Más Información Sobre Software de Gestión de Ausencias
¿Qué es el Software de Gestión de Ausencias?
El software de gestión de ausencias agiliza el proceso de permitir que los empleados tomen tiempo libre del trabajo. También conocido como software de gestión de permisos o software de gestión de tiempo libre, las soluciones de gestión de ausencias ayudan a los gerentes y departamentos de recursos humanos a manejar las solicitudes de tiempo libre por vacaciones, enfermedad u otras circunstancias. Los datos del software de gestión de ausencias ayudan a las empresas a entender cuándo los empleados estarán fuera de la oficina, cuánto tiempo libre ha utilizado cada empleado y si se están siguiendo las políticas internas. Para los empleados, estos sistemas simplifican el proceso de gestionar sus saldos de tiempo libre y obtener la aprobación para el tiempo libre. Los productos de software de gestión de ausencias se venden ya sea como una solución independiente o como un módulo integrado de una suite de software de recursos humanos más grande.
¿Qué Tipos de Software de Gestión de Ausencias Existen?
Generalmente, los productos de software de gestión de ausencias son parte de una suite de recursos humanos más grande o se venden como una solución independiente.
Módulo de suite de recursos humanos
Las suites modulares de recursos humanos pueden incluir un módulo para gestionar la ausencia de empleados entre sus otros módulos, como recursos humanos básicos, nómina o gestión del rendimiento.
Productos independientes
Las soluciones puntuales son soluciones especializadas que se centran específicamente en la gestión de ausencias. Las soluciones independientes de gestión de ausencias tienden a tener conjuntos de características más robustos ya que su enfoque principal es gestionar los permisos de los empleados. Estos productos a menudo se integran con otros software.
¿Cuáles son las Características Comunes del Software de Gestión de Ausencias?
Las siguientes son algunas características principales dentro del software de gestión de ausencias:
Portal de autoservicio para empleados: Los empleados individuales pueden gestionar sus ausencias utilizando portales de autoservicio integrados en el software de gestión de ausencias. Los sistemas de autoservicio permiten a los empleados solicitar diferentes tipos de días libres, como días de enfermedad o vacaciones. Luego pueden monitorear el estado de la solicitud y acceder a otra información como cuántos días libres les quedan.
Panel de control para gerentes: Para agilizar la gestión del tiempo libre de los empleados, la mayoría de las soluciones de gestión de ausencias proporcionan un panel administrativo que los gerentes pueden usar para rastrear las ausencias en un equipo o en toda una organización. Los gerentes pueden usar un calendario centralizado para monitorear qué días los empleados están tomando libres y aprobar o denegar solicitudes. Los informes analíticos aseguran que los gerentes tengan la información que necesitan para mantener niveles de personal apropiados.
Políticas de permisos personalizadas: Cada organización tiene una política de permisos diferente. Las soluciones de gestión de ausencias permiten a los administradores personalizar el software según las reglas únicas de su organización, como cuántos días de vacaciones tiene derecho cada empleado. Los administradores pueden ajustar esos parámetros según diferentes factores, como el título del trabajo o la región del empleado. Poder personalizar estas políticas ayuda a asegurar que los empleados y gerentes se adhieran a las reglas internas y mantengan el cumplimiento con las regulaciones locales o regionales. Muchas soluciones también pueden manejar circunstancias especiales de ausencia, como una ausencia a largo plazo bajo la Ley de Licencia Médica Familiar (FMLA).
Flujo de aprobación flexible: Las solicitudes de tiempo libre pueden necesitar ser dirigidas a través de múltiples gerentes. Los productos de gestión de ausencias con flujos de trabajo personalizados permiten a los administradores designar qué gerentes necesitan aprobar las solicitudes de permisos. Ese flujo de trabajo puede cambiar dependiendo del departamento o empleado.
Directorio de empleados: Algunos productos de gestión de ausencias permiten a los administradores crear perfiles de empleados con información detallada sobre cada miembro del equipo, como el título del puesto, el departamento, la ubicación de la oficina y el gerente. Estos datos pueden ayudar a las organizaciones a personalizar sus políticas de ausencia utilizando una variedad de factores. Las capacidades de almacenamiento en la nube en algunos productos también permiten a los administradores almacenar registros digitales para cada empleado.
Informes: Las herramientas de informes personalizados brindan a los gerentes información sobre cómo sus empleados están utilizando las políticas de permisos de la organización. Los informes que muestran cuántos días de vacaciones o enfermedad ha utilizado cada empleado o cuántos días libres no han utilizado los empleados pueden ayudar a los gerentes a identificar tendencias organizacionales o elaborar políticas futuras. Estos informes generalmente se pueden exportar para que puedan ser compartidos.
