Más Información Sobre Software de Gestión de Proyectos de Capital
¿Qué es la Gestión de Proyectos de Capital?
El software de gestión de proyectos de capital ayuda a las empresas a definir, implementar y monitorear inversiones significativas en infraestructura, como instalaciones de manufactura, almacenes, carreteras o aeropuertos.
Los proyectos de capital son mucho más complejos que un proyecto típico que una empresa de servicios profesionales puede entregar, como una campaña de marketing. De hecho, un proyecto de capital comprende docenas o cientos de proyectos más pequeños, cada uno con tareas específicas para cada fase del proyecto, desde el diseño y la planificación hasta la ejecución y el mantenimiento. Los proyectos de capital también involucran a muchos empleados, contratistas, proveedores y consultores. Finalmente, estos proyectos deben cumplir con estándares de sostenibilidad locales y globales, como la protección ambiental y la seguridad de los trabajadores.
Por lo tanto, es crítico para las empresas intensivas en capital utilizar un sistema de gestión que ayude con la automatización de todas las tareas y actividades relacionadas con los proyectos de capital.
¿Qué Tipos de Gestión de Proyectos de Capital Existen?
Las soluciones de gestión de proyectos de capital tienen características similares a las soluciones estándar de gestión de proyectos, pero se pueden diferenciar según el modelo de entrega del software.
Software como servicio (SaaS)
La computación en la nube o SaaS es ahora el modelo de entrega principal para este tipo de software. Esto significa que los compradores no necesitan preocuparse por el hardware y el personal de TI para gestionar el software y su base de datos en sus instalaciones.
En las instalaciones
El software tradicional de gestión de proyectos de capital solía ser almacenado y gestionado por los compradores en sus instalaciones. Dado que algunas de estas empresas invirtieron mucho en personalizaciones, pueden preferir mantener sus soluciones heredadas. Además, los nuevos clientes pueden optar por este modelo de entrega para tener más control sobre el software y los datos.
Híbrido
En algunos casos, las empresas pueden necesitar combinar software en la nube o SaaS con soluciones en las instalaciones. Algunos proveedores de gestión de proyectos de capital ofrecen ambas opciones para que sus clientes puedan usar cualquiera de ellas. El principal beneficio del modelo híbrido es que los compradores no necesitan reemplazar todas sus soluciones en las instalaciones, lo que puede ser un proceso largo y complicado. En su lugar, pueden mover gradualmente partes de su ecosistema de software de las instalaciones a la nube.
¿Cuáles son las Características Comunes de la Gestión de Proyectos de Capital?
Las siguientes son las características principales de una solución de gestión de proyectos de capital que pueden ayudar a los usuarios en cada etapa del proyecto:
Gestión de proyectos y portafolios: Como se mencionó anteriormente, un proyecto de capital es una mezcla de muchos proyectos más pequeños, que pueden agruparse en portafolios. Mientras que los propietarios de proyectos se enfocan exclusivamente en sus proyectos, los gestores de portafolios necesitan funcionalidades para definir e implementar portafolios. También se requieren características como controles de proyectos a nivel de portafolio. Además, los recursos pueden compartirse y los costos deben ser monitoreados a través de proyectos y portafolios.
Planificación de capital: Los proyectos de capital necesitan ser revisados y aprobados antes de ser implementados, lo cual se puede hacer usando el módulo de planificación de capital. Los usuarios pueden comenzar a trabajar en la planificación del proyecto y los flujos de trabajo necesarios para realizar tareas solo cuando el proyecto general es aprobado.
Gestión de costos del proyecto: Los proyectos de capital son costosos, por lo que las empresas deben rastrear sus costos o gastos de capital (CapEx) con precisión. El software de gestión de proyectos de capital ayuda a las empresas con la previsión de costos, que se utiliza para crear un presupuesto para el proyecto, generalmente referido como presupuesto de capital. Los costos estimados calculados a través de la previsión se comparan con los costos reales cuando se implementa el proyecto.
