Más Información Sobre Software de Sala de Datos Virtual
¿Qué es el Software de Sala de Datos Virtual?
Las salas de datos virtuales (VDR), también conocidas como salas de datos en línea, ayudan a las empresas a almacenar y compartir de manera segura información confidencial de la empresa en un repositorio seguro en línea. Esto puede tomar la forma de un sitio web seguro o una aplicación web segura que se configura a través de una extranet propietaria. Las empresas y los clientes pueden reunirse virtualmente dentro de la sala y examinar los documentos confidenciales a los que se les ha dado acceso para cerrar un trato comercial, discutir información legal o simplemente revisar los documentos según lo consideren necesario. La información confidencial generalmente incluye documentos privados de la empresa, información confidencial de clientes, impuestos, información legal o financiera, propiedad intelectual o cualquier otro documento importante que requiera seguridad adicional para garantizar su confidencialidad.
Las VDR son ideales para empresas que requieren un alto nivel de protección de ciertos documentos, pero que también son fácilmente accesibles para aquellos que están autorizados a manejarlos y compartirlos. Antes de la introducción de las VDR, las salas de datos físicas eran la norma y ayudaban a facilitar el acceso y el intercambio seguro de documentos. Sin embargo, dado que las VDR demostraron ser más seguras, convenientes y menos costosas que las salas de datos físicas tradicionales debido a sus medidas de seguridad mejoradas y menores costos iniciales, han reemplazado en gran medida a estas últimas con el tiempo.
¿Cuáles son los principales proveedores de salas de datos seguras para la debida diligencia?
Algunos de los principales proveedores de salas de datos seguras para la debida diligencia incluyen Datasite, Ideals y Firmex. Estas plataformas ofrecen procesos de debida diligencia eficientes en M&A, finanzas, legales y otras transacciones sensibles. Aquí hay un vistazo más detallado a algunos de los principales proveedores:
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Datasite: Conocido por su plataforma detallada de debida diligencia. Datasite se integra con herramientas de gestión de documentos, seguridad y colaboración, lo que lo convierte en una de las mejores opciones de esta lista para la debida diligencia.
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ideals: Reconocido por sus robustos protocolos de seguridad y su interfaz fácil de usar, adecuado para empresas de todos los tamaños.
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Firmex: Un proveedor de salas de datos seguro y sencillo para la debida diligencia que enfatiza su facilidad de uso y soporte al cliente.
¿Cuáles son las características comunes del software de sala de datos virtual?
Compartición de archivos: Las VDRs facilitan la colaboración al proporcionar compartición de archivos de usuario a usuario que es granular y restrictiva para garantizar la máxima seguridad. Sin embargo, los usuarios autorizados que tienen derecho a ver ciertos documentos pueden acceder a ellos de manera fácil y segura dentro de la VDR.
Seguridad y cifrado: Una de las principales características de una VDR es el control de acceso y la capacidad de otorgar permisos de documentos a usuarios específicos para mantener un entorno seguro. Los archivos se mantienen seguros con cifrado, autenticación de dos factores, así como controles de inicio de sesión único. Además, las marcas de agua y el triturado remoto añaden otra capa de seguridad.
Historial de visualización: Los usuarios autorizados tienen la capacidad de rastrear cuánto tiempo alguien pasó en un determinado documento, dónde se hicieron clics en el documento y a dónde más ha navegado un espectador dentro de la VDR segura.
Reconocimiento óptico de caracteres (OCR): Con OCR, los usuarios pueden usar términos de búsqueda de texto completo para localizar fácilmente una palabra o frase en un documento.
Chat en vivo: Las funciones de chat en vivo fomentan la colaboración y la conversación sobre documentos específicos, lo cual es especialmente útil para los usuarios que están colaborando con otros usuarios de forma remota.
