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Che cos'è il software di automazione AP?
Le aziende utilizzano il software di automazione dei conti da pagare (AP) per gestire grandi volumi di fatture e transazioni finanziarie tra un'azienda e i suoi fornitori. Il software di automazione AP può ridurre il lavoro manuale ed evitare errori umani, oltre a migliorare l'efficienza e l'accuratezza del reparto AP e aiutare con altre attività contabili come la chiusura finanziaria. La funzionalità di gestione AP è inclusa nella maggior parte dei sistemi contabili, ma non è sempre sufficiente per le aziende che fanno affari con centinaia di fornitori e devono elaborare migliaia o decine di migliaia di fatture e pagamenti.
Il software di automazione AP non deve essere confuso con i sistemi di gestione della fatturazione e delle fatture: la principale differenza tra loro è che l'automazione AP si concentra esclusivamente sulle transazioni di acquisto mentre il software di fatturazione e gestione delle fatture gestisce sia le fatture di vendita che di acquisto.
Quali tipi di software di automazione AP esistono?
Il software di automazione AP è solitamente disponibile in due diverse piattaforme:
Software di automazione AP standalone
Il software di automazione AP è solitamente fornito come prodotto standalone che deve essere integrato con altri software, come soluzioni ERP o contabili. Il principale vantaggio di questo tipo di software è che si concentra esclusivamente sull'automazione AP e fornisce le funzionalità più avanzate sul mercato per questa esigenza aziendale.
Suite procure-to-pay che includono l'automazione AP
Poiché l'automazione AP è direttamente correlata agli acquisti, alcuni fornitori hanno deciso di creare suite procure-to-pay che coprono tutte le esigenze di approvvigionamento, inclusa la gestione AP. Le suite procure-to-pay sono solitamente composte da prodotti o moduli separati che possono essere utilizzati in diverse combinazioni. Gli acquirenti devono essere consapevoli che non tutte le suite procure-to-pay includono l'automazione AP come modulo standard.
Quali sono le caratteristiche comuni del software di automazione AP?
Gestione delle fatture: La gestione delle fatture si riferisce alle fatture di acquisto (o AP). Sebbene queste fatture possano essere create utilizzando sistemi ERP o software contabili, devono essere trasferite a una soluzione di automazione AP per l'elaborazione. L'importazione delle fatture include il trasferimento dei dati, la scansione OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) o il trasferimento di documenti per file in vari formati come PDF o testo.
Gestione dei fornitori: La gestione dei fornitori per l'automazione AP è solitamente limitata alle informazioni finanziarie necessarie per i pagamenti, come i dettagli del conto bancario del fornitore. Mantenere informazioni finanziarie accurate sui fornitori aiuta le aziende a evitare errori bancari e garantire che i fornitori ricevano i loro pagamenti.
Corrispondenza degli ordini di acquisto (PO): La corrispondenza dei PO aiuta le aziende a garantire che i fornitori li fatturino per i prodotti e i servizi ricevuti. Tra il momento in cui le aziende effettuano un PO e la data della fattura, entrambe le parti possono concordare modifiche, come l'importo, il numero di prodotti o i termini di pagamento della fattura.
Gestione dei pagamenti: Il tracciamento dei pagamenti non si riferisce all'elaborazione dei pagamenti ma alla capacità di identificare quali fatture sono state pagate, quali sono dovute e quando, nonché gli errori di pagamento. Simile alla corrispondenza dei PO, i pagamenti devono corrispondere alle fatture di acquisto per evitare di pagare in eccesso o in difetto.
Approvazioni: I flussi di lavoro di approvazione consentono ai manager di decidere quali fatture devono essere pagate e quando, in base a criteri multipli come la data della fattura e la priorità. Le approvazioni sono anche necessarie quando le aziende decidono che qualsiasi fattura che supera un certo importo non deve essere elaborata automaticamente.
Altre caratteristiche del software di automazione dei conti da pagare: Benchmarking, Portale fornitori
Quale sistema di automazione AP è il migliore per le aziende
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Sage Intacct: Una piattaforma di gestione finanziaria basata su cloud che offre funzionalità avanzate di automazione AP, tra cui visibilità in tempo reale, supporto multi-entità e integrazioni ERP senza soluzione di continuità.
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Airbase: Una piattaforma unificata di gestione delle spese che combina automazione AP, carte aziendali e gestione delle spese. Ottima per le aziende in crescita che necessitano di controllo in tempo reale e integrazione contabile.
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Coupa: Offre automazione AP guidata dagli acquisti con approfondimenti AI, gestione dei fornitori e ottimizzazione delle spese, adatta per grandi aziende globali.
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Tipalti: Ideale per pagamenti di massa globali. Supporta multi-valuta, conformità fiscale e rilevamento delle frodi, ideale per aziende che gestiscono fornitori internazionali.
