Más Información Sobre Software de programación de empleados
¿Qué es el Software de Programación de Empleados?
El software de programación de empleados ayuda a los propietarios de negocios, gerentes y personal de recursos humanos a gestionar los horarios de los empleados. Este software ayuda a automatizar y agilizar el proceso de creación y seguimiento de los horarios de los empleados. También proporciona funciones de comunicación que permiten la comunicación en tiempo real a través de una variedad de dispositivos, incluidos iPhones, dispositivos Android, tabletas y computadoras. Para mantener a los empleados actualizados sobre el horario en vivo, los gerentes y empleados recibirán mensajes de texto, notificaciones push y correos electrónicos que describen el horario semanal para todos los empleados.
¿Cuáles son las Características Comunes del Software de Programación de Empleados?
Los sistemas de programación de empleados proporcionan a las empresas soluciones de administración fáciles de usar para agilizar la gestión de horarios de trabajadores por turnos y empleados por horas.
Visión general del horario de trabajo de los empleados: Similar a un panel de control, la visión general proporciona una vista transparente de todos los turnos semanales, quincenales, mensuales y no repetitivos. Los gerentes pueden filtrar para ver turnos basados en criterios específicos como disponibilidad de empleados, turnos, ubicaciones y tiempo. Esta característica proporciona a la gerencia una transparencia completa en todos los turnos que están programados, llenos, abiertos o incompletos. De esta manera, el proceso de programación puede ser agilizado para la programación de turnos por el programador de la empresa.
Plantillas de horarios: Las plantillas de horarios proporcionan una solución rápida y fácil de usar para programar empleados para turnos repetitivos. Estas a menudo pueden ser creadas una vez y guardadas para su reutilización, reduciendo así el tiempo necesario para crear horarios repetitivos.
Comunicación: Las herramientas de programación de empleados conectan a la gerencia y a los empleados a través de funciones de comunicación como correos electrónicos, mensajería instantánea o aplicaciones móviles. Cualquier empleado o gerente puede conectarse usando su dispositivo móvil y comunicarse con sus compañeros de equipo para tomar turnos, programar turnos, hacer intercambios de turnos y más.
Intercambio de turnos: Las características de intercambio de turnos permiten a los empleados tomar cualquier turno disponible o intercambiar con sus compañeros de trabajo cuando están enfermos o de otra manera no pueden asistir a un turno.
Automatizar asignaciones de turnos: El software de programación de empleados a menudo proporciona a los gerentes la opción de automatizar las asignaciones de turnos para emparejar a los empleados disponibles con turnos abiertos. Esta función de programación automática puede ser cambiada en cualquier momento para gestionar los horarios de trabajo y así agilizar el proceso de hojas de tiempo para los empleados.
Gestión de ausencias: Los sistemas de programación de empleados proporcionan a los gerentes las herramientas para gestionar las solicitudes de vacaciones y ausencias del personal y para cubrir ausencias de última hora.
Perfiles de empleados: Los perfiles de empleados almacenan información pertinente sobre cada empleado, como información de contacto, disponibilidad, licencias y certificaciones, historial laboral y educación.
Cumplimiento: Las herramientas de programación de empleados ayudan a las empresas a mantener el cumplimiento respecto a las reglas de horas extras al crear horarios.
Informes y análisis: Las soluciones de programación de empleados proporcionan información sobre los datos de horarios y relojes de tiempo y costos laborales. Ayudan a las empresas a cuantificar los KPI para medir mejor el rendimiento.
Pronóstico laboral: El software utiliza datos históricos de programación de empleados para predecir las necesidades de programación. Esta característica anticipa la demanda y los costos laborales para proyectar con precisión las necesidades de programación de empleados.
Integraciones: El software de programación de empleados a menudo se integra con software de nómina, software de recursos humanos básicos, y software de seguimiento de tiempo para centralizar y optimizar las operaciones de tiempo y pago.
¿Cuáles son los Beneficios del Software de Programación de Empleados?
