Más Información Sobre Sistemas POS para restaurantes
¿Qué son los sistemas POS para restaurantes?
Los sistemas POS para restaurantes son cruciales para mantener un restaurante funcionando sin problemas. Como cualquiera que haya trabajado en un restaurante sabe, hay muchas partes móviles tanto en el frente como en la parte trasera del establecimiento. Las operaciones diarias son complicadas y pueden involucrar desde la gestión de inventario y compras, hasta la gestión de empleados y la programación de reservas para los clientes. Mientras que el software de gestión de restaurantes está destinado a ser más una solución integral, el software de punto de venta para restaurantes también puede contener muchas de las mismas características. Una de las principales ventajas de los sistemas POS para restaurantes es la capacidad de integrarse con software importante como herramientas de contabilidad, plataformas de pedidos en línea, software de gestión de clientes y mucho más. La inclusión de un cajón de efectivo, lector de códigos de barras y un soporte para Android y iPad para ser utilizado ya sea en el mostrador o en la mesa es una ventaja adicional.
¿Qué significa POS en un restaurante?
POS en un restaurante significa Punto de Venta. Es un lugar en el restaurante donde se toma un pedido del cliente o se completa una transacción contra un pedido realizado. El software POS para restaurantes tiene un front-end y un back-end. El front-end es donde se procesa la transacción en el punto de venta. El back-end da acceso a los análisis, cifras de ventas, seguimiento de inventario y otra información relevante para ser utilizada por la gestión.
¿Qué tipos de sistemas POS para restaurantes existen?
Principalmente existen dos tipos de sistemas POS para restaurantes actualmente en uso; sistemas POS tradicionales y sistemas POS basados en la nube. Mientras que la mayoría de las operaciones tecnológicas se realizaban anteriormente con sistemas POS tradicionales, cada vez más negocios se están moviendo hacia sistemas basados en la nube para sus restaurantes.
Sistema POS tradicional
Los sistemas POS tradicionales, también conocidos como sistemas POS locales o heredados, consistían en computadoras de escritorio y otras piezas de hardware que estaban conectadas a Internet por un servidor remoto configurado por separado dentro de las ubicaciones del restaurante. Estos sistemas son tradicionales en el sentido de que necesitan ser actualizados manualmente y la mayoría de su seguridad y almacenamiento de datos se lleva a cabo dentro de las instalaciones del restaurante. Una vez que se realiza un pedido manualmente y se genera una factura a través de una impresora, el personal de servicio debe coordinarse con el personal de cocina para cumplir con el ticket.
Sistema POS basado en la nube
Los sistemas POS para restaurantes basados en la nube o móviles (Android/iOS) son sistemas POS todo en uno que proporcionan enormes ventajas sobre los sistemas POS tradicionales. Estos sistemas POS fáciles de usar están alojados en la nube, por lo que todos los datos ingresados se guardan en tiempo real. Este software se puede instalar fácilmente en un teléfono inteligente o un iPad y colocarse en el mostrador o junto a la mesa. La funcionalidad basada en la nube permite un camino de comunicación conveniente y eficiente al automatizar tareas en cada estación; desde realizar un pedido sin contacto y cumplir con un ticket, hasta procesar un pago y programar una actualización. Este software también proporciona soporte al cliente 24/7 para cualquier problema técnico.
¿Cuáles son las características comunes de los sistemas POS para restaurantes?
Hay varias características que un software POS para restaurantes proporciona. Las siguientes son algunas características principales que pueden ayudar a los usuarios de múltiples maneras:
Pedidos en línea: A los clientes les encanta pedir comida en línea, por lo que tiene sentido participar en la acción. Un sistema POS con funcionalidad para crear un pedido en línea integrado con un portal de servicio de entrega de terceros ayuda a mantener todo en un solo lugar, así como a ahorrar tiempo y dinero al tratar de averiguar cómo construir un sitio web y evitar tarifas de proveedores. Además, con esos pedidos llegando directamente a través de la herramienta POS, es menos probable que se pierdan o se dejen de lado en favor de los comensales en el lugar.
