Mehr über Arbeitsanweisungssoftware erfahren
Was ist Arbeitsanweisungssoftware?
Arbeitsanweisungssoftware, auch bekannt als visuelle Arbeitsanweisungen oder digitale Arbeitsanweisungssoftware, ermöglicht es Benutzern, Schritt-für-Schritt-Anweisungen für Geschäftsprozesse zu erstellen und zu verteilen, wodurch Unternehmen ihre Arbeitsabläufe optimieren können. Während Tools wie Wissensmanagementsoftware eine Wissensdatenbank für Textartikel und andere Arten von informativen Medien bieten, ermöglichen Arbeitsanweisungslösungen Benutzern, detaillierte Anleitungen für bestimmte Prozesse zu erstellen, komplett mit Tipps, Bildern und Videos.
Anleitungsführer sind universell hilfreich, aber Branchen, die praktische, mechanische Aufgaben erfordern, finden in speziellen Arbeitsanweisungsplattformen mehr Wert. Branchen wie Fertigung, Öl und Gas sowie Außendienst sind nur einige, die am meisten von visuellen Arbeitsanweisungen profitieren. Einige Anbieter von Arbeitsanweisungen bieten sogar branchenspezifische Add-ons an, die Funktionen enthalten, die den Bedürfnissen ihrer Anwendungsfälle gerecht werden.
Was sind die häufigsten Funktionen von Arbeitsanweisungssoftware?
Die folgenden sind einige Kernfunktionen innerhalb der Arbeitsanweisungssoftware, die Benutzern helfen können, praktische Schritt-für-Schritt-Anleitungen für ihre Geschäftsprozesse zu erstellen:
Erstellung visueller Anleitungen: Benutzer können visuelle Anleitungen erstellen, die aus Text, Checklisten, Fotos und Videos bestehen, die erklären, wie bestimmte Aufgaben ausgeführt werden. Neue Anleitungen können für jedes unterschiedliche Verfahren eines Unternehmens erstellt werden, und diese Anleitungen können alle an einem zentralen Ort gespeichert werden, sodass alle Mitarbeiter darauf zugreifen können.
Leistungsüberwachung: Wenn Mitarbeiter verpflichtet sind, die Arbeitsanweisungsplattform des Unternehmens zu nutzen, um Anleitungen zu befolgen und Aufgaben abzuhaken, sobald sie abgeschlossen sind, können Manager diese Echtzeitdaten verwenden, um die Leistung und Effizienz auf Mitarbeiter-, Team- und Geschäftsebene zu überwachen.
Analysen und Berichterstattung: Arbeitsanweisungsplattformen können Daten basierend auf der Aktivität der Mitarbeiter auf der Plattform sammeln, um Benutzern zu helfen, Berichte über Produktion, Schulung, Ausfallzeiten usw. zu erstellen.
Bildschirmaufzeichnung: Wenn eine Aufgabe am Computer erledigt werden soll, können Administratoren ihren Bildschirm aufzeichnen, um zu demonstrieren, wie eine Aufgabe erledigt werden soll, und die Bildschirmaufzeichnung zur spezifischen Anleitung für diese Aufgabe hinzufügen.
Was sind die Vorteile von Arbeitsanweisungssoftware?
Neben der Unterstützung bei der Standardisierung von Geschäftsprozessen bietet Arbeitsanweisungssoftware weitere Vorteile, darunter Zeitersparnis und Steigerung der Mitarbeitermoral.
Standardisiert Prozesse: Arbeitsanweisungsplattformen digitalisieren und sammeln papierbasierte Dokumente oder Verfahren, die dokumentiert und an verschiedenen Stellen im Unternehmen abgelegt wurden. Diese Plattform wird zur einzigen Quelle der Wahrheit für Anweisungen und bietet Anleitungen, wie die meisten, wenn nicht alle, Aufgaben erledigt werden können.
Spart Zeit bei der Dokumentation von Verfahren: Da diese Software auf die Bedürfnisse von Managern und Arbeitern zugeschnitten ist, bietet sie die notwendigen Werkzeuge, wie Vorlagen und Autoren- und Veröffentlichungstools, um Arbeitsverfahren schnell und genau zu dokumentieren und zu verteilen.
Reduziert Umschulungen: Da Anleitungen in einer zentralen Bibliothek auf Arbeitsanweisungsplattformen gesammelt werden, können Mitarbeiter jederzeit darauf zugreifen, um Verfahren zu überprüfen, die sie in der Vergangenheit gelernt haben. Außerdem können Administratoren, wenn sich Verfahren innerhalb einer Organisation ändern, diese innerhalb der Arbeitsanweisungsplattform aktualisieren, anstatt Mitarbeiter einzeln zu informieren und zu schulen.