Los sistemas de programación de empleados pueden ayudar a reducir costos y liberar al personal de tareas de gestión de empleados potencialmente complicadas. Usando este software, las empresas pueden automatizar tareas administrativas que de otro modo consumirían mucho capital humano. Al liberar a los gerentes de tener que crear manualmente los horarios de los empleados, el software de programación les permite centrarse en otras tareas importantes relacionadas con la gestión de un negocio. También da a los empleados la capacidad de verificar, gestionar o cambiar turnos desde cualquier lugar, haciendo obsoletos los horarios en papel creados manualmente.
Agiliza la gestión de la programación de empleados: El software ayuda a las empresas, la gerencia y el personal de recursos humanos a agilizar los procesos de programación de empleados, lo que incluye la creación de horarios, el seguimiento del tiempo y la comunicación con los empleados. Utiliza un reloj de tiempo para ayudar a los empleados a registrar fácilmente su entrada y salida. Las herramientas de programación de empleados también pueden mostrar claramente los turnos abiertos según las necesidades de programación de la empresa, que se pueden acceder con su aplicación móvil.
Elimina conflictos de personal: Las soluciones de programación de empleados eliminan conflictos en los horarios que podrían ser creados por errores humanos. Los problemas comunes que ocurren incluyen la doble reserva de empleados para el mismo turno y la programación de empleados que no están disponibles para trabajar. Este software puede eliminar tales malentendidos.
¿Quién Usa el Software de Programación de Empleados?
Gerente: Un gerente de un negocio que utiliza regularmente trabajadores por horas o por turnos podría organizar, implementar y asignar turnos usando el software de programación de empleados. Serían el principal administrador que establece los horarios semana a semana según sea necesario para el negocio específico y asigna empleados a turnos si no hay un líder de turno.
Líder de turno: Los líderes de turno a menudo están a cargo de asignar empleados específicos para trabajar en ciertos turnos y horas. Trabajarían en conjunto con el gerente para asignar y organizar los horarios.
Empleado por horas o por turno: Un empleado por horas o trabajador por turnos estaría a cargo de informar su disponibilidad al gerente o líder de turno para que puedan asignar los horarios. Luego, el empleado seguiría el horario asignado y trabajaría las horas para las que fue programado. Si por alguna razón un empleado no pudiera asistir a un turno, podría coordinar con sus compañeros a través del software de programación de empleados para que alguien cubra su turno, y podría cambiar fácilmente el turno a través del software.
¿Cuáles son las Alternativas al Software de Programación de Empleados?
Las alternativas a una herramienta de programación de empleados pueden reemplazar este tipo de software, ya sea parcial o completamente:
Software de hojas de cálculo: Esto se puede usar para organizar, catalogar y mantener datos en gráficos y tablas, y se puede aplicar específicamente para crear horarios para empleados. Aunque esto podría ser una forma ligeramente desactualizada de crear horarios en comparación con el software de programación de empleados, para las empresas que tienen un presupuesto limitado, esto puede ser una buena alternativa.
Software de programación de restaurantes: Este software específico para la industria está diseñado para ayudar a los restaurantes y otras empresas de la industria de servicios de alimentos a organizar el horario de su fuerza laboral. Esto se puede usar como una alternativa a los sistemas de programación de empleados de propósito general.
Software de programación de personal médico: Este software específico para la industria automatiza y optimiza el proceso de creación y mantenimiento de horarios de empleados de atención médica. Esto es similar al software de programación de empleados, pero categorizado por separado para el propósito de dotación de personal médico. Por lo tanto, esto se puede usar como una alternativa al software de programación de empleados para industrias específicas de atención médica.
Software Relacionado con la Programación de Empleados
Software de seguimiento de tiempo: Las soluciones de programación de empleados pueden trabajar en conjunto con el software de seguimiento de tiempo para rastrear, informar y calcular el tiempo dedicado a tareas, proyectos y otras actividades relacionadas con el trabajo. Estas soluciones exportan datos a herramientas de facturación y a menudo se integran con software de contabilidad o nómina.
