Il software di gestione delle fatture aiuta le aziende ad automatizzare le attività relative all'elaborazione delle fatture. Quando le aziende o i dipartimenti contabili ricevono le fatture, queste solitamente passano attraverso un processo di approvazione, dopo il quale le loro informazioni vengono abbinate agli ordini di vendita e acquisto, nonché ai pagamenti. Il software di gestione delle fatture semplifica questo flusso di lavoro scansionando le fatture, leggendo e inserendo i dati nel sistema e trasferendo i pagamenti elettronicamente. Alcune soluzioni offrono un'applicazione mobile per la visualizzazione e l'approvazione remota, oltre all'allocazione dei pagamenti e alla selezione del conto per ciascun pagamento. Una volta elaborate, le fatture vengono archiviate nel cloud o in locale per un facile accesso in un secondo momento. Questi strumenti spesso consentono l'inserimento manuale dei dati per le fatture oltre alla cattura automatica dei dati.
Queste soluzioni software beneficiano i dipartimenti contabili eliminando la necessità di registri cartacei, inserimento manuale dei dati e invio di assegni. Numerosi strumenti di gestione delle fatture offrono anche funzionalità di, o si integrano con, altri tipi di software, tra cui software di fatturazione, software di approvvigionamento e software contabile.
Per qualificarsi per l'inclusione nella categoria Gestione delle Fatture, un prodotto deve:
Recuperare le fatture da altri software o tramite scansione e OCR
Archiviare i file delle fatture, insieme alla cronologia delle approvazioni e dei pagamenti
Consolidare più fatture o suddividere una fattura in più parti
Fornire flussi di lavoro di approvazione standard che possono essere personalizzati dagli utenti
Abbinare le fatture con ordini di acquisto e vendita, nonché con i pagamenti
Sincronizzarsi con i conti aziendali per trasferire i pagamenti per le fatture approvate
Tracciare diversi tipi di pagamento come depositi o pagamenti parziali
Applicare più pagamenti a una fattura o un pagamento a più fatture
Monitorare le date di scadenza e i pagamenti in ritardo per le fatture AR e AP