Pedidos en la mesa: Dado que es importante reducir el uso de papel en estos días, los sistemas POS ayudan a los usuarios a ir sin papel. Los sistemas POS con capacidades móviles permiten a los servidores realizar pedidos directamente en el sistema utilizando una tableta o un teléfono móvil. Esto no solo reduce los errores, sino que también aumenta la eficiencia ya que los pedidos se envían a la cocina de inmediato. También existe la posibilidad de quioscos de pedidos, lo que permite a los clientes realizar sus pedidos directamente en el sistema POS y omitir a los servidores por completo. Esto es ideal para restaurantes donde los clientes ordenan en el mostrador, liberando a los cajeros para ayudar a preparar los pedidos más rápido.
Gestión de inventario: Vincular las funciones de la parte trasera y delantera de la casa es crucial, y muchos sistemas POS para restaurantes incluyen características de gestión de inventario que permiten a los usuarios estar al tanto de la adquisición y compra. En muchas herramientas, esto se automatiza de tal manera que cada artículo pedido se elimina automáticamente del inventario del restaurante. Con informes precisos de lo que está disponible, los usuarios podrán ahorrar más dinero pidiendo solo lo necesario mientras reducen el desperdicio.
Construcción de menús: Construir un menú puede ser una tarea compleja, pero los sistemas POS para restaurantes permiten a los usuarios ver su inventario y construir un menú apropiado. Con el menú ya en el sistema POS, los servidores pueden realizar pedidos fácilmente, especialmente si ese menú está organizado de manera intuitiva específicamente para el flujo de trabajo del restaurante.
Planes de asientos: La ventaja de un sistema POS es que los usuarios pueden sentar a los clientes de manera dinámica a medida que las mesas se vuelven disponibles. Con la capacidad de rastrear reservas y saber qué mesas están reservadas al comienzo del servicio, se vuelve mucho más fácil sentar a los clientes que llegan sin reserva. El sistema también puede permitir a los usuarios ver qué tan cerca está una mesa de terminar, ayudándoles a evitar dar tiempos de espera inexactos y potencialmente perder clientes.
Informes de calidad: Varios informes ayudan a los usuarios a gestionar sus negocios de manera más inteligente porque proporcionan información clave sobre lo que están haciendo bien y en qué pueden necesitar trabajar. Tal vez un cierto artículo del menú se ordena mucho menos que otros. Puede ser el momento de rehacerlo o eliminarlo del menú. Los informes también pueden ayudar con los costos laborales al determinar qué turnos tienen más negocio y, por lo tanto, necesitan más servidores. Los informes proporcionan una vista a gran escala del negocio y, por lo tanto, son extremadamente útiles para crear un plan.
Programas de lealtad: El marketing es importante para cualquier pequeña empresa, especialmente cuando no hay muchos fondos adicionales disponibles para pagarlo. Los programas de lealtad, por lo tanto, son una manera fácil de ayudar a asegurar negocios repetidos. Usando una herramienta POS con un programa de lealtad incorporado, los usuarios pueden crear tarjetas de regalo, tarjetas de puntos o cualquier otro programa de lealtad rápida y fácilmente para asegurar que los clientes sigan regresando y gastando más.
Hardware: Muchos sistemas POS vienen con opciones de hardware como cajones de efectivo, tabletas, lectores de tarjetas e impresoras de recibos. El hardware puede ser costoso, por lo que cualquier hardware debe funcionar bien con el software comprado. También es importante que el hardware sea confiable y duradero, ya que idealmente estará en uso constante. Debido a que el hardware puede ser un gasto significativo, los usuarios pueden ser reacios a comprar más que lo mínimo necesario, pero su restaurante funcionará de manera más eficiente si compran suficiente hardware para que los empleados no tengan que compartirlo.
