Voici les fonctionnalités principales de la gestion des cas RH qui aident les utilisateurs à déposer des cas, accéder à l'information et créer un flux de travail RH fluide :
Tableau de bord : Au centre de tout se trouve un tableau de bord complet qui permet aux utilisateurs de voir ce qui doit être fait. Il doit être facile à configurer en fonction du rôle ou de la tâche.
Gestion des cas : Au centre de toutes les opérations se trouve la capacité de créer, envoyer, gérer, travailler sur et résoudre les cas RH. Il automatise le processus de gestion des cas RH et fait gagner du temps. De l'intégration à la sortie, il couvre tout le cycle de vie de l'employé en gérant différents types de cas. Comme le logiciel de help desk, la plupart des solutions utilisent un système de tickets pour suivre et enregistrer facilement les demandes et suggestions des employés. Cela aide à établir les meilleures pratiques de gestion des cas RH.
Voici les fonctions clés de gestion des cas à examiner :
Portail de cas : En tant que hub central pour tout le centre de services, le portail permet aux utilisateurs de voir, gérer ou travailler sur des cas. C'est l'outil de gestion des cas le plus important. Les autorisations sont souvent basées sur le rôle, permettant aux employés de simplement voir quels travailleurs RH ont un accès administratif.
Gestion des accords de niveau de service (SLA) : De nombreux départements ont un SLA qui fixe un délai pour résoudre les problèmes des travailleurs. Un gestionnaire de SLA permet aux utilisateurs de suivre les SLA soit individuellement, soit pour l'ensemble du département. C'est essentiel pour la gestion des services RH.
Gestion des incidents : Lorsque des problèmes surviennent, il est important de recueillir tous les détails et d'obtenir la documentation appropriée. Les organisations doivent être protégées contre les responsabilités, et la gestion des incidents rend cela possible. Avoir un système sécurisé pour signaler les inconduites sur le lieu de travail est essentiel.
Piste d'audit : Lors de la gestion de cas importants, en particulier ceux qui concernent le harcèlement, les accidents, les problèmes de conformité ou même les affaires juridiques potentielles, il est essentiel de savoir qui était impliqué. En enregistrant les actions de chaque utilisateur, il est facile de retrouver toutes les personnes impliquées et de faire les ajustements nécessaires. Cela est particulièrement important pour maintenir la conformité.
Base de connaissances : Une base de connaissances permet aux utilisateurs de rechercher des informations plutôt que de passer des heures à répondre à des questions fréquemment posées. En s'assurant qu'elle est à jour, consultable et bien organisée, les utilisateurs peuvent se débrouiller seuls pour les questions concernant la politique RH. Lorsque tout le monde est impliqué, les initiatives RH prospèrent.
Gestion des e-mails : Les administrateurs peuvent être amenés à gérer une charge de travail importante. Créer des modèles d'e-mails est particulièrement utile pour traiter les mêmes types de situations jour après jour. Les administrateurs RH peuvent utiliser des modèles prédéfinis pour communiquer et résoudre les problèmes sans quitter le programme.
Collaboration : Les RH peuvent acheminer les demandes vers d'autres départements ou les étiqueter sur des cas nécessitant une collaboration. Les questions sur la paie peuvent être adressées à la comptabilité, tandis que les demandes de help desk sont envoyées à l'informatique. Les notifications permettent de respecter les délais.
Sécurité : Des fonctionnalités telles que le cryptage des données, les autorisations basées sur les rôles et l'accès à certains contrôles ou informations, ainsi que les mesures anti-fraude aident l'organisation à minimiser les risques cybernétiques.
Comment acheter un logiciel de gestion des cas RH
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel de gestion des cas RH
Il n'y a pas de RFI efficace sans d'abord faire un examen approfondi du flux de travail de l'entreprise. Quels obstacles spécifiques à la réussite de l'entreprise cela supprime-t-il ? Où les RH passent-elles le plus de temps ? Où les membres de l'équipe se retrouvent-ils bloqués ? Une fois cette analyse terminée, il est plus facile de déterminer les fonctionnalités essentielles. Peut-être cela signifie-t-il qu'un portail de dénonciation sécurisé et anonyme est ce dont les utilisateurs ont le plus besoin, ou peut-être s'agit-il simplement d'automatiser les tickets pour rendre le département plus efficace.
Comparer les produits de gestion des cas RH
Créer une liste longue
Laissez le prix passer au second plan pendant un moment. Dans le monde idéal, quelles capacités rendraient le bureau plus fonctionnel ? Les utilisateurs doivent chercher à trouver une solution qui évolue à un rythme exponentiel—séparer les fonctionnalités de luxe, peut-être une gestion des SLA plus attrayante et meilleure par rapport aux priorités, une base solide de données sécurisées. Il est bon de pratique d'inclure à la fois de grands noms et quelques petits fournisseurs plus spécialisés.
Créer une liste courte
Que peut raisonnablement se permettre l'organisation cette année ? Ou l'année prochaine ? Quelle est la capacité d'évolution que vous devez avoir par rapport au potentiel d'accommoder une croissance au-delà des attentes ? Avant tout, il est important de revenir sur les priorités—séparer les 5 à 10 exigences principales et comparer les produits côte à côte sur les métriques et capacités qui comptent le plus.
Conduire des démonstrations
Un tel logiciel à usage général exige qu'une grande variété d'employés soit impliquée pendant le processus—cadres, chefs d'équipe, département RH et employés de plusieurs points du flux de travail. S'il s'intègre à un autre département, il est crucial d'obtenir des membres de cette zone pour le tester. Encore une fois, un tel logiciel essentiel doit être utilisable et au moins quelque peu intuitif.
Sélection du logiciel de gestion des cas RH
Choisir une équipe de sélection
L'équipe de sélection doit représenter les différents utilisateurs du logiciel. Commencez par au moins une personne de la direction, le chef des RH et peut-être quelques autres chefs d'équipe. Ensuite, passez aux administrateurs qui utiliseront le plus la technologie. Ajoutez des employés et des travailleurs de tout département qui doit interagir avec le logiciel, comme la comptabilité, l'informatique, la gestion des installations et d'autres. Quant à la taille, cela dépend de la taille de l'entreprise, mais 5 à 10 est une bonne fourchette de 10 à 20 pour les cas complexes. (Dans ces cas, les diviser en sous-groupes peut être utile.)
Négociation
La tarification du logiciel de gestion des cas RH peut être difficile. Les utilisateurs doivent essayer d'obtenir au moins plusieurs devis pour avoir une idée de ce qui est une attente raisonnable.
Décision finale
En fin de compte, l'équipe RH va utiliser le logiciel le plus, donc elle doit être au cœur de la décision. Si cela ne rend pas l'administration plus rapide et plus facile, alors cela échoue à son objectif principal. Envisagez d'ajouter quelques autres chefs de département pour représenter les intérêts des autres employés également. Cela garantit que l'équipe trouve le meilleur logiciel de gestion des cas RH.