Alertas: Varios tipos de notificaciones automáticas pueden ayudar a recordar a los empleados o gerentes sobre diferentes eventos relacionados con las ausencias. Por ejemplo, los administradores pueden configurar el sistema para enviar una notificación a un gerente cuando un empleado solicita una ausencia no planificada, lo que puede ayudar al equipo a ajustarse en la ausencia de ese empleado. Las alertas automáticas por correo electrónico permiten a los empleados mantenerse informados sobre el estado de sus solicitudes de vacaciones o sus saldos de permisos.
Integraciones: La mayoría de los sistemas de gestión de ausencias pueden integrarse con otras herramientas de software. Las integraciones de calendario ayudan a aumentar la visibilidad de las ausencias de los miembros del equipo para que los gerentes tengan más probabilidades de recordar quién estará ausente en ciertos días. Muchas soluciones proporcionan la capacidad de enviar notificaciones a través de diferentes canales, como correo electrónico o software de mensajería instantánea empresarial. Algunos productos también se integran con el software de recursos humanos básico para agilizar el intercambio de datos sobre cada empleado.
Aplicación móvil: Algunas soluciones incluyen una aplicación móvil que los empleados pueden usar para solicitar tiempo libre o verificar su elegibilidad para tiempo libre, según cuántos días ya han utilizado.
¿Cuáles son los Beneficios del Software de Gestión de Ausencias?
Agiliza el registro de datos: Rastrear manualmente las ausencias de los empleados puede consumir mucho tiempo y recursos que los equipos de recursos humanos y los gerentes podrían utilizar mejor en otras áreas. Quizás el mayor beneficio del software de gestión de ausencias es automatizar esos procesos para que las solicitudes de los empleados, los saldos de permisos y el tiempo libre planificado se manejen en el software. Las soluciones de gestión de ausencias también almacenan registros precisos de los permisos de los empleados, mejorando la accesibilidad de esa información.
Mejora la comunicación: Tanto los gerentes como los empleados deben saber cuándo los miembros del equipo planean estar fuera de la oficina. Las funciones de informes y paneles de control en las soluciones de gestión de ausencias brindan a todos en la organización una vista en tiempo real de quién tomará tiempo libre y cuándo estarán fuera. Tener esta información facilita a los gerentes planificar y hacer ajustes en la fuerza laboral para que los proyectos puedan completarse a tiempo.
Hace que el tiempo libre sea más accesible: Los colaboradores individuales quieren sentir que su empresa apoya su capacidad para hacer su mejor trabajo, y parte de eso es permitirles tomar tiempo para su bienestar personal, ya sea para recargar energías o recuperarse de una enfermedad. Para que los empleados tomen permisos, los sistemas que permiten el tiempo libre deben ser accesibles y fáciles de usar. Los empleados no querrán navegar por una serie de formularios complicados solo para tomar unas vacaciones. Tener un sistema de gestión de ausencias simplificado muestra que una organización quiere hacer que el tiempo libre sea accesible para los empleados y apoyar el bienestar de los empleados, algo que muchos trabajadores apreciarán.
Ayuda a mantener el cumplimiento: A medida que las organizaciones crecen y añaden diferentes unidades de negocio o departamentos, puede ser cada vez más desafiante asegurar que las personas en toda la organización se adhieran a las políticas internas y a las regulaciones externas. Desde el punto de vista del tiempo libre, eso significa mantener el cumplimiento con las políticas de permisos y las asignaciones a las que cada empleado es elegible, dependiendo de su rol específico y ubicación geográfica. También significa asegurar que la empresa cumpla con cualquier ley o regulación aplicable relacionada con los permisos de ausencia de los empleados. La personalización de las soluciones de gestión de ausencias significa que las organizaciones pueden configurarlas según sus parámetros deseados y luego automatizar gran parte de la verificación de cumplimiento, ya que los administradores ejecutan informes periódicos para asegurar que están manteniendo el cumplimiento con regulaciones como FMLA o la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA).
¿Quién Usa el Software de Gestión de Ausencias?
Empleados: Generalmente, los productos de gestión de ausencias incluyen una forma para que los empleados soliciten tiempo libre, ya sea a través de un formulario de tiempo libre, un portal de autoservicio o una integración con otra herramienta. Los empleados también usan el software de gestión de ausencias para gestionar sus saldos de permisos y ver el tiempo libre próximo que han programado.
