Wer nutzt Videokonferenzsoftware?
Die meisten Unternehmen: Eine Vielzahl von Unternehmen und Branchen, unabhängig von ihrer Größe, kann von Videokonferenz-Tools profitieren. Kundenorientierte Unternehmen wie Beratungs- und Beratungsfirmen, Anwaltskanzleien und andere Dienstleister können diese Tools nutzen, um unnötige Reisen zu reduzieren und mit Kunden in der Nähe und in der Ferne zu arbeiten. Videokonferenzsoftware wird auch von wachsenden Unternehmen genutzt, um ihre Interessenten zu erweitern und mit Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben, unabhängig von ihrem Standort. Selbst mittelständische und große Unternehmen nutzen Videokonferenzen in ihrem täglichen Betrieb, um mit Stakeholdern und Interessenten in Kontakt zu treten.
Freiberufler: Viele kostenlose Videokonferenzoptionen sind ebenfalls verfügbar, was sie zu einem attraktiven Werkzeug für kleine Unternehmen, Freiberufler und andere Selbstständige macht. Kostenlose Versionen von Videokonferenzangeboten bieten in der Regel weniger umfangreiche Funktionen und begrenzen die Anzahl der Teilnehmer, was diese Pläne für Einzelbenutzer oder kleine Teams geeigneter macht.
Schulen: Videokonferenz-Tools sind manchmal in Online-Lernplattformen oder Lernmanagementsysteme integriert, um Lehrer mit ihren Schülern zu verbinden. Diese Angebote sind stärker auf die Online-Lernumgebung spezialisiert und bieten oft zusätzliche Kollaborationstools wie Dateifreigabe, Umfragen und Whiteboarding-Fähigkeiten, um einen physischen Lernraum effektiv zu simulieren.
Herausforderungen mit Videokonferenzsoftware
Videokonferenzlösungen können ihre eigenen Herausforderungen mit sich bringen, darunter:
Anrufqualität: Eines der häufigsten Probleme mit Videokonferenzsoftware ist die Anrufqualität. Während die Software selbst robust sein kann, hängt die Qualität des Videos oder Audios stark von der Internetgeschwindigkeit der beteiligten Benutzer ab. Es ist entscheidend sicherzustellen, dass Benutzer Zugang zu zuverlässigem Internet haben, wenn sie Videokonferenzsoftware verwenden, um potenzielle Frustrationen zu vermeiden.
Sicherheitsbedenken: Wie bei jeder Software, die für interne und vertrauliche Kommunikation verwendet wird, müssen Käufer das Sicherheitsprotokoll eines Produkts bewerten. Während Videokonferenz-Tools in der Vergangenheit Ziel von Sicherheitsverletzungen waren, haben Anbieter Schritte unternommen, um die Sicherheit von Meetings zu verbessern, wie z.B. die Anforderung von Passwörtern zum Betreten eines Meetings, die Implementierung von Warteräumen und die Stärkung der administrativen Kontrollen.
Wie kauft man Videokonferenzsoftware
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für Videokonferenzsoftware
Egal, ob ein Unternehmen gerade erst beginnt, Videokonferenzsoftware zu erkunden, oder nach einer geeigneteren Lösung für seine Bedürfnisse sucht, G2.com kann Käufern helfen, sich über den Markt zu informieren und sie bei der Auswahl der besten Software für ihr Unternehmen zu unterstützen.
Der erste Schritt bei der Entscheidung, welche Art von Videokonferenzsoftware ein Käufer in Betracht ziehen sollte, besteht darin, die Bedürfnisse der Organisation als Ganzes zu bewerten. Verwendet die Organisation bereits diese Art von Software? Wenn ja, was funktioniert und was nicht? Ist dies das erste Mal, dass die Organisation Videokonferenzsoftware verwenden wird? In diesem Fall müssen Käufer bestimmen, wie sie planen, diese Software zu implementieren und ob ihre aktuellen Systeme kompatibel sind. Einige Punkte, die zu berücksichtigen sind:
Unternehmensgröße: Käufer müssen sicherstellen, dass die Produkte, die sie in Betracht ziehen, zur Größe und den Bedürfnissen der Organisation passen. Beim Kauf von Software ist es wichtig sicherzustellen, dass das Produkt die entsprechende Skalierbarkeit hat, um sich an sich ändernde Bedürfnisse anzupassen.
Integrationen: Viele Unternehmen müssen anpassungsfähige Lösungen nutzen, die sich leicht in ein bestehendes Software-Ökosystem einfügen. Um sicherzustellen, dass ein neues Produkt von den Mitarbeitern angenommen und ordnungsgemäß genutzt wird, ist es entscheidend sicherzustellen, dass das neue Tool mit den Geräten und Anwendungen eines Unternehmens kompatibel ist, wie Kalender, E-Mail-Software, CRM-Software und Projektmanagement-Software. Darüber hinaus müssen Käufer bestätigen, dass das neue Konferenzsystem mit vorhandener Technologie wie Raumsystemen, mobilen Geräten (iOS und Android), Betriebssystemen wie PC und Mac sowie gängigen Webbrowsern wie Safari und Chrome kompatibel ist. Dies wird helfen, potenzielle Reibungen zu reduzieren, die Benutzer häufig bei der Implementierung neuer Technologie erleben.