Acceso solo de visualización: Para medidas de seguridad de datos adicionales, los usuarios pueden ajustar quién tiene el poder de editar documentos dentro de la VDR. Aquellos que no deberían tener el poder de editar un documento, y en su lugar solo deberían tener el poder de verlo, pueden ser asignados con acceso solo de visualización, lo que restringe la edición.
Informes: La función de informes proporciona métricas e información sobre vistas de página, historial de vistas de cuentas de usuario y búsquedas recientes.
Carga de archivos mediante arrastrar y soltar: Los usuarios pueden cargar fácilmente documentos en una VDR simplemente arrastrando y soltando archivos y carpetas desde su escritorio a una carpeta designada que se almacena en la VDR.
Carga masiva: Los usuarios pueden cargar más de un archivo a la vez para acelerar el proceso de carga en la VDR.
¿Cuáles son los beneficios del software de sala de datos virtual?
Las VDRs hacen mucho para garantizar el intercambio seguro de datos y otra información confidencial, pero estos productos también proporcionan beneficios operativos secundarios a otras partes del negocio.
Transparencia y construcción de confianza: Construir relaciones sólidas con las partes interesadas es vital para interacciones comerciales exitosas, y en el corazón de esto está la transparencia, que ayuda a construir confianza. En situaciones donde la transparencia de información altamente confidencial es integral, las VDRs proporcionan una manera de compartir información sin el riesgo de fugas de datos.
Eficiencia de costos: El uso de VDRs reduce enormemente la necesidad de documentos físicos, lo que a su vez reduce los costos asociados con la impresión, el archivo y el almacenamiento de documentos. Un gran costo que se reduce o a menudo se elimina por completo con las VDRs es viajar con el único propósito de ver documentos corporativos. Las VDRs también tienen tarifas, sin embargo, estas pueden ser predecibles y, por lo tanto, manejables. Toda esta reducción en archivos de papel y viajes también reduce la huella de carbono de una empresa, lo cual es otro beneficio adicional de las VDRs.
Aumento de la productividad: Las VDRs permiten flujos de trabajo más eficientes. Durante una transacción sensible al tiempo, como un proceso de M&A, las VDRs pueden ayudar a reducir en gran medida el tiempo dedicado a la comunicación y las tareas administrativas. Además, la funcionalidad de organización de archivos de las VDRs hace que la búsqueda y referencia de documentos sea eficiente.
Accesibilidad global: Con una cantidad creciente de transacciones comerciales que ocurren con socios de todo el mundo, las VDRs reducen las limitaciones geográficas que una vez hicieron que el proceso de negociación y comunicación a través de fronteras fuera extremadamente laborioso.
¿Quién usa el software de sala de datos virtual?
Las VDRs son importantes para las industrias que requieren almacenamiento y compartición de documentos seguros y accesibles. Algunas empresas podrían comparar los pros y los contras de elegir entre una VDR y un software de almacenamiento y compartición de archivos. Mientras que las VDRs proporcionan algunas de las mismas características que una solución de almacenamiento y compartición de archivos, ofrecen medidas de seguridad mucho más altas y son esenciales para las industrias que requieren medidas de seguridad fuertes para sus archivos. Por otro lado, a menos que se necesiten medidas de seguridad estrictas, las VDRs resultan ser ineficientes y engorrosas debido a las restricciones y autorizaciones involucradas. Un sistema simple de almacenamiento y compartición de archivos sería adecuado para empresas que no necesitan cumplir con regulaciones de seguridad estrictas.
Organizaciones sin fines de lucro: Cualquier organización sin fines de lucro que requiera el almacenamiento y compartición de documentos confidenciales de recaudación de fondos, subvenciones y otros documentos financieros, y listas de asociaciones tiene un caso de uso para el software de VDR.
Fusiones y adquisiciones (M&A): Las VDRs son esenciales durante la fase de debida diligencia de una M&A porque las M&A requieren la divulgación legal de todos los documentos e información relevantes relacionados con las empresas involucradas en el proceso de adquisición. Durante la fase de debida diligencia de una transacción de M&A, ambas partes involucradas pueden aprovechar el entorno estable y seguro que proporcionan las VDRs para compartir documentos relevantes en tiempo real.
