Más Información Sobre Software de Automatización de Cuentas por Pagar
¿Qué es el Software de Automatización de Cuentas por Pagar?
Las empresas utilizan software de automatización de cuentas por pagar (AP) para gestionar grandes volúmenes de facturas y transacciones financieras entre una empresa y sus proveedores. El software de automatización de AP puede reducir el trabajo manual y evitar errores humanos, así como mejorar la eficiencia y precisión del departamento de AP y ayudar con otras actividades contables como el cierre financiero. La funcionalidad de gestión de AP está incluida en la mayoría de los sistemas contables, pero no siempre es suficiente para las empresas que hacen negocios con cientos de proveedores y necesitan procesar miles o decenas de miles de facturas y pagos.
El software de automatización de AP no debe confundirse con los sistemas de gestión de facturación y facturas: la principal diferencia entre ellos es que la automatización de AP se centra exclusivamente en las transacciones de compra, mientras que el software de facturación y facturación gestiona tanto las facturas de ventas como las de compra.
¿Qué Tipos de Software de Automatización de AP Existen?
El software de automatización de AP generalmente está disponible en dos plataformas diferentes:
Software de automatización de AP independiente
El software de automatización de AP generalmente se entrega como un producto independiente que necesita integrarse con otros software, como soluciones ERP o contables. El principal beneficio de este tipo de software es que se centra exclusivamente en la automatización de AP y proporciona las características más avanzadas del mercado para esta necesidad empresarial.
Suites de adquisición a pago que incluyen automatización de AP
Dado que la automatización de AP está directamente relacionada con las compras, algunos proveedores decidieron crear suites de adquisición a pago que cubren todas las necesidades de adquisición, incluida la gestión de AP. Las suites de adquisición a pago generalmente están compuestas por productos o módulos separados que pueden usarse en diferentes combinaciones. Los compradores deben ser conscientes de que no todas las suites de adquisición a pago incluyen la automatización de AP como un módulo estándar.
¿Cuáles son las Características Comunes del Software de Automatización de AP?
Gestión de facturas: La gestión de facturas se refiere a las facturas de compra (o AP). Si bien estas facturas pueden crearse utilizando sistemas ERP o software contable, necesitan transferirse a una solución de automatización de AP para su procesamiento. La importación de facturas incluye la transferencia de datos, el escaneo de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) o la transferencia de documentos para archivos en varios formatos como PDF o texto.
Gestión de proveedores: La gestión de proveedores para la automatización de AP generalmente se limita a la información financiera requerida para los pagos, como los detalles de la cuenta bancaria del proveedor. Mantener información financiera precisa de los proveedores ayuda a las empresas a evitar errores bancarios y garantizar que los proveedores reciban sus pagos.
Conciliación de órdenes de compra (PO): La conciliación de PO ayuda a las empresas a asegurarse de que los proveedores les están facturando por los productos y servicios que recibieron. Entre el momento en que las empresas realizan una PO y la fecha de la factura, ambas partes pueden acordar cambios, como el monto, la cantidad de productos o los términos de pago de la factura.
Gestión de pagos: El seguimiento de pagos no se refiere al procesamiento de pagos, sino a la capacidad de identificar qué facturas se han pagado, qué facturas están pendientes y cuándo, así como los errores de pago. Similar a la conciliación de PO, los pagos deben coincidir con las facturas de compra para evitar pagar de más o de menos.
Aprobaciones: Los flujos de trabajo de aprobación permiten a los gerentes decidir qué facturas deben pagarse y cuándo, basándose en múltiples criterios como la fecha de la factura y la prioridad. Las aprobaciones también son necesarias cuando las empresas deciden que cualquier factura que exceda una cierta cantidad no debe procesarse automáticamente.
Otras características del software de automatización de cuentas por pagar: Benchmarking, Portal de proveedores
¿Cuál es el Mejor Sistema de Automatización de AP para Empresas?
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Sage Intacct: Una plataforma de gestión financiera basada en la nube que ofrece características avanzadas de automatización de AP, incluyendo visibilidad en tiempo real, soporte multi-entidad e integraciones ERP sin problemas.
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Airbase: Una plataforma unificada de gestión de gastos que combina la automatización de AP, tarjetas corporativas y gestión de gastos. Ideal para empresas en crecimiento que necesitan control en tiempo real e integración contable.
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Coupa: Ofrece automatización de AP liderada por adquisiciones con información de IA, gestión de proveedores y optimización de gastos, bien adaptada para grandes empresas globales.