Software de gestión de la fuerza laboral: Cuando los empleadores buscan optimizar los esfuerzos de su fuerza laboral, pueden usar software de gestión de la fuerza laboral en lugar de o además de soluciones de programación de empleados.
Software de recursos humanos básicos: Los recursos humanos básicos, también conocidos como sistemas de información de recursos humanos (HRIS), pueden integrarse con sistemas de programación de empleados para transferir información de perfil de empleados. Esto podría incluir disponibilidad, información de contacto, licencias y certificaciones, historial laboral y educación, por nombrar algunos.
Software de nómina: El software de programación de empleados proporciona integraciones de nómina para agilizar el proceso de cálculo de la información de pago de los empleados. El software de nómina asegura que los empleados sean pagados de manera oportuna y precisa según los horarios de empleados creados y el tiempo trabajado.
Desafíos con el Software de Programación de Empleados
Exceso de horas extras: Si no se establecen protecciones sobre el uso de horas extras de los empleados, las empresas podrían encontrar un aumento de trabajo de horas extras entre algunos empleados. Si las empresas están preocupadas por esto, deben asegurarse de que la solución de programación de empleados proporcione salvaguardas contra el uso excesivo de horas extras.
Intercambio de turnos: Algunos empleados disfrutarán de la libertad de gestionar sus propios horarios y tener la capacidad de intercambiar turnos cuando sea aplicable. Otros empleados podrían olvidar los turnos intercambiados o podrían intercambiar turnos que técnicamente no están calificados para trabajar, lo que resulta en una reducción de la productividad.
Programación de última hora: Aunque las características de pronóstico en el software de programación de empleados deberían facilitar el proceso de creación de horarios, los gerentes no deben esperar hasta el último minuto para planificar los horarios de turnos. Empleadores, gerentes y empleados por igual se beneficiarán de un horario claro que se haga a tiempo, y cualquier cambio de última hora será mucho más manejable que crear un horario sobre la marcha.
Confusión de turnos: Aunque las herramientas de programación de empleados agilizan todo el proceso, los gerentes deben mantener un ojo en todos los horarios, asegurándose de que no haya problemas o conflictos de última hora debido a intercambios de horarios u otros cambios. Solo porque el software proporciona un canal de comunicación constante no significa que los gerentes deban asumir que los empleados no cometerán un error al intercambiar turnos o cubrir a otro compañero de trabajo.
¿Qué Empresas Deberían Comprar Software de Programación de Empleados?
Aunque las soluciones de programación de empleados pueden ser utilizadas por empresas de cualquier tamaño, generalmente son empleadas por organizaciones que dependen de empleados por horas y a tiempo parcial en industrias como la hospitalidad, manufactura, médica, centros de llamadas y retail.
Cómo Comprar Software de Programación de Empleados
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Programación de Empleados
Hay muchos requisitos potenciales a considerar al decidir comprar e implementar software de programación de empleados en toda una empresa o dentro de un departamento específico. Dependiendo de la industria y el negocio particular, los compradores deben considerar el tamaño del equipo, el presupuesto de compra y la funcionalidad específica del software al desarrollar una lista de requisitos.
Lo primero que una empresa debe averiguar es cuántos empleados necesitarían usar el software, tanto para asegurar que el producto elegido pueda soportar a todos sus empleados como para tener una idea de cuánto costará, ya que el costo de muchos productos varía dependiendo de cuántos usuarios necesita soportar el comprador. Otra consideración es qué características del software de programación serían más importantes para el negocio. Además de la funcionalidad básica de programación, los compradores deben considerar si otras características como el intercambio de turnos, la mensajería, los informes analíticos y la compatibilidad móvil son importantes.
Finalmente, los compradores deben tener un presupuesto en mente al buscar invertir en un sistema de programación de empleados. Si la empresa está considerando invertir en otro software de recursos humanos para gestionar su fuerza laboral, considerar una solución de programación de empleados más económica podría ser necesario.