Comunicaciones de la junta: En muchos casos, los miembros de la junta a menudo requieren el intercambio de documentos confidenciales o propietarios. Las VDRs proporcionan una plataforma segura en la que los miembros de la junta pueden comunicarse fácilmente y compartir documentos importantes de la junta.
Ofertas públicas iniciales (IPOs): Las IPOs pueden ser un proceso engorroso que un espacio de trabajo virtualizado puede hacer más eficiente. Las IPOs requieren que las empresas sean más transparentes con sus actividades y transacciones de lo que pueden estar acostumbradas. Las VDRs pueden ayudar a esas empresas a navegar equilibrando sus responsabilidades públicas con cualquier deber de cumplimiento interno. Las VDRs pueden agregar fácilmente nuevas autorizaciones a los accionistas actuales y potenciales mientras mantienen la seguridad de los documentos como una prioridad.
¿Cuáles son las mejores soluciones de sala de datos seguras para fusiones y adquisiciones?
Al realizar fusiones y adquisiciones (M&A), estas son algunas de las mejores soluciones de sala de datos seguras según las reseñas de usuarios de G2:
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Datasite: se especializa en procesos de M&A y debida diligencia con un enfoque en la velocidad y la eficiencia. Esta aplicación ofrece análisis en tiempo real y herramientas extensas de gestión de preguntas y respuestas.
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Intralinks: proporciona una solución de almacenamiento en la nube rápida e inteligente, ofreciendo herramientas de debida diligencia impulsadas por IA y análisis en tiempo real para los negociadores.
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Ansarada: Conocido por su interfaz fácil de usar que se centra en mejorar los flujos de trabajo de los acuerdos.
¿Qué servicio de sala de datos segura es mejor para los bancos de inversión?
Para los bancos de inversión que gestionan transacciones de alto riesgo como M&A, recaudación de capital y IPOs, elegir un servicio de sala de datos que ofrezca características de seguridad robustas es importante. Algunos de los principales contendientes incluyen:
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Datasite: Una sala de datos virtual (VDR) líder, particularmente fuerte en facilitar transacciones de M&A y acuerdos de mercados de capital, ofreciendo seguridad sólida y análisis avanzados.
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DealRoom: A menudo utilizado para la banca de inversión por su velocidad, seguridad y gestión de información confidencial.
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FirmRoom: Ofrece facilidad de uso y escalabilidad; esta aplicación atiende tanto a acuerdos de mercado medio como a acuerdos empresariales.
¿Cuáles son las alternativas al software de sala de datos virtual?
Las alternativas al software de VDR pueden reemplazar este tipo de software, ya sea parcial o completamente:
Software de RFP: Las solicitudes de propuestas (RFP) a menudo se realizan a través de software de RFP independiente. Sin embargo, algunas empresas pueden elegir una solución de VDR para mantener materiales relacionados con la propuesta, agregando una capa de seguridad.
Software de gestión de contenido empresarial (ECM): Los sistemas ECM ayudan a las empresas a organizar, gestionar y distribuir documentos no estructurados, a menudo utilizando capacidades de almacenamiento en la nube para hacerlo. Esta solución es menos segura pero más accesible para empresas que no requieren una gestión de documentos tan pesada en seguridad.
Software de gestión del conocimiento: Los activos de la empresa almacenados dentro del software de gestión del conocimiento pueden ser fácilmente poblados, editados, almacenados y compartidos dentro del sistema. Al igual que el software de VDR, el software de gestión del conocimiento proporciona un repositorio en línea de documentos para empresas. Estas soluciones se consideran una opción viable para empresas que no necesitan la seguridad de documentos pesada que proporcionan las VDRs. Los documentos almacenados dentro de las soluciones de gestión del conocimiento suelen estar destinados a activos relacionados con notas de trabajo, guías de "cómo hacer" y otras guías informativas relacionadas útiles para los empleados.