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Tipalti: Mejor para pagos masivos globales. Soporta múltiples monedas, cumplimiento fiscal y detección de fraudes, ideal para empresas que gestionan proveedores internacionales.
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Stampli: Se centra en el procesamiento rápido y colaborativo de facturas. Ofrece captura inteligente de facturas, enrutamiento de aprobaciones y registros de auditoría, lo que facilita su integración en ERPs existentes.
¿Cuáles son los Beneficios del Software de Automatización de AP?
Hay muchos beneficios en este software que no solo automatizan tareas, sino que también ahorran tiempo y dinero.
Menos intervención humana: El software de automatización de AP puede eliminar la intervención manual innecesaria que puede ralentizar los procesos y eficiencias de un equipo de AP. Al usar flujos de trabajo y procedimientos manuales de AP, desde la recepción de la factura hasta el pago, hay demasiados pasos que requieren la intervención humana. Cada uno de estos pasos manuales puede alargar el proceso de pago de una factura, obtener la aprobación correcta y, en última instancia, realizar el pago final. El software de automatización de AP puede ayudar a eliminar la mayoría de estos pasos manuales, permitiendo que los equipos de AP hagan más que solo rastrear y pagar facturas.
Precisión: La precisión en AP se logra al conciliar POs, facturas de proveedores y pagos. Esto ayuda a las empresas a asegurarse de que solo pagan por lo que compraron y que no hay errores de procesamiento que puedan afectar su rentabilidad.
Retorno de inversión (ROI): El ROI se puede lograr relativamente rápido para el software de automatización de AP. Este tipo de software no es muy caro, y la mayoría de los productos están en la nube, lo que facilita su implementación. La automatización de AP trae beneficios inmediatos, como ahorros de costos y aumento de la productividad.
Escalabilidad: La escalabilidad de las operaciones de pago puede ser un desafío significativo para las empresas cuyas actividades fluctúan en el tiempo. Por ejemplo, un pico de negocios puede requerir el procesamiento de miles de facturas semanal o mensualmente, mientras que los períodos de baja actividad solo generan docenas de facturas. La automatización de AP puede ayudar a este tipo de empresa a escalar operaciones sin invertir en personal adicional para los períodos de pico o estar sobredimensionado durante los períodos de baja actividad.
¿Quién Usa el Software de Automatización de AP?
Departamentos de contabilidad: Los contadores necesitan consolidar la información de AP con los otros datos financieros de la empresa. Cuando la automatización de AP se entrega por separado, los datos que gestiona deben transferirse a un sistema contable o ERP para los equipos mencionados a continuación. El software de automatización de AP, por lo tanto, debe permitir a los contadores exportar e importar datos. Dado que los errores son inevitables, los contadores también deben poder encontrar detalles de transacciones que puedan ser la fuente de inexactitudes, como la fecha de la factura, el monto o los términos de pago.
Equipos de adquisiciones: Los profesionales de adquisiciones pueden beneficiarse del uso de software de automatización de AP para conciliar POs y cuentas por pagar. Al pagar a los proveedores con precisión, las empresas pueden mantener una buena relación comercial y confiar en ellos en el futuro. Los proveedores también pueden recompensar a los buenos pagadores ofreciéndoles descuentos especiales y otros incentivos (por ejemplo, envío gratuito, alta prioridad para entregas).
Vendedores y proveedores: Los proveedores utilizan portales en línea dentro del software, donde pueden enviar facturas e información para pagos y comunicarse con los clientes. También pueden rastrear el estado de las facturas y pagos por los productos o servicios que entregaron.
Gerentes y ejecutivos: La alta dirección puede monitorear las actividades de procesamiento de AP y reenfocar el personal en mejorar la gestión del capital de trabajo y la optimización del rendimiento. Pueden pasar menos tiempo corrigiendo errores y manteniendo relaciones con proveedores, y dedicar más tiempo a enfocarse en proyectos más estratégicos y de valor agregado.
Software Relacionado con el Software de Automatización de AP
Software de contabilidad: El software de contabilidad gestiona todas las transacciones financieras de una empresa, incluidas las de AP. Si bien el software de contabilidad estándar incluye funcionalidad básica de AP, las características avanzadas para la automatización de AP generalmente no están cubiertas.
Sistemas ERP: Los sistemas ERP gestionan la mayoría de las operaciones comerciales relacionadas con AP, ya sea directamente (compras) o indirectamente (ventas, gestión de inventarios y pagos).
