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Cosa sono le piattaforme UCaaS?
Quali sono le caratteristiche comuni delle piattaforme UCaaS?
Quali sono i vantaggi delle piattaforme UCaaS?
Chi utilizza le piattaforme UCaaS?
Sfide con le piattaforme UCaaS
Come acquistare piattaforme UCaaS

Scopri di più su Piattaforme UCaaS

Cosa sono le piattaforme UCaaS?

UCaaS è un tipo di software come servizio (SaaS) che fornisce più canali di comunicazione in un'unica piattaforma. Le piattaforme UCaaS offrono canali di comunicazione robusti e funzionalità mirate a promuovere l'efficienza e la produttività nelle comunicazioni interne ed esterne. Le piattaforme UCaaS includono funzionalità come la messaggistica istantanea, VoIP, softphone (software per effettuare chiamate telefoniche online), CRM, SMS e videoconferenze con molti altri strumenti di collaborazione selezionati come condivisione dello schermo, lavagna collaborativa e condivisione di file. Gli strumenti UCaaS sono anche noti perché le funzionalità fornite dalla piattaforma sono disponibili su più dispositivi. Gli utenti possono facilmente accedere agli strumenti di comunicazione forniti da desktop, laptop, dispositivi mobili e hardware proprietario se un servizio lo fornisce.

Le aziende hanno sfruttato i sistemi di comunicazione unificata (UC) per un po' di tempo, ma le soluzioni più vecchie richiedono un'ampia configurazione hardware e manutenzione. Il supporto IT richiesto per mantenere queste soluzioni on-premises era costoso e impegnativo in termini di manodopera. UCaaS porta i sistemi di comunicazione unificata nel futuro offrendo tutta la funzionalità che gli acquirenti cercano in un servizio comodamente ospitato nel cloud. Il modello pay-as-you-go che accompagna una soluzione basata sul cloud ha ridotto i costi per le comunicazioni unificate, rendendole più ampiamente disponibili per le aziende non di grandi dimensioni.

Cosa significa UCaaS?

UCaaS sta per comunicazioni unificate come servizio.

Quali tipi di piattaforme UCaaS esistono?

Ci sono due principali distinzioni che gli acquirenti possono fare quando cercano prodotti UCaaS: uso interno contro uso esterno e personalizzazione. Mentre alcuni sistemi UCaaS possono essere utilizzati per comunicazioni sia interne che esterne, molti sono specifici per casi d'uso interni o esterni. Inoltre, la personalizzazione è determinata se l'UCaaS in questione è un sistema su misura, single-tenant (una piattaforma per utente) o un sistema multi-tenant pronto all'uso (una piattaforma condivisa da più utenti).

Uso interno: I prodotti UCaaS che supportano le comunicazioni interne forniscono strumenti di collaborazione per il team, come lavagna collaborativa e messaggistica istantanea, oltre alle funzionalità VoIP e di videoconferenza che gli acquirenti si aspettano. I prodotti UCaaS orientati all'interno forniscono integrazioni con soluzioni di gestione dei contenuti per facilitare le esigenze di condivisione e archiviazione dei file. Molte soluzioni UCaaS sono disponibili tramite applicazioni mobili, rendendole un'opzione conveniente per i team.

Uso esterno: UCaaS per uso esterno serve come spina dorsale per l'infrastruttura del call center. I rappresentanti del call center avranno più canali di comunicazione da sfruttare quando interagiscono con i clienti, e i sistemi UCaaS conformi a questo caso d'uso forniranno integrazioni con software di help desk per assistere con la gestione dei ticket e l'ottenimento di informazioni sui clienti.

Sistemi single-tenant: Un sistema single-tenant è costruito per un cliente specifico da un fornitore di servizi UCaaS. Le aziende possono scegliere le funzionalità e le integrazioni di cui hanno bisogno dal loro UCaaS, assicurandosi di pagare solo per le funzionalità di cui hanno bisogno. I sistemi single-tenant sono un'ottima opzione per le aziende con esigenze specifiche, come particolari API o offerte meno estese per una piccola impresa. I sistemi single-tenant possono potenzialmente essere molto costosi. Un fornitore UCaaS può addebitare un costo extra per sviluppare uno strumento con tutte le funzionalità che un'azienda desidera. Se un'azienda desidera un prodotto personalizzato a livello aziendale, può aspettarsi un prezzo che rifletta tale funzionalità di conseguenza.

Sistemi multi-tenant: I sistemi multi-tenant sono prodotti UCaaS generalizzati, pronti all'uso, destinati all'uso da parte di più organizzazioni. Queste offerte vengono fornite così come sono e hanno opzioni di personalizzazione relativamente minori per le aziende. Le aziende che cercano un sistema UCaaS che possono semplicemente implementare e mantenere possono risparmiare denaro scegliendo un sistema multi-tenant se non richiedono integrazioni o API specifiche.

