Miglior Software di approvvigionamento

Software di approvvigionamento aiuta le organizzazioni ad automatizzare i loro sforzi di acquisto. Con il software di approvvigionamento, le aziende sono in grado di gestire la maggior parte delle attività legate all'approvvigionamento online, inclusa la creazione e l'approvazione degli ordini di acquisto, la selezione e l'ordinazione dei prodotti, la ricezione e la corrispondenza degli ordini e delle fatture, e l'effettuazione dei pagamenti. I dipartimenti di approvvigionamento possono anche utilizzare i prodotti di approvvigionamento per coordinare le spedizioni degli ordini per una capacità ottimale, o per interagire con i fornitori che fanno offerte per il business. I principali benefici forniti dal software di approvvigionamento sono la riduzione del tempo e dello sforzo spesi nella gestione degli acquisti, un aumento della coordinazione con i fornitori e la capacità di sfruttare le economie di scala.

Il software di approvvigionamento non deve essere confuso con il software nella categoria Gestione del Magazzino o nella categoria Acquisti, nonostante alcune sovrapposizioni nelle funzionalità tra queste categorie.

Considerazioni per l'acquisto di software di approvvigionamento

1. Prima di scegliere un prodotto software di approvvigionamento, dovresti assicurarti che le funzionalità di cui hai bisogno vadano oltre quelle offerte dai prodotti software di acquisto. Sebbene molte persone usino i termini approvvigionamento e acquisto in modo intercambiabile, queste due categorie di software sono in realtà piuttosto diverse nonostante condividano alcune caratteristiche. Per contesto, i passaggi del ciclo procure-to-pay (P2P) sono i seguenti:
1. Identificazione del requisito
2. Autorizzazione della richiesta di acquisto
3. Approvazione della richiesta di acquisto
4. Approvvigionamento
5. Identificazione dei fornitori
6. Richieste/Ricezione del preventivo
7. Negoziazione
8. Selezione del fornitore
9. Conferma dell'ordine di acquisto
10. Avviso di spedizione anticipata
11. Ricezione delle merci
12. Registrazione della fattura
13. Confronto a tre vie
14. Pagamento al fornitore
2. Mentre il software di approvvigionamento è progettato per coprire tutti i passaggi del ciclo procure-to-pay (P2P), il software di acquisto è limitato a un sottoinsieme specifico di passaggi che vanno dalla conferma dell'ordine di acquisto alla ricezione delle merci e infine al pagamento al fornitore. Sebbene questi passaggi del ciclo P2P siano importanti, di solito non sono adattati per soddisfare la portata e le dimensioni delle singole aziende, e sono invece di routine e fondamentali per una buona pratica di acquisto.
3. Software di approvvigionamento vs. software di acquisto: Il software di approvvigionamento include questi passaggi così come quelli associati alla ricerca e all'identificazione iniziale dei requisiti e dei potenziali fornitori. La negoziazione con i fornitori e la ricerca strategica di beni e servizi sono anche gestite sotto l'ombrello del software di approvvigionamento, mentre di solito non sono gestite dal software di acquisto.
4. Facilità di ricerca con il prodotto di approvvigionamento: I prodotti software di approvvigionamento dovrebbero essere in grado di facilitare adeguatamente il processo di ricerca all'interno del ciclo P2P, in modo che le analisi di mercato, RFx, e le comunicazioni, le negoziazioni e la contrattazione con i fornitori siano tutte gestite all'interno del software. Inoltre, il software di approvvigionamento dovrebbe fornire viste macro facili da usare del processo di ricerca, in modo che gli sforzi futuri possano essere semplificati o adattati a ambienti in cambiamento.
5. Il prodotto si integra con i tuoi sistemi esistenti?: Quando scegli un prodotto software di approvvigionamento, è importante essere consapevoli delle integrazioni disponibili con i tuoi sistemi esistenti. Se la tua azienda utilizza già ed è soddisfatta di uno strumento software di acquisto, di un prodotto software CPQ, o di una suite della catena di fornitura, per esempio, potresti voler mantenere quei sistemi se possibile mentre investi nel software di approvvigionamento invece di sostituirli completamente.
6. Il software è facilmente scalabile?: Man mano che la tua azienda e le sue esigenze di approvvigionamento crescono, dovresti essere sicuro che il software di approvvigionamento che scegli sarà in grado di scalare con esse. Qualunque strumento di approvvigionamento tu scelga dovrebbe essere personalizzabile per adattarsi alle tue circostanze e necessità in evoluzione nel tempo. Inoltre, dovresti verificare se le personalizzazioni di cui avrai bisogno sono incluse nel costo del software o se richiedono un costo aggiuntivo. Se la personalizzazione non è offerta, potresti voler considerare un'altra opzione di software di approvvigionamento per garantire che il prodotto sia scalabile con la tua azienda.
7. Come vengono gestiti gli aggiornamenti del software e quanto è forte il supporto clienti?: Ultimo ma non meno importante, dovresti considerare la regolarità e la facilità degli aggiornamenti del software. La natura con cui il fornitore di approvvigionamento notifica i clienti è importante, poiché non vuoi essere sorpreso una mattina con un avviso che a causa di problemi con un aggiornamento automatico del software potresti non essere in grado di utilizzare il software per le sue funzioni regolari. Inoltre, il costo e la frequenza di questi aggiornamenti del software sono rilevanti per la tua decisione, così come la qualità del supporto del fornitore nel caso in cui sorgano problemi a seguito di questi aggiornamenti.

Benefici chiave del software di approvvigionamento

Abbiamo discusso di come il software di approvvigionamento possa aiutarti a semplificare le funzioni di ricerca e acquisto del ciclo procure-to-pay, ma uno strumento di approvvigionamento di successo può anche beneficiare direttamente la tua azienda in altri modi.

Con il software di approvvigionamento, puoi:

• Ridurre i costi sfruttando le relazioni con i fornitori per migliorare le prestazioni
• Garantire la conformità contrattuale con il monitoraggio centralizzato delle transazioni
• Migliorare l'efficienza del personale di approvvigionamento automatizzando l'elaborazione degli ordini
• Semplificare le comunicazioni e le negoziazioni con i fornitori
• Ridurre il rifacimento e gli errori con un sistema di approvvigionamento completamente integrato
• Migliorare i controlli di spesa con processi di approvazione standardizzati