Compras: El software de compras gestiona las actividades de adquisición, desde la búsqueda hasta la gestión de PO y la recepción de los bienes entregados por los proveedores. La adquisición también puede aplicarse a la adquisición de servicios de consultores externos, corredores y otros proveedores de servicios profesionales.
Gestión de tesorería: La gestión de tesorería gestiona el efectivo y la liquidez de una empresa, lo que está directamente relacionado con su capacidad para pagar a los proveedores. Si las empresas no tienen suficiente dinero para pagar a los proveedores a tiempo, pueden ser penalizadas o incluso perder relaciones con proveedores que son críticos para su negocio.
Facturación: Las empresas utilizan software de facturación para crear y enviar facturas a los clientes con el fin de solicitar el pago por los productos y servicios que entregan. Al usar este tipo de software, las empresas pueden reducir el tiempo y el esfuerzo requeridos para gestionar facturas y mejorar la precisión de sus procesos de facturación.
Gestión de facturas: El software de gestión de facturas ayuda a las empresas a automatizar tareas relacionadas con el procesamiento de facturas. Cuando las empresas o departamentos contables reciben facturas, estas facturas generalmente pasan por un proceso de aprobación, después del cual su información se concilia con ventas y POs, así como con pagos. El software de gestión de facturas agiliza este flujo de trabajo al escanear facturas, leer y extraer datos en el sistema y transferir pagos electrónicamente.
¿Cuál es el Mejor Software de Automatización de AP para Pequeñas Empresas?
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BILL AP/AR: Proporciona una plataforma flexible basada en la nube para automatizar los flujos de trabajo de cuentas por pagar y por cobrar, ayudando a las pequeñas empresas a agilizar la facturación, las aprobaciones y los pagos con detección de fraudes incorporada y registros de auditoría.
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Ramp: Combina el pago de facturas, el seguimiento de gastos y la gestión de tarjetas corporativas en una sola plataforma, automatizando tareas de AP mientras ofrece visibilidad en tiempo real y control presupuestario, ideal para equipos financieros reducidos.
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Melio: Diseñado para pequeñas empresas, Melio permite pagos de facturas sin problemas a través de transferencias bancarias o tarjetas, incluso cuando los proveedores solo aceptan cheques, lo que lo convierte en una solución de automatización de AP simple y asequible.
Desafíos con el Software de Automatización de AP
La automatización de AP puede ahorrar tiempo y dinero a las empresas cuando se implementa y se integra correctamente, pero todas las soluciones de software pueden venir con su propio conjunto de desafíos.
Integración: La integración con sistemas contables y ERP es crítica porque la mayoría de las soluciones de automatización de AP son independientes y no proporcionan características contables. Dado que la mayoría de las soluciones de automatización de AP independientes se entregan en la nube, la integración con otros software es más sencilla. La mayoría de los proveedores también ofrecen APIs o asociaciones con proveedores de ERP o contabilidad para mejorar la integración. Esto no significa que la automatización de AP pueda integrarse fácilmente con cualquier tipo de software. La integración con software local aún puede ser un desafío, especialmente para empresas que utilizan sistemas heredados basados en tecnología obsoleta y que utilizan lenguajes de programación antiguos como COBOL.
Curva de aprendizaje: Todo nuevo software viene con una curva de aprendizaje, pero algunos son más complejos que otros. Si algunas características de automatización de AP son demasiado complicadas o engorrosas, la automatización podría estar costando a la empresa más dinero del que está ahorrando. A menudo, una plataforma impulsará actualizaciones automáticas, que pueden venir con nuevas características o actualizaciones que requieren que los empleados vuelvan a aprender cómo usar el software.
Cómo Comprar Software de Automatización de AP
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Automatización de AP
Al seleccionar software de automatización de AP, es importante primero observar cómo opera el negocio y luego familiarizarse con los diferentes tipos de software disponibles. Hay una variedad de opciones cuando se trata de productos de software de automatización de AP, incluidos aquellos diseñados para las necesidades comerciales de pequeñas y medianas empresas.
Comparar Productos de Software de Automatización de AP
Crear una lista larga
Dependiendo de la industria, el comprador podría querer primero crear una lista larga de software diseñado para ayudar a las empresas en la industria particular. Por ejemplo, hay plataformas específicamente construidas para empresas en el comercio minorista, fabricantes, restaurantes, etc., así como para muchos otros tipos de organizaciones comerciales.
Crear una lista corta
Después de revisar e investigar el software en la lista larga, el comprador puede reducir esta lista en función del presupuesto. El software de automatización de AP está disponible para adaptarse a todos los presupuestos y algunas aplicaciones generales pueden descargarse gratis o comprarse en el mercado a un precio más bajo.
