Más Información Sobre Software de Gestión de Proyectos y Portafolios
¿Qué es el Software de Gestión de Proyectos y Portafolios?
A diferencia del software de gestión de proyectos que se centra principalmente en la ejecución, el software de gestión de proyectos y portafolios (PPM) ayuda a las empresas a crear e implementar estrategias para portafolios de proyectos. Un portafolio es una mezcla de proyectos interrelacionados, lo que significa que tienen un alcance similar y recursos compartidos. Por ejemplo, una empresa de arquitectura, ingeniería y construcción (AEC) puede tener tres portafolios: uno para arquitectura y diseño, otro para proyectos de ingeniería civil e industrial, y un tercero para construcción residencial y comercial. Cada portafolio puede incluir docenas o cientos de proyectos que necesitan ser gestionados y monitoreados como un todo.
El alto número de proyectos que forman parte de un portafolio dificulta a las empresas planificar, asignar recursos, ejecutar y monitorear el rendimiento. El software típico de gestión de proyectos se utiliza para gestionar proyectos individuales, pero generalmente no incluye características robustas para la gestión de portafolios.
Beneficios Clave del Software de Gestión de Proyectos y Portafolios
- La experiencia y satisfacción del cliente son esenciales para las empresas enfocadas en entregar proyectos. La lealtad del cliente se logra solo cuando la empresa entrega constantemente trabajo de buena calidad a precios razonables. La calidad del proyecto es difícil de gestionar a través de múltiples portafolios y PPM ayuda a abordar este desafío.
- La visibilidad de proyectos y portafolios permite a las partes interesadas de la empresa, así como a socios y clientes, rastrear hitos, entregables e identificar problemas potenciales. Mientras que rastrear proyectos individuales es relativamente fácil, solo el software PPM es capaz de monitorear cientos de proyectos simultáneamente. Además, dado que los proyectos en un portafolio están interrelacionados, cambios inesperados en una tarea pueden propagarse a través de múltiples proyectos y dañar todo el portafolio.
- El seguimiento de costos y rentabilidad evita gastos innecesarios, compara costos estimados y reales, y proporciona información sobre cómo mejorar los ingresos. Hay muchos costos relacionados con los portafolios de proyectos (recursos, contratistas, mano de obra, etc.), y cada uno de ellos necesita ser monitoreado de cerca. A nivel de proyecto o para cada tarea, los gastos pueden parecer insignificantes; pero cuando se analizan por portafolio, pueden acumularse en una cantidad notable.
- Mejora la agilidad empresarial y acelera la entrega de proyectos en una empresa o grupo de empresas. La agilidad ayuda a las empresas a adaptarse a la demanda del cliente y a los cambios del mercado, y la mejor capacidad de entrega hace que el negocio sea más eficiente.
¿Por qué Usar Software de Gestión de Proyectos y Portafolios?
El principal beneficio de las plataformas PPM es su capacidad para gestionar portafolios de numerosos proyectos y mantener las relaciones entre ellos. Esto ayuda a las empresas a planificar y ejecutar docenas o cientos de proyectos simultáneamente. Los beneficios adicionales del software PPM incluyen los siguientes:
Colaboración entre proyectos y portafolios — La colaboración entre múltiples equipos y partes interesadas externas es difícil sin un software robusto. Los sistemas PPM permiten a todos los involucrados en proyectos comunicarse y compartir datos sin abrumarlos con información innecesaria.
Análisis y rendimiento — Los portafolios de proyectos son el principal motor de ingresos para muchos proveedores de servicios profesionales y su rendimiento impacta directamente en la rentabilidad. Por lo tanto, es esencial que las empresas utilicen análisis para rastrear el rendimiento del portafolio, identificar cuellos de botella y riesgos, y encontrar oportunidades de mejora.
Alineación estratégica en toda la empresa — Las empresas medianas y grandes tienden a ser burocráticas y rígidas, impactando negativamente en el rendimiento del negocio. PPM proporciona características para definir y monitorear objetivos comunes que mejoran la alineación empresarial y el rendimiento de la empresa.