Contabilidad: Llevar un registro de cuánto dinero entra y cómo se utiliza es crucial para cualquier negocio. Las características de contabilidad dentro de un sistema POS facilitan el monitoreo de cada transacción, el seguimiento de las compras y el control del gasto general. Cuanto más organizadas estén las finanzas de un negocio, más fácil será centrarse en las operaciones diarias del restaurante.
¿Cuáles son los beneficios de los sistemas POS para restaurantes?
Dirigir un negocio de restaurante exitoso requiere una comprensión profunda de la imagen de la marca, las necesidades de los clientes y sus ofertas de servicio. Los sistemas POS vienen con múltiples beneficios que pueden rastrear estas métricas y ayudar a los negocios a mantenerse por delante de la competencia.
Beneficios para los propietarios: Con un software POS para restaurantes en su lugar, los propietarios pueden monitorear las ventas, verificar el uso del inventario y rastrear el comportamiento del personal sin una presencia física en el sitio. Además, ayuda a contribuir a los esfuerzos de marketing del restaurante con características específicas como programas de lealtad, tarjetas de regalo, recompensas para clientes, herramientas de mensajería, promociones dirigidas y más. Ayuda a identificar y abordar todos aquellos problemas que pueden afectar el resultado final y formular una estrategia para abordarlos.
Beneficios para el personal: El software POS ayuda a tomar pedidos, comunicar esos pedidos a la cocina y proporcionar un servicio rápido a los clientes. Ayuda a los chefs a potencialmente construir menús e indicar qué elementos del menú ya no están disponibles a medida que avanza el servicio. La ventaja es que los servidores pueden crear, dividir o reembolsar cheques rápida y fácilmente. También incluye funcionalidad de reloj de tiempo, con el personal registrándose y saliendo según sus horarios en un terminal POS. En su conjunto, asegura una mayor seguridad financiera y una gestión del tiempo más eficiente.
Beneficios para los clientes: Los resultados de todas las acciones que un software POS maneja conducen a un aumento en la satisfacción del cliente, la retención y la afluencia en el restaurante. La reducción del tiempo de espera, las opciones de auto-pedido, la ejecución de pedidos correctos, las facturas electrónicas, los procesos de pago sin contacto, las ofertas y los descuentos son algunos de los beneficios que un cliente obtiene con el esfuerzo conjunto del software POS y los restaurantes.
¿Quién usa los sistemas POS para restaurantes?
Servidores: El software POS para restaurantes es utilizado principalmente por los servidores y cajeros del restaurante para realizar pedidos y procesar pagos.
Gerentes: Con características adicionales como contabilidad o reservas de restaurantes, los gerentes y propietarios de restaurantes pueden mantener un ojo en su negocio.
Clientes: Los clientes incluso pueden realizar sus pedidos utilizando un sistema POS de iPad montado en la mesa o terminales POS alrededor del restaurante.
Personal de cocina: Los sistemas POS también afectan a la cocina, ya que muchos sistemas POS incluyen o se interfazan con un sistema de tickets para ayudar a mantener los pedidos organizados y proporcionar un servicio rápido a los clientes.
¿Cuáles son las alternativas a los sistemas POS para restaurantes?
Alternativas que pueden reemplazar este tipo de software, ya sea parcial o completamente:
Software de gestión de restaurantes: El software de gestión de restaurantes contiene características POS entre otras características adicionales para gestionar el restaurante. Estas son soluciones integrales que mantienen un seguimiento del inventario, la nómina, los pedidos y los análisis. El software de gestión de restaurantes sirve para mantener un seguimiento de los procesos detrás de escena en un restaurante en lugar de solo encargarse de las tareas orientadas al cliente.