Desafíos con el software de sala de datos virtual
Problemas de autorización: Aunque la seguridad es el principal beneficio de las VDRs, a menudo puede llevar a problemas de autorización y acceso. Los usuarios que tienen la capacidad de asignar autorizaciones tendrán la responsabilidad de garantizar que todas las partes que requieren acceso a un documento específico o conjunto de documentos obtengan la autorización adecuada. Los usuarios que no tienen acceso a un producto pero tienen derecho a la autorización pueden terminar confundidos y frustrados, especialmente si requieren el documento por una razón sensible al tiempo.
¿Cuáles son los servicios de sala de datos virtual mejor valorados para startups?
Las startups necesitan plataformas de sala de datos virtual (VDR) que ofrezcan compartición segura de documentos, configuración rápida y controles intuitivos para apoyar la recaudación de fondos, la debida diligencia y las relaciones con los inversores. Basado en las reseñas de G2, estas herramientas de VDR están mejor valoradas:
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Datasite Diligence Virtual Data Room: Diseñado para transacciones de alto riesgo, Datasite ofrece seguridad avanzada, redacción de documentos y análisis, lo que lo hace ideal para startups que navegan en rondas de M&A o inversión.
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Ideals Virtual Data Room: Diseñado con simplicidad y velocidad en mente, Ideals proporciona a las startups una experiencia de incorporación rápida, controles de permisos granulares y seguimiento de archivos en tiempo real.
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Ansarada: Combina información impulsada por IA con una interfaz de usuario limpia, ayudando a las empresas en etapa inicial a gestionar el acceso de inversores, la versión de documentos y la preparación de acuerdos desde el primer día.
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Firmex Virtual Data Room: Ofrece una plataforma confiable, segura y sencilla para startups que manejan documentos confidenciales, con navegación intuitiva y soporte receptivo para acuerdos de rápido movimiento.
¿Quiénes son los principales proveedores de software de sala de datos virtual para pequeñas empresas?
Cuando la confidencialidad importa pero los recursos son limitados, las pequeñas empresas recurren a VDRs que son fáciles de gestionar y están diseñados para la velocidad. Los usuarios de G2 destacan a estos principales actores:
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Clinked: Combina compartición de archivos, mensajería segura y marca blanca en una solución de VDR centrada en el cliente, perfecta para pequeñas empresas que colaboran con socios o clientes externos.
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DocSend: Popular entre startups y PYMEs, DocSend permite el seguimiento en tiempo real de documentos compartidos y presentaciones para inversores, con controles de acceso que aseguran que solo las personas adecuadas puedan ver contenido confidencial.
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SecureDocs: Proporciona gestión robusta de permisos y registros de auditoría en una interfaz limpia y fácil de usar, diseñada para pequeñas empresas que necesitan una solución confiable para la debida diligencia o el intercambio interno.
¿Qué empresas deberían comprar software de sala de datos virtual?
Cualquier empresa que cree y comparta información confidencial, propietaria o de clientes se beneficiará de las VDRs. Sin embargo, algunas industrias requieren el software más que otras. Las instituciones financieras se benefician enormemente de las características de seguridad de las VDRs, ya que facilitan el intercambio seguro de documentos mientras también previenen riesgos de ciberseguridad, que son desafortunadamente comunes en la industria. Además, cualquier industria que enfrente riesgos de robo de identidad, fugas de datos confidenciales o información legal sensible se beneficiaría de las VDRs debido a las complejas medidas de seguridad que ofrece.
Capital de riesgo, capital privado o firmas de banca de inversión: Estas firmas utilizan VDRs en sus procesos de debida diligencia, que incluye compartir de manera segura información de cartera, información financiera y documentos fiscales.
Firmas legales: Los abogados y otros profesionales legales pueden compartir más fácilmente documentos legales confidenciales entre clientes y terceros autorizados en las VDRs que en un sistema estándar de almacenamiento y compartición de archivos.