¿Quién Usa el Software de Gestión de Proyectos y Portafolios?
El software PPM puede ser utilizado por cualquier persona en la empresa e incluso por usuarios externos como socios y clientes. Por lo tanto, es crítico definir claramente los roles de usuario y los derechos de acceso para proteger la propiedad intelectual, los datos confidenciales y la privacidad de todas las partes involucradas.
Jefe de la oficina de gestión de proyectos (PMO) — Una PMO es un equipo o departamento dentro de una empresa que define e implementa estándares para la gestión de proyectos. Para las grandes empresas, los empleados de la PMO también necesitan crear estándares para los portafolios de proyectos. Una vez creados, los estándares se aplican en toda la empresa para asegurar el cumplimiento y la comunicación con clientes y socios. Los estándares de PPM necesitan ser actualizados regularmente para mantenerse al día con los cambios regulatorios. Los equipos de PMO también utilizan software PPM para monitorear cómo se implementan los estándares y tomar acciones correctivas cuando sea necesario.
Gerentes de proyectos — Los gerentes de proyectos utilizan PPM para planificar y ejecutar proyectos que son parte de varios portafolios. También necesitan asegurar que todos los que trabajan en un proyecto sigan los estándares definidos por el departamento de PMO. Los gerentes de proyectos también utilizan PPM para mantener comunicaciones directas con los clientes, identificar riesgos y escalar problemas a gerentes y ejecutivos.
Ejecutivos — Los gerentes y ejecutivos se benefician del análisis de datos, informes y paneles que proporcionan información sobre el estado de los proyectos, costos asociados, riesgos y cumplimiento. Los datos también se utilizan para identificar cómo optimizar portafolios así como nuevas oportunidades de negocio. Además, la información histórica del portafolio de proyectos es el punto de partida de cualquier actividad de presupuestación y previsión.
Socios y contratistas — Los grandes portafolios de proyectos a menudo requieren la participación de empresas externas, proveedores, suministradores y contratistas independientes. Las empresas también están asociándose cada vez más con freelancers cuando es demasiado costoso contratar y capacitar empleados para tareas que no son críticas para el éxito del proyecto. Todos estos interesados externos necesitan acceder a la información de proyectos y portafolios, idealmente a través de un portal en lugar de documentos y hojas de cálculo. Las empresas deben ser cuidadosas para proteger su propiedad intelectual y la privacidad de los clientes al compartir datos externamente.
Tipos de Software de Gestión de Proyectos y Portafolios
No hay muchas soluciones PPM disponibles en el mercado y los compradores solo tienen unas pocas opciones de entrega para elegir.
Mejor de su clase — Se refiere a una solución integrada única que ofrece toda la funcionalidad para gestionar portafolios y proyectos asociados. Mientras que todo el software PPM de mejor de su clase ofrece características robustas de portafolio, el nivel de soporte para la gestión de proyectos y recursos varía significativamente de un producto a otro.
Suites — Incluye múltiples productos, uno de los cuales se centra en la gestión de portafolios. Los otros productos pueden ser utilizados para la gestión de recursos y proyectos. Las empresas pueden elegir entre comprar y usar todos los productos juntos o por separado. Una suite PPM es ventajosa porque proporciona características completas y un único repositorio de datos de portafolios de proyectos.
Soluciones puntuales — Estas soluciones se centran en crear y monitorear portafolios y no incluyen características robustas para la gestión de proyectos. La integración con el software de gestión de proyectos es, por lo tanto, crítica para planificar y ejecutar proyectos. También es importante integrarse con el software de gestión de costos de proyectos cuando este tipo de funcionalidad no se proporciona. Las soluciones puntuales para PPM son beneficiosas para pequeñas y medianas empresas (PYMES) y pequeños equipos de grandes empresas.
PPM específico de la industria — Incluye mejores prácticas para industrias complejas como energía, aeroespacial y defensa, o para contratistas gubernamentales. Este tipo de software asegura el cumplimiento de regulaciones y estándares de la industria, lo cual no siempre es el caso para la mayoría de los productos PPM.
