Miglior Software di comunicazione interna
Il software di comunicazione interna semplifica il modo in cui i dipendenti condividono informazioni all'interno di un'organizzazione. Queste piattaforme facilitano la comunicazione sicura e organizzata attraverso canali di chat, condivisione di file e archiviazione di documenti. Spesso incorporano videoconferenze, gestione delle attività e altri strumenti di collaborazione per mantenere i dipendenti connessi e produttivi.
Le piattaforme di comunicazione per i dipendenti migliorano il coordinamento della forza lavoro fornendo notizie in tempo reale, annunci e aggiornamenti di documenti. Questi sistemi supportano modelli di lavoro remoto e ibrido, consentendo ai dipendenti di accedere rapidamente ed efficacemente alle risorse aziendali.
Le migliori piattaforme di comunicazione interna forniscono analisi per misurare l'efficacia delle interazioni e valutare il valore delle comunicazioni. Integrando varie funzionalità, queste piattaforme favoriscono una migliore collaborazione, riducendo il disordine delle email e migliorando la produttività complessiva sul posto di lavoro.
Il miglior software di comunicazione interna a colpo d'occhio:
- Miglior software di messaggistica istantanea per aziende: Microsoft Teams
- Miglior software di comunicazione per dipendenti: Connecteam
- Miglior software di social networking aziendale (ESN): Workvivo
- Miglior software per piattaforme di comunicazione per lavoratori in prima linea: Workvivo
Queste soluzioni software sono classificate utilizzando un algoritmo che calcola la soddisfazione del cliente e la presenza sul mercato basandosi sulle recensioni della nostra comunità di utenti. Per ulteriori informazioni, si prega di consultare la metodologia di punteggio di ricerca di G2.
Che cos'è il software di comunicazione interna?
Il software di comunicazione interna, a volte chiamato software di messaggistica aziendale, fornisce agli utenti piattaforme di messaggistica istantanea che consentono la messaggistica diretta e di gruppo all'interno di un'organizzazione. Questi strumenti mirano a essere intuitivi e convenienti, facilitando conversazioni rapide tra i membri del team. Sono finiti i giorni in cui si inviavano email lunghe una frase solo per ricevere risposte di una parola. Gli strumenti di messaggistica aziendale rendono parlare con i colleghi facile come chattare con gli amici sui social media o tramite messaggi di testo. La maggior parte delle opzioni di comunicazione interna è dotata di capacità di emoji e GIF per promuovere conversazioni autentiche e naturali all'interno del luogo di lavoro.
Vantaggi chiave del software di comunicazione interna
- Offre capacità di comunicazione istantanea tra i membri del team
- Permette ai team di connettersi indipendentemente dalla posizione
- Rende i messaggi facilmente ricercabili
- Fornisce uno spazio di lavoro virtuale meno formale per la comunicazione del team
- Connette un'organizzazione orizzontalmente e verticalmente
Perché utilizzare il software di comunicazione interna?
Sarebbe difficile trovare un'azienda che non utilizzi uno strumento di comunicazione interna al giorno d'oggi. Forniscono una cornucopia di benefici che li hanno resi un pilastro dell'attuale stack software.
Rapido — "Istantaneo" è piuttosto veloce, e gli strumenti di comunicazione interna portano la messaggistica istantanea a una forza lavoro. I team possono comunicare rapidamente tra loro, facilitando la collaborazione tra dipendenti remoti, tra team o tra uffici.
Informale — L'etichetta delle email è notoriamente difficile da padroneggiare e può sembrare un mezzo troppo formale per domande semplici. Gli strumenti di messaggistica aziendale permettono ai team di abbandonare il decoro eccessivamente professionale e concentrarsi esclusivamente sulla questione in questione.
Mobile — Tutti i prodotti di comunicazione interna competitivi enfatizzano l'avere un'applicazione mobile robusta e intuitiva da abbinare alla loro offerta desktop. La natura degli affari oggi richiede che le persone siano sempre online e disponibili per supportare i loro colleghi. I messaggeri aziendali sono facili da usare in movimento quanto lo sono al lavoro.
