Wissensmanagement-Software hat sowohl interne als auch externe Anwendungsfälle. Einige Unternehmen nutzen Wissensmanagement-Software als interne Datenbank für Mitarbeiter. Andere Unternehmen verwenden Wissensmanagement-Software als externe Referenz für Kunden.
Informationen bewahren — Wissensmanagementlösungen werden häufig verwendet, um neue Mitarbeiter einzuarbeiten. Administratoren und HR-Koordinatoren können Schulungspräsentationen, druckbare Dokumentdateien, Kleiderordnung und Verhaltenshandbücher und mehr in Ordnern aufbewahren, die für Mitglieder des Unternehmens zugänglich sind. Dies verringert die Häufigkeit, mit der Mitarbeiter Fragen stellen, wie z.B. welche Feiertage sie frei haben und wie lässig Casual Fridays wirklich sind.
In ähnlicher Weise nehmen langjährige Mitarbeiter, die in den Ruhestand gehen oder zu ihrer nächsten Gelegenheit wechseln, nicht all ihr Wissen mit. Die Fragen, die sie beantwortet haben, und die Dateien, die sie hochgeladen haben, bleiben innerhalb des Tools zugänglich, bis ein Administrator sie als veraltet oder unnötig einstuft. Dies ist besonders hilfreich für Unternehmen mit einzigartigen Prozessen, die auf informierte Mitarbeiter angewiesen sind, um Probleme zu beheben und zu lösen. Mit einem Wissensmanagement-Tool bleibt das Fachwissen bei der Organisation.
Effizienz — Organisiertes, dokumentiertes Wissen bedeutet weniger Zeit, die mit Fragenstellen und -beantworten verbracht wird, und mehr Zeit, die für die anstehenden Aufgaben oder Projekte genutzt wird. Da so viele Unternehmensinformationen digital verfügbar sind, verbringen Mitarbeiter weniger Zeit damit, dass Kollegen ihnen Erklärungen manuell geben. Mit offenen Foren und FAQ-Seiten haben diejenigen, die Hilfe benötigen, eine Fülle von Augen auf ihre Fragen. Mehr Menschen, die Zugang zu einer Frage haben, bedeutet eine schnellere Reaktionszeit sowie mehr Stimmen, die bei der Lösung mitwirken können.
Benutzer können Dokumente und Dateien direkt aus ihren Dateispeicher oder Digital Asset Management-Konten in die Wissensmanagementlösung hochladen. Die Integration mit diesen Arten von Softwareprodukten erhöht die Effizienz, da Benutzer die Prozesse nicht manuell durchführen müssen.
Benutzer können auch Kollegen in Kommentaren zu Dateien markieren oder einen Link generieren, um andere direkt zu einem Dokument zu senden, das sie sehen müssen. Dies spart die Zeit, die mit der Suche nach Informationen verbracht wird, und ermöglicht es Benutzern, Dateien schnell zu finden und zu speichern, um sie später zu referenzieren.
Kundendienst — Ein FAQ wird so genannt, weil Kunden typischerweise die gleichen Fragen zu einem Unternehmen oder Produkt haben. Ein Wissensmanagementsystem kann als einfaches Kundendienst-Tool dienen, bei dem Kunden häufig gestellte Fragen oder Anleitungen auf der Website eines Unternehmens nachschlagen können. Diese Methode des Kundendienstes kann sich als viel günstiger erweisen als ein Helpdesk und kann den Anrufverkehr reduzieren.
Aufgabenmanagement — Wissensmanagement-Tools helfen Benutzern herauszufinden, wie sie Ziele erreichen können, und einige tun dies mit spezifischen Aufgabenmanagement-Funktionen. Obwohl Aufgabenmanagement-Software eine eigene Kategorie ist, ist es auch eine Funktionalität, die in mehreren anderen Arten von Software enthalten ist. Viele Wissensmanagement-Tools verfügen über Funktionen, die Transparenz in Bezug auf Projekt- oder Aufgabenabschluss bieten können. Markierungsfunktionen innerhalb von Dokumenten ermöglichen es Benutzern, Dateien oder Dokumente an diejenigen weiterzugeben, deren Aufmerksamkeit sie benötigen.