Características del Software de Gestión de Proyectos y Portafolios
PPM es más que gestión avanzada de proyectos. Su enfoque es identificar oportunidades de negocio, emparejarlas con proyectos y portafolios, y asegurar que la empresa ajuste sus portafolios basándose en los cambios del mercado.
Gestión y monitoreo de portafolios — Los portafolios de proyectos se definen basándose en la demanda del cliente y la capacidad de la empresa para entregar proyectos. Dado que la demanda cambia constantemente, los portafolios necesitan ser actualizados para mantenerse relevantes. Los cambios en un portafolio también pueden ser desencadenados por decisiones ejecutivas para proporcionar nuevos servicios o descontinuar ofertas no rentables.
Planificación y asignación de recursos — La planificación de capacidad permite a los usuarios identificar qué recursos están disponibles y cuándo. Este tipo de funcionalidad también se aprovecha para reasignar recursos basándose en cambios inesperados. Cualquier cambio debe reflejarse en todo el portafolio de proyectos para que todos tengan una imagen clara de su trabajo.
Gestión y ejecución de proyectos — El software tradicional de gestión de proyectos se utiliza para ejecutar proyectos individuales, mientras que PPM permite la planificación y gestión de portafolios. Idealmente, PPM debería proporcionar funcionalidad tanto para la gestión de proyectos como de portafolios. Las tareas del proyecto, los plazos y los recursos deben consolidarse por portafolio.
Riesgo de proyectos y portafolios — Los riesgos de los proyectos tienden a aumentar para proyectos y portafolios complejos. PPM identifica y mitiga el riesgo a nivel de portafolio y proyecto. Mientras que algunos riesgos son prevenibles, otros pueden ocurrir inesperadamente, por lo que las empresas definen e implementan acciones correctivas.
Colaboración — Las características de colaboración varían desde chat simple hasta gestión avanzada de documentos y autoría. Para la gestión de portafolios, la colaboración debería permitir a los usuarios internos y externos comunicarse y compartir información en cada etapa del proyecto. Los ejecutivos y el equipo de PMO necesitan trabajar juntos en la definición y alineación de estrategias empresariales, o en la creación de presupuestos y previsión de finanzas.
Análisis financiero — Aunque PPM no incluye características contables, proporciona opciones para crear presupuestos y monitorear costos de proyectos. El costo de los recursos utilizados para entregar proyectos representa la mayoría del gasto en empresas de servicios profesionales. Otros costos son gastos de viaje y consumibles, así como costos indirectos para servicios públicos o administración. Todos estos costos necesitan ser asignados a proyectos y portafolios y analizados por cada equipo y unidad de negocio.
Otras Características del Software de Gestión de Proyectos y Portafolios: Capacidades de Alineación, Gestión Lean, Rendimiento, Mezcla de Portafolios, Capacidades de Prioridades, Análisis de Riesgos
Características Adicionales de Gestión de Proyectos y Portafolios
Optimización del portafolio de proyectos — Como cualquier otro producto o servicio, un portafolio de proyectos tiene un ciclo de vida que comienza con la concepción, seguido de pruebas, implementación, madurez y termina con la obsolescencia. Para seguir siendo competitivo, un negocio debe evaluar y mejorar constantemente sus portafolios. Aunque el objetivo principal es lograr la máxima rentabilidad, los tomadores de decisiones también deben tener en cuenta los cambios del mercado y los desafíos socioeconómicos como la automatización o el cambio climático.
Tendencias Relacionadas con el Software de Gestión de Proyectos y Portafolios
Nube — La mayoría de los productos PPM fueron desarrollados hace décadas y se entregan tanto en las instalaciones como en la nube. Mientras que la nube está ganando terreno en el mercado, muchas empresas grandes todavía alojan y gestionan el producto en sus instalaciones. El software PPM nativo de la nube es utilizado principalmente por empresas medianas que prefieren no invertir en hardware y personal de TI especializado.