Empresas inmobiliarias: Las empresas inmobiliarias también se enfrentan a situaciones de debida diligencia, por lo que las VDRs son un gran activo para la industria. Situaciones como intercambios de propiedades, tasaciones y el proceso de venta de una casa implican el intercambio confidencial de documentos entre varias partes.
Empresas biotecnológicas o farmacéuticas: Estas empresas a menudo tienen que compartir propiedad intelectual y datos de ensayos clínicos con terceros.
Minería y energía: Estas empresas comparten rutinariamente archivos grandes y confidenciales para varios propósitos, como empresas conjuntas, auditorías ambientales, financiamiento, gestión media, etc. Las VDRs facilitan la navegación por estos procesos regulatorios.
¿Qué proveedores de salas de datos son los mejores para grandes empresas Fortune 500?
Para grandes empresas Fortune 500, los mejores proveedores de salas de datos son Datasite, Intralinks y Box, debido a su fiabilidad, escalabilidad y características de seguridad. Aquí hay un resumen más detallado de estas opciones:
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Datasite: Especializado en transacciones de M&A, Datasite ofrece análisis detallados, herramientas de gestión de proyectos, soporte multilingüe y seguridad de nivel empresarial que atiende a empresas globales.
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Intralinks: Con presencia global, esta plataforma ofrece colaboración segura y automatización de flujos de trabajo, gestión segura de documentos y seguridad avanzada.
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Box: Conocido por su amplia base de usuarios, ofrece compartición segura de documentos, seguridad avanzada, una interfaz intuitiva y un fuerte soporte al cliente.
Estos proveedores de salas de datos son una de las mejores opciones para grandes organizaciones con transacciones de alto volumen y seguridad de nivel empresarial.
Cómo comprar software de sala de datos virtual
Recolección de requisitos (RFI/RFP) para software de sala de datos virtual
Elegir una VDR puede parecer sencillo, dado su propósito muy claro como un lugar para compartir de manera segura datos confidenciales e información clasificada. Sin embargo, debido a los riesgos asociados con una VDR que no opera de una manera que se ajuste mejor a las necesidades de una organización, es importante asegurarse de que los compradores consideren algunos factores antes de seleccionar una. Aquí hay algunos factores a considerar:
Tamaño y cantidad de archivos: Considere qué tipos de archivos se cargarán en la VDR. ¿Serán solo archivos internos? ¿También serán archivos de clientes? ¿Serán conjuntos de datos grandes? Dependiendo de estas respuestas, los compradores deben elegir una VDR que soporte los tipos y tamaños de archivos con los que trabajarán.
Niveles de seguridad: Dependiendo del nivel de seguridad necesario para proteger los archivos, hay varias protecciones disponibles. Es fácil seleccionar un nivel de seguridad que esté por encima de lo que realmente se necesita, sin embargo, esto se desaconseja porque la seguridad intensa significa falta de visibilidad y accesibilidad, incluso para archivos que no necesitan estar tan protegidos, lo que lleva a clientes, empleados o ambos a frustrarse.
Personalización: Al seleccionar una VDR, es importante considerar los diferentes casos de uso relevantes para el negocio. Si el comprador va a usar una VDR para uso interno, para clientes, para prospectos, etc., entonces deben asegurarse de que puedan cambiar fácilmente la configuración para permitir diferentes tipos de archivos y niveles de seguridad. Si los equipos que no tienen un trasfondo técnico van a usar la sala de datos, es importante considerar la facilidad de uso y seleccionar un producto que sea amigable e intuitivo.
Comparar productos de software de sala de datos virtual
Crear una lista larga
Hay una cantidad extensa de opciones cuando se trata de software de VDR. Una vez que los compradores entienden sus requisitos, deben buscar soluciones navegando por internet. La mayoría de los sitios web de productos tendrán una página de 'Características' que proporcionará una imagen de alto nivel de lo que abarca el software. G2.com es un buen lugar para comenzar.