Software relacionado con los sistemas POS para restaurantes
Soluciones relacionadas que pueden usarse junto con este software incluyen:
Software de programación de restaurantes: El software de programación de restaurantes ayuda a organizar el horario de trabajo del personal de un restaurante. Ayuda a crear calendarios y rastrear el estado actual de los empleados que trabajan en el restaurante. Durante cambios de turno de última hora, este software de programación ayuda a organizar los turnos e informar al personal a través de mensajes de texto. El software de programación se puede integrar fácilmente con sistemas POS o software de gestión de restaurantes para aprovechar un conjunto de características.
Software de gestión de inventario y compras para restaurantes: Este software ayuda a los negocios de restaurantes a gestionar su inventario de alimentos, lo que a su vez ayuda a controlar los costos triviales causados por el desperdicio de alimentos. Mantiene información de inventario, guarda detalles de proveedores y digitaliza facturas y recibos para una contabilidad más sencilla. También equilibra los ingresos entrantes con el costo de los materiales crudos comprados. Además, el software de gestión de inventario para restaurantes se puede integrar en sistemas POS para restaurantes.
Desafíos con los sistemas POS para restaurantes
El software POS viene con su propio conjunto de desafíos. Podría ser durante las fases de implementación u operación. Sin embargo, estos desafíos pueden ser monitoreados y superados siguiendo los pasos necesarios.
Actualizaciones del sistema: El software POS podría requerir actualizaciones frecuentes. La transición a nuevas versiones desde una versión antigua no solo demanda tiempo y experiencia, sino que también crea confusión en la mente de los usuarios. Los usuarios podrían recibir actualizaciones del sistema en medio de las horas del restaurante, lo que podría ralentizar los procesos en el POS. Aunque estas actualizaciones son necesarias para un funcionamiento sin problemas, uno debe asegurarse de programar estas actualizaciones durante un tiempo que no interfiera con las horas del restaurante.
Conectividad a Internet: Muchos sistemas POS necesitan una conexión a Internet. Si el Internet se apaga repentinamente, podría crear problemas al aceptar pedidos, procesar pedidos y aceptar pagos, entre otros. Una conexión a Internet consistente es esencial para una operación ininterrumpida. También hay algunos software POS avanzados que no requieren una conexión a Internet. Siempre es mejor tener algo que pueda operar tanto en modo en línea como fuera de línea.
Fraude/problema de seguridad: El POS para restaurantes permite múltiples métodos de pago para los clientes. Con el uso creciente de pagos a través de tarjetas de débito/crédito, existe un riesgo de fraude en línea. Por lo tanto, es obligatorio tener sistemas POS compatibles con EMV y pasarelas de pago compatibles con PCI para garantizar la seguridad de las transacciones. Los compradores deben asegurarse de que el software del proveedor cumpla con todos los criterios necesarios antes de implementarlo en el restaurante.
¿Qué empresas deberían comprar sistemas POS para restaurantes?
Proveedores de servicios de alimentos: Este software POS no solo está limitado a restaurantes, sino también a otros proveedores de servicios de alimentos como centros de comida rápida, cafeterías, camiones de comida y carritos de comida, cocinas en la nube, panaderías y tiendas de dulces, pubs y bares, heladerías, etc. Todos los proveedores de servicios de alimentos interesados en automatizar sus tareas diarias simples como pedidos en línea, cambios de pedidos, y emisión de reembolsos, procesamiento de pagos, control de inventario y más, pueden implementar este software en sus negocios.
Cómo comprar sistemas POS para restaurantes
Recolección de requisitos (RFI/RFP) para sistemas POS para restaurantes
Encontrar el mejor software POS para restaurantes para el negocio es altamente esencial. Existe una variedad de software POS para cada tipo de restaurante. Los restaurantes de tamaño pequeño, ya sean fijos o móviles, que operan en una sola ubicación requerirían un tipo de software muy básico que satisfaga necesidades específicas. De manera similar, los restaurantes de tamaño mediano que están en la vía del crecimiento requerirían un software que atienda sus pedidos de alto volumen y proporcione características necesarias como control de inventario, pedidos en línea, informes y análisis, entre otros. Los restaurantes de gran tamaño que operan en múltiples ubicaciones deberían buscar software POS con características atractivas con acceso a la gestión de múltiples ubicaciones.