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Stampli: Si concentra su un'elaborazione rapida e collaborativa delle fatture. Offre cattura intelligente delle fatture, instradamento delle approvazioni e tracciabilità degli audit, facilitando l'integrazione nei sistemi ERP esistenti.
Quali sono i vantaggi del software di automazione AP?
Ci sono molti vantaggi in questo software che non solo automatizza le attività ma anche risparmia tempo e denaro.
Meno intervento umano: Il software di automazione AP può eliminare l'intervento manuale non necessario che può rallentare i processi e l'efficienza di un team AP. Quando si utilizzano flussi di lavoro e procedure AP manuali, dalla ricezione della fattura al pagamento, ci sono troppi passaggi che richiedono l'intervento umano. Ciascuno di questi passaggi manuali può allungare il processo di pagamento di una fattura, ottenere l'approvazione corretta e, infine, effettuare il pagamento finale. Il software di automazione AP può aiutare a eliminare la maggior parte di questi passaggi manuali, consentendo ai team AP di fare più che semplicemente rintracciare e pagare le bollette.
Accuratezza: L'accuratezza in AP si ottiene abbinando PO, fatture dei fornitori e pagamenti. Questo aiuta le aziende a garantire che paghino solo per ciò che hanno acquistato e che non ci siano errori di elaborazione che potrebbero influire sulla loro redditività.
Ritorno sull'investimento (ROI): Il ROI può essere raggiunto relativamente rapidamente per il software di automazione AP. Questo tipo di software non è molto costoso e la maggior parte dei prodotti è nel cloud, il che lo rende facile da implementare. L'automazione AP porta benefici immediati, come risparmi sui costi e aumento della produttività.
Scalabilità: La scalabilità delle operazioni di pagamento può essere una sfida significativa per le aziende le cui attività fluttuano nel tempo. Ad esempio, un picco di attività può richiedere l'elaborazione di migliaia di fatture settimanalmente o mensilmente, mentre i periodi di bassa attività generano solo dozzine di fatture. L'automazione AP può aiutare questo tipo di azienda a scalare le operazioni senza investire in personale aggiuntivo per i periodi di picco o essere sovradimensionati durante i periodi di bassa attività.
Chi utilizza il software di automazione AP?
Dipartimenti contabili: I contabili devono consolidare le informazioni AP con gli altri dati finanziari dell'azienda. Quando l'automazione AP viene fornita separatamente, i dati che gestisce devono essere trasferiti a un sistema contabile o ERP per i team menzionati di seguito. Il software di automazione AP dovrebbe, quindi, consentire ai contabili di esportare e importare dati. Poiché gli errori sono inevitabili, i contabili devono anche essere in grado di trovare i dettagli delle transazioni che possono essere la fonte di inesattezze, come la data della fattura, l'importo o i termini di pagamento.
Team di approvvigionamento: I professionisti dell'approvvigionamento possono beneficiare dell'utilizzo del software di automazione AP per abbinare PO e pagamenti. Pagando accuratamente i fornitori, le aziende possono mantenere una buona relazione commerciale e fare affidamento su di loro in futuro. I fornitori possono anche premiare i buoni pagatori offrendo loro sconti speciali e altri incentivi (ad esempio, spedizione gratuita, alta priorità per le consegne).
Fornitori e venditori: I fornitori utilizzano portali online all'interno del software, dove possono inviare fatture e informazioni per i pagamenti e comunicare con i clienti. Possono anche tracciare lo stato delle fatture e dei pagamenti per i prodotti o servizi che hanno fornito.
Manager ed esecutivi: Il top management può monitorare le attività di elaborazione AP e rifocalizzare la forza lavoro sul miglioramento della gestione del capitale circolante e sull'ottimizzazione delle prestazioni. Possono trascorrere meno tempo a correggere errori e mantenere relazioni con i fornitori, e dedicare più tempo a concentrarsi su progetti più strategici e di valore aggiunto.
Software correlato al software di automazione AP
Software contabile: Il software contabile gestisce tutte le transazioni finanziarie di un'azienda, inclusi i conti da pagare. Mentre il software contabile standard include funzionalità AP di base, le funzionalità avanzate per l'automazione AP non sono solitamente coperte.
Sistemi ERP: I sistemi ERP gestiscono la maggior parte delle operazioni aziendali correlate ai conti da pagare, sia direttamente (acquisti) che indirettamente (vendite, gestione dell'inventario e pagamenti).
Acquisti: Il software di acquisto gestisce le attività di approvvigionamento, dalla ricerca alla gestione dei PO e alla ricezione delle merci consegnate dai fornitori. L'approvvigionamento può anche applicarsi all'acquisizione di servizi da consulenti esterni, broker e altri fornitori di servizi professionali.