Los compradores deben tener en cuenta, sin embargo, que cuanto más especializado sea un software, más caro será. Esto se debe a que la base de usuarios para software especializado suele ser relativamente pequeña. Si la empresa quiere algo específico para su industria o personalizado para el negocio, deben estar preparados para pagar una prima.
Realizar demostraciones
Como regla general, las empresas deben asegurarse de demostrar todos los productos que terminan en su lista corta. Durante las demostraciones, los compradores deben hacer preguntas específicas relacionadas con las funcionalidades que más les importan, por ejemplo, uno podría pedir que le muestren cualquier característica de captura de imágenes, cómo ejecutar informes o cómo conciliar facturas de proveedores con las PO correspondientes.
Selección de Software de Automatización de AP
Elegir un equipo de selección
Es importante que los contadores o miembros del equipo de AP que usarán este software estén involucrados en el proceso de selección. El contador puede preferir una aplicación que sea compatible con las que actualmente usan. Cada negocio es diferente y el contador probablemente esté en la mejor posición para ofrecer una opinión informada sobre cuál es la mejor opción para las necesidades particulares del negocio. El contador incluso puede ayudar a la empresa a instalar y configurar el software elegido.
Después de elegir un software, los compradores deben recordar que no tienen que quedarse con esta selección para siempre; la mayoría de las plataformas permiten complementos o modificaciones. Sin embargo, esta decisión no debe tomarse a la ligera porque, sin importar qué software se elija, será un gran compromiso de tiempo y dinero. Para ver el ROI, los compradores no pueden cambiar de opinión unos meses después y cambiar de software nuevamente.
Negociación
Negociar un contrato de software es importante para minimizar el riesgo, ya sea en términos de protección de rendimiento, protección de seguridad o simplemente asegurarse de que ambas partes estén en completo acuerdo con lo que se espera de la otra.
Si el negocio tiene el flujo de efectivo, podrían pedir un descuento a cambio de un pago anual por adelantado, y muchos proveedores de software están felices de hacer ese trato. Otras veces, un proveedor de software puede ofrecer uso ilimitado si los compradores pagan por adelantado en lugar de pagar un precio de paquete mensual o trimestral.
Los compradores también deben determinar si necesitarán ayuda para implementar el software de automatización de AP o integrarlo con otro sistema. Por lo general, la primera oferta de un proveedor de software incluirá algunos servicios de implementación en un plazo determinado. Los compradores pueden pedir que se eliminen estos servicios si pueden gestionarlo ellos mismos, o si un tercero puede hacerlo más barato.
También necesitan decidir por cuánto tiempo necesitarán este software. Si la empresa usará el software durante años y años, el comprador puede negociar términos más largos, lo que a veces resulta en precios más favorables.
Decisión final
La decisión final debe basarse en toda la información recopilada previamente. Las empresas deben tratar de priorizar las necesidades y seleccionar la solución que cumpla con la mayoría, si no con todos, de sus requisitos. Las empresas deben recordar que no hay un software perfecto, pero sí hay uno que es el mejor para su negocio.
Si es posible, los compradores deben realizar un programa piloto con una muestra más pequeña de usuarios para evaluar qué tan bien se recibe el software. Si la plataforma obtiene altas calificaciones, pueden comprar con más confianza. Si se encuentra que la herramienta es ineficiente o no funciona como se esperaba, podría ser el momento de probar otro software.
Tendencias del Software de Automatización de AP
Inteligencia artificial (IA)
La IA tiene el potencial de analizar grandes volúmenes de transacciones de AP para detectar errores ocultos o tendencias. La IA también puede usarse para identificar problemas potenciales con compras futuras, como pagos atrasados. Este tipo de tecnología también puede usarse para crear bots que puedan asistir a empleados y proveedores. Aunque la IA aún está en sus inicios, ya se utiliza para mejorar la precisión y reducir el tiempo necesario para procesar grandes cantidades de transacciones.
Soluciones basadas en la nube
Las plataformas de automatización de AP basadas en la nube están ganando popularidad debido a sus ventajas sobre las opciones locales. Integrar nuevas tecnologías en sistemas existentes, como un ERP, puede ser más fácil, permitiendo actualizaciones de productos y nuevas características que se lanzan a los clientes de manera regular. Además, las empresas pueden estar operativas con una plataforma de automatización de AP preempaquetada o personalizada más rápidamente, mejorando así el ROI.