Adottabile — La messaggistica istantanea sembra naturale per la maggior parte degli utenti a questo punto. I millennial stanno diventando la maggior parte della forza lavoro, e la messaggistica istantanea è un pilastro per come questa generazione comunica. Gli strumenti di comunicazione interna sembrano familiari e, di conseguenza, vengono adottati facilmente.
Chi utilizza il software di comunicazione interna?
Le organizzazioni di tutti i settori e dimensioni si affidano ai messaggeri istantanei aziendali per connettere i loro dipendenti. Il software fornisce agli utenti un metodo rapido e snello di comunicare con i colleghi per qualsiasi argomento, offrendo un'alternativa efficace in termini di tempo e ricca di notifiche a mezzi più passivi come le email o riunioni di persona meno intrusive. I benefici forniti dal software di comunicazione interna sono utili per aziende composte da 3 o 3.000 persone. La comunicazione efficiente è fondamentale, sia che si tratti di coordinare i turni in un laboratorio di psicologia universitaria o di riunioni in una società Fortune 500.
Tipi di software di comunicazione interna
Standalone — Molti software di comunicazione interna sono prodotti standalone con molte integrazioni. Gli strumenti di comunicazione interna dedicati forniranno anche a volte funzionalità aggiuntive come videoconferenze, capacità VoIP limitata e directory dei dipendenti per creare un hub completo di comunicazione interna.
Integrato — La messaggistica istantanea può anche essere una funzionalità aggiuntiva in altri tipi di software o suite di collaborazione più ampie. La funzionalità di comunicazione interna può spesso essere trovata nel software intranet per dipendenti, nel software di coinvolgimento dei dipendenti o negli spazi di lavoro virtuali. Altri tipi di software di comunicazione, come il software di videoconferenza, possono anche fornire messaggistica istantanea.
Specifico per settore — Alcuni strumenti di comunicazione interna sono costruiti per settori specifici con le loro esigenze uniche in mente. Ad esempio, gli strumenti di comunicazione interna per la produzione e i servizi sul campo includeranno spesso software push-to-talk (PTT) integrato in modo che i dipendenti remoti abbiano più canali di comunicazione istantanea a loro disposizione. Ci sono anche piattaforme di comunicazione e collaborazione clinica e software di messaggistica conforme a HIPAA costruiti specificamente per casi d'uso nel settore sanitario, che tengono conto della conformità. Alcune opzioni popolari e generali di comunicazione interna hanno anche iniziato a creare soluzioni specifiche per settore o a integrare la conformità nel loro prodotto in modo che siano disponibili per settori specifici fin da subito.
Caratteristiche del software di comunicazione interna
I software di comunicazione interna condividono alcune caratteristiche di base in tutti i prodotti. Tuttavia, poiché lo spazio diventa più competitivo, alcuni fornitori hanno aggiunto funzionalità di comunicazione e produttività aggiuntive per aiutare il loro prodotto a distinguersi tra la folla.
Messaggistica istantanea — La messaggistica istantanea e diretta è il pilastro delle applicazioni di comunicazione interna. Gli utenti possono inviare messaggi istantanei l'uno all'altro su base 1:1 o di gruppo. I gruppi possono essere creati dagli utenti e dagli amministratori, a seconda delle autorizzazioni dell'amministratore.
Aggiornamenti di stato — Gli utenti possono lasciare uno stato allegato al loro profilo per indicare la loro disponibilità.
Feed di attività — Un feed di attività è disponibile per aggiornare gli utenti sui nuovi messaggi inviati loro personalmente o in gruppi di cui fanno parte. Il feed presenterà anche a volte risposte ai post fatti dall'utente.
Notifiche — Gli strumenti di messaggistica aziendale forniranno notifiche quando l'utente ha ricevuto un messaggio diretto o un messaggio è stato pubblicato in un gruppo di cui fa parte. Inoltre, gli utenti possono disattivare le notifiche o impostare determinate autorizzazioni per le notifiche.
Emoticon — Le app di messaggistica aziendale spesso vengono caricate con emoticon. Alcune applicazioni permetteranno persino agli utenti di crearne di proprie.