Comparar Productos de Software de Programación de Empleados
Crear una lista larga
Una lista inicial de soluciones potenciales de programación de empleados debe incluir cualquier producto que cumpla con los requisitos básicos de características de la empresa. En este punto, los compradores solo deben apuntar a tener una idea de las opciones que al menos satisfacen las necesidades esenciales, como poder programar y rastrear turnos de empleados con facilidad y facilitar una comunicación eficiente entre el gerente y el empleado.
Crear una lista corta
Después de haber creado una lista larga, es hora de mirar cada producto con más detalle para determinar si parece que cumplirá con las necesidades de los empleados y gerentes de la empresa. Esto debe incluir la evaluación de características adicionales de cada producto más allá de las identificadas como esenciales para determinar si esa funcionalidad adicional automatizaría aún más el proceso de creación y compartición de horarios de empleados.
Realizar demostraciones
Cuando llegue el momento de contactar a los vendedores para una demostración, los compradores deben tener una idea de las características que ofrece cada producto y estar listos para evaluar qué tan bien funcionan esas características. Un aspecto clave a considerar durante la demostración para la programación de empleados es la accesibilidad, ya que los empleados y gerentes necesitarán cambiar y actualizar horarios según sea necesario, sin importar el tiempo, lugar o dispositivo utilizado. Otro aspecto a considerar es la usabilidad, ya que la plataforma será utilizada por la mayoría del personal de la empresa.
Selección de Software de Programación de Empleados
Elegir un equipo de selección
Al elegir un software de programación de empleados, es importante involucrar a cualquier parte interesada relevante que pueda estar usando el producto para asegurar que el software satisfaga las necesidades de todos. Esto probablemente incluye a empleadores o gerentes que serían responsables de crear los horarios para sus empleados, o gerentes de turno específicamente, ya que gestionan equipos. Es posible que los líderes de turno sean parte del proceso de selección, pero dado que los gerentes serían más probablemente los implementadores del software, los miembros del equipo de selección quedarían a su discreción.
Negociación
Después de centrarse en un producto preferido, es hora de negociar un paquete de precios. Los compradores deben considerar el modelo de precios del software, como si el vendedor cobra una tarifa mensual fija o, más comúnmente, cobra una tarifa basada en cuántos usuarios estarían utilizando el producto. Los compradores también pueden negociar para agregar más usuarios al paquete para satisfacer las necesidades específicas de su empresa. Además, el comprador puede considerar negociar un descuento a cambio de contratos de varios años.
Decisión final
La decisión final probablemente será tomada por el equipo de gestión, o en particular los gerentes de turno, como los principales usuarios del software de programación de empleados. Sin embargo, los empleados también deben ser considerados, ya que en última instancia se debe decidir si este software agilizaría y automatizaría el proceso de programación de empleados.
¿Cuánto Cuesta el Software de Programación de Empleados?
El costo de los sistemas de programación de empleados puede variar según cómo se compre. El modelo de precios más común que utilizan los vendedores es por usuario o empleado por mes. Algunos productos tienen versiones gratuitas del software en forma de prueba con restricciones en los usuarios o solo permitiendo características básicas de programación de empleados. Generalmente, el comprador debe estar preparado para pagar alrededor de $2-$4 por usuario o empleado para el software de programación de empleados según los costos estimados promedio. Normalmente, estos costos se pagan mensualmente, aunque algunos software pueden tener planes anuales.
Retorno de la Inversión (ROI)
Al considerar el ROI para el software de programación de empleados, las empresas deben considerar cuánto tiempo están ahorrando y cuánto dinero están ganando al automatizar el proceso de programación de empleados para turnos. Se ahorra tiempo para el gerente o líder de turno, ya que en lugar de tener que dedicar horas a crear manualmente horarios cada semana para sus empleados por horas, se automatiza y puede completarse en minutos. El tiempo que los gerentes ahorran puede usarse de manera más productiva en otras tareas relacionadas con la gestión del negocio.