Quali sono le caratteristiche comuni delle piattaforme UCaaS?

Un prodotto UCaaS è un pacchetto di canali di comunicazione caricato in un'unica offerta, quindi le caratteristiche di un tipico prodotto UCaaS spesso sembrano un elenco di soluzioni puntuali. I prodotti UCaaS possono variare nei canali che forniscono e negli altri strumenti di collaborazione che offrono. Di seguito sono elencate molte delle caratteristiche popolari offerte dalle soluzioni UCaaS, ma questo elenco non è affatto esaustivo.

Messaggistica istantanea: Una delle caratteristiche di base di un UCaaS è la messaggistica istantanea 1:1 e di gruppo. Gli utenti possono messaggiarsi direttamente o inviare messaggi a un gruppo, promuovendo la comunicazione e la collaborazione aziendale in tempo reale.

Conferenze VoIP: Le conferenze audio nei prodotti UCaaS sono fornite tramite protocollo VoIP (voice over internet protocol). Gli utenti possono accedere a sistemi telefonici basati su VoIP o conferenze audio su altri dispositivi.

Videoconferenze: Un'altra caratteristica stabile di UCaaS è la conferenza basata su video. La componente audio del feed video è ospitata tramite telefonia VoIP. Le videoconferenze spesso includono una funzione di registrazione delle chiamate, consentendo agli utenti di salvare e condividere il video con altri.

Condivisione dello schermo: Qualsiasi UCaaS che fornisce videoconferenze fornirà anche la condivisione dello schermo. Gli utenti possono facilmente condividere un feed live del loro schermo o di un programma specifico, rendendolo una grande caratteristica per un'esperienza utente collaborativa.

Condivisione di file: Gli utenti possono condividere file utilizzando una piattaforma UCaaS. Alcuni prodotti UCaaS semplificheranno la condivisione di documenti e contenuti integrandosi direttamente con i sistemi di gestione dei contenuti.

Lavagna: I prodotti UCaaS che enfatizzano fortemente la collaborazione interna spesso forniscono nativamente un software di lavagna collaborativa all'interno della piattaforma. I team possono utilizzare la lavagna durante le riunioni in presenza o le conferenze web, il che può aiutare a semplificare i flussi di lavoro.

Instradamento delle chiamate: Un assistente automatico instrada automaticamente le chiamate all'interno di un'azienda. Questo tipo di automazione del flusso di lavoro è particolarmente utile per le aziende che richiedono un ampio sistema telefonico PBX.

Voicemail to email: Uno dei vantaggi di UCaaS è la natura unificata dei canali di comunicazione forniti dalla piattaforma. Gli utenti possono ricevere messaggi vocali via email poiché le chiamate telefoniche sono ospitate su VoIP.

Trascrizione dei messaggi vocali: Alcune soluzioni UCaaS possono trascrivere i messaggi vocali in messaggi di testo che sono più facili da archiviare e tenere traccia rispetto ai file audio.

Altre caratteristiche delle piattaforme UCaaS: Opzione CCaaS, Trascrizioni delle conferenze, Flessibilità di locazione

Quali sono i vantaggi delle piattaforme UCaaS?

Le aziende spesso trovano soluzioni puntuali per ciascuno dei canali di comunicazione che vogliono coprire. Ciò significa un prodotto per i servizi telefonici VoIP, un altro per la messaggistica aziendale e un altro ancora per le videoconferenze. Questo non include tutti gli altri strumenti di produttività e collaborazione che i team utilizzano in combinazione con questi canali. Una soluzione UCaaS raggruppa tutti questi canali di comunicazione e strumenti di produttività in un'unica offerta, che fornisce molteplici vantaggi.

Risparmi: Quando un'azienda copre tutti i suoi canali di comunicazione con soluzioni puntuali, i costi delle licenze e dei pagamenti mensili si sommano, specialmente per le piccole e medie imprese. Una soluzione UCaaS può raggruppare tutti i canali di comunicazione, interni ed esterni, in un'unica piattaforma per un'azienda da pagare. Sebbene il prezzo iniziale di un prodotto UCaaS possa potenzialmente essere elevato, il costo potrebbe essere lo stesso o superiore quando si paga per diverse soluzioni disparate nel corso di mesi o anni. Inoltre, i clienti UCaaS possono scegliere un'opzione che consente loro di pagare solo per i canali e le funzionalità che desiderano o una soluzione pronta all'uso ridotta per risparmiare denaro.