Gestión de programas: Los programas de capital se refieren a grupos de portafolios de proyectos que pueden ser gestionados juntos porque tienen recursos y partes interesadas similares. Por ejemplo, un gestor de programas puede supervisar todos los portafolios de proyectos de construcción, desde la definición hasta la implementación y el cierre. La funcionalidad de gestión de programas también se puede utilizar para alinear portafolios y proyectos con la estrategia general de la empresa y los objetivos comerciales.
Adquisiciones: Las características de compra ayudan a las empresas a identificar y comprar todos los recursos y componentes necesarios para entregar un proyecto de capital, desde materiales de construcción hasta equipos y, a veces, servicios profesionales. Este módulo también ayuda a encontrar los mejores proveedores para cada tipo de recurso.
Gestión de recursos: Cada proyecto de capital requiere recursos humanos y materiales significativos. El equipo del proyecto utiliza el software de gestión de proyectos de capital para la asignación de recursos en cada etapa. La asignación se basa en los cronogramas del proyecto creados utilizando el módulo de gestión de proyectos y portafolios. La asignación de recursos debe actualizarse en tiempo real para evitar retrasos y interrupciones cuando un proyecto cambia.
Gestión de órdenes de trabajo: Después de que se crea un proyecto de capital y se asignan los recursos, los supervisores necesitan asignar trabajo a los empleados según su disponibilidad y calificaciones. Los flujos de trabajo predefinidos ayudan a los usuarios a crear órdenes de trabajo para operaciones estándar, pero muchas actividades pueden ser específicas de una industria o un cliente. Por ejemplo, realizar un levantamiento topográfico puede ser completamente diferente para un minorista que construye un nuevo almacén y para una empresa de petróleo y gas.
Gestión de información y documentos del proyecto: Los grandes portafolios de proyectos requieren mucha información sobre entregables como almacenes o instalaciones de producción, incluidos detalles sobre sus especificaciones técnicas, instrucciones de mantenimiento o medidas de seguridad. La gestión de documentos también se utiliza para crear plantillas como contratos o declaraciones de trabajo.
¿Cuáles son los Beneficios de la Gestión de Proyectos de Capital?
Este software permite una mejor definición, implementación y monitoreo de proyectos de capital.
Optimizar el ciclo de vida del proyecto de capital: Dado que los proyectos de capital pueden ser complejos y pueden requerir años para completarse, las empresas deben rastrear todas las etapas del proyecto, desde la definición y el alcance hasta la implementación y la entrega final. El proceso puede involucrar a cientos de personas internas y externas y miles de tareas interdependientes.
Rastrear costos y rentabilidad: Los costos de los proyectos de capital pueden ser muy altos, lo que significa que el precio del proyecto debe ser aún mayor para que la empresa logre rentabilidad. Las soluciones de gestión de proyectos de capital pueden ayudar a minimizar los costos, lo que mejora el beneficio.
Mejorar la asignación de recursos y la productividad de los empleados: Dado que los recursos representan un componente significativo de cualquier proyecto de capital, gestionarlos puede tener un impacto significativo en su rendimiento.
¿Quién Usa la Gestión de Proyectos de Capital?
Este tipo de software puede ser utilizado por cualquier persona involucrada en la gestión de proyectos de capital, pero principalmente beneficia a las siguientes personas:
Oficina de gestión de proyectos (PMO): La PMO representa a los gestores de proyectos involucrados en definir y planificar cada etapa de cada proyecto. Además, el grupo PMO implementa y monitorea proyectos y asegura que los estándares y mejores prácticas de gestión de proyectos se implementen en toda la empresa.
Gestores de portafolios y programas: Estos usuarios están a cargo de la gobernanza de proyectos, lo que significa que supervisan las actividades generales a un alto nivel y dependen de los gestores de proyectos para identificar y abordar problemas que puedan afectar la entrega.