Reduziert Mitarbeiterfehler: Mitarbeiter können diese Anleitungen auch während der Ausführung von Aufgaben in Echtzeit geöffnet haben, sodass sie sicherstellen können, dass sie jeden Schritt korrekt befolgen, um Fehler zu vermeiden. Dies ist besonders nützlich für Mitarbeiter, die visuelle Lerner sind. Die Möglichkeit, eine Checkliste oder Videos zu sehen, die zeigen, wie eine Aufgabe ausgeführt wird, wird bei diesen Mitarbeitern besser ankommen, als nur gesagt zu bekommen, was zu tun ist.
Steigert die Moral: Visuelle Anleitungen geben den Mitarbeitern die Autonomie, in ihrem eigenen Tempo zu lernen. Es befähigt sie, Verfahren zu überprüfen, bei denen sie sich nicht sicher fühlen, und sich bei einigen Abschnitten mehr Zeit zu nehmen, während sie andere schneller durchlaufen. Dieses Gefühl der Kontrolle über ihr eigenes Training hilft, die Moral zu steigern.
Wer nutzt Arbeitsanweisungssoftware?
Es gibt einige verschiedene Anwendungsfälle für Arbeitsanweisungssoftware, wie unten erwähnt:
Fertigungs- und Montagearbeitsplätze: Elektronische Arbeitsanweisungen sind vorteilhaft für Mitarbeiter an vorderster Front, die mit ihren Händen an sich wiederholenden Fertigungs- und Montageaufgaben arbeiten. Oft sind diese Aufgaben zeitkritisch, da zahlreiche Personen an der Erstellung eines einzelnen Produkts beteiligt sind, und Anleitungsführer helfen, sie schnell und genau abzuschließen.
Servicearbeitsanweisungen: Servicearbeit beinhaltet oft, Kunden bei der Lösung verschiedener Probleme zu helfen. Es macht nicht immer Sinn, Servicekräfte auf jedes mögliche Problem zu schulen, das auftreten könnte, daher sind Arbeitsanweisungen eine gute Möglichkeit für sie, sich selbst zu schulen, wenn verschiedene Probleme angegangen werden müssen.
Schulungsabteilung: Dieser Anwendungsfall umfasst viele Branchen, insbesondere solche mit hoher Mitarbeiterfluktuation. Schulungszeit ist oft sehr kostspielig, und Schulungsanleitungen sind eine Selbstbedienungsmethode für Mitarbeiter, sich selbst zu schulen.
Was sind die Alternativen zur Arbeitsanweisungssoftware?
Alternativen zur Arbeitsanweisungssoftware können diese Art von Software entweder teilweise oder vollständig ersetzen:
Wissensdatenbank-Software: Arbeitsanweisungssoftware ist im Wesentlichen ein Teilbereich der Wissensdatenbank-Software. Wissensdatenbanken enthalten Informationen zu einer Vielzahl von Themen, während Arbeitsanweisungen mehr handlungsorientierte Informationen enthalten.
Software für Standardarbeitsanweisungen (SOP): SOP-Plattformen enthalten ähnliche Informationen wie Arbeitsanweisungsplattformen. SOPs sind jedoch auf höherer Ebene als Arbeitsanweisungen. SOPs fassen die Spezifikationen eines Prozesses zusammen, während Arbeitsanweisungen auf einzelne Aufgaben eingehen und jeden der in einem SOP beschriebenen Schritte erklären.
Herausforderungen mit Arbeitsanweisungssoftware
Arbeitsanweisungslösungen können ihre eigenen Herausforderungen mit sich bringen.
Schnell wechselnde Prozesse: Arbeitsanweisungssoftware ist in Branchen und Arbeitsplätzen nützlich, in denen Prozesse kontinuierlich verbessert und aktualisiert werden. Sie kann helfen, sicherzustellen, dass Mitarbeiter mit den neuesten Anleitungen auf dem Laufenden bleiben. Das Aktualisieren der Plattform mit den neuesten Prozessen kann jedoch mühsam und zeitaufwendig sein.
Bereitstellung einer digitalen Schnittstelle für Mitarbeiter: Da Arbeitsanweisungssoftware ein digitales Produkt ist, muss eine digitale Schnittstelle, wie ein mobiles Gerät, Tablet oder Laptop, den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden, die die Software nutzen werden, was kostspielig sein kann.
Wie kauft man Arbeitsanweisungssoftware?