Gerentes: La aprobación de solicitudes de tiempo libre a menudo recae en los gerentes. Usan soluciones de gestión de ausencias para ver las solicitudes de los empleados y aprobarlas o denegarlas. Los paneles de informes para gerentes les brindan una visión general de las ausencias próximas de los empleados, así como tendencias sobre temas como el ausentismo o las licencias por enfermedad.
Especialistas en recursos humanos: El equipo de recursos humanos probablemente tendrá un papel en el establecimiento de políticas de permisos dentro del software de gestión de ausencias y en comunicar esas políticas a los empleados para asegurar el cumplimiento y ayudar a los empleados a entender los beneficios que tienen disponibles. El personal de recursos humanos podría usar el software de gestión de ausencias para rastrear las ausencias en toda la organización para buscar tendencias más amplias y determinar si necesitan hacer alguna actualización de políticas.
¿Cuáles son las Alternativas al Software de Gestión de Ausencias?
Las alternativas al software de gestión de ausencias pueden reemplazar este tipo de software, ya sea parcial o completamente:
Software de tiempo y asistencia: El software para rastrear la asistencia de los empleados y las horas trabajadas generalmente incluye funcionalidad para gestionar los permisos de los empleados también. Dependiendo de la solución, las características de gestión de ausencias pueden no ser tan robustas como en un producto diseñado exclusivamente para gestionar solicitudes de permisos y organizar datos de ausencias de empleados.
Software Relacionado con el Software de Gestión de Ausencias
Las soluciones relacionadas que pueden usarse junto con el software de gestión de ausencias incluyen:
Software de recursos humanos básicos: Estos sistemas de registro contienen grandes cantidades de datos sobre cada empleado, algunos de los cuales pueden ser valiosos para mantener registros de ausencias de empleados y determinar qué políticas de permisos se aplican a diferentes empleados. Los sistemas de gestión de ausencias pueden integrarse con el software de recursos humanos básicos para facilitar la transferencia sin problemas de estos datos de empleados entre los sistemas.
Software de mensajería instantánea empresarial: Las integraciones con el software de mensajería instantánea empresarial permiten que los productos de gestión de ausencias envíen notificaciones sobre ausencias de empleados a través de un canal diferente.
Software de correo electrónico: Los recordatorios sobre cuándo los empleados estarán ausentes o las alertas sobre el estado de la solicitud de ausencia de un empleado pueden enviarse por correo electrónico.
Software de calendario: Para una vista más amplia de qué empleados estarán ausentes durante ciertos períodos de tiempo, puede ser útil ver una vista de calendario que muestre las ausencias planificadas próximas para diferentes empleados. Mientras que algunos productos de gestión de ausencias tienen calendarios integrados para este propósito, muchos también se integran con software de calendario de terceros para que los gerentes puedan ver rápidamente quién estará fuera de la oficina mientras revisan el resto de su agenda diaria.
Desafíos con el Software de Gestión de Ausencias
Las soluciones de gestión de ausencias pueden venir con su propio conjunto de desafíos.
Mantener el cumplimiento: Algunas empresas pueden tener políticas de permisos relativamente sencillas que son fáciles de rastrear. En los últimos años, muchas empresas han pasado a "tiempo libre ilimitado", lo que significa que los empleados pueden tomar tanto tiempo libre como deseen mientras cumplan con sus responsabilidades laborales, por lo que hay menos necesidad de rastrear las ausencias de los trabajadores individuales. En otros casos, las empresas pueden dar a los empleados que han estado en la empresa más tiempo o aquellos con ciertos títulos de trabajo días libres adicionales. Las soluciones de gestión de ausencias generalmente pueden configurarse de manera que respondan a los requisitos específicos de una empresa, pero los compradores deben investigar la flexibilidad de un sistema para asegurarse de que cumplirá con sus necesidades. También es importante que las organizaciones verifiquen si alguna ley local, estatal o nacional relacionada con el tiempo libre de los empleados, como FMLA o ADA, se aplica a su negocio, y construir esos requisitos en su sistema de gestión de ausencias. También deben considerar su flexibilidad para lidiar con el tiempo libre inesperado, como para un reclamo de compensación laboral.