Gestión del trabajo — La gestión del trabajo se refiere a la evolución del software de gestión de proyectos para expandirse fuera de su alcance tradicional. Esto se hace proporcionando características para empleados que no son gerentes de proyectos pero están involucrados en proyectos. Las líneas entre la gestión del trabajo, PPM y la gestión de proyectos son muy difusas, por lo que los compradores deben tener cuidado al elegir entre ellos. El software de gestión del trabajo rara vez es una buena alternativa a PPM porque carece de características para la gestión de portafolios, pero proporciona características adicionales importantes como la colaboración avanzada.
Automatización — Las tecnologías inteligentes como la inteligencia artificial (IA) o los robots tienen el potencial de automatizar muchas de las tareas realizadas utilizando software PPM. Al mismo tiempo, este tipo de tecnología aún no está lista para definir y monitorear estrategias empresariales. Mientras que la gestión y ejecución de proyectos es muy probable que se automatice, la participación humana seguirá siendo esencial para la gestión de portafolios.
Globalización — Dado que PPM es utilizado por empresas grandes con múltiples ubicaciones geográficas, el software debe ser compatible en países de todo el mundo. Esto significa que PPM necesita cumplir con una multitud de leyes de privacidad nacionales e internacionales y proporcionar soporte multilingüe y multicurrency. Además, la integración con videoconferencias y software de colaboración en equipo es necesaria para permitir que los equipos globales trabajen juntos.
Problemas Potenciales con el Software de Gestión de Proyectos y Portafolios
Complejidad — PPM incluye muchas características y funciones que se entregan como un solo producto o como una suite de múltiples soluciones. A medida que los proveedores adquirieron múltiples productos e intentaron integrarlos, el resultado fue a veces un sistema con experiencia de usuario inconsistente y flujos de trabajo complicados.
Costo — Debido a su complejidad, el software PPM no es tan asequible como la gestión de proyectos. Mientras que las nuevas soluciones en la nube son más accesibles, hay costos adicionales para la configuración o personalización, así como servicios profesionales como implementación y gestión del cambio.
Cumplimiento — Las empresas que utilizan PPM necesitan asegurarse de que cumplen con los estándares de gestión de proyectos, así como con las regulaciones para proteger la privacidad y prevenir el fraude financiero.
Flexibilidad — Mientras que las empresas que utilizan PPM requieren características robustas y avanzadas, también necesitan sistemas flexibles que tengan el potencial de adaptarse a su negocio. Para abordar este desafío, los proveedores están tratando de ofrecer interfaces de usuario configurables y la capacidad de modificar flujos de trabajo sin interrumpir el trabajo.
Software y Servicios Relacionados con el Software de Gestión de Proyectos y Portafolios
PPM no incluye características para el front y back office como contabilidad o CRM, que generalmente se proporcionan a través de la integración.
Gestión de proyectos — Aunque PPM generalmente incluye características para la gestión de proyectos, pueden no ser siempre lo suficientemente robustas y las empresas pueden optar por comprar software separado para gestionar proyectos. Además, desplegar PPM en múltiples ubicaciones es difícil y costoso, por lo que algunos equipos o departamentos optan por usar software de gestión de proyectos en su lugar e integrarlo con PPM.
Automatización de servicios profesionales (PSA) — El software PSA no siempre incluye funcionalidad de gestión de portafolios, por lo tanto, las empresas que utilizan PSA y PPM necesitan integrar las dos soluciones. Solo hay unas pocas suites PPM que también pueden ser utilizadas para operaciones de front office y back office en servicios profesionales.
Planificación estratégica — Aunque PPM gestiona la planificación estratégica de proyectos y portafolios, no siempre cubre los otros departamentos de una empresa, desde ventas y marketing hasta finanzas y TI. El software de planificación estratégica alinea a todos los equipos para asegurar que tengan objetivos comunes y sigan los planes estratégicos corporativos.
Automatización de procesos — Aunque PPM proporciona características para la gestión de flujos de trabajo, gestionar actividades empresariales complejas puede requerir integración con software de gestión de procesos empresariales. Además, las empresas que desean automatizar tareas repetitivas se benefician del uso de software de automatización de procesos robóticos (RPA).