Supervisores y líderes de equipo: Los supervisores son quienes implementan las tareas definidas por los gestores de proyectos. Están a cargo de la gestión de recursos y de crear y rastrear órdenes de trabajo.
Contadores: Los profesionales de contabilidad utilizan este software para rastrear los costos y gastos del proyecto y asegurar que la empresa sea rentable. Los contadores también están involucrados en la previsión de costos y la elaboración de presupuestos para nuevos proyectos.
¿Cuáles son las Alternativas a la Gestión de Proyectos de Capital?
Las alternativas al software de gestión de proyectos de capital pueden reemplazar este tipo de software, ya sea total o parcialmente:
Software ERP basado en proyectos: Los sistemas ERP basados en proyectos también pueden usarse para gestionar proyectos de capital. Sin embargo, su funcionalidad para proyectos grandes es menos robusta que el software de gestión de proyectos de capital. El ERP basado en proyectos proporciona características de back office y front office, como contabilidad y ventas, que no están incluidas en las soluciones de gestión de proyectos de capital.
Software de gestión de proyectos de construcción: Las empresas de construcción pueden reemplazar el software de gestión de proyectos de capital con soluciones de gestión de proyectos diseñadas específicamente para su industria.
Software Relacionado con la Gestión de Proyectos de Capital
Las soluciones relacionadas que pueden usarse junto con la gestión de proyectos de capital incluyen:
Software de gestión de costos de proyectos: Como su nombre lo indica, este tipo de software se enfoca exclusivamente en rastrear los costos del proyecto. Aunque no puede reemplazar el software de gestión de proyectos de capital, puede complementarlo, especialmente cuando el primero no tiene una funcionalidad robusta de gestión de costos.
Software de gestión de construcción: Aunque este software está diseñado para la industria de la construcción, también puede usarse en industrias relacionadas como bienes raíces.
Software de gestión de proyectos y portafolios (PPM): Este tipo de software ayuda a las empresas a gestionar portafolios de proyectos, pero no siempre incluye funcionalidad avanzada para la gestión de costos, la asignación de recursos o la gestión de órdenes de trabajo.
Software de gestión de activos: Los activos fijos como propiedades, plantas y equipos (PP&E)
son críticos para cualquier proyecto de capital debido al equipo y la maquinaria utilizados para construir una instalación o un puente. Además, la funcionalidad de gestión de instalaciones puede usarse para gestionar sitios de construcción.
Software de gestión de información de edificios (BIM): BIM se utiliza para diseñar edificios, instalaciones o proyectos de infraestructura. Los diseños finales se utilizan como punto de partida para los proyectos de capital, por lo que las dos soluciones se utilizan juntas.
Desafíos con la Gestión de Proyectos de Capital
Las soluciones de software de gestión de proyectos de capital pueden presentar desafíos, como se indica a continuación:
Complejidad: Dado que los proyectos de capital pueden ser complejos y costosos, el software utilizado para gestionarlos también puede ser complicado de usar. Por ejemplo, se requieren muchas características para manejar todas las tareas en cada etapa del proyecto. Además, muchos empleados y trabajadores externos están involucrados, y pueden necesitar acceso a diferentes partes del sistema.
Costo de propiedad: El software de gestión de proyectos de capital puede ser costoso y requerir personalización extensa dependiendo de la industria del comprador. Además de los altos costos iniciales, mantener el sistema puede requerir personal calificado o servicios adicionales del proveedor.
¿Qué Empresas Deberían Comprar Gestión de Proyectos de Capital?
Las empresas compran este tipo de software cuando han superado los sistemas heredados, hojas de cálculo y otras soluciones de software que no proporcionan una funcionalidad robusta para proyectos de capital.
Empresas intensivas en activos: Los fabricantes o grandes minoristas necesitan construir y mantener instalaciones y maquinaria o equipos sofisticados, como un horno industrial o el sistema de cintas transportadoras de un centro de distribución.