Ricerca — Una barra di ricerca consente agli utenti di utilizzare parole chiave per cercare vecchi messaggi.
Condivisione di file — Uno dei principali vantaggi della messaggistica aziendale è la capacità di condividere facilmente e rapidamente file e documenti. Gli utenti possono inviare link a documenti ospitati nel cloud o allegare file salvati su un desktop al messaggio che stanno per inviare. Alcuni strumenti si integreranno persino con repository di file per una condivisione di file semplificata.
Sondaggi e votazioni — I messaggeri aziendali spesso forniranno semplici funzionalità di sondaggio e votazione che consentono agli utenti di prendere rapidamente decisioni all'interno dell'app.
Caratteristiche aggiuntive di comunicazione interna
Conferenze — C'è stato un maggiore sforzo da parte dei fornitori di messaggistica aziendale per includere funzionalità di conferenza audio e video nei loro prodotti. Gli utenti che sono in grado di passare tra comunicazione basata su testo e audio all'interno dell'app possono risolvere problemi e rispondere a domande più rapidamente.
Integrazione della base di conoscenza — Alcuni strumenti di gestione della conoscenza servono come connettori tra le app di comunicazione interna e le basi di conoscenza. Allegano domande poste a risposte e poi inviano entrambi a una base di conoscenza, che può quindi essere cercata in un formato di domande e risposte.
Traduzione automatica — Alcune applicazioni di messaggistica aziendale hanno la capacità di tradurre automaticamente i messaggi da una lingua all'altra tramite software di traduzione automatica.
Condivisione dello schermo — I messaggeri aziendali con capacità di videoconferenza spesso permetteranno anche la condivisione dello schermo tra i partecipanti alla conferenza.
Assistenti AI — Gli assistenti AI a volte sono inclusi nelle app di messaggistica aziendale per aiutare a guidare gli utenti verso comportamenti basati sui messaggi che hanno inviato. Ad esempio, se un utente scrive a un altro che devono incontrarsi a una certa data o ora, un assistente AI integrato può aprire un prompt per l'utente per aggiungere un evento al loro calendario.
Tendenze relative al software di comunicazione interna
Aggiunta di funzionalità di conferenza — Tradizionalmente, le aziende si affidavano a uno strumento per la comunicazione interna e a un altro per le conferenze video e audio. Questo era vantaggioso poiché le conferenze spesso includono entità esterne che altrimenti non avrebbero accesso a strumenti strettamente interni. Tuttavia, più aziende stanno riconoscendo i benefici delle videoconferenze e del VoIP per casi d'uso interni. Poiché la maggior parte delle aziende attualmente ha queste funzionalità distribuite su più strumenti, può essere scomodo per gli utenti avere una conversazione in un'applicazione e passare a un'altra, anche se sarebbe uno scambio più fruttuoso se lo facessero.
Di conseguenza, più aziende stanno cercando strumenti di comunicazione interna che forniscano anche vie per il dialogo. Più messaggeri aziendali includono videoconferenze e capacità VoIP nella loro offerta, anche se non sono i migliori della categoria poiché non sono la caratteristica principale del prodotto. Questo potrebbe cambiare, tuttavia, e più prodotti stanno mettendo le conferenze audio e video sullo stesso piano della messaggistica istantanea in termini di priorità.
Problemi potenziali con il software di comunicazione interna
Inappropriatezza contestuale — La comodità della messaggistica istantanea sul posto di lavoro è più spesso che no un vantaggio. Ma per quanto utile sia il software di comunicazione interna, non è sempre il canale più efficiente o appropriato per certe situazioni. Possono sorgere problemi quando gli individui non hanno creato chiari distinzioni su quando è appropriato utilizzare un messaggero aziendale rispetto a un'email o un altro canale di comunicazione. Mentre le email di una riga potrebbero essere facilmente trasmesse in un messaggero istantaneo, i messaggi di forma lunga con potenziali partecipanti esterni non funzioneranno su una piattaforma di comunicazione interna.