Gestione della tesoreria: La gestione della tesoreria gestisce la liquidità e la cassa di un'azienda, che è direttamente correlata alla sua capacità di pagare i fornitori. Se le aziende non hanno abbastanza denaro per pagare i fornitori in tempo, possono essere penalizzate o addirittura perdere relazioni con fornitori che sono critici per il loro business.
Fatturazione: Le aziende utilizzano il software di fatturazione per creare e inviare fatture ai clienti al fine di richiedere il pagamento per i prodotti e i servizi che forniscono. Utilizzando questo tipo di software, le aziende possono ridurre il tempo e lo sforzo richiesti per gestire le fatture e migliorare l'accuratezza dei loro processi di fatturazione.
Gestione delle fatture: Il software di gestione delle fatture aiuta le aziende ad automatizzare le attività relative all'elaborazione delle fatture. Quando le aziende o i dipartimenti contabili ricevono fatture, queste fatture solitamente passano attraverso un processo di approvazione, dopo il quale le loro informazioni vengono abbinate a vendite e PO, nonché a pagamenti. Il software di gestione delle fatture semplifica questo flusso di lavoro scansionando le fatture, leggendo e inserendo i dati nel sistema e trasferendo i pagamenti elettronicamente.
Quale software di automazione AP è il migliore per le piccole imprese
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BILL AP/AR: Fornisce una piattaforma flessibile basata su cloud per automatizzare i flussi di lavoro dei conti da pagare e da ricevere, aiutando le piccole imprese a semplificare la fatturazione, le approvazioni e i pagamenti con rilevamento delle frodi integrato e tracciabilità degli audit.
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Ramp: Combina pagamento delle fatture, tracciamento delle spese e gestione delle carte aziendali in un'unica piattaforma, automatizzando le attività AP offrendo visibilità in tempo reale e controllo del budget, ideale per team finanziari snelli.
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Melio: Progettato per le piccole imprese, Melio consente pagamenti di fatture senza soluzione di continuità tramite bonifici bancari o carte, anche quando i fornitori accettano solo assegni, rendendolo una soluzione di automazione AP semplice e conveniente.
Sfide con il software di automazione AP
L'automazione di AP può far risparmiare tempo e denaro alle aziende quando implementata e integrata correttamente, ma tutte le soluzioni software possono presentare le proprie sfide.
Integrazione: L'integrazione con i sistemi contabili e ERP è fondamentale perché la maggior parte delle soluzioni di automazione AP sono standalone e non forniscono funzionalità contabili. Poiché la maggior parte delle soluzioni di automazione AP standalone sono fornite nel cloud, l'integrazione con altri software è più semplice. La maggior parte dei fornitori offre anche API o partnership con fornitori ERP o contabili per migliorare l'integrazione. Questo non significa che l'automazione AP possa essere facilmente integrata con qualsiasi tipo di software. L'integrazione con software on-premises può ancora essere una sfida, soprattutto per le aziende che utilizzano sistemi legacy basati su tecnologie obsolete e utilizzano vecchi linguaggi di programmazione come COBOL.
Curva di apprendimento: Tutti i nuovi software presentano una curva di apprendimento, ma alcuni sono più complessi di altri. Se alcune funzionalità di automazione AP sono troppo complicate o ingombranti, l'automazione potrebbe costare all'azienda più denaro di quanto ne stia risparmiando. Spesso, una piattaforma spingerà aggiornamenti automatici, che possono includere nuove funzionalità o aggiornamenti che richiedono ai dipendenti di reimparare come utilizzare il software.
Come acquistare il software di automazione AP
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software di automazione AP
Quando si seleziona il software di automazione AP, è importante prima esaminare come opera l'azienda, e poi familiarizzare con i diversi tipi di software disponibili. Ci sono una varietà di opzioni quando si tratta di prodotti software di automazione AP, inclusi quelli progettati per le esigenze aziendali delle piccole e medie imprese.
Confrontare i prodotti software di automazione AP
Creare una lista lunga
A seconda del settore, l'acquirente potrebbe voler prima creare una lista lunga di software progettati per aiutare le aziende nel particolare settore. Ad esempio, ci sono piattaforme specificamente costruite per aziende nel retail, produttori, ristoranti, ecc., così come per molti altri tipi di organizzazioni commerciali.
Creare una lista corta
Dopo aver esaminato e ricercato il software sulla lista lunga, l'acquirente può ridurre questa lista in base al budget. Il software di automazione AP è disponibile per adattarsi a tutti i budget e alcune applicazioni generali possono essere scaricate gratuitamente o acquistate a un prezzo inferiore.