Maggiore efficienza: Un problema con il software di comunicazione a soluzione puntuale è che non c'è garanzia che si integreranno. Una conversazione che avviene tramite messaggistica istantanea potrebbe diventare una che è meglio su un feed video. Se un team ha solo soluzioni puntuali tra cui scegliere, dovrà passare a un'altra applicazione per continuare, il che potrebbe o meno essere una transizione facile. Ancora peggio, la conversazione potrebbe essere rimandata del tutto. Questo è particolarmente necessario per i rappresentanti delle vendite o dell'help desk che parlano con clienti o clienti in un canale che devono continuare in un altro. Quando i team utilizzano UCaaS, possono passare tra diversi strumenti di comunicazione senza lasciare l'applicazione stessa, semplificando le conversazioni e garantendo agli utenti l'accesso al canale di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno.

Potenziale di collaborazione migliorato: Mentre le aziende hanno l'opzione di utilizzare soluzioni puntuali per la comunicazione e la collaborazione, quelle soluzioni potrebbero non integrarsi. Se non lo fanno, può essere problematico se gli utenti devono utilizzare più soluzioni durante una chiamata in conferenza o una sessione di collaborazione. Ad esempio, un team remoto può trarre grande beneficio da una piattaforma UCaaS poiché consente agli utenti di tenere una chiamata in videoconferenza mentre contemporaneamente utilizzano la lavagna o condividono contenuti in tempo reale. La possibilità di utilizzare strumenti di collaborazione e soluzioni di conferenza allo stesso tempo rafforza sessioni di brainstorming fruttuose e conversazioni significative.

Chi utilizza le piattaforme UCaaS?

La bellezza di UCaaS è che è universalmente utile indipendentemente dal settore. La necessità di una comunicazione e collaborazione significative è una necessità in ogni azienda. Mentre le aziende più grandi a livello di mercato medio e aziendale traggono probabilmente maggiori benefici dalla copertura completa della comunicazione, le piccole imprese possono comunque trovare vantaggi nella gamma di strumenti di collaborazione forniti da UCaaS. Tuttavia, il potenzialmente alto prezzo associato a un sistema UCaaS lo renderà spesso una scelta migliore per le organizzazioni di mercato medio e aziendali, e le piccole imprese possono facilmente soddisfare le loro esigenze di collaborazione e comunicazione con soluzioni puntuali più economiche.

Software correlato alle piattaforme UCaaS

Le soluzioni correlate che possono essere utilizzate insieme alle piattaforme UCaaS includono:

Piattaforme di comunicazione cloud: Le piattaforme di comunicazione cloud possono sovrapporsi notevolmente con UCaaS, in quanto entrambe forniscono l'infrastruttura per supportare le comunicazioni unificate per un'azienda. Tuttavia, le piattaforme UCaaS sono strumenti completamente costruiti che possono venire con integrazioni, mentre le piattaforme di comunicazione cloud sono più vicine agli strumenti di sviluppo che consentono alle aziende di collegare il loro software ai canali di comunicazione tramite API. Il risultato finale è lo stesso, e ciò che le aziende hanno è una piattaforma di comunicazione unificata che si collega agli strumenti che utilizzano attualmente.

Contact center as a service (CCaaS): Le soluzioni CCaaS possono essere pensate come soluzioni UCaaS specificamente per i call center. L'infrastruttura di entrambi i tipi è la stessa. Entrambi forniscono comunicazione unificata basata sul cloud e una serie di altri strumenti di collaborazione interna. Tuttavia, poiché le soluzioni CCaaS sono specificamente destinate ai call center, vengono fornite con una serie di altre funzionalità e strumenti utili ai rappresentanti del call center. Questo include funzionalità come l'analisi del parlato e le integrazioni con piattaforme di dati dei clienti (CDP) e altri repository di dati dei clienti.

Sfide con le piattaforme UCaaS

Adozione: Una delle sfide più grandi che un'azienda affronterà quando passa il suo sistema telefonico aziendale a una piattaforma UCaaS è l'esitazione o la resistenza da parte dei dipendenti. Cambiare qualsiasi sistema aziendale può essere difficile o scoraggiante, specialmente quando c'è una curva di apprendimento significativa. Per avere una transizione fluida, è importante fornire ai dipendenti qualsiasi supporto extra di cui potrebbero aver bisogno mentre iniziano a navigare in una nuova piattaforma. Creare un solido piano di implementazione oltre a lavorare con un fornitore che offre supporto illimitato all'help desk può fare la differenza durante questo periodo di transizione.

Interoperabilità: Un'altra potenziale sfida con la transizione a una piattaforma UCaaS è la mancanza di integrazioni con la tecnologia esistente di un'azienda. A volte potrebbe essere necessario o raccomandato un aggiornamento hardware per utilizzare appieno le funzionalità del software UCaaS.