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für Arbeitsanweisungssoftware
Bevor Käufer nach einer Softwarelösung für Arbeitsanweisungen suchen, sollten sie sich fragen, welche Ziele sie mit der Software erreichen wollen. Sind es einfachere Ziele, wie das Konvertieren von Papierdokumenten in ein digitales Format? Oder benötigen sie eine vollständige Überarbeitung ihrer Betriebspraktiken, um sie automatisierter zu gestalten? Was auch immer es ist, es ist wichtig, diese zu notieren, bevor man nach Software sucht, da verschiedene Lösungen unterschiedliche Funktionalitäten und Robustheitsgrade bieten. Hier sind einige Dinge zu beachten:
- Wer wird die Software nutzen? Wie benutzerfreundlich muss sie sein?
- Mit welchen anderen Systemen und Tools muss die Software verbunden werden?
- Welche Art von Inhalten wird in der Arbeitsanweisungsplattform gespeichert und wie viel Speicherplatz wird benötigt?
Vergleich von Arbeitsanweisungssoftware-Produkten
Erstellen Sie eine Longlist
Nachdem die Anforderungen aufgelistet wurden, können Käufer beginnen, Produkte auf einer hohen Ebene zu durchsuchen, um eine Longlist zu erstellen. Diese Produkte werden nicht unbedingt alle Anforderungen erfüllen, daher müssen Käufer ihre Liste der Anforderungen priorisieren. Durch den Besuch der Kategorie für Arbeitsanweisungssoftware auf G2.com können Käufer die Arbeitsanweisungsplattformen durchsuchen und Produkte zu ihrer „Meine Liste“ innerhalb von G2.com hinzufügen.
Erstellen Sie eine Shortlist
Sobald Käufer eine Shortlist erstellt haben, können sie ihre Optionen weiter sortieren, indem sie die Bewertungen des Produkts auf dem G2 Grid® überprüfen und Benutzerbewertungen lesen, um zu verstehen, wie ihre Kollegen die Software erleben. Auf diese Weise können Käufer die beste Arbeitsanweisungsplattform für ihre Bedürfnisse finden.
Führen Sie Demos durch
Nachdem die Auswahl eingegrenzt wurde, müssen Käufer die Anbieter kontaktieren, um Demonstrationen der Lösung zu vereinbaren. Unternehmen können viele Anbieter direkt auf G2.com kontaktieren, um Demos anzufordern, indem sie die Schaltfläche „Angebot anfordern“ auswählen. Bei jeder Demo müssen Käufer sicherstellen, dass sie die gleichen Fragen und Anwendungsfallszenarien stellen, um jedes Produkt bestmöglich zu bewerten.
Auswahl der Arbeitsanweisungssoftware
Wählen Sie ein Auswahlteam
Je nachdem, wie die Plattform genutzt wird, müssen verschiedene Personen in den Auswahlprozess einbezogen werden. In den meisten Fällen müssen jedoch die Personen einbezogen werden, die:
- die Anleitungsführer erstellen werden
- die Personen beaufsichtigen werden, die die Anleitungsführer verwenden
- jemand aus dem Qualitätssicherungsteam, dessen Metriken davon abhängen, wie gut die Anleitungen befolgt werden
Verhandlung
Arbeitsanweisungsplattformen haben feste Preise, abhängig davon, welche Funktionen ein Käufer benötigt, und es gibt normalerweise keine Verhandlung. Organisationen auf Unternehmensebene, die größeren Speicherplatz und andere erweiterte Funktionen benötigen, können möglicherweise ihren Plan und Preis verhandeln.
Endgültige Entscheidung
Das Teammitglied, das die Plattform am meisten überwachen wird, sollte die endgültige Entscheidung treffen.
Was kostet Arbeitsanweisungssoftware?
Preismodelle für diese Lösungen sind unkompliziert. Die meisten Anbieter verlangen nicht, dass Käufer einen Vertrag unterzeichnen, um monatliche Pläne zu erwerben. Während die meisten Anbieter kostenlose Pläne anbieten, sind diese mit begrenztem Speicherplatz und grundlegenden Funktionen ausgestattet. Käufer können sich für einen der kostenpflichtigen Pläne entscheiden, die mehr Speicherplatz, erweiterte Automatisierung und mehr Integrationen bieten. Diese Stufen steigen entsprechend den angebotenen Fähigkeiten im Preis.
Return on Investment (ROI)
Der ROI von Arbeitsanweisungssoftware kann bewertet werden, indem die Leistung bestimmter Aufgaben, wie Montage, Kundensupport-Tickets und Mitarbeiterschulung, nach der Implementierung der Software betrachtet wird. Hier sind einige spezifische Faktoren zu berücksichtigen:
- Zeitersparnis bei diesen Aufgaben
- Die Zunahme der Anzahl der erledigten Aufgaben
- Die Genauigkeit/Qualität der erledigten Aufgaben
- Kundenzufriedenheit (wenn die Software von Kundendienstteams genutzt wird)
- Mitarbeiterzufriedenheit (wenn Mitarbeiter die Software für tägliche Aufgaben nutzen)