Gli acquirenti devono tenere a mente, tuttavia, che più un software è specializzato, più diventa costoso. Questo è il caso perché la base di utenti per il software specializzato è solitamente relativamente piccola. Se l'azienda desidera qualcosa di specifico per il loro settore o personalizzato per l'azienda, devono essere preparati a pagare un premio.
Condurre dimostrazioni
Come regola generale, le aziende dovrebbero assicurarsi di dimostrare tutti i prodotti che finiscono sulla loro lista corta. Durante le dimostrazioni, gli acquirenti dovrebbero porre domande specifiche relative alle funzionalità a cui tengono di più, ad esempio, si potrebbe chiedere di essere guidati attraverso eventuali funzionalità di cattura delle immagini, come eseguire report o come abbinare le fatture dei fornitori con i PO corrispondenti.
Selezione del software di automazione AP
Scegliere un team di selezione
È importante che i contabili o i membri del team AP che utilizzeranno questo software siano coinvolti nel processo di selezione. Il contabile potrebbe preferire un'applicazione compatibile con quelle che attualmente utilizzano. Ogni azienda è diversa e il contabile è probabilmente nella posizione migliore per offrire un'opinione informata su quale sia la scelta migliore per le esigenze particolari dell'azienda. Il contabile potrebbe anche essere in grado di aiutare l'azienda a installare e configurare il software scelto.
Dopo aver scelto un software, gli acquirenti devono ricordare che non devono essere bloccati con questa selezione per sempre; la maggior parte delle piattaforme consente componenti aggiuntivi o modifiche. Tuttavia, questa decisione non dovrebbe essere presa alla leggera perché, indipendentemente dal software scelto, sarà un grande impegno di tempo e denaro. Per vedere il ROI, gli acquirenti non possono cambiare idea pochi mesi dopo e cambiare di nuovo software.
Negoziazione
Negoziare un contratto software è importante per minimizzare i rischi, sia in termini di protezione delle prestazioni, protezione della sicurezza, o semplicemente assicurandosi che entrambe le parti siano in completo accordo su cosa aspettarsi l'una dall'altra.
Se l'azienda ha il flusso di cassa, potrebbe chiedere uno sconto in cambio di un pagamento annuale anticipato, e molti fornitori di software sono felici di fare quell'accordo. Altre volte, un fornitore di software può offrire un utilizzo illimitato se gli acquirenti pagano in anticipo invece di pagare un prezzo mensile o trimestrale.
Gli acquirenti dovrebbero anche determinare se avranno bisogno di aiuto per implementare il software di automazione AP o integrarlo con un altro sistema. Di solito, la prima offerta di un fornitore di software includerà alcuni servizi di implementazione in un determinato periodo di tempo. Gli acquirenti possono chiedere che questi servizi vengano rimossi se possono gestirlo da soli, o se un terzo può farlo a un prezzo inferiore.
Devono anche decidere per quanto tempo avranno bisogno di questo software. Se l'azienda utilizzerà il software per anni e anni, l'acquirente può negoziare termini più lunghi che a volte risultano in prezzi più favorevoli.
Decisione finale
La decisione finale dovrebbe basarsi su tutte le informazioni raccolte in precedenza. Le aziende dovrebbero cercare di dare priorità alle esigenze e selezionare la soluzione che soddisfa la maggior parte, se non tutte, delle loro esigenze. Le aziende devono ricordare che non esiste un software perfetto, ma ce n'è uno che è il migliore per il loro business.
Se possibile, gli acquirenti devono condurre un programma pilota con un campione più piccolo di utenti per valutare quanto bene il software è ricevuto. Se la piattaforma ottiene voti alti, possono acquistare con più fiducia. Se lo strumento risulta inefficiente o non performante come previsto, potrebbe essere il momento di testare un altro software.
Tendenze del software di automazione AP
Intelligenza artificiale (AI)
L'AI ha il potenziale per analizzare grandi volumi di transazioni AP per rilevare errori o tendenze nascoste. L'AI può anche essere utilizzata per identificare potenziali problemi con acquisti futuri, come pagamenti in ritardo. Questo tipo di tecnologia può anche essere utilizzato per creare bot che possono assistere dipendenti e fornitori. Sebbene l'AI sia ancora agli inizi, è già utilizzata per migliorare l'accuratezza e ridurre il tempo necessario per elaborare un gran numero di transazioni.
Soluzioni basate su cloud
Le piattaforme di automazione AP basate su cloud stanno diventando più popolari a causa dei loro vantaggi rispetto alle opzioni on-premises. Integrare nuove tecnologie nei sistemi esistenti, come un ERP, può essere più facile, consentendo aggiornamenti di prodotto e nuove funzionalità da rilasciare ai clienti su base regolare. Inoltre, le aziende possono essere operative con una piattaforma di automazione AP preconfezionata o personalizzata più rapidamente, migliorando quindi il ROI.