Questo potenziale problema può essere evitato con l'implementazione di linee guida chiare che identificano quali canali di comunicazione dovrebbero essere utilizzati in una determinata situazione. Le aziende e le organizzazioni dovrebbero includere queste linee guida nel loro processo di onboarding e formazione e renderle disponibili anche in una base di conoscenza per riferimento futuro. Gli individui che non utilizzano i canali appropriati dovrebbero essere gentilmente ricordati di rompere queste abitudini.
Software e servizi correlati al software di comunicazione interna
Bot di produttività — Ci sono bot di produttività costruiti per specifici software di comunicazione interna che estendono la funzionalità di quest'ultimo. I bot di produttività possono servire come assistenti AI se un prodotto non ne ha uno integrato o fornire funzionalità utili che non sono altrimenti disponibili per gli utenti sulla piattaforma nativa. Ad esempio, i bot di produttività possono aggiungere sondaggi o votazioni a prodotti che non li offrono nativamente o connettere l'app ad altri strumenti software.
Intranet per dipendenti — Alcune soluzioni di intranet per dipendenti forniranno uno strumento di comunicazione interna integrato nel loro prodotto. Se uno non è fornito nativamente, i prodotti spesso si integreranno con altre opzioni di messaggistica aziendale popolari per colmare le lacune. Gli utenti beneficiano dell'avere strumenti di messaggistica istantanea distribuiti all'interno della loro intranet in modo che l'intranet possa quindi servire come una suite di collaborazione e comunicazione consolidata.
Software di messaggistica istantanea aziendale
Software di comunicazione per dipendenti
Software di Rete Sociale Aziendale (ESN)
Il software di social networking aziendale (ESN) supporta la comunicazione e la collaborazione dal basso verso l'alto all'interno di un'organizzazione. Fornisce una piattaforma digitale per consentire ai dipendenti di interagire socialmente, collaborare e condividere informazioni, incoraggiando una comunicazione più informale e tra pari. Il software ESN permette ai dipendenti di condividere aggiornamenti, foto e messaggi direttamente con i loro colleghi, simile alle piattaforme di social media per i consumatori. Qualsiasi organizzazione può utilizzare il software ESN per promuovere l'engagement e la collaborazione tra i dipendenti. Più specificamente, il software ESN può aiutare le aziende con una forza lavoro ibrida o remota a garantire che i dipendenti abbiano opportunità di connettersi, coinvolgersi e socializzare nonostante la loro posizione lavorativa. Questo può aiutare a migliorare il morale e la soddisfazione complessiva tra i dipendenti.
Sebbene il software ESN sia un tipo di piattaforma di comunicazione interna, si differenzia dal software di comunicazione per i dipendenti per i tipi di comunicazioni che sono progettati per facilitare. Il software di comunicazione per i dipendenti è orientato verso soluzioni olistiche che offrono una varietà di stili di comunicazione (dall'alto verso il basso, dal basso verso l'alto, asincrono, sincrono) e la trasmissione di messaggi essenziali a livello aziendale. Il software ESN incoraggia la collaborazione informale, interattiva e tra pari, promuovendo una cultura di condivisione della conoscenza e lavoro di squadra. Entrambi i tipi di software svolgono ruoli vitali nel migliorare la comunicazione interna e promuovere una forza lavoro ben connessa e coinvolta.
Per qualificarsi per l'inclusione nella categoria del Social Networking Aziendale (ESN), un prodotto deve:
- Consentire agli utenti di creare e mantenere profili che includano informazioni come contatti, competenze, esperienze e interessi
- Avere un feed di attività o una timeline che mostri aggiornamenti in tempo reale, post e interazioni da parte di utenti o gruppi
- Consentire agli utenti di interagire con i contenuti tramite "mi piace" e commenti
- Consentire agli utenti di caricare, condividere e collaborare su una varietà di file o tipi di documenti
- Consentire agli utenti di inviare messaggi diretti in conversazioni uno-a-uno o di gruppo
- Organizzare gruppi o comunità basati sugli interessi, progetti o dipartimenti dei dipendenti
Software per piattaforme di comunicazione per lavoratori in prima linea
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