Come acquistare piattaforme UCaaS

Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per le piattaforme UCaaS

Che un'azienda stia appena iniziando a esplorare il software UCaaS o stia cercando una soluzione più appropriata per le sue esigenze, g2.com può aiutare a informare gli acquirenti del mercato e assisterli nella selezione del miglior software per la loro attività.

Il primo passo per decidere quale tipo di software UCaaS un acquirente dovrebbe esaminare è valutare le esigenze dell'organizzazione nel suo insieme. L'organizzazione utilizza già questo tipo di software? In tal caso, cosa funziona e cosa no? È la prima volta che l'organizzazione utilizzerà il software UCaaS? Se è così, gli acquirenti dovranno determinare come intendono implementare questo software e se i loro sistemi attuali sono compatibili. Alcuni punti da considerare sono:

Dimensione dell'azienda: Gli acquirenti dovranno assicurarsi che i prodotti che stanno esaminando si adattino alla dimensione e alle esigenze dell'organizzazione. Quando si acquista software, è importante assicurarsi che il prodotto abbia la scalabilità appropriata per adattarsi alle esigenze in evoluzione.

Interoperabilità: Come menzionato in precedenza, è cruciale valutare l'attuale configurazione hardware e software dell'organizzazione poiché a volte il sistema legacy attuale non è compatibile con la tecnologia più recente. Questo è importante da valutare in anticipo in modo che un acquirente sappia cosa cercare in un prodotto ed è preparato a procedere se i sistemi esistenti devono essere aggiornati.

Confronta i prodotti UCaaS

Crea una lista lunga

Il primo passo per trovare il software perfetto è creare un elenco preliminare di prodotti che soddisfano le esigenze generali dell'acquirente. Il passo successivo è restringere l'elenco selezionando funzionalità specifiche che sono indispensabili o requisiti per l'acquirente. G2.com fornisce informazioni sui migliori software UCaaS, consentendo agli acquirenti di filtrare le opzioni e recensioni degli utenti per aiutare a restringere l'elenco dei prodotti a una selezione più rilevante.

Crea una lista corta

Creare una lista corta di prodotti è un passo importante nel processo di acquisto. Anche se può essere scoraggiante filtrare tra vari prodotti, gli utenti possono ottenere aiuto utilizzando la funzione di confronto di G2. Questa funzione prenderà i prodotti di scelta e li mostrerà fianco a fianco in modo che l'acquirente possa facilmente determinare quale software soddisfa le caselle importanti nell'elenco.

Conduci demo

Una volta che l'acquirente ha ristretto l'elenco dei prodotti, il passo successivo è condurre una demo. Le demo consentono agli acquirenti di vedere un prodotto e le sue funzionalità in modo più dettagliato. Per garantire che un acquirente ottenga il massimo da una demo, è importante essere preparati. Gli acquirenti dovrebbero avere uno scenario aziendale pronto che testerà completamente ogni prodotto in considerazione. Inoltre, gli acquirenti dovrebbero informarsi sui costi, il supporto del fornitore e qualsiasi preoccupazione che hanno sul prodotto. Una preparazione adeguata renderà più facile per un acquirente confrontare i prodotti dopo che le demo sono state completate.

Selezione delle piattaforme UCaaS

Scegli un team di selezione

Il software UCaaS è molto pratico e ampiamente utilizzato in molte aziende. Tenendo questo a mente, un buon punto di partenza sarebbe selezionare da tre a cinque membri del team provenienti da vari dipartimenti e livelli di anzianità (come IT, gestione, vendite, ecc.) per far parte del team di selezione. Più variegato è il team di selezione, meglio un'azienda può valutare quanto bene un prodotto soddisferà le loro esigenze.

Negoziazione

Una volta che il team di selezione ha ristretto le loro scelte di software, è il momento di discutere le opzioni di personalizzazione, i prezzi e il tipo di supporto necessario dal fornitore. È sempre importante affrontare le opzioni di prezzo, anche quando sono elencate sul sito web di un fornitore. Molti fornitori di software forniranno sconti e opzioni di prezzo personalizzate in base a ciò che l'acquirente sta cercando di acquistare.

Decisione finale

Una volta che un acquirente ha preso la decisione finale su un prodotto ed è pronto a procedere con un acquisto, si consiglia che l'acquirente conduca una demo finale, si informi su una prova e determini quali sono i passaggi successivi se il prodotto non soddisfa infine le loro esigenze. È anche importante esaminare il tipo di supporto che il fornitore fornisce dopo l'implementazione. La maggior parte dei fornitori fornirà servizi di supporto clienti per garantire un'esperienza cliente piacevole. Questi passaggi possono fornire a un acquirente un ulteriore senso di sicurezza e fiducia quando prende una decisione finale.

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