Crear una lista corta
A continuación, los compradores deben investigar más a fondo la lista larga de soluciones para crear una lista corta. Hay mucha investigación (artículos y videos) que explican y revisan diferentes productos desde diferentes perspectivas. Los compradores deben encontrar investigaciones que se adapten a su industria. La función 'Comparar' de G2.com ayudará a comparar software lado a lado para comparar características específicas y aprender cómo los usuarios reales los califican.
Realizar demostraciones
Las demostraciones son una excelente manera de obtener una visión de primera mano de las soluciones potenciales y la capacidad de hacer las preguntas correctas para determinar qué producto es adecuado para la organización. Los compradores deben prepararse para cada demostración teniendo una lista estándar de preguntas y aclaraciones para hacer a cada proveedor.
Selección de software de sala de datos virtual
Elegir un equipo de selección
Dado el enfoque en TI y seguridad de las VDRs, los miembros del departamento de TI de una organización deben estar incluidos en las conversaciones. Ayudarán a evaluar la compatibilidad de ciertos productos con los sistemas existentes que necesitarán integrarse con la VDR elegida. Además, debe haber miembros de los equipos que usarán la VDR con frecuencia. Esto a menudo incluye equipos que manejan información altamente confidencial, como finanzas e I+D. Los miembros de todos los equipos deben colaborar al seleccionar el producto adecuado.
Negociación
En esta etapa, es importante discutir los precios y preguntar si hay descuentos disponibles, ya sea por comprar un mayor número de licencias o por una duración más larga. Los compradores deben explorar opciones de pago, implementación, soporte al cliente y servicios de incorporación en este momento también.
Decisión final
Ahora que los compradores saben qué solución de software quieren comprar, deben pedir una prueba del producto para probar cómo se implementará y adoptará por sus equipos. Si se integra bien con la tecnología existente y los equipos lo reciben bien, el comprador puede estar seguro de que está comprando la mejor VDR para sus necesidades.
¿Cuánto cuesta el software de sala de datos virtual?
El costo de una VDR depende de las características que ofrece, la cantidad de almacenamiento disponible, el número de usuarios y más. Aquí están los tipos más comunes de estructuras de costos al comprar una VDR:
Modelo de costo por página: Esto se refiere a un modelo de costo que cobrará por página que se almacena en una VDR. Este tipo de precios puede ser atractivo para proyectos pequeños con un alcance claro.
Modelo de costo por usuario: Este tipo de modelo de costo proporciona un número establecido de licencias de usuario y la organización será cobrada por cada usuario adicional. Es importante verificar cuántas licencias de usuario se necesitan antes de inscribirse en este modelo.
Tamaño de almacenamiento: Algunos proveedores de VDR cobrarán según el número de gigabytes (GB) que use la sala. Algunos proveedores de VDR permitirán una cierta cantidad de almacenamiento de datos, o un rango, y cobrarán por exceso.
Tarifa mensual fija: Estos planes son como los planes móviles, ofreciendo una cantidad establecida de datos, páginas y usuarios, y se valoran en consecuencia. Este modelo de costo es una buena manera de evitar grandes tarifas por exceso.
Tendencias del software de sala de datos virtual
Disponibilidad en múltiples dispositivos: Las VDRs son eficientes, pero la accesibilidad siempre se puede mejorar debido a sus intensas medidas de seguridad. Las tendencias apuntan hacia la accesibilidad en múltiples dispositivos para aliviar algunos problemas comunes de accesibilidad. Mientras que algunas soluciones de VDR recién están comenzando a ofrecer acceso a través de múltiples dispositivos como móviles y navegadores, se espera que el acceso móvil sea una característica más comúnmente disponible a medida que las VDRs se vuelven cada vez más populares en más industrias. La disponibilidad en múltiples dispositivos es ideal para acuerdos corporativos y transacciones que están en curso, son sensibles al tiempo y requieren acción inmediata.
