerem outras metas e não conseguirem mudar prioridades no meio de uma tarefa.
Não Definir Metas Eficazes — A principal função de um gerente de tarefas é atribuir tarefas. Dito isso, eles podem sentir a pressão de atribuir tarefas apenas por fazê-lo. Isso pode levar os gerentes de tarefas a não definir metas que contribuam diretamente para os indicadores-chave de desempenho e o sucesso geral da empresa. A melhor maneira de aliviar esse problema é que os gerentes de tarefas se reúnam rotineiramente com posições de gestão que entendam quais tarefas são mais importantes para serem concluídas.
Software e Serviços Relacionados ao Software de Gerenciamento de Tarefas
Software de Gerenciamento de Projetos — O software de gerenciamento de projetos ajuda funcionários, administradores e equipes a gerenciar metas de equipe e projetos de longo prazo. O software de gerenciamento de tarefas se relaciona com o software de gerenciamento de projetos, na medida em que simplesmente descreve os esforços individuais, divide componentes dentro de um projeto, determina datas de vencimento e permite autogerenciamento. Combinar essas duas soluções de software juntas torna o ambiente de trabalho mais eficiente em todas as equipes de uma empresa.
Software de Rastreamento de Tempo — O software de rastreamento de tempo (software de gerenciamento de tempo) permite que os trabalhadores rastreiem passivamente ou manualmente o tempo gasto em projetos, tarefas e outras entregas. O software de rastreamento de tempo aumenta a produtividade dos funcionários, pois permite responsabilidade, ajuda a descobrir quais atividades ou eventos desperdiçam tempo e mantém todos os dados de tempo em um local. Faz sentido integrar o software de rastreamento de tempo ao software de gerenciamento de tarefas para que os funcionários possam visualizar todos os dados relacionados à sua tarefa em um local central.
Software de Gerenciamento de Processos de Negócios — O software de gerenciamento de processos de negócios (BPM) ajuda a definir, automatizar e relatar processos que visam ajudar a otimizar a capacidade de uma empresa de cumprir metas empresariais. Isso complementa o software de gerenciamento de tarefas ao definir claramente os processos que abrangem as metas gerais de uma empresa. Isso ajuda as empresas com o gerenciamento de fluxo de trabalho e a tornar os processos de negócios mais eficientes.