Gobiernos y sector público: Los grandes proyectos de infraestructura solo pueden ser gestionados utilizando la gestión de proyectos de capital, lo que hace que este software sea crítico para cualquier agencia gubernamental involucrada en tales proyectos.
Consultores: Las empresas de servicios profesionales utilizan este tipo de software para implementar y gestionar grandes proyectos en nombre de sus clientes. Por ejemplo, una empresa minorista puede externalizar el proyecto a un consultor externo en lugar de construir un centro de distribución.
Cómo Comprar Gestión de Proyectos de Capital
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para la Gestión de Proyectos de Capital
Dado que crear un RFI para software complejo puede ser una iniciativa desalentadora, los compradores deben tratar de enfocarse en las características esenciales y críticas que necesitan en una solución de gestión de proyectos de capital. Por ejemplo, la gestión de recursos es crucial, mientras que una herramienta de chat puede ser menos vital.
Comparar Productos de Gestión de Proyectos de Capital
Crear una lista larga
Se puede crear una lista larga eligiendo soluciones basadas en criterios específicos del comprador. Por ejemplo, el modelo de entrega en la nube puede ser un factor decisivo para las empresas que no quieren invertir en TI.
Crear una lista corta
La lista corta es el resultado de eliminar la mayoría de las alternativas para mantener dos o tres finalistas. Dado que los productos en la lista larga generalmente proporcionan una funcionalidad similar, los criterios para crear una lista corta deben ser más específicos. Por ejemplo, los proveedores pueden ser eliminados si no tienen experiencia y experiencia extensas en la industria del comprador.
Realizar demostraciones
Las demostraciones deben usarse para diferenciar aún más entre productos. Para este propósito, deben ser lo suficientemente detalladas para mostrar características críticas como la planificación de proyectos, pero no demasiado complicadas para confundir a los compradores.
Idealmente, las demostraciones deben seguir un guion creado por el comprador que simule sus operaciones diarias, desde la definición y revisión de programas y proyectos hasta la implementación de proyectos y tareas y el cierre de proyectos.
Selección de Gestión de Proyectos de Capital
Elegir un equipo de selección
El equipo de selección debe incluir a los empleados clave involucrados en la gestión de proyectos de capital, como gestores de programas y portafolios, gestores de proyectos, supervisores, contadores y ejecutivos. Dado que los proyectos de capital pueden incluir a cientos de usuarios, no es realista involucrar a todos, pero se les debe permitir proporcionar comentarios y expresar preocupaciones..
Negociación
Si bien las negociaciones tienden a centrarse en el precio del software, los compradores deben considerar el retorno de la inversión (ROI) de la solución. El costo inicial de la gestión de proyectos de capital puede ser alto, pero este tipo de software también puede traer ahorros de costos sustanciales y ganancias de productividad a mediano y largo plazo. El software más asequible puede ser tentador, pero generalmente no proporciona características robustas, y su ROI puede no ser mayor.
Decisión final
La decisión final debe incluir a todas las partes interesadas, controladores financieros y CFOs. Además del software y los servicios entregados por el proveedor, los compradores deben asegurarse de que el contrato contenga un plan detallado de la implementación, información sobre la seguridad del software y el cumplimiento, y acuerdos de nivel de servicio.
Tendencias en la Gestión de Proyectos de Capital
Consolidación del mercado
La complejidad del software hace que sea difícil de desarrollar, lo que explica por qué la mayoría de los jugadores son proveedores medianos y grandes. Por esta razón, los proveedores a menudo eligen combinar fuerzas a través de fusiones y adquisiciones.
Especialización vertical
Los proveedores tienden a especializarse en sectores industriales específicos con diferentes requisitos de gestión de proyectos de capital. Por ejemplo, las empresas manufactureras necesitan funcionalidad para gestionar la construcción de plantas o almacenes, mientras que las empresas de servicios públicos pueden necesitar características para activos lineales como líneas eléctricas.
