Dokumentenmanagement-Software erfasst, speichert, verwaltet und teilt Unternehmensdokumente sicher. Diese Lösungen speichern elektronische Dokumente, wie Word-Dokumente, PDFs, Präsentationen, Rechnungen und gescannte Bilder von Papierdokumenten, an einem zentralen Ort. Dokumentenmanagement-Software ist darauf ausgelegt, den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten zu steuern, einschließlich Dokumentenaufbewahrung, Erstellung und Zugänglichkeit. Sie verwalten auch Prüfpfade, Indizierung, Versionierung und Workflows. Typischerweise haben Organisationen ein zentrales Dokumentenmanagementsystem, das unternehmensweite Dokumente speichert, aber es ist auch üblich, dass verschiedene Teams ihre eigenen Speichersysteme haben. Diese Software hilft Organisationen, die Zeit zu reduzieren, die für die Suche und den Zugriff auf Dokumente benötigt wird, den Bedarf an physischer Dokumentenspeicherung zu minimieren, das Risiko von Nichteinhaltung und Sicherheitsverletzungen zu verringern und die Zusammenarbeit und Workflows zu verbessern.
Während Dokumentenmanagement als eigenständige Lösung existieren kann, ist es oft ein Modul, das in Unternehmenssoftwareanwendungen enthalten ist, wie z.B. Enterprise-Content-Management-Systeme und Cloud-Content-Kollaborationssoftware.
Um für die Aufnahme in die Kategorie Dokumentenmanagement in Frage zu kommen, muss ein Produkt:
Strukturierte Inhalte über verschiedene Dateitypen in einem zentralen Repository speichern
Benutzern ermöglichen, Dokumente durch Suche und erweiterte Filter- und Tagging-Funktionen zu finden und zu verwalten
Versionskontrolle anbieten, um verschiedene Versionen von Dokumenten zu protokollieren
Zugriffsrechte für Einzelpersonen oder Abteilungen mithilfe von Berechtigungsstrukturen festlegen