Integraciones: Los productos de software de gestión de ausencias pueden ayudar a automatizar el seguimiento de los permisos de los empleados, pero agregar otra pieza de software al conjunto existente de una empresa también puede agregar complejidad adicional para los empleados. Una cosa que puede ayudar a que el software de gestión de ausencias se convierta en parte de los flujos de trabajo normales es si el producto tiene integraciones robustas con otros productos que los empleados usan, como su plataforma de mensajería, software de calendario o sistema de recursos humanos básico. Los datos de ausencias también son importantes para fines de nómina, por lo que tener una forma de integrar sin problemas el sistema de gestión de ausencias con el sistema de nómina es importante. Las integraciones sólidas con las soluciones existentes de la empresa son un componente esencial de un sistema efectivo de gestión de ausencias.
Cómo Comprar Software de Gestión de Ausencias
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gestión de Ausencias
Hay muchos temas a considerar al decidir implementar software de gestión de ausencias en toda una empresa o departamento. Cada negocio y equipo tiene necesidades únicas y necesitará considerar algunos o todos los siguientes: tamaño del negocio y cantidad de miembros del equipo, personalización, necesidades de informes, políticas internas.
Comparar Productos de Software de Gestión de Ausencias
Crear una lista larga
Una lista inicial de posibles soluciones de gestión de ausencias debe incluir cualquier producto que cumpla con los requisitos básicos de características de la empresa. En este punto, los compradores deben apuntar a obtener una idea de las características de las soluciones potenciales, como formularios de solicitud, paneles de control para gerentes, portales de autoservicio para empleados y funcionalidad de informes. Los compradores también deben determinar sus características imprescindibles, que para las soluciones de gestión de ausencias probablemente incluirán cuán personalizable es el producto y si cumplirá con las necesidades específicas de una organización.
Crear una lista corta
Después de crear una lista larga, es hora de mirar cada producto en más detalle para determinar si parece que cumplirá con las necesidades de los empleados y gerentes de la empresa. Esto debe incluir la evaluación de características adicionales de cada producto más allá de las identificadas como esenciales para determinar si esa funcionalidad adicional automatizaría aún más el proceso de seguimiento de ausencias de empleados.
Realizar demostraciones
Cuando llegue el momento de contactar a los vendedores para una demostración, los compradores deben tener una idea de las características que ofrece cada producto y estar listos para evaluar qué tan bien funcionan esas características. Un aspecto clave a considerar durante la demostración del software de gestión de ausencias es la usabilidad, ya que los empleados y gerentes serán más propensos a usar el sistema si la interfaz del software es intuitiva. Los empleados no quieren navegar por un sistema complicado solo para obtener un día libre, y los gerentes no quieren un panel de control que no les diga inmediatamente lo que necesitan saber en términos de quién estará fuera en un día determinado. Las demostraciones también pueden ayudar a evaluar los tipos de informes que el software de gestión de ausencias puede generar, ya que los informes detallados a menudo no están disponibles en los sitios web de productos de cara al público. Los informes deben ser personalizables, relativamente fáciles de generar y deben mostrar una variedad de métricas que los gerentes pueden incorporar en sus procesos de planificación de la fuerza laboral.
Selección de Software de Gestión de Ausencias
Elegir un equipo de selección
Al elegir una solución de gestión de ausencias, es importante involucrar a cualquier parte interesada relevante que pueda estar usando el producto para asegurar la elección del producto que cumplirá con las necesidades de todos. Esto probablemente incluye a los gerentes, que serían responsables de analizar las tendencias de ausencias de empleados. El personal de recursos humanos también puede querer estar involucrado ya que las políticas de recursos humanos se implementarán utilizando el producto de gestión de ausencias. También podría incluir al liderazgo de la empresa si los ejecutivos de nivel C usarán los datos de ausencias para tomar decisiones estratégicas más amplias.
Negociación
Después de centrarse en un producto preferido, es hora de negociar un paquete de precios. Los compradores deben considerar el modelo de precios del software, como si el vendedor cobra una tarifa mensual fija o, más comúnmente, cobra una tarifa basada en cuántos asientos de usuario necesita el comprador. Los compradores también deben notar si pueden negociar para agregar más asientos de usuario a un paquete que de otro modo cumpliría con sus necesidades. También podrían considerar negociar un descuento a cambio de firmar un contrato de varios años.
Decisión final
La decisión final probablemente recaerá en los gerentes, que son los más directamente responsables de manejar las solicitudes de permisos de ausencia de empleados, así como en el personal de recursos humanos que debe administrar las políticas de ausencias de la empresa. Todas las partes deben considerar si el software es probable que agilice el proceso de solicitar, gestionar y rastrear ausencias.