Vergleich von Videokonferenzsoftware-Produkten
Erstellen Sie eine Longlist
Der erste Schritt, um die perfekte Videokonferenzsoftware zu finden, besteht darin, eine vorläufige Liste von Produkten zu erstellen, die den allgemeinen Bedürfnissen des Käufers entsprechen. Der nächste Schritt besteht darin, die Liste zu verkleinern, indem spezifische Funktionen ausgewählt werden, die für den Käufer unverzichtbar oder erforderlich sind. G2.com bietet Informationen über die beste Videokonferenzsoftware, die es Käufern ermöglicht, Optionen zu filtern sowie Benutzerbewertungen zu nutzen, um die Produktliste auf eine relevantere Auswahl zu reduzieren.
Erstellen Sie eine Shortlist
Das Erstellen einer Shortlist von Produkten ist ein wichtiger Schritt im Kaufprozess. Während es entmutigend sein kann, sich durch verschiedene Produkte zu filtern, können Benutzer Hilfe erhalten, indem sie die Vergleichsfunktion von G2 nutzen. Diese Funktion zeigt die ausgewählten Produkte nebeneinander an, sodass der Käufer leicht bestimmen kann, welche Software die wichtigen Punkte auf der Liste erfüllt.
Führen Sie Demos durch
Sobald der Käufer die Produktliste eingegrenzt hat, besteht der nächste Schritt darin, eine Demo durchzuführen. Demos ermöglichen es Käufern, ein Produkt und seine Funktionen im Detail zu sehen. Um sicherzustellen, dass ein Käufer das Beste aus einer Demo herausholt, ist es wichtig, vorbereitet zu sein. Käufer sollten ein Geschäftsszenario bereit haben, das jedes in Betracht gezogene Produkt vollständig testet. Darüber hinaus sollten Käufer nach Kosten, Anbietersupport und etwaigen Bedenken bezüglich des Produkts fragen. Eine angemessene Vorbereitung erleichtert es einem Käufer, Produkte nach Abschluss der Demos zu vergleichen.
Auswahl von Videokonferenzsoftware
Wählen Sie ein Auswahlteam
Videokonferenzsoftware ist sehr praktisch und wird in vielen Unternehmen weit verbreitet eingesetzt. Mit diesem Wissen wäre ein guter Ausgangspunkt, drei bis fünf Teammitglieder aus verschiedenen Abteilungen und Hierarchieebenen (wie IT, obere Führungsebene und Mitarbeiter) auszuwählen, um Teil des Auswahlteams zu sein. Je vielfältiger das Auswahlteam ist, desto besser kann ein Unternehmen beurteilen, wie gut ein Produkt seine Bedürfnisse erfüllt.
Verhandlung
Sobald das Auswahlteam seine Softwareauswahl eingegrenzt hat, ist es an der Zeit, Anpassungsoptionen, Preise und die Art der Unterstützung zu besprechen, die vom Anbieter benötigt wird. Es ist immer wichtig, Preisoptionen zu besprechen, auch wenn sie auf der Website eines Anbieters aufgeführt sind. Viele Softwareanbieter bieten Rabatte und individuelle Preisoptionen basierend auf dem, was der Käufer kaufen möchte.
Endgültige Entscheidung
Sobald ein Käufer die endgültige Entscheidung für ein Produkt getroffen hat und bereit ist, mit dem Kauf fortzufahren, wird empfohlen, eine abschließende Demo durchzuführen, eine Testphase anzufragen und zu bestimmen, welche nächsten Schritte zu unternehmen sind, wenn das Produkt letztendlich nicht den Bedürfnissen entspricht. Es ist auch wichtig, sich über die Art der Unterstützung zu informieren, die der Anbieter nach der Implementierung bietet. Die meisten Anbieter bieten Kundensupportdienste wie Video-Chat an, um die Benutzerfreundlichkeit sowie ein angenehmes Kundenerlebnis zu gewährleisten. Diese Schritte können einem Käufer ein zusätzliches Gefühl von Sicherheit und Vertrauen bei der endgültigen Entscheidung geben.
Trends in der Videokonferenzsoftware
Fokus auf Sicherheit und Datenschutz
Da Remote-Arbeit und Hybridteams immer häufiger werden, werden Unternehmen beginnen, dauerhaft auf Videokonferenzsoftware für die tägliche Kommunikation zu setzen. Infolgedessen werden Datenschutz und Sicherheit für Unternehmen immer wichtiger. Nach einigen bekannten Sicherheitsbedenken im Jahr 2020, wie der berüchtigten FBI-Warnung vor Hackern und der Entführung von Online-Meetings, setzen Softwareanbieter weiterhin Änderungen um, um sicherzustellen, dass Kunden vor externen Bedrohungen geschützt sind. Funktionen wie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Passwörter und Multi-Faktor-Authentifizierung werden bei verschiedenen Videokonferenz-Tools immer häufiger.
Verbesserte Benutzererfahrung
Anbieter nutzen fortschrittliche künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen, um die Audio- und Videofunktionalität und -qualität zu verbessern, was jetzt von entscheidender Bedeutung ist, da so viele Menschen von zu Hause aus arbeiten, die täglich auf diese Tools angewiesen sind. Zum Beispiel kann die Verarbeitung natürlicher Sprache, ein Teilbereich der KI, unerwünschte Geräusche automatisch erkennen, Hintergrundgeräusche für diejenigen, die nicht stummgeschaltet sind, reduzieren und die Stimme des Sprechers verbessern. Visuell wird Computer Vision verwendet, um den Hintergrund des Benutzers zu verwischen oder einen virtuellen Hintergrund hinzuzufügen, Farbe und Beleuchtung anzupassen und sogar das Erscheinungsbild des Benutzers zu verbessern. Diese fortschrittlichen Funktionen heben HD-Videokonferenzlösungen auf ein neues Niveau.