Los compradores deben hacer una investigación exhaustiva y pedir a los proveedores toda la información necesaria a través de una cotización o RFI/RFPs antes de comprar cualquier tipo de software. La solución debe abordar sus necesidades comerciales, por lo tanto, una vez que se recibe una cotización o RFI/RFP, se debe realizar un análisis comparativo de las características ofrecidas por el proveedor en comparación con los problemas que el software va a resolver. Los compradores también deben examinar cuidadosamente las ofertas de precios del proveedor. Dado que la mayoría del software POS viene bajo un paquete de suscripción o una tarifa mensual en lugar de un pago único, los compradores deben considerar todos los atributos esenciales antes de realizar una compra. Se debe establecer un camino claro de comunicación entre el comprador y el proveedor para un acuerdo comercial exitoso.
Comparar productos de software POS
Crear una lista larga
Se puede crear una lista larga para seleccionar algunos proveedores cuyas ofertas estén exactamente alineadas con las necesidades del comprador. Elimina software que no soporta funcionalidades críticas. Por ejemplo, un software POS que no soporta análisis e informes para un negocio de restaurante de tamaño mediano o grande no califica para estar en la lista larga porque carece de tal funcionalidad que es innegociable. Por lo tanto, se recomienda examinar y seleccionar a los proveedores por sus ofertas de productos/servicios, las reseñas y calificaciones que ha recibido de otros compradores, y la reputación general que tiene en la categoría.
Crear una lista corta
Se prepara una lista corta reduciendo el número de proveedores menos relevantes de la lista larga. Esto debe hacerse comprendiendo profundamente los requisitos comerciales y mapeándolos contra las características del software, teniendo en cuenta el costo asociado con cada uno de ellos. En los casos en que los proveedores no respondan a las RFIs, se eliminan directamente. Por ejemplo, de 10 proveedores seleccionados para la lista larga, los compradores deben hacer un esfuerzo para reducirlo a cinco proveedores específicos para la lista corta que cumplirían con sus requisitos comerciales en el lugar con una oferta de precio deseable. Los usuarios no deben ignorar las funcionalidades más importantes requeridas al tomar decisiones de compra finales.
Realizar demostraciones
Es esencial realizar demostraciones de software antes de seleccionar un proveedor final. Asegura la compatibilidad del software y evita confusiones innecesarias de última hora. Los compradores, con la ayuda de departamentos de TI internos o expertos en TI externos, pueden iniciar el proceso de demostración. En la mayoría de los casos, los proveedores brindan todo el soporte necesario para una prueba de demostración exitosa.
Selección de sistemas POS para restaurantes
Elegir un equipo de selección
Hay menos posibilidades de tener un equipo de selección adecuado en restaurantes pequeños y medianos, por lo que dependen de expertos en TI externos para todos los requisitos de TI. En la mayoría de los casos, se convierte en tarea del propietario evaluar el software adecuado para el negocio. Los restaurantes de gran tamaño que son parte de grandes cadenas hoteleras generalmente tienen una gestión en su lugar y tienen departamentos de TI separados como cualquier otra organización. En tales sistemas, es fácil formar un equipo de selección compuesto por empleados que usarán el software, un ejecutivo que maneja el presupuesto, personal de TI que evalúa las especificaciones técnicas y la gestión que se encarga del proceso general.
Negociación
La negociación del tipo correcto de sistema POS depende de los precios ofrecidos por el proveedor para llegar a un precio final. Generalmente ocurre entre dos proveedores seleccionados de los cuales uno gana el trato. La negociación final debe hacerse considerando atributos como la calidad del servicio y soporte, características adicionales ofrecidas y rangos de precios que se ajusten al paquete.
Decisión final
La decisión final debe basarse en el análisis de toda la información recopilada del proveedor y observando el ajuste adecuado del producto en el negocio.
¿Cuánto cuestan los sistemas POS para restaurantes?
El costo de un sistema POS para restaurantes puede variar dependiendo de las características que ofrece o las funcionalidades que soporta. Típicamente cuesta entre $40-$150 por mes como cargos de suscripción por terminal. El costo de las integraciones de hardware como tabletas, cajones de efectivo, impresoras y otros podría llegar hasta $1000 por cargos de pago único
El software POS basado en la nube generalmente se cobra en una estructura de precios de suscripción mensual. Muchos proveedores ofrecen descuentos si el software se suscribe anualmente o pueden cobrar una prima por la adición de características adicionales. Los sistemas POS tradicionales o sistemas POS locales pueden costar una cantidad considerable de dinero ya que no incluyen paquetes de suscripción y generalmente se utilizan para más de un terminal con negocios de restaurantes que operan en múltiples ubicaciones bajo una marca.
Implementación de sistemas POS para restaurantes
¿Cómo se implementan los sistemas POS para restaurantes?
Los restaurantes pueden implementar un sistema POS ya sea al inicio de su negocio o pueden cambiar de un proveedor a otro. El sistema POS ayuda a reemplazar el método tradicional de registro de pedidos, verificación de inventario y cálculo de ingresos. Una vez que se finaliza un proveedor para la incorporación, un equipo designado del proveedor y el comprador se reúnen e inician el proceso de implementación.
¿Quién es responsable de la implementación de los sistemas POS para restaurantes?
La implementación del software generalmente es manejada por el ingeniero de servicio del lado del proveedor en el caso de restaurantes pequeños y medianos. Mientras que, en el caso de restaurantes que son parte de grandes cadenas hoteleras, la implementación es manejada por expertos técnicos del proveedor o socios en colaboración con el equipo técnico interno del hotel.
¿Cuándo se deben implementar los sistemas POS para restaurantes?
El software POS se puede implementar ya sea durante el inicio de un nuevo negocio o en el medio. Los compradores deben asegurarse de que el proceso de implementación no interfiera con la operación diaria del restaurante. Por lo tanto, se recomienda programar un tiempo adecuado después del horario comercial o en días de descanso semanales que no afecten la línea de tiempo regular y hagan que todo el proceso sea fluido.
Tendencias de los sistemas POS para restaurantes
Pedidos en línea
Pedir comida en línea es una gran tendencia y una que probablemente no desaparecerá pronto. Si un restaurante no ofrece pedidos en línea, probablemente esté perdiendo una gran cantidad de ingresos potenciales. Afortunadamente, el software POS para restaurantes facilita la creación de un portal de pedidos en línea con un esfuerzo mínimo por parte del usuario.
Gestión de mesas
El software POS basado en la nube simplifica la sincronización de múltiples dispositivos móviles para que los servidores puedan dejar de lado el bloc de tickets y usar una tableta o teléfono móvil para realizar pedidos. Con la mayor velocidad y precisión, es comprensible por qué cada vez más restaurantes de servicio completo están implementando esta solución.
POS basado en tabletas
La mayoría de los sistemas POS están optimizados para funcionar en un iPad o tabletas similares, ahorrando dinero a los propietarios de restaurantes al ser fácilmente reemplazables y no requerir un ratón o teclado de computadora. Las tabletas también son portátiles y fáciles de configurar, lo que las hace ideales si el usuario quiere probar nuevos diseños o capacitar a nuevos empleados.
Autoservicio del cliente
Con sistemas POS basados en la nube, los quioscos se pueden configurar fácilmente para que los clientes puedan realizar pedidos a su conveniencia. Al igual que los pedidos en línea, los clientes están interesados en servicios a demanda que reduzcan los tiempos de espera.
